Resumen

Ingersoll Rand es una empresa industrial diversificada que mejora la calidad de vida creando entornos cómodos, sostenibles y eficientes. Su familia de marcas, incluyendo Club Car®, Ingersoll Rand®, Thermo King® y Trane®, mejoran la calidad y el confort del aire en hogares y edificios; transportan y protegen alimentos y productos perecederos; y aumentan la productividad y la eficiencia industrial.

La empresa tiene cientos de sedes en todo el mundo y atiende a clientes de sectores y categorías de productos y servicios muy competitivos. En consecuencia, la empresa busca constantemente nuevas soluciones de aprendizaje en toda la organización. En la actualidad, Ingersoll Rand está aprovechando un nuevo tipo de solución de vídeo que permite a la empresa desarrollar las habilidades y capacidades de los empleados.

En este estudio de caso

• Cómo Ingersoll Rand implementó una nueva herramienta de vídeo para facilitar el aprendizaje y el desarrollo
• Ejemplos de la simplicidad, el seguimiento en tiempo real y el análisis que ofrece la herramienta de vídeo
• Próximos pasos a medida que la empresa amplía su uso del aprendizaje por vídeo a nivel mundial para apoyar el aprendizaje y el desarrollo formal e informal

 

Visión general de la empresa

Entre la oferta industrial de la empresa se encuentran los compresores de aire y las herramientas eléctricas de Ingersoll Rand, las bombas de interfaz electrónica de ARO y los omnipresentes vehículos Club Car que se ven en los campos de golf y las instalaciones industriales de todo el mundo. Los negocios de climatización de Ingersoll Rand incluyen los sistemas y servicios de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) comerciales y residenciales de Trane, así como los equipos de control de temperatura para el transporte de Thermo King, entre otras marcas respetadas.

Los más de 46.000 empleados de la empresa trabajan en todo el mundo en cientos de instalaciones, como oficinas, plantas de montaje, centros tecnológicos, almacenes y centros de distribución y reparación.

Figura 1: Un vistazo a Ingersoll Rand

 

Entorno empresarial y desafíos

Como empresa mundial con ofertas competitivas en toda su gama de productos, Ingersoll Rand compite no sólo con marcas mundiales de gran prestigio, sino también con proveedores regionales y locales establecidos. Una plantilla dispersa y multilingüe, una multitud de entornos de trabajo y la fabricación diversificada de diferentes líneas de productos presentan oportunidades de formación para la empresa.

Para satisfacer las necesidades de los empleados, la empresa estableció una estrategia de "creación de una cultura ganadora" como componente central de la forma de ofrecer un rendimiento de primera clase. Ingersoll Rand define una cultura ganadora como un lugar en el que "los mejores aspiran a trabajar, un lugar en el que los empleados se sienten conectados con la visión de la empresa y capacitados para hacer lo correcto."

Para construir una cultura fuerte y ganadora, Ingersoll Rand utiliza Panopto, una plataforma de vídeo empresarial. La plataforma sirve como una importante herramienta utilizada en el aprendizaje y el desarrollo para compartir rápidamente los conocimientos y la información en toda la organización.

Entorno de RRHH

El equipo de RRHH de Ingersoll Rand está dirigido por un vicepresidente senior de recursos humanos, comunicaciones y asuntos corporativos (CHRO), que depende directamente del presidente y director general de la empresa. El vicepresidente de talento y capacidad organizativa depende del CHRO para la adquisición de talento, el desarrollo del liderazgo, la gestión del talento, la eficacia organizativa, la creación de capacidad estratégica, la diversidad y la inclusión, el aprendizaje y la gestión de la carrera profesional a todos los niveles.

El equipo de talento y capacidad organizativa es responsable de la Universidad Ingersoll Rand. El equipo funciona como un centro de excelencia de facto para una serie de soluciones de aprendizaje y la difusión de conocimientos de manera eficaz, rápida y amplia.

Ingersoll Rand emplea el poder del vídeo

Ingersoll Rand eligió el vídeo como herramienta para el aprendizaje, el desarrollo, la formación y la participación de los empleados en una cultura ganadora en todo el mundo. Con Panopto, Ingersoll Rand pudo ofrecer la creación de vídeos internos de producción propia como opción para complementar el trabajo de vídeo realizado por empresas de producción de vídeo externas.

Durante décadas, la compañía había utilizado videos para grabar eventos corporativos de alto perfil y actividades de capacitación. Estas producciones a menudo involucraban costosos equipos de grabación, productores, editores y proveedores externos. Los altos costos y la experiencia especializada requeridos hicieron que fuera difícil utilizar el video a escala en una organización tan grande como Ingersoll Rand. Para complicar aún más las cosas, el presupuesto y la calidad podrían extender el tiempo de producción de los eventos grabados y las clases de capacitación en semanas o meses, lo que hace que el video sea una herramienta de soporte menos que ideal para la comunicación rápida y el intercambio de conocimientos.

