No cabe duda de que nos enfrentamos a una explosión de datos. Un estudio reciente llevado a cabo por EMC e IDC ha revelado que el universo digital duplica su tamaño cada dos años y se multiplicará por 10 entre 2013 y 2020: de 4,4 billones de gigabytes a 44 billones de gigabytes.

Para mantener esa montaña de datos en constante aumento y hacerla más accesible, las organizaciones centralizan cada vez más los datos en sistemas de gestión de contenidos como SharePoint. Y aunque prácticamente todos los tipos de datos están representados en esta expansión masiva, un área particular de crecimiento está causando importantes dolores de cabeza a los departamentos de TI: el vídeo.

IDC calcula que el 90% de la información digital creada es "no estructurada", es decir, archivos como vídeos y otros medios que no están organizados mediante modelos de datos predefinidos. Gartner cree que estos datos no estructurados crecen a una velocidad 5 veces superior a la de los datos estructurados.

El vídeo siempre ha sido un reto importante para la gestión de datos

Las limitaciones en las capacidades de búsqueda de vídeo pueden dificultar la búsqueda de contenidos en las grabaciones. Históricamente, esto significa que si el vídeo se ha guardado en un sitio de SharePoint, por ejemplo, a menudo sigue teniendo la forma de datos "oscuros" -o que no se pueden buscar-.

Pero, ¿es realmente un problema crítico para la empresa? Para cada vez más organizaciones, la respuesta es un rotundo "sí". Tomemos estos ejemplos: hace unos años, Microsoft lanzó un "YouTube interno" que permite a cualquier empleado grabar sus ideas y compartirlas con sus compañeros de trabajo. En tres años, se habían colgado más de 10.000 vídeos en el portal. Por su parte, la Universidad de Essex, en el Reino Unido, graba ahora la asombrosa cifra de 80.000 horas de vídeo al año, una práctica que los estudiantes de hoy verán como la norma cuando se incorporen al mundo laboral. La tendencia general no se limita a un puñado de pioneros: en 2016, Gartner Research prevé que todos los empleados de las grandes organizaciones pasarán 45 minutos al día viendo vídeos empresariales.

El problema llega al corazón del valor que debe aportar la gestión de datos: eficiencia.

En la actualidad, McKinsey calcula que casi el 20% del tiempo semanal de los trabajadores del conocimiento se dedica a buscar información que les ayude a realizar su trabajo con mayor eficacia. Eso supone un día completo improductivo a la semana dedicado a buscar, no a trabajar. A medida que el vídeo se convierte en algo cada vez más común en la empresa, las organizaciones de TI necesitan encontrar formas de gestionar el contenido de vídeo y hacerlo accesible para garantizar que sus empresas obtengan todo el valor de la información que reside en el vídeo.

Para iluminar esos datos oscuros encerrados en el vídeo, los equipos de TI deben aprovechar una nueva herramienta especializada diseñada para responder a los desafíos únicos del vídeo: un sistema de gestión de contenidos de vídeo (CMS de vídeo). Gracias al almacenamiento escalable en la nube y al continuo desarrollo y comoditización de la tecnología de vídeo, las opciones actuales de CMS de vídeo facilitan el almacenamiento, la búsqueda y el intercambio de vídeos.

Estas son las características de un sistema de gestión de contenidos de vídeo que los equipos de TI deben buscar:

Indexación de vídeos: La búsqueda de vídeos que va más allá de YouTube

Si un vídeo es lo suficientemente valioso como para grabarlo, es probable que también sea importante que se encuentre. Pero la búsqueda actual, "al estilo de YouTube" -que sólo busca los títulos, las etiquetas y los comentarios- simplemente no es suficiente. En un mundo en el que los vídeos empresariales duran entre 30 y 60 minutos o más, esos metadatos introducidos manualmente casi nunca capturan suficiente información indexable para ayudar a los empleados a encontrar exactamente el momento que estaban buscando.

En su lugar, los empleados deben poder buscar en el contenido real de los vídeos. Para sacar a la luz estos datos oscuros se necesita un conjunto más completo de capacidades de búsqueda de vídeo, que indexe cada vídeo en su totalidad para cada palabra hablada y cada palabra mostrada en la pantalla, y que luego garantice la eficiencia de los empleados al permitir al espectador avanzar automáticamente hasta el momento relevante del vídeo. Panopto ya está solucionando este reto, proporcionando tecnologías de búsqueda de vídeo que incluso superan a las de Google.

