Un artículo del blog de Ben Steeples, tecnólogo de aprendizaje electrónico de la Universidad de Essex

La Universidad de Essex ha sido Grabación de conferencias Desde hace más de seis años, la forma en que apoyamos la captura de conferencias ha sufrido algunas transformaciones importantes durante ese tiempo. Inicialmente, la universidad comenzó a capturar el contenido de las conferencias para brindar apoyo adicional a estudiantes específicos con necesidades educativas especiales, pero ahora se ha convertido en una práctica de toda la institución. La inmensa mayoría de nuestros 700 profesores ahora graban todas sus sesiones, lo que significa que podemos proporcionar recursos de conferencias bajo demanda a nuestro cuerpo estudiantil de 13,000 estudiantes. Naturalmente, con un cambio tan grande en la escala de la captura de conferencias, hemos tenido que repensar por completo nuestro enfoque técnico y encontrar la manera de pasar de los modos de entrega "analógicos ocasionales" a los "digitales omnipresentes".

La razón de ser de nuestros experimentos originales con la captura de conferencias era ofrecer a los estudiantes con necesidades educativas especiales (como la dislexia) la posibilidad de acceder al material grabado de la conferencia en directo para repasarlo a voluntad. ¿Y cómo lo facilitamos? Pues bien, en 2010 ya grabábamos las clases en cintas de audio. Teníamos 15 de nuestras principales aulas conectadas a grabadoras de casete y un miembro del personal a tiempo completo tenía que revisar nuestro sistema de registro de estudiantes e identificar a los que necesitaban este tipo de apoyo especial. Este miembro del personal tenía que hacerlo:

• revisar los calendarios de los estudiantes para identificar las clases que deben grabarse
• cargar las cintas en las salas adecuadas
• pulsar start y stop al principio y al final de las conferencias
• etiquetar y duplicar los casetes
• distribuir los casetes a los alumnos correspondientes.

Cuando había una sala que no estaba cubierta por este sistema, nuestro colega iba a la sala con una grabadora de mano para captar la conferencia. En total, eran responsables de producir alrededor de 4.000 casetes al año.

Cuando el miembro del personal responsable de este proceso anunció su jubilación, nos dio la oportunidad perfecta para repensar este enfoque, especialmente porque los estudiantes estaban francamente desconcertados por el hecho de recibir cintas de casete. Algunos estudiantes nos preguntaban qué eran los casetes y muchos no tenían reproductor de casetes, lo que significaba que el equipo de informática tenía que distribuir reproductores de casetes además de las cintas. También tuvimos que explicar a los alumnos, acostumbrados a escuchar MP3, que una vez escuchada una cara del casete había que darle la vuelta físicamente para escuchar el resto del contenido. Sabíamos que este método era insostenible y queríamos ofrecer una forma mucho más acorde con el siglo XXI de impartir los contenidos de las clases a la carta.

Nuestra primera incursión en la captura digital de conferencias fue en 2011. Este proyecto no era con Panopto y era bastante básico, ya que solo capturaba la pista de audio de la conferencia y la entregaba a los estudiantes en forma de MP3. En realidad, comenzó como una rama de un proyecto separado dirigido por nuestro equipo de AV, que había construido y desplegado soluciones de señalización digital en alrededor de 40 salas de enseñanza. Estas soluciones consistían en un PC de pequeño formato y un monitor de pantalla táctil. El equipo audiovisual se dio cuenta de que podía añadir un micrófono USB y colocarlo en el aula. Así podrían programar estas cajas para grabar archivos MP3 de una hora de duración, que luego se volcarían en un servidor central.

Mi equipo se involucró en este proyecto creando un sitio web orientado a los estudiantes para presentarles estas grabaciones bajo el nombre de "Listen Again". El sitio buscaba los horarios de los estudiantes y los correlacionaba con las grabaciones disponibles, de modo que pudiéramos vincular ambas cosas, añadiendo un mayor nivel de sofisticación a todo el proceso. Y, por muy simplista que fuera, resultó que funcionaba muy bien, tanto que la alegría de los estudiantes por poder acceder a las grabaciones a la carta de sus clases se convirtió rápidamente en expectación. Además, a todos los estudiantes con necesidades educativas especiales que tenían derecho a recibir grabaciones de sus clases les encantó y se lo contaron a sus compañeros de piso y amigos. Esto dio lugar a que los estudiantes que no recibían las grabaciones de las clases de forma estándar llamaran a nuestra puerta para pedir que también se les dieran las grabaciones, y no solo de audio, sino también con capturas de pantalla.

Lamentablemente, este entusiasmo no fue compartido por sus profesores, al menos al principio. Al principio, los profesores se mostraron bastante reacios a ofrecer acceso a las grabaciones de las clases por varias razones. Para empezar, muchas personas son intrínsecamente resistentes al cambio. En este contexto concreto, a los profesores les preocupaba que la grabación de las clases les sustituyera o que provocara un gran descenso en la asistencia de los estudiantes, lo que provocaría su desinterés. A pesar de la gran cantidad de investigaciones que contradicen estas preocupaciones, muchos empleados seguían creyendo lo mismo, por lo que tuvimos que debatir mucho con los profesores y otras partes interesadas para aliviar sus preocupaciones. Nuestro reto fue convencerles de que, en la mayoría de los casos, la incorporación de las clases grabadas supondría un gran impulso para la enseñanza y el aprendizaje y aumentaría la satisfacción de los estudiantes.

