Es una pregunta que se suele hacer antes del comienzo de las reuniones, la formación, los ayuntamientos y otros eventos en el trabajo:

"¿Se grabará esto?"

Hoy en día, grabar comunicaciones relacionadas con el trabajo se está convirtiendo rápidamente en una práctica rutinaria. Los miembros del equipo pueden hacer clic en "grabar" en su software de videoconferencia para capturar fácilmente las conversaciones y presentaciones, de modo que toda la información que se intercambie allí pueda ser consultada posteriormente tanto por los asistentes como por quienes no hayan podido asistir.

Sin embargo, aunque grabar esas videoconferencias es ahora fácil, encontrar y reproducir esos vídeos más tarde está resultando un reto mucho mayor.

Y eso es porque la forma en que las empresas comparten y gestionan los vídeos internos no funciona.

Has grabado la reunión. Ahora, ¿cómo se comparte el vídeo con los compañeros? 

Aunque su corazón está en el lugar correcto, con demasiada frecuencia, una vez que se ha capturado un vídeo, los empleados dan por muerta la nueva grabación en carpetas de archivos donde nadie sabrá buscarla.

Y cuando un empleado es un poco más considerado y se acuerda de enviar un enlace al vídeo a sus compañeros, en muchos casos, los destinatarios siguen teniendo que pasar por el frustrante proceso de descargar un archivo de vídeo gigantesco que además puede requerir la descarga de un software especial para reproducirlo.

Los sistemas que utilizan las empresas para compartir ideas y conocimientos (sistemas de gestión de contenidos (CMS) como SharePoint, sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) como Cornerstone, Google Drive, Dropbox e incluso las redes LAN corporativas) simplemente no están diseñados para almacenar y compartir vídeos de forma segura.

Las herramientas de CMS o LMS no fueron creadas para archivos tan grandes y complejos como el vídeo. SharePoint, por ejemplo, limita el tamaño máximo de los archivos a 50 MB, pero un minuto de vídeo suele superar ese tamaño. E incluso si su equipo es más inteligente y ha pedido a un administrador que aumente los límites de tamaño de los archivos, SharePoint sigue estableciendo un límite rígido de 2 GB, lo que supone una gran mejora con respecto a la configuración predeterminada, pero sigue siendo suficiente para vídeos de 25 minutos o menos. Además, ningún CMS o LMS es compatible con el moderno streaming tipo Netflix, lo que hace que los espectadores tengan que lidiar con el buffering, la pixelación y otros problemas de reproducción.

Mientras tanto, los sistemas de intercambio de archivos de la empresa -ya sean las antiguas unidades de red LAN o soluciones más recientes como Google Drive o Dropbox- no suelen tener limitaciones similares en cuanto al tamaño de los archivos, pero cuando se trata de vídeo, estas herramientas son auténticos agujeros negros. No admiten ningún tipo de metadatos de vídeo ni ningún otro tipo de indexación de contenidos, lo que significa que la única forma en que tus empleados podrían encontrar un vídeo es si la palabra clave que buscan está en el título que le has dado a la grabación. Teniendo en cuenta la cantidad de información que se incluye en un vídeo empresarial, es una tarea imposible incluso para los vídeos más cortos, por no hablar de las grabaciones más largas.

Además, ninguna de las herramientas en las que suelen confiar las empresas para almacenar y compartir vídeos internos resuelve los problemas de reproducción y transmisión de vídeos en diferentes dispositivos. Los vídeos en Flash (FLV), por ejemplo, no se pueden reproducir en un iPhone. Y la transmisión de enormes archivos de vídeo con cualquier LMS, CMS, CRM o cualquier sistema de intercambio de archivos de la empresa va a suponer, casi con toda seguridad, una enorme carga para su red.

Si hubiera una manera mejor!

Compartir y gestionar vídeos internos es fácil con un CMS de vídeo

Un CMS de vídeo, o sistema de gestión de contenidos de vídeo , resuelve algunos de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas a la hora de utilizar el vídeo para compartir presentaciones, conversaciones y otra información.

 

Una alternativa privada y segura a YouTube para sus vídeos internos sensibles, un CMS de vídeo es la solución que necesita para compartir fácilmente todo lo que graba en el trabajo con toda su organización. 

