Solo en Estados Unidos, se celebran entre 36 y 56 millones de reuniones de negocios al día y, en promedio, los empleados asisten a 62 reuniones cada mes. Y desafortunadamente, gran parte de la valiosa información intercambiada en esas reuniones se pierde solo unos momentos después. Entonces, ¿cuál es la mejor manera de grabar una reunión?

Una hora después de terminar una reunión, los empleados sólo pueden recordar el 44% del contenido tratado. Y seis días después de una reunión, esa cifra desciende al 25%. 

Para superar la "curva del olvido", todos hemos ideado nuestros propios métodos para documentar los momentos importantes de nuestras reuniones para futuras referencias. Para la mayoría de las personas, eso implica Tomar notas manualmenteYa sea de manera informal para nosotros mismos, o de manera formal como actas de reunión que luego se pueden compartir con todos los asistentes. 

Pero como estrategia de documentación de reuniones, tomar notas manualmente es, en el mejor de los casos, ineficiente, y lo que es peor, hacerlo garantiza que sólo captarás una parte de la discusión y ninguna de las ayudas visuales que suelen compartirse, como las pantallas compartidas y las pizarras blancas.

La mejor manera de grabar una reunión

Por supuesto, tomar notas es sólo una forma de documentar una reunión. 

Aquellos que buscan capturar un registro más completo de sus reuniones tienen otra opción: una solución sencilla que es fácil de configurar y mucho más detallada de lo que era posible con un cuaderno. Con sólo el smartphone en el bolsillo y cualquiera de las muchas aplicaciones de grabación de voz disponibles, muchas personas han empezado a grabar todas las reuniones y conferencias telefónicas a las que asisten.

Sin embargo, aunque una grabación de audio completa de una reunión capta sin duda más de la discusión de lo que podrían captar las notas escritas a mano, las aplicaciones de grabación de voz tampoco captan toda la reunión. También son imperfectos cuando se trata de hacer que los momentos clave de las reuniones sean fáciles de volver a ver: si quieres reproducir una parte concreta de la conversación, te ves obligado a hojear la grabación para encontrar ese segmento relevante, o simplemente a escuchar la reunión de nuevo en su totalidad.

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de capturar todos los detalles de una reunión?

Graba un vídeo de toda la reunión. 

La mayoría de las soluciones modernas de videoconferencia -como Zoom, GoToMeeting, Blue Jeans y Skype For Business (que está pasando a formar parte de Microsoft Teams)- ofrecen soporte nativo para capturar audio, vídeo y pantallas compartidas de una reunión con sólo pulsar grabar. 

E incluso si has conseguido reunir a todo el mundo en la misma sala (una hazaña nada desdeñable en el lugar de trabajo actual), puedes utilizar tu software de videoconferencia junto con los sistemas audiovisuales de la sala para grabar un vídeo en una reunión o sala de conferencias.

En cualquier caso, una vez que hayas pulsado el botón de grabar, todo lo que tienes que hacer es reunirte como siempre, y la cámara se encargará de toda la documentación de la reunión por ti. 

Los beneficios de grabar cada reunión

Las reuniones son el lugar donde se discuten los detalles, se consideran nuevas ideas, se logra la alineación y se toman decisiones. Sin embargo, sin un registro completo de una reunión que pueda consultarse cuando sea necesario, tus equipos pierden un tiempo valioso buscando y volviendo a compartir información que ya estaba disponible durante una reunión, pero que se perdió u olvidó después.

Es por eso que cada vez más empresas permiten la captura de reuniones a escala, Grabación de todas las videoconferencias que tiene lugar dentro de la organización. Es una novedosa estrategia de productividad y colaboración que está ganando impulso por varias razones:

1. No se pierde ni se olvida ningún detalle. Cada discusión, cada decisión, cada pantalla compartida de tus reuniones se capturan para que sepas quién dijo qué y para que puedas ver las ayudas visuales a las que se refiere la gente a lo largo de la reunión. 
2. Mejorar la concentración y el compromiso durante la reunión. Garantizar la disponibilidad de una grabación de la reunión significa que los asistentes pueden prestar toda su atención sin tener que tomar notas, y los responsables de la reunión pueden minimizar las distracciones de las pantallas de los ordenadores.
3. Minimiza el impacto de los conflictos de programación. Conseguir que todas las personas adecuadas asistan a una reunión puede ser un obstáculo para que los proyectos avancen. Con una grabación detallada de la reunión, los que tienen la agenda ocupada pueden ver la reunión y contribuir después de que se produzca, y el trabajo puede avanzar antes.
4. Haz que los nuevos colaboradores se pongan al día rápidamente. Cuando las personas se ven arrastradas a proyectos o iniciativas en curso, pueden ver y buscar grabaciones de reuniones anteriores para obtener todos los detalles que necesitan para empezar a contribuir a un proyecto. Es mucho más eficaz que programar reuniones de descarga y esperar la información de las personas que realmente estaban en las reuniones antes de que una nueva persona entrara en el proyecto.
5. Apoya la colaboración fuera de la sala de conferencias. Comparte de forma instantánea los conocimientos y la información surgida en las reuniones sin que tus expertos tengan que dedicar tiempo extra a elaborar documentos explicativos además de lo que ya han presentado.
6. Mejora los resultados del proyecto revisando los archivos de las reuniones. Comprende cómo y por qué se tomaron decisiones en el pasado, identifica los momentos de aprendizaje y extrae ideas para los posibles pasos siguientes.

Pero recuerda, grabar es solo el paso # 1

Por supuesto, el mero hecho de tener grabaciones de vídeo de tus reuniones no permite aprovechar todas sus ventajas. Tus equipos también necesitan poder encontrar, ver y compartir fácilmente la información almacenada en esos vídeos.

Los sistemas de videoconferencia no incluyen soluciones para crear y administrar una biblioteca cada vez mayor de grabaciones de reuniones y otros activos de información basados en video, como vídeos de formación para empleados y vídeos de comunicación corporativa.

Afortunadamente, una solución sencilla a este reto es simplemente emparejar su herramienta de videoconferencia con un sistema de gestión de contenido de video (o CMS de video). 

Utilizando un video CMS como Panopto junto con tu solución de videoconferencia, puedes crear un portal de vídeo interno seguro y con capacidad de búsqueda (como un YouTube privado para tu empresa) que permita a tu gente colaborar más fácilmente y trabajar de forma más productiva. Y eso significa que puedes hacer mucho más con las grabaciones de tus reuniones: 

• Almacena de forma segura & Comparte vídeos: Sube automáticamente las grabaciones de las reuniones a una videoteca segura y preparada para dispositivos móviles, con almacenamiento ilimitado a largo plazo.
• Gestionar los permisos del visor & Acceso: Permite a los administradores gestionar las restricciones de uso compartido, las políticas de retención de contenidos y la disponibilidad a escala.
• Transcribe & Buscar: Transcribe automáticamente todas las grabaciones y haz que se puedan buscar las palabras pronunciadas y mostradas durante las reuniones.
• Edita las grabaciones: Edita las discusiones fuera de tema, añade nuevos contenidos, cuestionarios y mucho más para convertir rápidamente la grabación de tu reunión en un activo informativo más formal.
• Comprender el compromiso del espectador: Audita las visualizaciones de los vídeos, aprende qué es lo que más ven los usuarios y exporta los datos de participación de las visualizaciones a otros sistemas

Entonces, ¿cuáles son las mejores aplicaciones para grabar reuniones?

Quédate con las herramientas que ya tienes, y asegúrate de que están integradas con un CMS de vídeo como Panopto. ¿Quieres saber más? Haz clic en cualquiera de los siguientes enlaces para obtener más información sobre las integraciones de videoconferencia de Panopto, que te ofrecen una solución completa basada en la nube para automatizar la captura de reuniones a escala:

• Zoom + Panopto
• Reuniones Webex + Panopto
• GoToMeeting + Panopto
• BlueJeans + Panopto
• Skype for Business + Panopto

Habilite la captura de reuniones para su organización con Panopto

Panopto plataforma de vídeo empresarial te ayudará a grabar reuniones, formación y presentaciones, y luego archivar el contenido de vídeo a la carta para que se pueda buscar, descubrir y volver a utilizar más tarde. ¿Quieres ver a Panopto en acción? Pruébalo gratis.