La opinión de Sam Crumley, vicepresidente de la experiencia de los empleados en Panopto

Antes de incorporarme a Panopto como vicepresidente de Experiencia del Empleado, trabajé en una serie de puestos de aprendizaje y desarrollo (L&D) y de recursos humanos. Abarqué una gran variedad de sectores y trabajé para algunas de las empresas más importantes del mundo. Naturalmente, durante el tiempo que desempeñé estas funciones, me encontré con una serie de retos en el camino. Desde cómo conectar equipos que trabajan en lugares remotos hasta cómo gestionar el cambio de forma eficaz.

En un seminario web impartido en asociación con Personnel TodayEn el curso de la conferencia, expuse siete de los retos a los que me enfrenté en mis anteriores trabajos, cómo los resolví en su momento y, sobre todo, cómo los resolvería ahora si hubiera sabido entonces lo que sé ahora sobre el potencial del vídeo para transformar la cultura corporativa a través de la formación y la comunicación. Los siete retos que abordé fueron:

• Captación e intercambio de conocimientos
• Gestión de las expectativas de rendimiento
• Formación sobre el terreno a la carta
• Microlearning
• Formación sobre productos
• Gestión del cambio
• Mejora de las conexiones a distancia

Voy a repasar cada uno de ellos y a mostrar cómo el vídeo puede mejorar en gran medida su enfoque de este tipo de retos de L&D y RRHH.

Vídeo para captar y compartir conocimientos

En mi primer ejemplo, reflexioné sobre mi época en una empresa de consultoría especializada. Esta consultora tenía cientos de empleados facturables repartidos por todo el país y no contaba con una función de L&D. Los conocimientos y la experiencia importantes de la organización se concentraban en unos pocos miembros clave del personal y en unos pocos recursos clave, lo que amplificaba los retos a los que se enfrentaba la empresa. Estos retos se centraban tanto en la disponibilidad de esos recursos y miembros del personal como en las limitaciones de proximidad cuando necesitábamos ampliar la formación de a miembros remotos del equipo.

Si bien se trata de cuestiones importantes que hay que abordar, también pude ver oportunidades aún mayores para impulsar la cultura de la empresa reforzando los valores fundamentales de la misma, encontrando mejores mecanismos para reconocer la experiencia de los empleados, conectando a los empleados de forma más significativa y reduciendo las solicitudes ad hoc de recursos.

En aquel momento, la forma de abordar la necesidad de mejorar la captación y el intercambio de conocimientos de los empleados de fue realizar una formación anual basada en hitos, complementada con eventos mensuales en directo en los que se fomentaba el intercambio de conocimientos. Sin embargo, persistieron algunos problemas, que se manifestaron de tres formas principales:

• Gran parte de los contenidos de aprendizaje más importantes se crearon "en los márgenes" a medida que se necesitaban
• No teníamos ningún análisis o evaluación del valor o el impacto de nuestras actividades de formación e intercambio de conocimientos
• Teníamos un repositorio creciente de documentos independientes

Cuando pienso en cómo haría ese proyecto ahora, sabiendo lo que sé sobre el vídeo, esto es lo que creo que habría sido una solución con vídeo para esa empresa. Podríamos haberlo hecho:

• Creación de vídeos reutilizables que capturan a los expertos en la materia
• Ofreció flipped training enfoques en la preparación de eventos en vivo
• Se ha analizado el uso de estos vídeos y se ha evaluado la satisfacción del personal
• Mejor apoyo al trabajo de los clientes gracias a la accesibilidad de los contenidos de vídeo
• Ha permitido la curación efectiva de vídeos a través de , la búsqueda dentro de los vídeos.

 

Vídeo para gestionar las expectativas de rendimiento

En otra función anterior, tuve que formar a los directivos en un nuevo proceso de gestión del rendimiento. Dos elementos clave de este proyecto de formación eran ayudarles a reforzar las expectativas de rendimiento y comunicar eficazmente cómo eran las buenas prácticas para los líderes de personas.

Al igual que en el ejemplo anterior, había una serie de oportunidades para mejorar la cultura de la empresa como parte de este proceso. Por ejemplo, me pareció que podíamos utilizarlo como una forma de aumentar la visibilidad de los líderes senior, de alinear mejor las expectativas de los líderes de las personas y de reforzar los valores fundamentales de la empresa.

