En todas las empresas, las reuniones son un medio importante para que los compañeros compartan ideas, hagan una lluvia de ideas y concreten detalles para realizar el trabajo. Por desgracia, muchas de las ideas que se comparten durante las reuniones suelen perderse en los correos electrónicos de recapitulación de las mismas, que no solo consumen mucho tiempo en su redacción, sino que también suelen pasar desapercibidos en las bandejas de entrada de los empleados, cada vez más numerosas.

¿Por qué el valor de una reunión debe terminar cuando lo hace la discusión?

En Panopto, nos encontramos con que cada vez más clientes utilizan nuestra plataforma de vídeo para grabar sus reuniones en , lo que garantiza que las ideas y la información compartidas se capturan y se ponen a disposición de los empleados de toda la organización.

¿Grabar reuniones? ¿Por qué alguien lo haría?

En nuestras conversaciones con los clientes, hemos descubierto que hay tres motivaciones principales para llevar el vídeo a sus salas de reuniones:

1. Se acabaron las reuniones perdidas: Grabar las sesiones de las reuniones significa que nadie tiene que perderse un debate. El vídeo puede compartirse con los empleados que no hayan podido asistir debido a conflictos de horario o a la distancia geográfica, para que todos tengan acceso a la misma información.
2. Mantener registros del proceso de toma de decisiones: Con demasiada frecuencia, las ideas alternativas compartidas durante las reuniones se pierden cuando se toma una decisión. Los vídeos de las reuniones pueden servir para documentar otras ideas consideradas, así como para comprender cómo se tomaron finalmente las decisiones. Si es necesario, los equipos pueden volver a la discusión inicial para encontrar ideas que no estaban listas para ser ejecutadas en ese momento y que ahora pueden ser evaluadas para ayudar a que los proyectos crezcan.
3. Reduzca la necesidad de tomar notas: Los puntos importantes que se plantean durante las reuniones pueden perderse a menudo simplemente porque los asistentes estaban concentrados en anotar un punto anterior. Con el vídeo, los empleados pueden participar más plenamente en un debate sabiendo que pueden utilizar la búsqueda interna de vídeo para volver a los puntos que se han perdido. Además, el vídeo puede proporcionar un resumen de la reunión, lo que reduce la necesidad de crear largos correos electrónicos de seguimiento después de la reunión.

Y en Panopto, utilizamos nuestra plataforma de vídeo para grabar todo tipo de reuniones, desde pequeñas charlas dentro de un departamento hasta reuniones de toda la empresa, para que todo el mundo esté al día.

Cómo grabar una reunión con Panopto

Con Panopto, grabar reuniones es fácil, y puedes empezar con tan solo tu iPhone, iPad o portátil y su cámara web integrada.

En primer lugar, si tienes tiempo antes de la reunión, explora la sala de reuniones antes de que llegue el resto de los asistentes y prepárate para grabar. Abre tu grabador Panopto (disponible para Windows y Mac, así como a través de Panopto Mobile para iOS), y asegúrate de que tu cámara apunta hacia la zona que quieres capturar.

Si utilizas la aplicación de grabación de escritorio de Panopto, te sugerimos que realices una rápida comprobación de sonido hablando en las zonas de la sala en las que se sentarán los asistentes a la reunión y confirmando que tu micrófono capta adecuadamente el sonido. La calidad del sonido puede marcar la diferencia entre una grabación útil y otra que no lo es tanto, por lo que debes asegurarte de que se oye a todo el mundo. Para obtener más ayuda con el audio, consulta nuestra publicación en el blog sobre consejos para la grabación de audio de presentaciones.

Una vez que te sientas cómodo con la configuración de vídeo y audio, podrás empezar a grabar. Sólo tienes que pulsar el botón de grabación y comenzar la reunión. Una vez que la reunión haya terminado, haz clic en el botón de detener la grabación. El vídeo de tu reunión se cargará en la biblioteca de vídeo de Panopto de tu empresa , donde se codificará automáticamente para su transmisión a cualquier dispositivo y se pondrá a disposición de los miembros de tu organización.

Además, con Panopto, cualquier palabra pronunciada durante la reunión se puede indexar y hacer que se pueda buscar, de modo que cualquier persona que se haya perdido un punto específico o un elemento de acción pueda buscar una palabra o frase exacta, y luego ser llevada a ese punto preciso durante la reunión.

¿Preparado para grabar tus reuniones?

Panopto hace que sea fácil grabar y compartir sus reuniones, utilizando el portátil o el smartphone que ya tiene. Pruebe Panopto gratis hoy mismo y descubra por qué cada vez más organizaciones capturan sus reuniones con vídeo.