Sin embargo, como puede atestiguar cualquiera que haya visto vídeos virales en línea, el poder del vídeo como medio de difusión de ideas es significativo. Los equipos de aprendizaje de Ingersoll Rand querían encontrar una mejor manera de aprovechar este poder internamente.

El equipo de desarrollo de liderazgo de Ingersoll Rand buscaba una solución de vídeo que pudiera ser utilizada tanto por profesionales como por personas no expertas, que facilitara la captura, la edición y el uso compartido del vídeo, que simplificara el proceso de revisión legal de los vídeos y que acelerara la capacidad de la empresa para transmitir mensajes clave a toda la organización a través de la formación en línea. En cuanto a la producción, la empresa necesitaría poder insertar diapositivas de presentaciones, vídeos adicionales u otra información en las grabaciones de vídeo, así como eliminar el material extraño de los eventos grabados. Los miembros del equipo tendrían que ser capaces de grabar vídeo en cualquier dispositivo (desde teléfonos inteligentes personales hasta cámaras de vídeo profesionales), sincronizar automáticamente las fuentes de vídeo con las diapositivas de la presentación y las grabaciones de la pantalla en directo, y crear transcripciones. La solución también tendría que permitir a los equipos de aprendizaje descargar las grabaciones existentes para utilizarlas en ayuntamientos regionales o en entornos de formación en todo el mundo.

Ingersoll Rand también quería mejorar la experiencia de los espectadores con una navegación inteligente y eficiente del contenido dentro de los videos largos. La empresa buscó una solución que incluyera opciones de navegación en vídeo, como una tabla de contenidos y miniaturas de diapositivas, así como una búsqueda exhaustiva de contenido de vídeo. Con el soporte adecuado para la búsqueda de vídeos, los espectadores podrían localizar palabras clave o frases pronunciadas por los presentadores o mostradas en pantalla y luego saltar instantáneamente a momentos específicos y relevantes del vídeo como lo harían dentro de un documento basado en texto.

Tras investigar el mercado del vídeo empresarial, Ingersoll Rand decidió finalmente que la plataforma de vídeo empresarial de Panopto era la que mejor satisfacía el conjunto de necesidades que la empresa había identificado. En 2015, Ingersoll Rand se comprometió con Panopto, y eligió implementarla en la nube para agilizar la implementación y garantizar la máxima estabilidad y fiabilidad. A continuación, la empresa hizo planes para utilizar la conferencia anual interna de liderazgo de ese año como prueba piloto de Panopto.

Comunicar la cultura y la estrategia de desarrollo del liderazgo

La prueba piloto resultó ser un éxito. Durante la conferencia de liderazgo de la empresa, ésta utilizó Panopto para grabar el evento. En tres días, los líderes de la empresa pudieron utilizar el vídeo posterior al evento para seguir transmitiendo esos mensajes a toda la organización.

"En nuestra conferencia anual de liderazgo se comparte mucha información. Muchos empleados sacan tiempo para ver la presentación de nuestro director general, pero hay mucho más entre los mensajes de apertura y clausura que la gente suele perderse, y necesitábamos darles un mejor acceso a ella."

-Director de Tecnología de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Un campo de búsqueda destacado en el vídeo permitía a los usuarios localizar los términos contenidos en las transcripciones o en las notas de los oradores y proporcionaba enlaces activos al contenido (véase la figura 2).

Figura 2: Campo de búsqueda de términos en los vídeos

Los comentarios sobre el vídeo de la conferencia de liderazgo de toda la empresa fueron excelentes, lo que animó al equipo de tecnología de aprendizaje de Ingersoll Rand a desplegar más ampliamente Panopto.

"Las presentaciones de vídeo a la carta de los ejecutivos dejaron una impresión muy positiva en nuestros líderes empresariales".

-Director de Tecnología de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Poco después, el equipo de tecnología de aprendizaje empezó a experimentar con la reagrupación de otras grabaciones de vídeo en productos de comunicación más novedosos. Por ejemplo, Meeting in a Box proporciona a los empleados las principales conclusiones de una reunión, que pueden utilizar para dirigir su aprendizaje.

"Meeting in a Box" es un carrete de lo más destacado de una reunión. Si tienes un equipo de 500 personas pero sólo 200 pueden asistir en persona, es una forma estupenda de impulsar la alineación con el resto de la organización. Utilizan Meeting in a Box como punto de partida para aprender más".

