Según Brandon Hall Group, el 73% de las empresas esperan aumentar su atención al aprendizaje social en el próximo año. Y eso es por una buena razón: el aprendizaje social ha demostrado ser un medio más eficiente para desarrollar ideas nuevas e innovadoras, así como una forma más eficaz de preservar y compartir la experiencia institucional, desde cómo funcionan los sistemas de misión crítica hasta cómo hacer una nueva cafetera.

El aprendizaje social ha sido durante mucho tiempo la forma dominante en que los individuos enseñan y comparten información dentro de las organizaciones. El famoso modelo de aprendizaje organizacional 70:20:10 sostiene que más del 70% del aprendizaje en el puesto de trabajo proviene de este tipo de intercambio de conocimientos informales en lugar de la formación formal, y los últimos estudios indican que incluso esa estimación puede ser baja.

Hoy en día, cada vez más organizaciones reconocen el enorme impacto que tiene el aprendizaje social en la forma en que sus empleados se ponen al día una vez contratados, cómo experimentan la capacitación formal a lo largo de su empleo y la forma en que contribuirán al aprendizaje en el trabajo de sus colegas, compañeros y subordinados directos.

Y a medida que van viendo ese valor, a menudo el primer paso que dan muchas organizaciones es comenzar a curar esa experiencia institucional, para hacerla más disponible, responsable y consistente para que todos en la empresa la consuman. Esto, por supuesto, ha demostrado no ser una tarea fácil. Por ello, Forrester Research recomienda ahora que todos los equipos de recursos humanos y de formación y desarrollo tengan en cuenta todas las oportunidades que ofrece la tecnología a la hora de buscar formas nuevas e innovadoras de compartir información.

"El aula presencial ya no es la norma", escribe la analista de Forrester Claire Schooley. "De hecho, es un enfoque atípico y arcaico para algunas organizaciones. Los profesionales de RR.HH. y de la formación utilizan material de aprendizaje a su propio ritmo al que se accede desde un portal, grupos de debate en línea que apoyan una línea de negocio, vídeos producidos por los usuarios, comunidades de aprendizaje que proporcionan información y apoyo útiles, y centros de conocimiento en línea con PDF, vídeos e información gráfica a la que se accede mediante búsquedas por palabras clave."

Aunque todos los nuevos medios de conservación del conocimiento merecen consideración, el vídeo es una clase aparte.

A falta de una interacción cara a cara, no hay mejor forma de compartir conocimientos que el vídeo. Las encuestas sobre el compromiso de los empleados lo confirman: según Forrester Research, los empleados tienen un 75 % más de probabilidades de ver un vídeo que de leer documentos, correos electrónicos o artículos web.

Pero eso nos lleva a una pregunta fundamental: en una era en la que los profesionales del aprendizaje han visto la oportunidad del video como una herramienta para registrar y compartir conocimiento e información, ¿cómo se puede convertir ese potencial en realidad en su propia organización?

5 formas en que una plataforma de vídeo puede apoyar el aprendizaje social

Primero: Preservar y compartir el conocimiento institucional

En las empresas actuales, prácticamente todo el mundo es experto en alguna materia. Ya sea cómo se dibuja la arquitectura del producto, cómo los equipos individuales gestionan los datos, cómo se procesan los clientes potenciales a través de los sistemas de CRM o cómo se organiza la cadena de suministro, alguien de su equipo conoce los intrincados detalles de cómo funcionan realmente todas y cada una de las partes de su negocio.

Esto ofrece una gran oportunidad, y un gran problema potencial. Si no ha capturado ese conocimiento, literalmente sale por la puerta con sus empleados. La empresa media pierde el 12% de su plantilla cada año: los que no han documentado sus conocimientos institucionales pueden despertarse y descubrir que se han ido a trabajar a la competencia y que nadie tiene las respuestas.

El vídeo responde a esta posible crisis con una única solución y dos ventajas excepcionales.

Primero, pedirle a sus expertos en la materia que registren su experiencia es una manera fácil de documentar y compartir todos esos detalles que conforman las operaciones diarias en su empresa, asegurando que la información vital nunca salga por la puerta.

