Las tecnologías de comunicaciones unificadas de hoy en día se han convertido en algo esencial para permitir la colaboración y la comunicación productiva en tiempo real entre colegas y equipos que ahora pueden reunirse virtualmente cara a cara desde casi cualquier lugar para hacer las cosas. Las herramientas de videoconferencia, como Zoom, WebEx, Skype y GoToMeeting, han aumentado su adopción en los últimos años para satisfacer esta necesidad, y también ofrecen a los trabajadores una nueva forma de para sacar aún más provecho de sus reuniones , simplemente pulsando la tecla de grabación.

Cada vez más, la gente utiliza sus herramientas de videoconferencia para grabar sus conversaciones, sesiones de formación, reuniones de brainstorming, reuniones de proyectos, comunicaciones ejecutivas, etc. Es una forma fácil de capturar un registro completo de la reunión para consultarlo más tarde si es necesario, tanto si alguien pudo asistir a la reunión como si no.

Pero, ¿qué ocurre con todas esas grabaciones de videoconferencias que suelen contener discusiones e información sensible de carácter interno? ¿Dónde se almacenan? ¿Y cómo se comparten?

Los cuatro problemas de compartir las grabaciones de las reuniones

La mayoría de las soluciones de conferencia no están diseñadas para permitir que las grabaciones de las reuniones se compartan de forma segura con los compañeros. Han sido creadas para facilitar la actividad, no para documentarla y compartirla.

Y eso significa que la cuestión de cómo y dónde compartir las grabaciones de vídeo se deja a menudo en manos del propio propietario de la reunión, y las respuestas que suelen dar son menos que ideales.

Hoy en día, las grabaciones de las reuniones suelen acabar guardadas en ordenadores portátiles individuales, escondidas en carpetas de la red corporativa con nada más que la fecha o el tema de la reunión como identificador, o alojadas sólo temporalmente en la nube. O lo que es peor, el propietario de la reunión sube el vídeo a sitios para compartir orientados al consumidor, como YouTube o Dropbox, donde la información sensible puede estar disponible para cualquier persona que consiga poner sus manos en un enlace.

¿Suena exagerado? En el momento de escribir este artículo, una rápida búsqueda en YouTube arroja más de 800.000 vídeos de "reunión interna", 240.000 más de "hoja de ruta del producto" y otros 170.000 de "formación confidencial".

Esperemos que ninguno de ellos sea el tuyo.

Y hacer que los archivos de vídeo estén disponibles es sólo una parte del problema. Al compartir las grabaciones de las reuniones con sus colegas, sus empleados se encuentran a menudo con los siguientes problemas, cualquiera de los cuales puede hacer que su organización pierda el valor que ofrecen estos activos.

Problema 1: No se puede enviar simplemente un archivo de vídeo.

Incluso los archivos de vídeo cortos suelen ser demasiado grandes para enviarlos como archivos adjuntos por correo electrónico. Un solo minuto de vídeo grabado en un iPhone a 1080p crea un archivo de 175 MB, lo que supone un orden de magnitud superior al tamaño máximo de los archivos adjuntos que permiten la mayoría de los servidores de correo electrónico de las empresas, y sólo dura 60 segundos. Cuando el correo electrónico no es una opción, la gente recurre a subir la grabación a sitios de intercambio de archivos como Google Drive o Dropbox para compartir el enlace, pero estos tampoco están optimizados para compartir vídeos fácilmente. Los espectadores suelen tener que descargar todo el archivo de vídeo en su dispositivo antes de poder reproducirlo, y ninguno de los sitios de intercambio de archivos actuales permite navegar por el contenido del vídeo o buscar dentro de él para encontrar momentos específicos y relevantes.

Problema 2: Los vídeos no se reproducen automáticamente en todos los dispositivos.

Los archivos de vídeo no son como los documentos de texto. Hay docenas de tipos de archivos de vídeo diferentes, y pocos que se reproduzcan de forma fiable en todos los PC, Mac y teléfonos inteligentes utilizados por todas las personas de su organización. Algunos sistemas de videoconferencia incluso graban vídeos en formatos de archivo propios que no pueden reproducirse sin descargar e instalar previamente un software especial. Es un problema que es fácil de pasar por alto hasta que alguien intenta compartir un vídeo y un colega sólo recibe un mensaje de "Error: Tipo de archivo no admitido".

