Hoy en día, las empresas tienen todo lo que necesitan para mejorar significativamente la forma en que su gente se comunica, sólo que aún no lo saben.

Desde presentaciones y para compartir conocimientos entre iguales, hasta formación formal y comunicaciones ejecutivas -incluso reuniones y revisiones de rendimiento enviadas a distancia- las posibilidades de mejorar el aprendizaje de los empleados y las comunicaciones internas son casi ilimitadas... una vez superados los retos del vídeo.

Sin embargo, el camino hacia el uso eficaz del vídeo ya está trazado. Las empresas pueden buscar en las principales universidades de hoy en día ejemplos de cómo aprovechar el vídeo en el lugar de trabajo, así como las mejores prácticas para resolver los retos de la producción de vídeos a escala.

En este espacio ya hemos analizado cómo las universidades han aprendido a resolver 3 desafíos técnicos para el uso del vídeo; hoy, estamos analizando el otro lado del vídeo organizativo, para ver cómo el mundo académico ha aprendido a abordar los obstáculos comunes para producir y utilizar el vídeo a escala, incluyendo:

• El problema del hardware. Las universidades han descubierto cómo prescindir de los costosos equipos y personal de A/V, sin comprometer la calidad del vídeo
• El problema de la perspectiva. Las universidades han aprendido a grabar vídeo desde múltiples ubicaciones y fuentes, mezclándolas fácilmente en una única presentación unificada
• Lucha por la escalabilidad del aprendizaje en vivo. Las universidades pueden aumentar o reducir el uso de su plataforma de vídeo para adaptarse a las necesidades cambiantes
• El problema de la búsqueda de vídeos. Las universidades ofrecen a sus usuarios una forma de buscar por palabras clave en la videoteca, así como en los vídeos individuales, lo que aumenta en gran medida la capacidad de descubrimiento

Volvamos a profundizar en cada una de ellas.

Desafío nº 1: El problema del hardware

El primer reto para mantener una plataforma de vídeo eficaz y eficiente es el siguiente: el hardware especializado de A/V -el tipo de hardware tradicionalmente necesario para la creación de vídeo, como cámaras de vídeo y micrófonos profesionales- es caro. E incluso para las empresas con presupuesto para comprar todo ese equipo y mantener un equipo de A/V dedicado, ese modelo de creación de vídeo "requerido por especialistas" sigue siendo casi imposible de escalar para satisfacer las necesidades de organizaciones más grandes y dispersas geográficamente.

La buena noticia es que, hoy en día, la mayoría de las empresas ya tienen casi todo el hardware que necesitan para crear vídeos de alta calidad y gran fiabilidad, sólo que aún no lo saben.

¿Cómo es posible? Hoy en día, el software que se ejecuta en cualquier portátil puede hacer lo que antes sólo podían hacer los aparatos dedicados. Las cámaras web ofrecen grabación a 1080p e incluso los smartphones que todo el mundo lleva en el bolsillo graban vídeo de una calidad increíble. El hardware del que ya disponen las empresas está preparado para sustituir a la mayoría de los equipos de audio y vídeo especializados para casi todos los casos de uso del vídeo en la organización, siempre y cuando se disponga de la solución de software adecuada.

Solución: Hardware sencillo, software potente

En La Universidad Americana de El Cairo, no hay videocámaras, ni micrófonos de lujo, ni equipo audiovisual. Sin embargo, 139 de los profesores graban sus clases en su totalidad para que los estudiantes puedan revisarlas cuando lo deseen. Esta es la situación actual de la grabación de conferencias, y algunos administradores universitarios creen que pronto dejará de ser una tendencia interesante para convertirse en la norma.

También las empresas se están poniendo al día. Las demostraciones de ventas, las sesiones de formación en clase y las reuniones cara a cara se graban de forma rutinaria, se suben automáticamente a la plataforma de vídeo y están disponibles inmediatamente para su revisión. Los empleados remotos pueden ponerse al día con facilidad, mientras que los empleados que estuvieron allí pueden volver a experimentarlo. Los equipos de ventas utilizan los vídeos para revisar su rendimiento, los nuevos empleados los utilizan para su incorporación y formación, y todos los empleados los utilizan como base central de conocimientos, tanto para crear sus propios vídeos como para ver los realizados por sus compañeros.

