El simple hecho de saber cómo grabar tus reuniones de Zoom no es suficiente. En un entorno de trabajo polifacético y acelerado, también hay que saber compartir las grabaciones con zoom.

Después de grabar una reunión de Zoom, es posible que desee compartirla con sus colegas que asistieron o tal vez con aquellos que no pudieron asistir. Y probablemente tengas algunas preguntas, como:

• ¿Cómo localizo mi grabación de Zoom?
• ¿Puedo enviar por correo electrónico una grabación de Zoom a la gente?
• ¿Tengo que subirlo a otro sitio para compartirlo?
• ¿Tendrán que descargar la grabación?
• ¿Cómo me aseguro de que un video se comparta de forma segura?

Las respuestas difieren dependiendo de si está compartiendo una grabación local o una grabación en la nube. Las cuentas gratuitas de Zoom solo tendrán la capacidad de grabar en una computadora local. Solo las suscripciones pagas de Zoom tendrán habilitada automáticamente la grabación en la nube.

A continuación, te explicamos las dos formas de compartir las grabaciones de las reuniones de Zoom. También hay otra solución para compartir grabaciones de Zoom que automatiza muchos de los pasos necesarios para compartir videos. Esta solución facilita que todos los miembros de su organización compartan información importante de manera eficiente. Simplemente haciendo clic en grabar al inicio de una reunión de Zoom.

Cómo compartir una grabación local de Zoom

Con la grabación local de Zoom, tendrás que localizar un archivo de vídeo en tu dispositivo y subirlo para compartirlo. Este es el aspecto de su flujo de trabajo:

• Paso 1: Encuentre las grabaciones de sus reuniones a través de su cliente de Zoom: Vaya a Reuniones y, a continuación, haga clic en la pestaña Grabado .
• Paso 2: Seleccione la reunión que desea compartir y abra la carpeta donde se guarda su archivo de video (mp4).
• Paso 3: Sube el mp4 a un sitio de almacenamiento en la nube o de streaming de vídeo, como Dropbox, Google Drive o YouTube.
• Paso 4: Asegúrate de que tu video no se haya compartido o esté almacenado en una carpeta privada. Considere agregar protección con contraseña y comparta el enlace con sus colegas. Dependiendo del servicio que haya utilizado para alojarlo, descargarán el mp4 o transmitirán el video.

Cómo compartir una grabación en la nube de Zoom

Si tú o tu organización tenéis una suscripción a Zoom que incluye Cloud Recording, puedes omitir el paso de subir la información y compartirla directamente desde la nube de Zoom - pero aún así tendrás que comprobar tu configuración de privacidad.

• Paso 1: Entra en tu cuenta de Zoom y selecciona Grabaciones en la parte derecha de la pantalla.
• Paso 2: Haz clic Comparte... junto a la grabación que quieres compartir y luego haz clic en el botón junto a "Internamente" (como se muestra en la imagen adyacente) por lo que el vídeo no está disponible públicamente. Para una mayor protección, también puedes añadir una contraseña.
• Paso 3: Copia el enlace de la grabación en la nube de Zoom y pégalo en un correo electrónico o en tu aplicación de mensajería corporativa para compartirlo con tus compañeros.

Tiene que haber una forma más fácil, ¿no?

Ambos son procesos bastante razonables si ocasionalmente grabas y compartes sesiones de Zoom. Estos flujos de trabajo comienzan a consumir mucho tiempo productivo a medida que se realizan con más frecuencia o a medida que ocurren con más frecuencia en toda la organización.

Una encuesta reciente realizada por Panopto y el Instituto de Gestión de Proyectos mostró que 30% de las personas ya graban sus reuniones. Es un número bastante significativo de vídeos de reuniones que se producen - en una empresa con 1.000 empleados, el 30% de las personas que graban sólo una de sus reuniones a la semana generará 300 grabaciones de reuniones cada semana. Ahora que muchos más equipos trabajan totalmente a distancia y que la gente también trabaja en casa con otras interrupciones relacionadas con la pandemia, se están grabando y compartiendo aún más reuniones para apoyar la continuidad del trabajo en este nuevo entorno.

El problema es que Zoom no incluye las herramientas que ayudan a las organizaciones, los equipos y los colaboradores individuales a extraer el máximo valor de sus reuniones grabadas.

Grabar la reunión es la parte más fácil. Encontrar y extraer la información dentro de las grabaciones pasadas, así como compartir las grabaciones, sigue siendo extremadamente difícil. Todo el tiempo y los recursos que se gastan en estas tareas pueden compensar fácilmente cualquier ganancia empresarial potencial por el simple hecho de tener un registro exacto de la reunión.

Una vez finalizada la reunión

Al igual que las videoconferencias en directo favorecen la productividad y la colaboración en tiempo real, grabar y compartir esas reuniones virtuales favorece igualmente la productividad y la colaboración una vez finalizada la reunión - mucho mejor que las notas o el recuerdo de la reunión de cualquiera podría.

Sin embargo, las grabaciones de reuniones deben ser fáciles de encontrar, compartir, ver y buscar para que las personas de su organización puedan acceder a la información archivada en su interior de la manera más eficiente posible. Solo con Zoom, los flujos de trabajo posteriores a las reuniones más eficientes que respaldan la productividad y la colaboración no se pueden automatizar por completo. Y sus funciones de búsqueda solo le permiten buscar dentro de su biblioteca personal de grabaciones de reuniones.

Toda esa información comercial confidencial dentro de las grabaciones de sus reuniones también debe protegerse. Zoom le permite restringir el uso compartido solo a los usuarios de su organización, pero es posible que no desee que todos tengan habilitados los permisos de visualización para algunas grabaciones de reuniones. Además, alojar y compartir grabaciones en la nube a través de Zoom presenta cierto riesgo y es posible que no cumpla con los requisitos de seguridad de todas las organizaciones. 