Problema 3: Buscar momentos concretos en las grabaciones de las reuniones es casi imposible.

La mayoría de las reuniones tienen una duración de 30 o 60 minutos. Pero cuando los empleados vuelven a revisar las grabaciones de las reuniones, rara vez pretenden ver la sesión completa, sino que quieren volver a ver esos 2 minutos relevantes en los que se discutió algún detalle importante. En un documento, eso es fácil: basta con pulsar control+F, y una búsqueda por palabras clave te ayudará a examinar incluso los memorandos más largos. El vídeo, sin embargo, ha sido tradicionalmente una caja negra, sin medios para que los espectadores puedan saltar rápidamente a los momentos clave. En lugar de eso, tienen que hacer clic al azar en la línea de tiempo de la reproducción o resignarse a ver toda la grabación. En cualquiera de los casos, la eficacia que se obtiene al grabar las reuniones se pierde porque la información que contienen esas grabaciones no es fácilmente accesible.

Problema 4: Es posible que las grabaciones de sus reuniones no sean tan seguras como deberían.

Tanto si utiliza el almacenamiento en la nube de su herramienta de videoconferencia como un sistema de intercambio de archivos como el ya mencionado Google Drive o Dropbox, cuando "compartir un vídeo" significa "simplemente enviar a alguien un enlace a un archivo no listado", corre el riesgo de que la grabación sensible de la reunión interna acabe en manos equivocadas. La mayoría de los sistemas de conferencia no ofrecen controles precisos para asegurar el contenido de vídeo a nivel administrativo. Por lo tanto, si un empleado elige la opción "cualquiera con este enlace" puede verlo, entonces, efectivamente, cualquier persona con el enlace podrá verlo, tanto si es su intención como si no, y puede que ni siquiera sepa que se ha compartido con la persona equivocada hasta que sea demasiado tarde. Si bien las ramificaciones potenciales de este tipo de intercambio inseguro son obvias cuando se trata de hacer público un contenido sensible, las consecuencias pueden ser igual de malas o peores incluso si el vídeo sólo se abre inadvertidamente a la audiencia interna equivocada. No es difícil imaginar las repercusiones que podrían producirse si los empleados pudieran descubrir las reuniones que celebran sus ejecutivos para discutir los cambios en las estrategias organizativas, los presupuestos y la dotación de personal.

 

Así que, aunque la gente tenga la mejor intención de mejorar la productividad grabando y compartiendo sus reuniones, sin otra solución que les ayude a hacerlo, a menudo están creando trabajo extra, nuevas frustraciones y posibles riesgos de seguridad.

Videoconferencia y plataforma de vídeo: Mejor juntos

Es absolutamente necesario gestionar de forma inteligente las grabaciones de las reuniones, para garantizar que se conserven de forma segura y se compartan sólo con los destinatarios previstos, y para asegurarse de que esos destinatarios puedan acceder de forma coherente y buscar rápidamente en el contenido de los vídeos que se comparten con ellos.

Por eso, una solución completa para gestionar las grabaciones de las reuniones internas hace mucho más que grabar. Toma esas grabaciones y facilita la búsqueda, el uso compartido y la visualización posterior de esos vídeos, al tiempo que mantiene todo seguro.

Esa solución es una plataforma de vídeo .

Cuando se conecta con sus sistemas de grabación de reuniones en sala o se integra directamente con su solución de videoconferencia, una plataforma de vídeo permitirá a su organización capturar, gestionar y compartir de forma segura las grabaciones de las reuniones a escala, lo que le ayudará a desbloquear una gran cantidad de conocimientos y perspectivas institucionales susceptibles de búsqueda que nunca antes habrían estado disponibles.

Es como tener tu propio YouTube privado y seguro, pero mejor.