En ese momento, teníamos muy claras dos cosas. En primer lugar, sabíamos que un número cada vez mayor de nuestros estudiantes demandaba el acceso a conferencias grabadas y queríamos ser capaces de satisfacer esta demanda para poder mejorar la experiencia de aprendizaje de los estudiantes. En segundo lugar, sabíamos que teníamos que superar retos técnicos y culturales para ofrecer el tipo de grabaciones de conferencias que los estudiantes buscaban.

Era obvio que nuestros ambiciosos planes de grabación de conferencias no podían cumplirse con la configuración que habíamos creado internamente, por lo que comenzamos a buscar una solución comercial de captura de conferencias para satisfacer mejor las necesidades de nuestra institución. También nos dimos cuenta de que la funcionalidad del sistema de captura de conferencias que elegimos podría contribuir a superar parte de la resistencia a adoptar la captura de conferencias, por ejemplo, proporcionando permisos de acceso estrictos y opciones de exclusión granulares, de modo que cuando hubiera casos genuinos en los que la grabación de una conferencia fuera inapropiada, pudiéramos tenerlo en cuenta.

Si nos tomamos un momento para pensar en los requisitos técnicos que buscábamos en nuestra nueva solución de captura de conferencias, queríamos una plataforma que:

• capturaría prácticamente cualquier cosa, incluida la pantalla de un presentador
• podría proporcionar un modelo de permisos sólido basado en las preferencias del personal y facilitar que éste cambie sus preferencias si es necesario
• podría utilizarse con nuestro hardware actual
• podría ser gestionado esencialmente por una persona, no por un gran equipo
• requiere una intervención mínima por parte del personal, por lo que no tienen que, por ejemplo, optar por todas y cada una de las grabaciones si saben que quieren capturar el contenido de todo un trimestre
• podríamos integrarlo con nuestro sistema de horarios
• nos permitiría mantener nuestro actual front-end (que muchos estudiantes veían con mucho cariño).

Además, sabíamos que queríamos ir a lo grande con la captura de conferencias, por lo que era esencial elegir una solución que funcionara en todo el campus a escala masiva.

Durante el proceso de evaluación, examinamos varias soluciones diferentes, pero después de revisar todas las opciones, elegimos Panopto porque era la que mejor cumplía los requisitos técnicos que habíamos identificado. Además de tener la funcionalidad básica que buscábamos, la API era muy buena. Siempre hemos sido un equipo al que le gusta meterse en faena y experimentar cuando es posible, y la API nos ofrecía la posibilidad de personalizar y desarrollar funcionalidades adicionales internamente. Esto significó que Panopto encajaba en la cultura y el estilo de trabajo de nuestro equipo, así como en nuestros requisitos institucionales generales.

En 2012, con el apoyo de Panopto, ampliamos la grabación de conferencias a 60 salas para grabar unas 40.000 horas de material de conferencias. Utilizamos la función de grabación remota de Panopto para automatizar el proceso de captura de conferencias, instalando el software en ordenadores estándar y utilizando algún hardware de audio adicional para captar mejor el sonido.

En 2015, con Panopto podemos grabar en unas 180 salas. Esto representa casi el 90% de nuestros espacios de enseñanza formal. Las únicas excepciones a esta configuración de grabación casi omnipresente son nuestras salas pequeñas (como los despachos individuales), las salas poco prácticas (como los laboratorios húmedos) y los lugares poco prácticos (como el campo de deportes). Este enorme crecimiento en el número de salas que atendemos no hará más que aumentar. Para el verano de 2016, podremos grabar en 220 espacios docentes. En el curso 2015-2016, pretendemos captar 90.000 horas de enseñanza, lo que equivale a unas 300-400 grabaciones diarias.

Con Panopto hemos podido alcanzar esta escala y hacerlo a nuestra manera. Por ejemplo, mientras que muchas instituciones integrarían Panopto con su VLE, nosotros lo hacemos únicamente con nuestro sitio web y con el Directorio Activo. Esto significa que no tenemos que lidiar con un VLE que imponga su estructura a nuestra configuración. La flexibilidad de la plataforma de vídeo de Panopto nos ha permitido ofrecer la captura de clases de una forma que tiene en cuenta las características específicas de nuestra estructura institucional y algunas de las formas exclusivas en las que queremos ofrecer contenidos grabados a nuestros estudiantes. Es una visión muy "nuestra" de la grabación de conferencias, pero con la tecnología de Panopto.

Si desea obtener más información sobre cómo Panopto puede ayudar a su institución a ofrecer la captura de conferencias a escala, puede solicite una demostración y una prueba gratuita de un miembro de nuestro equipo.