Lo mejor: puedes hacerlo todo con un portátil estándar, su cámara web integrada y un software de plataforma de vídeo para empresas, sin necesidad de tener conocimientos especiales de AV.

Una empresa global de ingeniería industrial, , ya ha puesto en práctica esta mejor práctica, utilizando la plataforma de vídeo Panopto de la empresa para grabar de este modo una conferencia de formación completa de 3 días y más de 30 sesiones. Con sólo una cámara web, un micrófono y los propios ordenadores portátiles de los presentadores, la empresa capturó más de 30 vídeos originales de alta calidad, todos con notas, diapositivas y contenido indexado, y los puso a disposición de los empleados para que los vieran a la carta una semana después de la clausura del evento.

En definitiva, la empresa afirma que la solución fue mucho más rápida y asequible que su práctica anterior de contratar a especialistas en producción audiovisual. De hecho, la primera implementación de este proceso de "captura de conferencias para eventos de formación" tuvo tanto éxito que la empresa fue nombrada ganadora del premio CIO 100 2014 a la innovación, y ha convertido la grabación con su plataforma de vídeo en el enfoque estándar de la empresa para capturar eventos internos.

Desafío nº 2: El problema de la perspectiva

El segundo gran reto del vídeo tiene que ver con la complejidad del propio proceso de grabación.

Hasta ahora, grabar incluso un simple curso de formación o una presentación era difícil, caro y llevaba mucho tiempo, sobre todo si se querían grabar varios puntos de vista (un conjunto de diapositivas, un presentador y, sin olvidar, la pizarra). Además, una vez grabado el vídeo, la edición, el formateo y el procesamiento podían llevar semanas y normalmente requerían un videógrafo experimentado.

Solución: Grabación multicámara y distribuida

¿Cómo han superado los colegios este problema? "Grabación distribuida" o "grabación multicámara", facilitada por una plataforma de vídeo.

Grabación de vídeo con varias cámaras es, sencillamente, lo que parece. Algunas plataformas de vídeo permiten a los usuarios conectar varios dispositivos de grabación de vídeo a un solo ordenador portátil, lo que permite que una cámara capte al orador, otra enfoque una pizarra, otra muestre una demostración y la propia plataforma de vídeo grabe las diapositivas u otra información mostrada en la pantalla del ordenador portátil. La plataforma sincroniza automáticamente todos esos flujos de vídeo, y puede permitir a los espectadores cambiar de uno a otro mientras reproducen bahttps://www.panopto.com/features/video-recording/multi-camera-video-recording/ck la grabación.

Para espacios más grandes en los que puede resultar poco práctico (o directamente imposible) conectar todas las cámaras a un solo ordenador portátil, la grabación distribuida ofrece otra solución.

Con la grabación distribuida de , dos o más ordenadores portátiles o dispositivos móviles pueden grabar cada uno de ellos flujos de vídeo independientes en la misma grabación. Todas las secuencias se suben automáticamente a la plataforma de vídeo inmediatamente después de la presentación, donde se sincronizan. Con la grabación distribuida, los dos vídeos que se graban se conocen entre sí aunque no estén conectados. El resultado final es perfecto: los espectadores pueden ver ambos flujos de vídeo en una presentación de vídeo. Y todo ocurre automáticamente, sin necesidad de postproducción.

Vea un vídeo multicámara grabado con Panopto:

 

 

En La Universidad de Aberystwyth , en el Reino Unido, los profesores graban sus propias clases con sus propios ordenadores portátiles. Los profesores pueden integrar diapositivas de PowerPoint, contenido web, fotos... todo lo que quieran presentar junto con la conferencia.

Al principio, Nigel Thomas, jefe del equipo de soporte técnico de los servicios de escritorio de la Universidad de Aberystwyth, señaló: "Teníamos un número de miembros del personal académico que nos pedían que grabáramos eventos y nosotros grabábamos el audio del evento. Luego teníamos que conseguir las diapositivas de PowerPoint y utilizar otro producto para unir el audio y las diapositivas. Era una perspectiva que consumía mucho tiempo y recursos. No era escalable en absoluto". Hoy en día, la captura de conferencias en la escuela es una simple cuestión de pulsar un botón de "grabación" en un ordenador portátil: la plataforma de vídeo Panopto de la escuela se encarga de grabar cualquier cosa y todo desde allí.

