En Estados Unidos, el 15 de abril aparece en el calendario como un jefe que tiende a microgestionar demasiado. Es una fecha que marca el compromiso anual de una de las dos únicas certezas de la vida: la fecha límite para presentar los impuestos estatales y federales sobre la renta.

Aquí en los Estados Unidos, los impuestos se han ganado la reputación de ser posiblemente el proceso más confuso que la mayoría de la gente intenta. Existen múltiples formularios oficiales, de los cuales sólo unos pocos son relevantes para un contribuyente en particular. E incluso después de un esfuerzo concertado por el Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos para hacer los formularios más fáciles de entender, la mayoría de las líneas de cada documento siguen estando llenas de jerga contable o son frustrantemente vagas.

Lo peor de todo es que incluso los materiales destinados a ayudar a explicar las cosas sólo acaban creando más confusión. Sólo hay que ver, por ejemplo, los materiales de apoyo para el formulario 1040A -en sí mismo un formulario corto, de dos páginas- complementado con un PDF instructivo de 84 páginas.

Si alguien no va a ser capaz de resolver un 1040A, ¿qué probabilidad hay de que un FAQ de 84 páginas vaya a ayudar?

Afortunadamente para los contribuyentes estadounidenses, hay una manera mejor. Las empresas de contabilidad, los preparadores de impuestos y una serie de organizaciones sin ánimo de lucro han trabajado para facilitar la comprensión de cómo rellenar un formulario de impuestos, aprovechando el poder del vídeo como herramienta de enseñanza.

Un ejemplo perfecto es este vídeo de Laws.com, en el que se explica cómo rellenar el formulario 1040A en poco menos de 3 minutos. La grabación utiliza una aguda combinación de diapositivas de PowerPoint para introducir la información esencial por adelantado, y luego añade una sencilla grabación de pantalla de para ilustrar cómo debe rellenarse el formulario, paso a paso. En pocos minutos, el vídeo facilita la comprensión de lo que se tarda en explicar en texto en 84 páginas.

El vídeo simplifica la enseñanza de procesos complejos de varios pasos

¿Son los formularios de recursos humanos de su organización más fáciles de rellenar que las declaraciones de impuestos actuales?

Resulta tentador pensar que los problemas de la Agencia Tributaria son los típicos de la ineficacia burocrática, reliquias de los procesos que las organizaciones modernas mejoraron hace décadas.

Pero no estés tan seguro.

En muchas organizaciones, docenas -a veces cientos- de procesos siguen dependiendo de los mismos procesos de datos basados en formularios que guían la tributación moderna. Los formularios federales como el I9 y el W4 son ejemplos obvios, al igual que los formularios de beneficios de los empleados, como los formularios de inscripción y actualización de 401k, los formularios de inscripción de beneficios de seguro de salud y de vida, y docenas de otros trámites de personal.

Incluso si su organización ha digitalizado el proceso para estos y ya no requiere el papeleo real, eso no resuelve el problema. Los formularios digitales siguen siendo formularios y siguen requiriendo que los empleados los comprendan y los completen.

Es un problema con un coste real asociado. Para la mayoría de los empleados, rellenar correctamente los formularios de inscripción a las prestaciones es una preocupación importante, algo que ellos (y usted) no quieren equivocarse en absoluto. Por ello, la mayoría de los equipos de recursos humanos se atascarán con una pregunta tras otra mientras se esfuerzan por conseguir cada detalle correcto - consumiendo el tiempo que el personal de recursos humanos tiene disponible para otros proyectos.

Algunas organizaciones, especialmente las que contratan regularmente, intentan minimizar las preguntas aleatorias sobre las prestaciones haciendo que la inscripción forme parte de la incorporación, pero eso también tiene un coste, ya que requiere que la organización cuente con personal dedicado únicamente a ayudar a otros empleados a rellenar un formulario.

 

Garantizar la correcta cumplimentación de los formularios es una tarea cotidiana en la mayoría de las organizaciones

Incluso más allá de las inscripciones a los beneficios, la mayoría de las organizaciones están inundadas de formularios de un tipo u otro: añadir personas a una lista de correo electrónico requiere un formulario, actualizar los ordenadores portátiles o los dispositivos móviles requiere un formulario, las cuentas de gastos requieren un formulario, los viajes de negocios requieren un formulario, y eso apenas araña la superficie.

Y esos son solo los formularios simples: en un sentido más amplio, muchas de las herramientas de las que dependemos en nuestro trabajo diario son realmente una compleja red de formularios. Herramientas de CRM como Salesforce, herramientas de CMS como SharePoint, software de automatización de marketing como Eloqua: todas ellas son herramientas construidas en torno a la gestión y ejecución de la información de un conjunto de formularios individuales.

Peor aún, en la mayoría de las organizaciones, no hay nada mejor que el manual de apoyo de 84 páginas del IRS cuando se trata de ayudar a los empleados a utilizar cualquiera de estos formularios - no importa lo complejo o simple, no importa lo esencial o no que sea para el trabajo diario, la mayoría de las organizaciones no ofrecen ninguna manera fácil para que los empleados aprendan a completar correctamente todo lo requerido.

Y es una pena porque, como ha demostrado Laws.com en el ejemplo anterior, incluso los formularios del impuesto federal sobre la renta pueden explicarse en menos de 3 minutos con un vídeo.

 

El vídeo hace que enseñar a los empleados a rellenar los formularios sea fácil, y fácil de repetir

Con un vídeo rápido, su equipo de RRHH -y otro equipo que dependa de los formularios en su organización- puede recorrer todos y cada uno de los documentos que sus empleados tendrán que rellenar, y proporcionar una guía completa paso a paso, sin el PDF de 84 páginas.

Al hacer que los materiales de formación sean visuales, el vídeo ayuda a que los pasos sean más fáciles de entender, asegurando que más empleados completen sus formularios correctamente la primera vez.

Al grabar la formación de cada formulario, su organización puede hacer que esos materiales estén disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar, a la carta, en su videoteca corporativa segura . Incluso puede proporcionar enlaces a los vídeos desde sus propios documentos, para asegurarse de que los empleados puedan acceder rápidamente a ellos.

Y al almacenar esos vídeos en su videoteca, puede permitir a los empleados buscar y encontrar momentos relevantes dentro de esas grabaciones. La función de búsqueda de vídeos de Panopto indexa cada palabra hablada y cada palabra mostrada en pantalla para cada vídeo de su biblioteca (tanto si se ha grabado con Panopto como si no), lo que ayuda a los miembros de su equipo a encontrar y avanzar instantáneamente hasta la respuesta a cualquier pregunta que puedan tener.

Lo mejor de todo es que el vídeo puede ayudarle a devolver tiempo a su equipo de RRHH para que se centre en proyectos nuevos y de gran valor, en lugar de responder a las mismas preguntas una y otra vez. Especialmente para las organizaciones más grandes, es un retorno de la inversión que hablará por sí mismo.

 

Vea cómo el vídeo puede facilitar el proceso de incorporación a su organización

Más convincente que un manual y más rentable que los eventos y seminarios presenciales, el vídeo es una de las mejores inversiones que puede hacer una empresa en materia de incorporación de empleados en . Descargue nuestro artículo técnico y descubra cómo la plataforma de vídeo adecuada puede ayudarle a transformar su proceso de incorporación haciéndolo más fácil y coherente.

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