A medida que las universidades amplían sus bibliotecas de aprendizaje en vídeo, la higiene de los contenidos -ocultar, archivar o eliminar conferencias, reuniones y otros contenidos de vídeo obsoletos- se ha convertido en una práctica recomendada para las instituciones de enseñanza superior. 

Es probable que conozcas por qué la higiene de los contenidos es esencial para un ecosistema de aprendizaje saludable: Los vídeos superfluos sobrecargan tu LMS y tu sistema de gestión de vídeos con contenidos obsoletos que dificultan la experiencia de los estudiantes, exponen a tu institución a riesgos legales y lastran tu presupuesto, ya que el coste del almacenamiento en la nube sigue aumentando. Desarrollar una política sensata de retención de contenidos de vídeo te permite eliminar este exceso de equipaje, reducir los costes y apoyar una mejor experiencia y resultados de aprendizaje. 

Entonces, ¿cómo se empieza?

Mejorar la higiene de los contenidos de tu institución no requiere archivar o eliminar manualmente miles de archivos: hay programas automatizados que pueden encargarse de ello. Lo que sí requiere es la aplicación estratégica de una política meditada. La supresión puede sonar aterradora, y los miembros del profesorado acostumbrados al statu quo pueden dudar en subirse al carro. Sin embargo, si incluyes a las partes interesadas en la conversación, tienes en cuenta sus consideraciones y comunicas el valor de la higiene de los contenidos en toda tu institución, puedes desarrollar una política sólida que sirva eficazmente a toda tu comunidad educativa. 

1. Identificar, escuchar y educar a las partes interesadas clave

Desarrollar una política eficaz de retención de contenidos es un proceso de colaboración. Para que la implantación tenga éxito, los tecnólogos y los administradores deben conseguir que las principales partes interesadas acepten los méritos del plan, especialmente cuando se opera dentro de la compleja burocracia de muchas instituciones de enseñanza superior. Decir simplemente: "Vamos a archivar o eliminar el contenido antiguo", provocará pánico y resistencia. La comunicación es la clave para conseguir el apoyo de los ejecutivos y del profesorado.

En primer lugar, identifica qué partes interesadas influyen en la retención de contenidos en tu institución. Esto podría incluir a tu equipo de liderazgo, TI, seguridad y política, el secretario y los grupos de gobierno de la universidad y la facultad, entre otros.

A continuación, explica claramente los objetivos de tu iniciativa de higiene de contenidos, qué problemas resolverá y cómo beneficiará a la universidad. Ven equipado con datos que apoyen tus ideas. Por ejemplo, los miembros del profesorado pueden encontrar consuelo emocional en la "red de seguridad" de tener acceso a todo el contenido de vídeo heredado. Compartiendo datos que demuestren el escaso acceso de la gente a esos contenidos y los costes legales y financieros para la universidad, puedes empezar a cambiar la mentalidad. Presentar a las partes interesadas una narrativa fácilmente digerible que puedan discutir entre ellas ayudará a poner a la opinión pública de tu lado. 

Por último, abre el turno de palabra para que se produzcan comentarios y diálogos. Esta es una oportunidad para que entiendas los retos y las aprensiones de tus interlocutores en torno a la gestión de contenidos y para que incorpores formas de abordarlos en tu plan.

2. Desarrollar una estrategia de retención de contenidos que capacite a todas las partes interesadas

Una nueva política de retención de contenidos no debería producir ganadores y perdedores: todos en la universidad deberían beneficiarse del cambio. Tu estrategia de retención de contenidos y tu plan de implementación no sólo deben satisfacer las necesidades de todas las partes interesadas, sino que deben otorgarles poder sobre los elementos de la experiencia de gestión de contenidos.

Una forma de dar a los interesados más control es a través de las herramientas de retención de contenidos. Ocultar, archivar o eliminar manualmente archivos individuales es imposible de escalar, lo que significa que tendrás que utilizar una herramienta de retención para gestionar el contenido en bloque. Muchas de estas herramientas son flexibles, lo que te permite establecer políticas de archivo y borrado distintas para diferentes departamentos y adaptarse a circunstancias únicas. Aunque esta flexibilidad es ciertamente una virtud, no quieres que tus modelos sean demasiado complejos. El objetivo es dar a las personas un margen de maniobra sin atraparlas en un laberinto de políticas confusas. La solución adecuada será diferente para cada institución. 

También necesitas que los administradores, los profesores y los estudiantes tengan una forma fácil de ocultar o archivar los materiales que no quieren que se eliminen. A nadie le gusta sentir que ha perdido el control sobre su trabajo. Creando carpetas de archivo que queden fuera de la política de borrado, darás a todos un lugar seguro donde esconder el contenido que están seguros de querer proteger. 

3. Preparar al profesorado, a los administradores y a los estudiantes para los próximos cambios

Una vez que hayas recibido el permiso para implantar una nueva política, asegúrate de que todo el mundo en tu universidad está preparado para el cambio. Sorprender al profesorado con la eliminación inesperada de material antiguo podría causar confusión y resentimiento. Si abordas la cuestión con tacto y claridad, puedes preparar a toda la organización para una transición sin problemas. 

Crea un plan de comunicación dirigido a todas las partes interesadas afectadas por los próximos cambios, así como a tu alumnado. Este plan podría incluir boletines informativos detallados que expliquen exactamente qué se archivará o eliminará, añadir la nueva política a los materiales de formación y crear banners en tu LMS, sistema de gestión de vídeo y otras herramientas del ecosistema educativo en las semanas previas al cambio. Esta campaña integral garantizará que todo el mundo esté bien preparado y pueda modificar sus flujos de trabajo según sea necesario. 

4. Aplicar las nuevas políticas de forma estratégica y proporcionar un apoyo continuo

Las universidades son instituciones complejas, y tienes que poner en marcha la nueva política de forma que se minimicen los problemas para todos los implicados. Es necesario prestar atención a los detalles para que tu nueva política esté en consonancia con otras normas y reglamentos. Es probable que tu universidad tenga políticas internas sobre el almacenamiento de datos y la propiedad intelectual, que deben ser revisadas antes de que cualquier cambio entre en vigor. El momento es otra cuestión a tener en cuenta: un lanzamiento inicial puede resultar menos perturbador si se produce durante unas vacaciones o un periodo entre semestres, por ejemplo. 

La comunicación tampoco termina después del lanzamiento. Ofrece apoyo a lo largo del camino mientras las partes interesadas se acostumbran a la nueva forma de gestionar los contenidos. Comparte las actualizaciones en toda tu institución con una cadencia trimestral o semestral para demostrar el progreso y el valor de tu nueva política y solucionar los problemas de los que todavía se están poniendo al día.

Higiene del contenido: Apoyar la mejora de las experiencias de enseñanza y aprendizaje 

Con el enfoque adecuado, una política de retención de contenidos no sólo reforzará tu biblioteca de aprendizaje en vídeo, sino que capacitará a tu profesorado y a tus estudiantes, creando una comprensión unificada de las mejores prácticas de higiene de contenidos que contribuyan a mejorar las experiencias de enseñanza y aprendizaje en toda tu institución. 

Lectura relacionada: 3 razones por las que la higiene del contenido es esencial para un ecosistema de aprendizaje saludable