Una plataforma de vídeo moderna como Panopto funciona en conjunto con sus tecnologías de reuniones existentes para que pueda convertir fácilmente las grabaciones de sus reuniones en activos de información reutilizables. Estas son 9 formas en las que una plataforma de vídeo puede ayudar a sus equipos a sacar el máximo partido de las reuniones:

1. Almacenamiento seguro y flexible a largo plazo.

Con una plataforma de vídeo, puedes centralizar y almacenar todas las grabaciones de tus reuniones en una biblioteca de vídeo con capacidad de búsqueda que establece las grabaciones como privadas por defecto y guarda todas tus grabaciones hasta que decidas que ya no las necesitas. Sube todas las grabaciones de las videoconferencias o de las salas de conferencias a tu plataforma de vídeo -incluso añade grabaciones de reuniones existentes en bloque- y tu plataforma de vídeo transcribirá automáticamente tus grabaciones, hará que se puedan buscar todas las palabras habladas y mostradas en ellas, y las optimizará para que se puedan transmitir sin problemas con un solo clic en cualquier dispositivo.

2. Herramientas de gobernanza para gestionar las grabaciones de las reuniones a escala.

¿Cómo se garantiza que las personas adecuadas tengan acceso a las grabaciones de las reuniones? ¿Y cómo mantener la información confidencial en secreto hasta que esté lista para ser compartida de forma más amplia? Una plataforma de vídeo moderna suele incluir la integración del inicio de sesión único (SSO) para dar a los administradores un control total sobre con quién se pueden compartir las grabaciones de las reuniones, ya sea a nivel de empresa, de equipo o de una grabación individual. Los administradores también pueden, por lo general, gestionar la retención y la disponibilidad del contenido de vídeo de , con opciones para establecer que los vídeos caduquen después de un tiempo determinado, o para requerir aprobaciones específicas antes de que el nuevo contenido pueda estar disponible o ser compartido.

3. Busca cada detalle en las grabaciones de tus reuniones.

Encontrar información almacenada en vídeos solía ser tan ineficiente y difícil que pocos se han planteado siquiera aprovechar las grabaciones de reuniones como activos de conocimiento. Después de todo, la mayoría de la gente no tiene ni el tiempo ni el deseo de sentarse durante una grabación de 30 minutos para encontrar la información específica que necesita. Pero dentro de la búsqueda de vídeo las capacidades han avanzado mucho en los últimos años, y hoy en día, la búsqueda de detalles capturados en un vídeo no es más difícil que la búsqueda de palabras en un documento de texto o correo electrónico. La plataforma de vídeo de Panopto, por ejemplo, utiliza algoritmos de IA para identificar e indexar cada palabra hablada y cada palabra mostrada en pantalla en una grabación, lo que permite a sus empleados encontrar y avanzar al instante hasta el momento exacto en el que se trata un tema relevante.

4. Transcripción y subtitulado automáticos.

Una plataforma de vídeo moderna puede crear automáticamente una transcripción de texto de cada reunión que se grabe, que puede descargarse, editarse y compartirse con los colegas que sólo quieran ojear las conversaciones. Es una pequeña adición que puede suponer una gran diferencia, ya que permite a las plataformas de reuniones participar más activamente en cada reunión sin tener que preocuparse de tomar actas o notas. La plataforma de vídeo de Panopto también crea subtítulos cerrados generados por la máquina, con fecha y hora, en . para cada grabación, que el espectador puede activar y desactivar. Estos subtítulos pueden hacer que las grabaciones de las reuniones sean aún más valiosas, no sólo haciéndolas más accesibles para los empleados con pérdida de audición, sino también haciéndolas más flexibles como recursos de información: con los subtítulos activados, sus empleados pueden seguir una grabación incluso si la están viendo con el sonido apagado.

5. Edita las grabaciones de las reuniones antes de compartirlas.

En el transcurso de los 30 o 60 minutos habituales, la mayoría de las reuniones no son 100% de negocios. Así que, tanto si las reuniones comienzan con un poco de unión entre el equipo por los niños, los deportes, los fines de semana y otras conversaciones casuales, como si una discusión se desvía en algún momento, querrás ser capaz de recortar los momentos que no necesitan ser documentados y almacenados en tus archivos. Por eso, las plataformas de vídeo modernas suelen incluir sencillas herramientas de edición de vídeo en diseñadas para facilitar la eliminación de las conversaciones no deseadas o fuera de tema de los vídeos de las reuniones. También se pueden utilizar estas herramientas para unir varias grabaciones de reuniones, lo que facilita la unión de reuniones que se tomaron un descanso para comer, o para unificar todas las conversaciones sobre una iniciativa en una sola grabación.