¿Cómo gestioné este proyecto en su momento? Bueno, hicimos una campaña de "empuje" en la que se explicaba el nuevo proceso. Esto se apoyó con instrucciones y orientaciones escritas. Optamos por un enfoque "en cascada" de la formación, según el cual las divisiones se apropiarían del proceso hasta llegar a los directivos. Aunque esto tenía algunas ventajas en cuanto a la eficacia de la campaña de promoción, también abría la posibilidad de que los directores no se comunicaran necesariamente de forma coherente con sus subordinados.  

Pensando en este escenario desde mi perspectiva actual, ¿cómo habría sido una solución con vídeo a este desafío? Bueno, podríamos haberlo hecho:

• Creó un vídeo de formación detallado que estaría disponible a la carta, siempre que fuera necesario
• Se ha creado un banco de recursos de vídeo para incorporar a los nuevos directivos y que los actuales pueden consultar antes de las discusiones sobre el rendimiento.
• Seguimiento y adopción de estos materiales
• Garantizar la coherencia de los mensajes proporcionando un contenido estándar a la carta, eliminando la necesidad de que los gestores tengan que transmitir la información en cascada.

 

Vídeo para la formación sobre el terreno a la carta

El tercer ejemplo lo he tomado de mi experiencia en una empresa de servicios públicos. Este sector se enfrenta a unos retos muy inminentes, ya que cuenta con una plantilla envejecida que, en conjunto, posee un vasto acervo de conocimientos altamente especializados. Las empresas de este sector intentan contratar a nuevos empleados y ponerlos al día rápidamente, sabiendo que pronto alrededor del 50% de sus empleados más experimentados se van a jubilar y, si la organización no tiene cuidado, se lleva todos sus conocimientos.

En la empresa en la que trabajaba, también existía el problema de que cualquier evento de formación en vivo sacaba inevitablemente a los trabajadores productivos del campo.

Sin embargo, como ocurre con cualquier reto, también hubo oportunidades. Lo vi como una oportunidad para superar las diferencias generacionales que se perciben en , ya que los trabajadores más veteranos podían orientar y formar a las futuras cohortes y mostrar el valor de la permanencia y la experiencia. También me pareció que podría reforzar realmente una cultura de calidad y seguridad entre los trabajadores.

¿Cómo resolvieron entonces estos retos? Bueno, con una función L&D centralizada responsable de los contenidos y una gran cantidad de miembros del personal con experiencia, crear un conjunto de recursos no fue demasiado difícil. Estos recursos se ampliaron ofreciendo periódicamente formación en directo, tanto en las sedes como a nivel central.

Pensando ahora en esto, creo que si hubiéramos podido utilizar el vídeo el resultado final habría sido aún mejor. Habríamos podido:

• Involucrar al personal de campo en la creación de contenidos de una manera mucho más amplia, permitiendo que más personal registre los procesos y procedimientos, especialmente permitiéndoles utilizar dispositivos móviles sobre el terreno.
• Conservar el conocimiento matizado de los jubilados - no sólo capturar lo que saben, sino grabar realmente cómo hicieron ciertas cosas. Este conocimiento "integrado" de los procesos físicos y prácticos es difícil de captar a través de cualquier otro medio, pero el vídeo se presta perfectamente a ello.
• Crear vídeos actualizados/ampliados a medida que cambian las condiciones.

 

Vídeo para el microaprendizaje

Cuando trabajé en una organización sanitaria, me di cuenta de los beneficios potenciales del aprendizaje justo a tiempo, o microlearning. Los profesionales con los que trabajaba no disponían de mucho tiempo, pero la organización tenía unos niveles de exigencia comprensibles, tanto en lo que respecta al cumplimiento como a los resultados de los pacientes. El personal era evaluado con frecuencia, por lo que resultaba esencial crear actividades de desarrollo oportunas que se adaptaran a sus rápidos calendarios.

Al pensar en la mejor manera de apoyar a estos empleados, me di cuenta de que los recursos de aprendizaje adecuados podrían apoyar mejor el crecimiento personal y el avance interno. También sabía que una mayor atención al paciente no haría sino mejorar la marca y la reputación de la organización. Todo ello contribuiría a mejorar considerablemente la cultura de la empresa.  