Y en segundo lugar, incluso si sus expertos nunca se van, el vídeo también puede ser una herramienta eficaz para ayudarles a gestionar su tiempo de forma más efectiva. En lugar de explicar los mismos procesos y programas una y otra vez cada vez que surja la pregunta, compartir un enlace a una respuesta previamente grabada les ahorrará tiempo para un trabajo nuevo y más apremiante, a la vez que se asegura de que la persona que pregunta obtiene la información que necesita.

No es de extrañar que, según un estudio de Bersin by Deloitte, la empresa media gastara tres veces más en herramientas de aprendizaje social en 2012 que en los dos años anteriores.

Vea cómo compartimos el conocimiento a través del vídeo en Panopto:

 

 

Segundo: Juego de roles con vídeo

En última instancia, gran parte del éxito de una organización reside simplemente en la forma en que los empleados interactúan con los clientes y entre sí. Muchas empresas han invertido abundantemente en este ámbito, programando interacciones y planificando comunicaciones, con la esperanza de estandarizar la forma en que la empresa se presenta, tanto hacia el interior como hacia el exterior.

Pero los seres humanos son animales visuales, muy atentos a las señales sociales. Los elementos no verbales constituyen el 90% de nuestras comunicaciones.

Los guiones, manuales y otros manuales impresos simplemente no sirven. Pero el videojuego sí lo hace.

Los juegos de rol en vídeo pueden abarcar desde la formación formal hasta la informal. Muchas organizaciones están descubriendo que el simple hecho de grabar a sus empleados estrella en acción puede ayudar a identificar los rasgos de comportamiento y las acciones que les ayudan a tener éxito.

Como medio visual y atractivo, el vídeo transmite el estilo y la entrega, no sólo la sustancia, de una interacción dirigida. Los matices en el tono de voz, los movimientos corporales y otras señales no verbales se comunican, lo que ayuda a que tanto los empleados nuevos como los experimentados tengan éxito en sus funciones.

Algunos ejemplos de vídeos de formación en interacción con el cliente que los empleados pueden representar y grabar con poco más que una cámara web y su ordenador portátil:

• Comprender las recreaciones de los compradores
• Compromisos de venta por teléfono y en persona
• Presentaciones de ventas y marketing
• Interacciones de primera línea entre empleados y clientes

Y con una herramienta de creación de contenidos fácil de usar, cada vez que un empleado descubra una nueva mejor práctica relacionada con su función, podrá compartirla con todo el equipo con sólo pulsar "grabar".

Tercero: Proporcionar entrenamiento con vídeo

Puede que ya tenga el mejor programa de formación del sector. Puede que ya comparta más información que nadie, y que los resultados de las pruebas demuestren que su equipo está aprendiendo de verdad hasta el último detalle. Pero todo es inútil si sus empleados no ponen en práctica esos conocimientos cuando los necesitan.

Desde los teleoperadores y los representantes del servicio de atención al cliente hasta los nuevos gerentes e incluso los atletas profesionales, no faltan pruebas de que registrar y revisar el propio rendimiento con un entrenador puede ser una forma rápida y eficaz de diagnosticar problemas e identificar oportunidades de mejora.

La grabación de las actividades clave de los empleados para su revisión puede ayudar a los entrenadores profesionales a ver realmente dónde está trabajando un empleado en su mejor momento, y mostrar a los empleados exactamente dónde y cómo pueden estar desviándose del camino. En este caso, el vídeo puede servir de testigo objetivo, ayudando a un entrenador a reproducir momentos específicos y a ofrecer comentarios.

De este modo, los vendedores pueden encontrar formas de mejorar su eficacia, los trabajadores de primera línea son más conscientes de la impresión que causan, e incluso los directivos aprenden a comunicarse con mayor eficacia. Una forma sencilla de ayudar a las personas a verse a sí mismas en acción, el vídeo permite a los empleados, incluidos los líderes de la empresa, identificar más fácilmente sus puntos débiles, y luego practicar para mejorarlos hasta que lo consigan.

Cuarto: Curar el conocimiento compartido en las reuniones

Mientras que la formación formal suele ser un reflejo del aula -con un profesor designado y un objetivo de aprendizaje planificado-, algunos de los aprendizajes internos más habituales se producen de forma casi incidental. A menudo, esta "formación" no es en absoluto una formación, sino una información compartida en el marco de un debate que puede dar forma a la manera en que un individuo o un equipo aborda su trabajo.