6. Mejora la experiencia de reproducción de vídeo.

Las reuniones son eventos dinámicos y colaborativos que suelen incluir a varias personas que conversan mientras comparten pantallas, diapositivas y documentos, e incluso escriben en pizarras, a menudo desde distintos lugares. Una plataforma de vídeo puede permitir al espectador ver todo en paralelo, dándole el control de su experiencia de visualización y ampliando la colaboración más allá de la reunión en tiempo real. La plataforma de vídeo de Panopto, por ejemplo, cuenta con un exclusivo reproductor de vídeo interactivo que no sólo muestra a los espectadores varias fuentes de vídeo, sino que también les permite alternar entre ellas e incluso cambiar la velocidad de reproducción del vídeo. Los espectadores también pueden navegar rápidamente por el contenido de la grabación de una reunión a través de miniaturas de vídeo que muestran una vista previa en la que se puede hacer clic de lo que viene, así como una transcripción de la grabación por la que se puede desplazar y hacer clic para avanzar.

7. Sigue colaborando dentro de tus vídeos.

Cuando empiece a grabar todas sus reuniones, podrá eliminar una cantidad significativa de redundancia de los esfuerzos de colaboración de la gente. Comparta de forma instantánea los conocimientos y la información que hayan surgido durante una reunión sin necesidad de que sus expertos dediquen tiempo adicional a elaborar documentos explicativos además de lo que ya han presentado. Y si alguien necesita proporcionar más información, puede crear y compartir rápidamente una presentación de vídeo en una fracción del tiempo que se tarda en redactar un documento formal. Muchos reproductores de vídeo modernos también admiten la colaboración en el vídeo, ya que permiten que los espectadores añadan comentarios o discutan dentro del vídeo una vez finalizada la reunión.

8. Obtenga una visión más profunda a través de los análisis de vídeo.

Con una plataforma de vídeo podrá por fin obtener respuestas a las preguntas que tiene sobre lo que ocurre en las reuniones de su organización. Una plataforma de vídeo moderna suele incluir una completa suite de análisis de vídeo que, una vez que empiece a capturar todas sus reuniones, puede ayudarle a obtener nuevos datos, como cuánto tiempo se dedica a las reuniones, cuánto de ese contenido se utiliza después de la reunión y qué temas son los más buscados y vistos. Incluso puede encontrar registros específicos de los espectadores, como por ejemplo qué personas están viendo qué, y si una persona vio o no una grabación determinada en su totalidad.

9. Integre su videoteca con otros sistemas.

Una plataforma de vídeo puede integrarse con algo más que sus soluciones de videoconferencia y audiovisuales en sala. Cada vez más, puede permitirle añadir y compartir grabaciones de reuniones en sus otros portales empresariales. Las plataformas de vídeo modernas de hoy en día suelen incluir integraciones para sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) como Cornerstone, sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) como Salesforce, etc. Muchas plataformas de vídeo también incluyen API para desarrolladores, por lo que puede personalizar la forma de gestionar las grabaciones e integrar el vídeo en su ecosistema tecnológico según sus especificaciones.

Si la reunión merece la pena, hay que mantenerla.

 

Ahora es más fácil que nunca grabar reuniones. Pero esas grabaciones no sirven de mucho cuando se guardan en el ordenador de un colega cualquiera, se entierran en una carpeta de red imposible de buscar o, debido a un formato inadecuado o a un ancho de banda deficiente, simplemente no se reproducen en algunos dispositivos.

En última instancia, una plataforma de vídeo le proporciona las herramientas que necesita para gestionar un archivo cada vez mayor de grabaciones de reuniones y hacer que la información capturada en esos vídeos sea fácil de encontrar bajo demanda. Las plataformas de vídeo también pueden incluir características clave que apoyan aún más la colaboración y la productividad de , como las herramientas de grabación multicámara, los reproductores interactivos, los análisis de los espectadores y las integraciones para ayudarle a incorporar los conocimientos y contenidos basados en el vídeo a sus otros sistemas empresariales.