Empezamos a abordar los desafíos únicos de esta organización instituyendo la formación en la "sala de descanso", de modo que el personal pudiera acceder a breves trozos de microaprendizaje cuando estuviera fuera de las salas. Esto se combinó con reuniones virtuales. La empresa puso un énfasis considerable en la formación de los nuevos empleados y utilizó materiales de proveedores para ayudar a formar al personal en herramientas específicas y equipos complejos. Los profesionales también crearon formación centrada en el cumplimiento de la normativa sobre procedimientos médicos.

Así que, sabiendo ahora lo que sé sobre el vídeo, ¿cómo enfocaría este proyecto? Bueno, para empezar, aunque hemos avanzado mucho en la formación de los nuevos empleados y hemos apoyado el aprendizaje continuo a través de la formación en la "sala de descanso", nos faltaba una herramienta flexible para apoyar el verdadero aprendizaje "sobre la marcha". Con el vídeo, habría creado:

• Vídeos a la carta y basados en tareas (que potencian la formación "lo que necesito saber ahora")
• Contenido de vídeo habilitado para móviles para mantener al personal con los pacientes incluso si necesitan comprobar algo
• Recursos para la educación de los pacientes, con el fin de ayudarles a gestionar sus propias condiciones de manera más eficaz después de salir del hospital
• Contenido de vídeo dinámico con cuestionarios para comprobar la comprensión para el cumplimiento y funciones sociales para el debate y el intercambio de conocimientos

 

Vídeo para la formación sobre productos

Otra función sobre la que reflexioné durante el seminario web fue el tiempo que trabajé para una empresa nacional de infraestructuras de servicios financieros. Esta organización hacía especial hincapié en la satisfacción del cliente y operaba en un sector muy competitivo. Tenían oficinas de ventas regionales y un soporte de L&D centralizado. La formación "emergente", en la sombra, tenía lugar cuando la L&D corporativa no podía ofrecer apoyo. Trabajar con este enfoque de bricolaje, en lugar de sustituirlo, era importante porque ofrecía la oportunidad de identificar a los "héroes" del aprendizaje y darles reconocimiento por compartir su experiencia.

Entonces, ¿cómo apoyé el aprendizaje en este escenario? Decidí aprovechar tanto la oferta centralizada de L&D como el enfoque "DIY", de base, para crear un entorno híbrido de aprendizaje . Utilicé el Sistema de Gestión del Aprendizaje (LMS) corporativo para alojar contenidos y trabajé con varios departamentos para tomar decisiones sobre el contenido exacto y la entrega. Sin embargo, el material de formación solía ser creado por los empleados y no por los diseñadores pedagógicos. Esto les permitía aprovechar la comodidad y la coherencia que ofrecían los recursos centralizados, al tiempo que garantizaba que los recursos de aprendizaje fueran muy pertinentes.

¿Cómo habría sido una solución con vídeo en este escenario? Pues lo habría sido:

• Reforzar la creación de contenidos por parte de los empleados en
• Nos permitió conectar el vídeo al LMS sin necesidad de complejos formatos
• Garantizar la reutilización de los contenidos en los departamentos de ventas y asistencia.
• Ofreció a la alta dirección una mejor visibilidad del consumo de materiales de formación
• Se ha facilitado la búsqueda de contenidos para facilitar el aprendizaje en tiempo real.

 

Vídeo para la gestión del cambio

A lo largo de mi carrera he participado en muchos proyectos de gestión del cambio. En uno de ellos, la organización en cuestión estaba experimentando un cambio importante: pasar de ofrecer formación y desarrollo internos a un modelo totalmente externalizado para la planificación de contenidos, el desarrollo, la entrega, la administración del LMS y la asistencia al usuario final.

Este proyecto nos ofreció la oportunidad de reforzar el enfoque en la calidad y el servicio al cliente de en la organización, celebrar la singularidad de su modelo de negocio dentro de la industria y reexaminar cómo integrar rápidamente las nuevas contrataciones para los roles de alta rotación.

Cuando diseñé el enfoque de gestión del cambio en la organización, me aseguré de que hubiera un alto grado de participación de las partes interesadas en todas las etapas para garantizar que mantuviéramos los niveles de compromiso. Esto implicó muchos viajes para obtener una visión real de las necesidades y opiniones de la gente. También creé un nuevo flujo de trabajo para la formación centralizada del liderazgo y los nuevos recursos de incorporación al grupo.