La información que se comparte en las reuniones en la mayoría de las organizaciones puede ser muy variada, desde datos sobre un proyecto determinado hasta conceptos más abiertos como las prioridades y los procesos de la organización. Esta información puede ser enormemente valiosa como referencia para futuras reuniones, como material de revisión para los empleados que no pudieron asistir en persona, como parte del proceso de incorporación de nuevos empleados y para impulsar la comprensión y la alineación con otros equipos de la organización.

El vídeo de las reuniones crea un registro útil de los cómos y los porqués de las decisiones pasadas, las ideas que se aportaron y las ideas intercambiadas. Sin la grabación, esta valiosa información suele perderse poco después de la reunión.

Sin embargo, con el vídeo, todas las ideas, decisiones y otros datos importantes pueden recuperarse en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. El equipo puede volver al debate inicial para encontrar todas las ideas que aún no se han puesto en práctica y las ideas que pueden haber olvidado.

Por ello, un número creciente de organizaciones está haciendo de la grabación de reuniones una parte del ritmo habitual de trabajo. Estas grabaciones suelen incluir:

• Debates sobre el inicio del proyecto
• Llamadas de actualización de estado
• Revisiones y retrospectivas de sprint de ingeniería
• Revisiones de los cuadros de mando de las empresas

Y las reuniones no tienen que ser grabadas en su totalidad para que las organizaciones vean su valor. El vídeo también puede ser una forma rápida de proporcionar un resumen de la reunión y los siguientes pasos, sin requerir todo el tiempo extra que supone escribir un correo electrónico de seguimiento formal.

Vea un ejemplo de intercambio de conocimientos video abajo:

 

 

Quinto: Capturar el conocimiento compartido en las revisiones de las entregas

En su informe, Informal Learning Garners Acceptance As A Legitimate Learning Approach, la analista de Forrester Research Claire Schooley afirma: "El aprendizaje informal crea entornos de trabajo en los que los empleados asumen la responsabilidad de su propio aprendizaje, ayudados por los empleadores que proporcionan un fácil acceso a los contenidos y herramientas adecuados. El aprendizaje social, en el que las personas aprenden unas de otras, es un subconjunto del aprendizaje informal".

Las reuniones son, sin duda, una fuente clave de intercambio de conocimientos informales. Pero hay otra fuente de enseñanza informal, en la que la mayoría de las organizaciones confían para enseñar procesos y expectativas de calidad: las revisiones de los entregables. Estas interacciones son a menudo poco más que un gerente enviando un correo electrónico o pasando por el escritorio de un empleado con un bolígrafo en la mano, tomando algunas notas sobre el documento, la cubierta, u otro entregable, y ofreciendo ideas para la mejora.

Pero aunque la interacción parece pequeña, la oportunidad de aprender es significativa.

Las revisiones de entregables enseñan a los empleados la forma correcta de crear documentos y otras formas de comunicación que se adhieren a los estándares de una organización. Enseñan formato, estructura y contenido. Transmiten expectativas de diseño. Ayudan a los empleados a saber cómo la organización defiende el cambio, comparte datos, ofrece actualizaciones y prácticamente todos los demás aspectos de la realización del trabajo.

Sin embargo, a pesar de todo el valor que tiene, la típica revisión se hace en el momento, lo que sólo beneficia al empleado que la ha recibido y, por lo general, es imposible consultarla más tarde. E incluso cuando se escriben los comentarios, a menudo es una tarea minuciosa de seguimiento de los cambios (que todavía no es posible para todos los formatos de documentos), junto con una viñeta tras otra de comentarios escritos.

Las revisiones de entrega de video ofrecen una alternativa.

Con el vídeo, un revisor puede grabar el entregable en su pantalla, así como la cámara web de su ordenador portátil para capturar sus comentarios hablados. En conjunto, la grabación puede mostrar qué cambios se hicieron, específicamente dónde el revisor tenía comentarios, y cómo el revisor le gustaría ver una nueva versión modificada - con mínima posibilidad de mala comunicación.

Y como el vídeo puede guardarse y compartirse, un directivo puede proporcionar revisiones grabadas de los entregables a los nuevos miembros del equipo cuando lo necesiten, dando a esa nueva persona un ejemplo real de cómo asumir la tarea y ahorrando al mismo tiempo al directivo el tiempo que de otro modo necesitaría para repetir la información.

Vea una revisión de los entregables entregada a través de un vídeo:

 

 

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