Grabar automáticamente las reuniones a escala

Cuando su organización hace que la captura de reuniones sea automática, sus empleados pueden contar con una grabación de la reunión en la que se pueden hacer búsquedas para consultarla cuando sea necesario cada vez que se pongan al teléfono o se sienten en una sala de conferencias. Y eso significa que todos podrán participar más activamente en sus reuniones, con la confianza de saber que podrán revisar el debate a la carta siempre que sea necesario.

¿Y la buena noticia? Grabar todas las reuniones de forma automática es más fácil que acordarse de grabar cada reunión ad hoc.

La plataforma de vídeo líder del sector de Panopto le ofrece dos opciones para automatizar las grabaciones de reuniones en su organización.

En primer lugar, para todas aquellas reuniones en persona que tengan lugar en sus salas de conferencias, la función única de Panopto Remote Recorder le permite programar la grabación por adelantado, tanto para reuniones recurrentes como para las puntuales. Una vez que se ha programado la grabación de una reunión, todas las cámaras y micrófonos comenzarán a grabar a la hora designada, lo que permite a los asistentes simplemente entrar y reunirse sin tener que pensar en pulsar "grabar".

Y en segundo lugar, para todas esas reuniones celebradas en línea por videoconferencia, Panopto viene con integraciones listas para usar para sistemas de videoconferencia como Zoom, Skype for Business, Bluejeans y GoToMeeting. Al integrar Panopto con su software de videoconferencia, todas las grabaciones de sus reuniones en se cargarán en una biblioteca de vídeo segura, se transcodificarán para una reproducción optimizada, se indexarán para la búsqueda y se compartirán de forma segura según sus permisos, todo ello de forma automática.

Más información sobre las integraciones de Panopto >>

La grabación automática de sus reuniones es una forma inteligente y escalable de preservar la información y las ideas que su gente está intercambiando. Y utilizar una plataforma de vídeo para gestionar y compartir las grabaciones de las reuniones internamente es aún más inteligente.

Convertir las reuniones en activos de información

Hoy en día, casi todas las organizaciones buscan formas de mejorar la productividad de las reuniones y aumentar el valor que obtienen de todo el tiempo que su personal pasa en las reuniones. Cada vez más, las empresas se dan cuenta de que gran parte del valor derivado de las reuniones es la información real que se comparte en ellas. Por ello, un número cada vez mayor de empresas está buscando formas de capturar esos momentos importantes de las reuniones y retenerlos como recursos a la carta de experiencia e información institucional.

Mucho más completa que las notas escritas a mano, y mucho más eficiente que pedir a los responsables de las reuniones que redacten resúmenes posteriores a las mismas, la captura de reuniones en vídeo ha demostrado rápidamente ser un medio ideal para documentar todos los detalles de las discusiones en equipo.

Y con el conjunto adecuado de herramientas complementarias de gestión de vídeo, cualquier organización puede convertir esas reuniones en activos de información con capacidad de búsqueda, lo que no sólo ayuda a mejorar la concentración y el compromiso durante una reunión, sino que también garantiza que los conocimientos útiles no se desvanezcan una vez finalizada la reunión.

Una plataforma de vídeo permite, en última instancia, que su organización gestione y asegure una biblioteca de vídeos de reuniones en constante crecimiento. E independientemente de las inversiones actuales de su organización en soluciones para reuniones, una plataforma de vídeo funcionará con sus sistemas existentes para que sus empleados obtengan todas las ventajas de la captura de reuniones sin tener que aprender una nueva tecnología.

Su personal ya está celebrando reuniones: 62 por persona al mes, de hecho, de media. Y la mayoría de las veces, ya están celebrando esas conversaciones en un lugar o a través de un dispositivo que ya está configurado para el vídeo.

Imagínese cuánto más podrían lograr sus equipos si alguien sólo pulsara "grabar" y toda esa información y experiencia intercambiada en esas sesiones se conservara y compartiera automáticamente en beneficio de todos los demás miembros del equipo.

 

¿Está preparado para una solución de gestión de vídeo que puede ayudar a apoyar la productividad y la colaboración en todos los niveles de su organización? Póngase en contacto con el equipo de Panopto hoy mismo para configurar una prueba gratuita .