Mirando hacia atrás, creo que con el vídeo la iniciativa podría haberse ejecutado de forma aún más eficaz. Nos habría permitido que los materiales de formación fueran más coherentes, independientemente del instructor que los impartiera y de su ubicación. También habríamos podido captar las peculiaridades culturales de la organización a través del vídeo de una manera que era difícil de conseguir de otro modo. Esto es lo que yo habría añadido a la mezcla original de gestión del cambio:

• Vídeos de demostración para departamentos y localidades
• Comentarios en vídeo y breves reflexiones en vídeo sobre los problemas de las distintas regiones de la oficina
• Más opciones de vídeo a la carta para reducir los desplazamientos para la formación presencial
  

 

Vídeo para mejorar las conexiones a distancia

El último ejemplo que di durante el seminario web estaba relacionado con mi experiencia facilitando la colaboración en entre equipos remotos. Aunque muchas organizaciones con las que he trabajado operaban en diferentes regiones, el ejemplo que elegí fue cuando trabajé para una autoridad gubernamental canadiense que prestaba servicios en amplios territorios con un presupuesto limitado. Esta organización tenía problemas de rotación y de personal. Los empleados se encontraban a menudo en lugares increíblemente remotos, lo que dificultaba las opciones de formación presencial.

Al analizar las oportunidades que tenía para mejorar la cultura de la empresa, sabía que sería importante reforzar las conexiones con la oficina principal y acabar con los conceptos erróneos o la falta de comprensión entre las ubicaciones. También quería mejorar la experiencia regional y abrir oportunidades de desarrollo profesional para los trabajadores ubicados en lugares remotos.

El enfoque que adopté en aquel momento implicaba viajes periódicos a la oficina principal y la creación de contenidos centralizados que "enviábamos" a otros lugares. Las reuniones virtuales servían para reunir a los equipos remotos y ofrecían una mezcla de creación de contenidos internos y externos.

¿Cómo creo que el vídeo habría ayudado en este caso? Bueno, me habría permitido:

• Crear contenidos en un modelo más distribuido con más aportaciones de los equipos remotos
• Recoger más fácilmente los conocimientos regionales
• Aumenta la visibilidad de la función L&D con menos recorrido
• Mantener la marca de la organización sin comprar contenidos externos
• Ofrecer opciones de contenido de vídeo descargable para quienes tengan problemas de ancho de banda
• Crear versiones internas y externas de los contenidos de forma más eficiente
  

 

Consejos para liderar una transformación cultural con la formación y la comunicación asistida por vídeo

Así que, pensando en todos los ejemplos que he dado, ¿qué le diría a un compañero de L&D, de RRHH o de compromiso de los empleados que esté pensando en utilizar el vídeo para resolver sus retos de aprendizaje y comunicación y mejorar la cultura de la empresa? Yo destacaría:

• Centrarse en los puntos débiles para asegurarse de que la solución de vídeo aborda los problemas más importantes
• Implicar a los usuarios en la creación tanto de flujos de trabajo como de contenidos para garantizar su relevancia
• Aprovechar (e integrar) la tecnología existente, por ejemplo, el LMS

Una vez que se ha empezado, ¿cómo se impulsa la adopción del vídeo? En este caso, yo sugeriría:

• Confirmar los impactos culturales para la alineación y el refuerzo
• Dejar flexibilidad para que surjan nuevos casos de uso a medida que la gente experimenta con el vídeo
• Empezando por el contenido, luego considerando el formato

Mi último consejo sería asegurarse de medir el éxito. Además de analizar el consumo de contenidos de vídeo, aconsejaría medir dimensiones como la satisfacción, la interacción social y, por supuesto, los resultados finales para la organización. También me gustaría analizar la amplitud y la profundidad de tus contenidos de vídeo y la reutilización de lo que tienes para asegurarte de que obtienes el máximo beneficio al mejorar la cultura de tu empresa con el vídeo.

¿Está interesado en utilizar el vídeo para ayudar a transformar su cultura corporativa? Póngase en contacto con nuestro equipo para solicitar una prueba gratuita.

 

Puede acceder a una versión a la carta del seminario web en el que presenté originalmente estas ideas en el sitio web de Personnel Today aquí: https://www.personneltoday.com/hr/improve-company-culture-by-using-video-webinar/