-Director de Tecnología de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Promover la excelencia operativa

Los socios comerciales de RR.HH. comenzaron a preguntar sobre el uso de la solución de vídeo para ayudar a los directores de planta a mejorar la eficiencia y compartir las mejores prácticas. En Ingersoll Rand, los directores de planta siempre buscan nuevas formas de mejorar la eficiencia de la fabricación ajustada y las prácticas de excelencia operativa en la planta de producción. Cada nueva eficiencia conlleva un ahorro de costes que repercute directamente en los resultados de la empresa.

 

"La identificación requiere observación, y eso requiere tiempo. Eso significa que la gente tiene que ver realmente un proceso, ya sea una tarea humana o un proceso de la máquina. Y eso no siempre es fácil, porque esta observación se produce en una planta con maquinaria ruidosa y carretillas elevadoras circulando".

-Director de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Antes de utilizar Panopto, si un miembro del equipo quería documentar un proceso o una oportunidad en un vídeo, tenía que traer el equipo y un videógrafo.

Hoy en día, alcanzar la excelencia operativa es fácil. Los miembros del equipo que participan en el programa Panopto pueden simplemente grabar el proceso con cualquier smartphone. Los responsables de formación sobre el terreno pueden editar rápidamente el vídeo para añadir información complementaria, como una grabación de pantalla o diapositivas de presentación, y compartir el vídeo casi al instante. Los directivos y otras partes interesadas pueden ahora ver un vídeo desde su escritorio, mientras viajan o en casa.

"La plataforma de vídeo no sólo nos ayuda a solucionar los problemas, sino que también ayuda a formar a los empleados en los nuevos procesos resultantes. Ahora pueden venir, ver un vídeo y saber exactamente lo que tienen que hacer: es rápido".

-Director de Aprendizaje Senior, Ingersoll Rand

Figura 3: Grabación y edición de contenidos de alta calidad

Acelerar el aprendizaje

El equipo de talento y capacidad organizativa de Ingersoll Rand también utiliza la nueva plataforma de vídeo para mejorar la entrega de contenidos de aprendizaje, incluida la forma en que el equipo forma a sus propios formadores.

Ingersoll Rand ofrece formación en excelencia de ventas dirigida por formadores internos e impartida en lugares de todo el mundo. Originalmente, el modelo de formación de formadores para el programa consistía simplemente en que los nuevos formadores asistieran físicamente a una próxima sesión.

Hoy esas sesiones se graban con Panopto, lo que permite a los nuevos formadores volver atrás en cualquier momento y ver tantas sesiones anteriores como necesiten para sentirse seguros dirigiendo la sesión. Incluso pueden utilizar la función de búsqueda, que les permite desplazarse rápidamente a través de las sesiones de formación en vídeo de a las áreas que responden a preguntas específicas que tienen, mientras saltan las secciones con las que ya están familiarizados.

"Seguimos haciendo que los nuevos formadores participen en el programa para aprender el contenido, sólo que ahora pueden incluso volver a repasar las sesiones de formación al día siguiente. Y hacerlo sólo requiere una hora de preparación para que todos se pongan al día en nuestras técnicas de grabación."

-Director de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Captar el conocimiento institucional

A medida que la generación del baby boom se jubila, se contrata a los primeros talentos y la transferencia de conocimientos es esencial.

"Necesitamos documentar ciertos procesos y mejores prácticas para asegurar la transferencia del aprendizaje y evitar el retrabajo y el reaprendizaje".

-Director de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Los socios comerciales de RRHH han empezado a grabar las opiniones de los empleados antes de que se jubilen. Al conservar su experiencia institucional en una biblioteca de vídeos en la que se pueden realizar búsquedas, sus años de conocimiento pueden seguir beneficiando a toda la organización incluso después de que se hayan ido.

"Estamos creando un registro de cómo deben funcionar las cosas que, de otro modo, se perdería".

-Director de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Analizar el éxito

Otra ventaja que la plataforma de vídeo ha proporcionado al equipo de tecnología de aprendizaje es la capacidad de analizar los datos de uso para ajustar los futuros materiales de aprendizaje. Las funciones de información de Panopto van mucho más allá de la catalogación de visitantes únicos. Por ejemplo, la suite de análisis identifica las partes específicas de los vídeos que se ven con más frecuencia y se marcan como favoritos. Con este conocimiento, el equipo de tecnología de aprendizaje puede editar y mejorar el contenido de formación existente para atraer mejor a los espectadores, así como adaptar la formación futura a las áreas que identifican como de especial interés.