Reto 3: Lucha por la escalabilidad del Live Learning

Una buena parte del aprendizaje corporativo basado en vídeo se realiza hoy en día en forma de seminarios web, con soluciones como Zoom, BlueJeans, o GoToMeeting. Las universidades también utilizan estas herramientas para la formación a distancia en directo.

Aunque las soluciones de webinar pueden funcionar bien para debates interactivos en tiempo real con grupos pequeños, los límites del número de asistentes disponibles pueden crear verdaderos problemas de escalabilidad. Las organizaciones que deseen organizar eventos web en directo a gran escala con miles o decenas de miles de espectadores necesitan una solución diferente.

Solución: Tecnología de transmisión en directo por Internet

La solución que muchas universidades han encontrado a este dilema es live webcasting. Aunque el webcasting no permite el mismo nivel de interacción bidireccional que los webinars, sí permite compartir una transmisión en directo con una audiencia de prácticamente cualquier tamaño, incluso de decenas o cientos de miles de personas.

El webcasting permite a las organizaciones retransmitir vídeo en directo a través de Internet, ofreciendo una herramienta para complementar los seminarios web existentes y llegar a un público mucho más amplio. Para las escuelas, es la solución perfecta para transmitir simposios, conferencias y eventos deportivos. Muchas empresas están descubriendo que también es una forma inteligente de compartir sesiones de formación, paneles de expertos, eventos del sector y llamadas de relaciones con los inversores de .

Lo mejor de todo es que la difusión por Internet es fácil. Con Panopto, no hay un flujo de trabajo separado para la transmisión por Internet: cualquier persona que grabe un vídeo puede simplemente hacer clic en "Grabar y transmitir por Internet" desde la ventana de su grabadora y compartir una transmisión por Internet en vivo con la audiencia que desee.

Desafío nº 4: El problema de la búsqueda de vídeos

El desafío final es sencillo: la mayoría de los videos son imposibles de buscar. La mayoría de las plataformas de video se limitan a indexar solo metadatos como títulos y descripciones que se agregan manualmente después de que se carga una grabación, no el contenido real hablado o mostrado en el video. Cualquier detalle no anotado en esos metadatos adicionales se pierde para la búsqueda y se vuelve esencialmente invisible.

Este es un reto que se siente especialmente en entornos universitarios y corporativos. A menudo, estas organizaciones graban 30 o 60 minutos de vídeo o más, cubriendo docenas de detalles e ideas. En esos casos, es esencial proporcionar a los estudiantes un medio para buscar un segmento específico de 2 minutos que puedan necesitar para repasar para un examen.

Solución: Búsqueda exhaustiva de contenidos de vídeo

Hoy en día, las plataformas de vídeo modernas están resolviendo el problema de la búsqueda de vídeos.

El motor de búsqueda de vídeo Smart Search de Panopto se adentra en el contenido real de cada grabación e indexa cada palabra hablada, cada palabra que aparece en pantalla y cada palabra incluida en las diapositivas de la presentación, las notas de los ponentes, los comentarios de los espectadores y los metadatos manuales. La plataforma indexa todos los vídeos de todas las videotecas, tanto si se han grabado con Panopto como si no, y marca el tiempo de cada elemento para que los usuarios puedan avanzar instantáneamente a los momentos específicos y relevantes que han buscado.

La búsqueda en el interior de los vídeos significa que todos los vídeos de formación que grabe una empresa, así como cualquier vídeo que grabe en el futuro, podrán buscarse completamente, sin pedir a los presentadores nada más que hacer clic en "grabar".

Vea la búsqueda de vídeos internos en acción en el siguiente vídeo:

 

 

Los empleados pueden buscar en una biblioteca de miles de vídeos cualquier palabra clave que deseen y luego, con un solo clic, saltar al momento preciso de cualquier vídeo en el que el orador haya mencionado la frase. En pocas palabras: la búsqueda exhaustiva de contenidos de vídeo permite a los espectadores buscar en el vídeo de la misma manera que lo hacen en Internet.

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