Vídeos de Zoom expuestos: cuando "seguro" no es lo suficientemente seguro

The Washington Post recently reported more than 15,000 of Zoom’s customers’ recorded video calls could be found on open cloud storage spaces, YouTube, and Vimeo. Zoom offers private cloud hosting and password-protected sharing features to paid subscribers. However, administrator controls over cloud recordings are limited. This limitation creates room for user error, leading to a sizable security risk for sensitive meeting recording assets. 

Aquí tienes 3 formas en las que tus vídeos de Zoom podrían acabar expuestos en Internet: 

• Cuando las grabaciones están configuradas para caducar o una cuenta se acerca a su capacidad de almacenamiento en la nube asignada. Los usuarios individuales pueden descargar y luego compartir las grabaciones de sus reuniones a través de otros medios menos seguros.
• Si los usuarios individuales no habilitan la configuración correcta para proteger sus grabaciones en la nube de Zoom. Esto abre la puerta a posibles vistas, descargas y recursos compartidos no autorizados de los que quizás nunca se entere.
• Cualquiera que descargue una grabación en la nube de Zoom en su unidad local puede compartirla como quiera. Y con quien les plazca.

Zoom es una gran herramienta para mantener y grabar reuniones. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones necesitan soporte adicional para administrar y compartir grabaciones de vídeo bajo demanda.

Una solución más productiva para compartir grabaciones de Zoom de forma segura

El sistema de gestión de vídeo de Panopto es como un YouTube interno privado para tu negocio, pero mejor. Y cuando se integra con Zoom, tiene una solución completa, segura y escalable para la colaboración y la productividad de video.

Con Panopto, cada grabación de Zoom se puede cargar automáticamente en la biblioteca de videos segura de su organización. Allí obtendrá potentes controles de administrador que le permitirán hacer lo siguiente:

• Gestiona los permisos de los usuarios y las restricciones para compartir las grabaciones de las reuniones entre los equipos y toda la organización
• Establece tus propias políticas de retención de contenidos y ventanas de disponibilidad para las grabaciones de las reuniones
• Conoce exactamente quién ha visto qué con la analítica de vídeo detallada de hasta el nivel de usuario
• Auto-share meeting recordings with meeting participants immediately following the meeting without any action from employees or the meeting host

Esto es lo que puede hacer tu organización al integrar Panopto con Zoom:

Alojamiento de vídeo seguro y a escala con almacenamiento en la nube ilimitado y a largo plazo

Además, con Panopto, no hay límites en cuanto al tiempo que se almacenarán sus videos o la cantidad de videos que puede cargar en su biblioteca. Ya sea que esté grabando solo unas pocas reuniones seleccionadas o todas y cada una de ellas. Panopto le brinda espacio para todos ellos sin agregar costos. Todas las grabaciones de Zoom que se cargan en Panopto están configuradas como privadas de forma predeterminada. Garantiza que no tenga que preocuparse de que salga información confidencial.

Editar, transcribir y buscar grabaciones con Zoom

Panopto incluye un editor de vídeo en línea para que puedas recortar las secciones fuera de tema en el medio, recortar los tiempos muertos de los extremos e incluso empalmar varias grabaciones de reuniones de Zoom.

Panopto también transcribe automáticamente cada palabra pronunciada en voz alta e indexa cada palabra que se muestra en pantalla en las reuniones de Zoom cargadas en su biblioteca. Nuestro motor de búsqueda de vídeos impulsado por IA, llamado Smart Search , ofrece una potente forma de añadir inteligencia de reuniones a sus vídeos. Esto significa que usted y sus colegas pueden encontrar cualquier grabación de Zoom a la que puedan acceder en toda la biblioteca de su organización. Con un solo clic pueden saltar al momento exacto en el que se discute un tema específico. Todo ello sin tener que cazar y picotear a través del vídeo completo.

Your teams can also search for and share your Zoom recordings securely with each other easily through Slack using Panopto’s Slack App.

Colaborar dentro de las grabaciones de las reuniones de Zoom

Panopto captura todos los detalles de la reunión original en alta definición y ofrece una experiencia única de visualización de múltiples flujos que muestra algo más que la imagen en la imagen. Los espectadores pueden ver la vista del orador junto a la pantalla compartida del presentador, así como la vista de la galería y los mensajes del chat de la reunión, lo que significa que pueden ver la reunión exactamente como ocurrió aunque no pudieran estar allí. El reproductor de vídeo interactivo de Panopto también permite a los equipos colaborar dentro del reproductor de vídeo a través de comentarios y discusiones con marca de tiempo, para que nadie tenga que crear un nuevo documento o enviar otro correo electrónico.

Mira una reunión capturada y compartida con la integración de Zoom de Panopto a continuación. Haz clic aquí para verlo en pantalla completa.

¡Zoom sin límites!

Con almacenamiento ilimitado y centralizado y permisos gestionados a escala, puedecompartir grabaciones de Zoom de forma segura a través de Panopto con solo unos pocos clics (o ninguno). A continuación, puedes verlos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, sin descargar nada.

En última instancia, Panopto ayuda a tu organización a obtener más valor tanto de tus reuniones en directo como de las grabaciones que las documentan, facilitando a los empleados el acceso y la utilización de la información almacenada en las grabaciones de Zoom según sea necesario.

¿Quieres saber más sobre cómo Panopto y Zoom trabajan juntos para que la grabación y el intercambio de reuniones sean más eficientes y tus equipos más productivos?

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