El equipo de tecnología de aprendizaje también utiliza análisis de datos integrados en la plataforma para medir la rapidez con la que se ven los nuevos mensajes. La figura 4 muestra un mensaje de vídeo que tardó en crearse, con apenas una docena de visualizaciones al principio. En el plazo de una semana, ese número se disparó a más de 400 visualizaciones, con más de 12.000 minutos de vídeo entregados.

Figura 4: Vistas por día

En el ejemplo de la figura 5, el equipo de aprendizaje pudo utilizar el análisis de vídeo de para identificar rápidamente cuándo empezaba a decaer la participación de los espectadores. El equipo utilizó ese conocimiento para mejorar los contenidos existentes y futuros.

"Hemos aprendido a esperar una "curva de caída", que impulsa la necesidad de comunicar y perfeccionar continuamente nuestros contenidos. Podemos aplicar nuestros conocimientos de los datos para identificar los segmentos clave, y luego utilizar el editor de vídeo incorporado para aislar y producir mensajes más concisos."

-Director de Tecnología de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Figura 5: Compromiso del espectador

Distribución de herramientas de vídeo a nivel mundial

Al haber implantado Panopto en la nube, Ingersoll Rand pudo desplegarlo rápidamente a escala mundial. La plataforma de vídeo basada en software es flexible y permite que varios usuarios graben y suban contenidos simultáneamente, incluso mientras otros usuarios están grabando. Para los productores de contenidos de vídeo de Ingersoll Rand, el almacenamiento de vídeos en la nube les ahorra horas que solían dedicar a transferir grandes archivos de vídeo desde las tarjetas de memoria. Y no sólo eso, sino que todo el contenido de vídeo se indexa automáticamente para la búsqueda y se le pone un sello de tiempo por defecto, lo que ahorra a los productores el esfuerzo de etiquetar manualmente los vídeos para ayudar a su descubrimiento.

"Hemos visto horas, días y semanas de ahorro de tiempo con la nube de vídeo de Panopto en comparación con cómo solíamos dar soporte al vídeo".

-Director de Tecnología de Aprendizaje, Ingersoll Rand

El video se ha convertido en un recurso de toda la empresa para capturar las mejores prácticas, compartir materiales de aprendizaje, desarrollar capacitadores, preservar el conocimiento y mejorar rápidamente los procesos operativos. Todos los días se crean nuevos videos Panopto en el sistema de gestión del aprendizaje de Ingersoll Rand, las comunicaciones por correo electrónico y los empleados y la distribución en el aula.

"Hemos sumado 33.000 visualizaciones de vídeos este último año. La gente quiere poder entrar en un vídeo y encontrar exactamente lo que necesita para resolver su problema, y luego seguir adelante. Nuestra plataforma de vídeo ha sido imprescindible para ayudarnos a hacer crecer una cultura en torno a aprendiendo en el flujo de trabajo."

-Director de Tecnología de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Al principio, los miembros del equipo de tecnología de aprendizaje consideraron abrir la plataforma para que la utilizara cualquier empleado interesado. Sin embargo, para garantizar que los empleados tuvieran una gran experiencia inicial, se animó a los participantes interesados en el programa de Panopto a identificar casos de uso convincentes para el vídeo y a alinear el uso de la herramienta con el propósito, para crear grabaciones de vídeo, audio, diapositivas y pantallas muy eficaces. El equipo de tecnología de aprendizaje ha iniciado sesiones de formación individuales y en pequeños grupos para directores de aprendizaje, socios comerciales de comunicación, expertos en la materia, agentes de cambio y cualquier empleado que quiera desarrollar sus habilidades digitales y capacidades como editor de vídeo simplificado para producir una solución única de narración basada en vídeo. La formación incluye el intercambio de mejores prácticas sobre cómo mejorar el valor de la producción. La tecnología de aprendizaje está disponible para preguntas y respuestas de guardia para garantizar que el sistema funcione bien en proyectos de producción en todo el mundo.

"Desplegamos Panopto en 2015 y hoy tenemos más de 200 usuarios cualificados. El año que viene [2019] tenemos previsto difundir la herramienta aún más en toda la empresa."

-Director de Tecnología de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Impacto empresarial

Cuando Ingersoll Rand puso a prueba su nueva plataforma de vídeo, buscaba un complemento a los vídeos producidos profesionalmente para uso interno. Se dio cuenta de que había encontrado una herramienta flexible que también podía ayudar a la empresa a compartir rápidamente su cultura, su estrategia y sus objetivos para el año siguiente, más allá de lo que podría alcanzar un evento en directo. Los ejecutivos sintieron que el impacto del vídeo piloto era tangible, y el equipo de RRHH de la empresa comenzó a ampliar el uso de su plataforma de vídeo.