Formatear el vídeo: Haz que los vídeos sean accesibles en cualquier dispositivo

A medida que las organizaciones adoptan un enfoque BYOD para la implementación de teléfonos inteligentes, tabletas e incluso ordenadores portátiles, cada vez más empleados esperan poder acceder a información corporativa importante desde una amplia gama de dispositivos personales. Sin embargo, también en este caso el vídeo ha presentado un par de retos que históricamente han dificultado la vida de las organizaciones que esperan ofrecer a los empleados un acceso fácil a los vídeos internos.

El primer reto es simplemente que, por término medio, los archivos de vídeo son enormes. Incluso un vídeo de 30 minutos -que no es infrecuente en presentaciones corporativas, formación, eventos, etc.- puede tener un tamaño de varios gigabytes. Esto dificulta su descarga en teléfonos y tabletas, sobre todo si acceden a los datos a través de una conexión 4G. Un segundo reto, que se complica con cada nuevo dispositivo de grabación y visualización del mercado, es que no todos los archivos de vídeo son compatibles con todos los dispositivos móviles. Los dispositivos iOS, por ejemplo, son famosos por no poder ver vídeos en flash.

Un CMS de vídeo aborda ambos problemas, ofreciendo una solución a diversos formatos de archivo que puede ayudar a las organizaciones a gestionar mejor sus datos de vídeo. Panopto puede crear versiones optimizadas de vídeos para dispositivos móviles en - entregando archivos de vídeo más pequeños en tamaño, resolución y tasa de bits, optimizados para teléfonos y tabletas para reducir la carga de ancho de banda en las redes corporativas y mejorar la experiencia de reproducción en los dispositivos móviles.

Analizar el vídeo: Los datos de uso permiten mejorar el vídeo

A medida que las empresas tratan de gestionar mejor el vídeo como parte de su infraestructura de datos, una parte clave para garantizar un uso eficaz es simplemente obtener la información adecuada sobre cómo se ven las grabaciones. En este caso, el conjunto especializado de informes y análisis de vídeo que ofrece un CMS de vídeo puede ser muy útil.

Las organizaciones a menudo necesitan una visión más profunda del vídeo que otros tipos de datos. Quieren saber cuántas veces se ha visto un vídeo y necesitan saber quién lo ha visto específicamente. También necesitan confirmar que las personas vieron el vídeo hasta su finalización, especialmente en el caso de los vídeos relacionados con el cumplimiento. Panopto puede proporcionar a menudo estos informes detallados, ayudando a las organizaciones a obtener más valor de sus bibliotecas de vídeo.

Integración del vídeo: Conexión con los sistemas existentes

Aunque el vídeo tiene requisitos únicos, algunas organizaciones de TI pueden no querer crear otro silo específicamente para todo su contenido de vídeo. Por lo tanto, es importante que un CMS de vídeo integre el vídeo con los sistemas de gestión de contenidos corporativos existentes. En concreto, las organizaciones de TI deben buscar CMS de vídeo que permitan:

• Inicio de sesión único: Los empleados deben poder utilizar su nombre de usuario y contraseña corporativos para acceder a los vídeos almacenados en un CMS de vídeo
• Reproducción de vídeo integrada: Los vídeos almacenados en un CMS de vídeo deben poder integrarse para su reproducción desde el sitio de gestión de contenidos existente de una organización.
• Búsqueda integrada: Mediante el uso de las API para desarrolladores, las organizaciones deberían poder integrar los resultados de búsqueda del CMS de vídeo con los resultados de búsqueda de su sistema de gestión de contenidos existente

El vídeo es uno de los tipos de información de más rápido crecimiento en la empresa. Sin embargo, a pesar de todos los archivos de vídeo almacenados y compartidos en las redes corporativas, gran parte de esta valiosa información permanece encerrada en forma de datos oscuros. Mediante la implementación de un CMS de vídeo con búsqueda exhaustiva, análisis, acceso móvil e integración en los sistemas de gestión de contenidos existentes, TI puede hacer que el vídeo sea tan fácil de usar como el correo electrónico.

Este artículo de Panopto apareció originalmente en Data Center Post.