Si eres un líder empresarial, es importante estar al tanto de las formas de mejorar tu proceso de incorporación. Ya sea para la capacitación específica del trabajo, la inscripción en beneficios o la mejora de las habilidades para mantenerse al día con los cambios de la industria, la incorporación puede hacer o deshacer el éxito de su organización.

A continuación, te damos algunos consejos para optimizar y mejorar tu proceso de onboarding.

Dos cosas que debes saber para mejorar tu proceso de onboarding

La incorporación de empleados contiene tareas de capacitación para dar la bienvenida a un empleado a una empresa y asegurarse de que los nuevos empleados estén preparados para tener éxito en sus funciones. El proceso de incorporación de empleados está diseñado para poner al día a los nuevos talentos lo más rápido posible para que comiencen a contribuir al negocio de manera productiva. Las buenas prácticas de incorporación de empleados conducen a una mayor satisfacción laboral, un mejor rendimiento laboral y empleados con un compromiso más sustancial con sus organizaciones. Para seguir siendo competitivos, los responsables de la toma de decisiones de aprendizaje y desarrollo (L&D) deben optimizar y acelerar la incorporación y la formación de los empleados .

Un programa de incorporación de empleados impactante logra dos cosas:

• Aclimata al nuevo empleado a la cultura de la empresa y le permite establecer conexiones que lo mantendrán comprometido y productivo.
• Proporcionan la formación y el coaching que necesitan para producir y contribuir a los objetivos de la empresa.

Los programas de incorporación pueden incluir capacitación presencial que revise las tareas diarias, folletos que destaquen la cultura de la empresa y tal vez algunos videos no específicos de la empresa que repasen temas como las prácticas de seguridad. Sin embargo, a medida que las empresas y las culturas avanzan, los programas de capacitación de los empleados están cambiando para incluir una combinación de nuevas tecnologías y procesos para aumentar la eficiencia y la escalabilidad, como la incorporación asincrónica de empleados.

¿Qué es la incorporación asíncrona de empleados?

Con el aumento de los entornos de trabajo remotos e híbridos, los equipos de formación y desarrollo han evolucionado para mantener la comunicación con los nuevos empleados. Muchas empresas están adoptando la incorporación asincrónica de empleados, es decir, una incorporación que está disponible bajo demanda en lugar de a través de sesiones en vivo.

Las comunicaciones asíncronas son intercambios de ida y vuelta con un retraso entre los mensajes o comunicaciones unidireccionales que pueden ser recibidos por un público cuando más les convenga. El uso de comunicaciones asincrónicas en los programas de incorporación significa que los nuevos empleados se capacitan principalmente a través de medios creados previamente, ya sean correos electrónicos, reuniones grabadas o mensajes de video a pedido. En lugar de reuniones puntuales en vivo o videoconferencias, la incorporación asincrónica permite a los empleados interactuar con el material en el momento, lugar y manera que les resulte más útil, y es muy eficaz.

¿Cómo mejora el vídeo el proceso de incorporación?

Una biblioteca de aprendizaje de video interna y segura permite a las empresas con visión de futuro ofrecer programas de incorporación atractivos y efectivos a escala. La incorporación por vídeo puede:

• Reducir los costes de formación: La incorporación de empleados es una tarea costosa. Según los consultores de gestión Mark Stein y Lilith Christiansen en su libro Successful Onboarding, las empresas gastan hasta el 30% del salario anual de un nuevo empleado durante el proceso de incorporación. Sin embargo, el video asincrónico puede reducir exponencialmente los costos de capacitación al eliminar la necesidad de una costosa capacitación en persona.
• Mejorar la retención de conocimientos: ¿Sabías que se ha demostrado que el video mejora la capacidad de las personas para recordar conceptos y detalles? Al utilizar el vídeo durante la incorporación, es más probable que los empleados retengan la información. Como beneficio adicional, un sólido sistema de gestión de video ofrece funciones de búsqueda que permiten a los usuarios buscar videos por palabras habladas y escritas en caso de que tengan preguntas después de que se complete su incorporación.
• Mantener el contenido actualizado: El video garantiza que los equipos de capacitación y desarrollo mantengan la consistencia en todas las sesiones de capacitación y puedan actualizar fácilmente los videos de capacitación cuando sea necesario.
• Inspirar el compromiso y la conexión de los empleados: El video es personal. Puede presentar a los miembros del equipo, entregar mensajes con un elemento humano y conectar equipos, ya sea que estén a 5 pies o 5,000 millas de distancia.
• Realice un seguimiento de los resultados medibles: Los análisis ofrecidos a través de las plataformas de gestión de vídeo permiten a los equipos de formación y desarrollo comprender mejor el compromiso de los empleados con vídeos de incorporación bajo demanda. Estas métricas comparten qué videos de capacitación se usan más, dónde los nuevos empleados pueden necesitar aprendizaje adicional y si los empleados están completando o no la capacitación requerida para fines de cumplimiento.

Herramientas esenciales para la incorporación virtual de empleados

El video ya se ha convertido en la base para compartir conocimientos en un mundo distribuido, y muchos líderes de L&D están aprovechando el video asíncrono para llevar a cabo la incorporación y la capacitación. Los vídeos de incorporación bajo demanda ofrecen un medio de comunicación flexible y detallado. Los espectadores pueden ver los videos en cualquier momento, desde cualquier ubicación, y buscarlos y volver a verlos más tarde.

Para gestionar eficazmente su programa de incorporación de vídeo, hay tres herramientas principales en un ecosistema de comunicación que ayudan a los líderes de L&D a capturar, compartir y acceder a conocimientos valiosos cuando y donde los necesiten. Esto se traduce en un mayor compromiso y productividad para los nuevos empleados.

• Software de videoconferencia. Las soluciones de videoconferencia como Zoom, WebEx y Microsoft Teams ofrecen una oportunidad para la formación en tiempo real.
• Sistema de gestión del aprendizaje. Muchos equipos de L&D utilizan un sistema de gestión del aprendizaje como Cornerstone, Docebo o SAP SuccessFactors para albergar, impartir y hacer un seguimiento del contenido de la formación en un solo lugar.
• Sistema de gestión de vídeo. Un sistema de gestión de vídeo como Panopto es un canal central, seguro y con capacidad de búsqueda para los recursos de incorporación de una organización. Piensa en ello como un YouTube corporativo que transforma tu material de incorporación en conocimiento bajo demanda al que se puede acceder en cualquier momento.

"Panopto es una herramienta eficaz y útil porque podemos llegar a cualquier persona, en cualquier lugar, con la misma información. Nos ha ayudado mucho a agilizar la formación y a ahorrar cientos de horas".

Jayme Bicknell, Directora de Marketing, American 1 Credit Union

Cómo mejorar tu proceso de incorporación con vídeo

El onboarding de vídeo asíncrono ofrece una solución optimizada y escalable para mejorar la experiencia de los nuevos empleados. La incorporación por vídeo es alcanzable para cualquier organización, y no tiene por qué ser difícil. Se requieren siete pasos básicos para planificar y ejecutar un programa eficaz de incorporación de empleados por video. 

7 formas de diseñar el onboarding con vídeo

1. Identifica un conjunto de actividades de formación básicas para la incorporación de cada nuevo empleado.
2. Determina qué actividades de incorporación pueden optimizarse con la formación en vídeo a la carta.
3. Planifique un horario de incorporación semanal para los primeros 60 o 90 días de cada nuevo empleado.
4. Repite los pasos anteriores con los vídeos específicos de cada función, departamento y lugar.
5. Documenta el proceso y compártelo con otros departamentos para que puedan añadir contenido adicional.
6. Haz que la experiencia de incorporación sea coherente con mensajes automatizados.
7. Utiliza la analítica de vídeo para controlar la actividad de visualización.