 

Así es como el CMS de vídeo de Panopto, líder en el sector, pone el vídeo al servicio de su negocio sin crearle trabajo extra:

Sube y convierte vídeos automáticamente

Deje de perder tiempo intentando encontrar dónde se guardó una grabación. Tanto si ha grabado con Panopto, con su software de videoconferencia o con cualquier otra cosa, puede cargar de forma programada todas sus grabaciones en su CMS de vídeo de Panopto. Panopto incluso se integra con las principales herramientas de videoconferencia para cargar automáticamente todos sus vídeos después de detener la grabación.

No te preocupes por convertir otro vídeo. Cualquier vídeo de subido a Panopto es transcodificado automáticamente para facilitar su reproducción en cualquier dispositivo. Incluso las grabaciones antiguas pueden añadirse en bloque a su CMS de vídeo y transcodificarse con un simple arrastrar y soltar. Esto significa que todos los vídeos de su biblioteca se pueden transmitir con un solo clic en un ordenador de sobremesa, una tableta o un teléfono inteligente, independientemente del sistema operativo o del software instalado.

Índice de vídeos para la búsqueda

Las capacidades avanzadas de búsqueda de vídeos pueden permitir a cualquier persona de su organización encontrar vídeos relevantes de en su biblioteca sin ni siquiera necesitar un enlace. El CMS de vídeo de Panopto incluye Búsqueda inteligente tecnología que le permite buscar cualquier palabra hablada o mostrada dentro del vídeo, al igual que ya busca en la web o en documentos de texto.

Con una simple búsqueda, su gente puede encontrar cualquier momento relevante dentro de cualquiera de sus vídeos, y puede entonces ver esas grabaciones en su totalidad o saltar al momento exacto dentro de un vídeo cuando se habla de una consulta de búsqueda. Esto le ayuda a hacer que toda la información dentro de sus vídeos sea descubierta instantáneamente por cualquier persona de su organización, y significa que nunca tendrá que perder tiempo etiquetando manualmente los vídeos o picoteando a través de la línea de tiempo en una grabación de una reunión de 30 o 60 minutos de duración para encontrar una conversación específica.

Lo mejor de todo es que Panopto puede incluso integrar con su LMS, CMS y otros sistemas de intercambio de conocimientos existentes, para que los empleados puedan buscar su contenido de vídeo en los mismos lugares a los que ya acuden para obtener información.

Vea cómo funciona la búsqueda inteligente en el siguiente vídeo:

 

 

Entregue vídeos de forma eficiente a través de su red

Transmita vídeos como lo hace en YouTube. Un CMS de vídeo entrega el vídeo de forma más eficiente a través de su red existente, proporcionando a los espectadores tiempos de inicio más rápidos y reduciendo el almacenamiento en búfer, sin importar el número de personas que estén viendo los vídeos. Panopto utiliza adaptive bitrate video streaming para optimizar la experiencia de reproducción en cada dispositivo y minimizar el impacto que tiene en el flujo de información crítica de la empresa en su WAN.

 

Gestionar los permisos de los espectadores a escala

Comparta vídeos de forma segura tanto dentro como fuera de su organización. El CMS de vídeo de Panopto se integra con soluciones de gestión de ID de inicio de sesión único, como Google Apps, oAuth, SAML, Active Directory y varios sistemas de autenticación LMS, para que puedas controlar quién ve tus vídeos. Por defecto, los vídeos sólo pueden ser vistos por los usuarios con acceso dentro de su organización. Puede actualizar la configuración de compartición para colecciones enteras de vídeos o cambiarla para grabaciones individuales. Con un CMS de vídeo seguro, sus empleados o socios pueden acceder y transmitir vídeos internos seguros desde cualquier lugar con sólo iniciar sesión.

¿Preparado para facilitar el intercambio de vídeos en el trabajo?

El CMS de vídeo de Panopto elimina el trabajo duro de gestionar y compartir vídeos en el trabajo, de modo que su organización puede aprovechar las ventajas que ofrece el vídeo en lo que respecta al aprendizaje y el intercambio de conocimientos.

En nuestro libro blanco completo, nos sumergimos en los 5 principales retos con los que la mayoría de las empresas luchan cuando intentan incluir el vídeo en sus programas de formación de empleados y cómo un CMS de vídeo es la mejor solución para las organizaciones que quieren aprovechar el vídeo para el aprendizaje.

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