En la actualidad, el número de espectadores de vídeo está aumentando rápidamente en Ingersoll Rand, lo que ha dado lugar a varios beneficios, entre ellos:

• Mejora de los procesos y procedimientos operativos
• Intercambio de conocimientos eficiente y generalizado
• Desarrollo rápido y rentable de formadores corporativos
• Promoción de una cultura compartida

 

"Panopto ha tenido dos impactos positivos que son difíciles de cuantificar pero que, sin embargo, son esenciales. El primero es que estamos acelerando la transformación digital que está teniendo lugar en Ingersoll Rand. En el futuro, nuestras aulas corporativas y otros entornos de aprendizaje empresarial van a depender del vídeo. El segundo gran impacto es que hemos aprendido muchísimo, y estamos en un muy buen camino".

-Director de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Lección aprendida

• Buscar oportunidades para innovar con la tecnología. Aunque Panopto se implantó originalmente como una forma de mejorar la experiencia de vídeo en los eventos corporativos, los responsables de aprendizaje vieron rápidamente otras oportunidades y se animaron a investigarlas.
• Preservar y compartir el conocimiento institucional. A medida que los baby boomers se jubilan y las empresas buscan cubrir puestos de trabajo con candidatos más jóvenes, el vídeo es una excelente manera de crear rápidamente un registro del conocimiento institucional. Ingersoll Rand está empezando a grabar a los empleados que comparten sus habilidades y conocimientos antes de marcharse.
• Aproveche el poder de la búsqueda de contenidos de vídeo. Aunque las empresas llevan años utilizando el vídeo para la formación, antes los empleados no podían buscar en las grabaciones contenidos relevantes. Al permitir que las personas busquen frases específicas, Panopto ha permitido a los empleados encontrar rápidamente la información que buscan y volver a la tarea que tienen entre manos.
• Incorporar a los nuevos usuarios para aumentar sus probabilidades de éxito. Mostrar a cada "productor" cómo aprovechar la herramienta en una sesión de coaching individual aumentó la confianza y la satisfacción con el uso de la solución, y creó defensores internos que ahora pueden recomendar la herramienta a otros.

 

Próximos pasos

Mientras que el número de usuarios de la plataforma de vídeo de Ingersoll Rand se ha ampliado de unos pocos en 2015 a más de 200 en 2018, la empresa planea hacer crecer su base de usuarios exponencialmente en 2019. Al cierre de esta edición, la mayoría de los usuarios forman parte de la organización más amplia de RRHH, incluyendo comunicaciones corporativas, aprendizaje y desarrollo, y socios comerciales de RRHH. Sin embargo, a medida que la herramienta se utiliza más ampliamente en todas las unidades de negocio, la demanda sigue aumentando.

De cara al futuro, uno de los retos del equipo de tecnología de aprendizaje será dar apoyo a una base de usuarios más amplia. Hasta ahora, la clave del éxito del equipo ha sido ofrecer apoyo y formación práctica. El despliegue de la plataforma de vídeo en un ámbito más amplio significa que este equipo tendrá que ampliar su propia formación mediante una metodología probada de formación de formadores y materiales de formación en vídeo a la carta.

"Si la narración en vídeo o la transferencia de conocimientos es una habilidad y una capacidad, entonces vamos a tener que hacer que la formación sea divertida y de fácil acceso".

-Director de Tecnología de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Conclusión:

Las organizaciones globales como Ingersoll Rand necesitan la capacidad de difundir información lo más rápidamente posible. Y con operaciones que abarcan zonas horarias, continentes, unidades de negocio e identidades regionales, se enfrentan a retos aún más difíciles cuando se trata de difundir la cultura y el conocimiento.

El vídeo es una solución obvia, pero no todos los vídeos requieren ser producidos por equipos de expertos especializados. Aprovechar la tecnología que simplifica la creación, producción y distribución de contenidos de vídeo puede ser una forma rentable y rápida de compartir información en una organización distribuida.

Para aprovechar realmente el poder del vídeo y su capacidad para difundir conocimientos, las empresas deben hacer que los contenidos de vídeo sean accesibles para los miembros de su equipo en cualquier dispositivo, en cualquier lugar y a cualquier hora del día. Las empresas pueden conseguir la máxima eficacia creando vídeos con capacidad de búsqueda y vinculados a otra información clave, incluidas las diapositivas de las presentaciones. La implementación de estas capacidades puede ayudar a las organizaciones a utilizar eficazmente el vídeo como un verdadero recurso de aprendizaje.

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