Una nueva enfermedad infecciosa ha cogido al mundo por sorpresa. En cuestión de meses, el nuevo coronavirus (COVID-19) se ha extendido rápidamente desde China a más de 90 países y ha infectado a más de 100.000 personas. Se trata de una crisis sin precedentes que mantiene a millones de trabajadores en casa, y puede seguir haciéndolo durante bastante tiempo.

Los gobiernos locales de China, Hong Kong, Corea del Sur y Japón tomaron medidas agresivas desde el principio para frenar la propagación del coronavirus, cerrando escuelas y aplicando drásticas medidas de aislamiento, lo que resultó en millones de personas en el La región de Asia-Pacífico trabaja a distancia desde casa. 

Una Italia muy afectada anunció una cuarentena para 16 millones de personas en el norte del país, más de una cuarta parte de su población. Las empresas situadas en la región, entre ellas el banco UniCredit y Versace, han pedido que el personal trabaje desde casa para evitar el cierre total de la actividad. 

Y, a medida que el crecimiento de los casos confirmados se acelera en todo Estados Unidos, las escuelas están empezando a cerrar y organizaciones como Amazon, Google, Facebook, Twitter y Microsoft (cada una con campus cerca de los focos de infección) también están recomendar a los empleados que trabajen desde casa en el futuro inmediato. 

No es un entorno normal de trabajo desde casa

La tecnología que utilizan las empresas hoy en día ha evolucionado tanto que el trabajo puede continuar como siempre con personas que trabajan en casa en sus ordenadores, en lugar de en una oficina. Algunos expertos creen que los trabajadores a distancia son también más productivos.

Pero incluso en circunstancias normales, trabajar a distancia puede tener sus retos. Los trabajadores a distancia suelen tener estrategias que les ayudan a priorizar las tareas, gestionar su tiempo y evitar las distracciones, pero pueden tardar en dominarlas. Muchos de ellos también tienen dificultades para comprometerse, ya que a veces se sienten aislados y fuera de onda, dependiendo de cómo sus equipos y organizaciones aborden la comunicación. 

El efecto global que estos potenciales asesinos de la productividad podrían tener en el rendimiento de una organización, cuando toda la plantilla está alejada durante semanas o incluso meses, es asombroso. Además, con los acontecimientos que se están produciendo a raíz del brote de coronavirus, los empleados también pueden estar intentando trabajar en otras situaciones difíciles.

Equilibrar el tiempo entre el trabajo y los hijos en casa

Se calcula que 300 millones de estudiantes de todo el mundo están en casa debido al cierre de las escuelas relacionado con la COVID-19, una cifra que seguramente aumentará. Sólo esto ha hecho que muchos empleados tengan que flexibilizar sus horarios de trabajo y trabajar a distancia para poder quedarse en casa con sus hijos. Puede ser un entorno de trabajo especialmente difícil para muchos padres. Además de las interrupciones y distracciones en casa, los padres también pueden sentir la obligación de apoyar el éxito académico de los niños que no están en la escuela aprendiendo.

Mantener la conexión a través de la enfermedad y las dificultades

No nos olvidemos de los empleados que están lidiando con la enfermedad ellos mismos, cuidando a alguien que está enfermo o en alto riesgo, o que potencialmente experimentan la pérdida de familiares, amigos y personas en sus comunidades. Estas situaciones, a menudo difíciles y a veces devastadoras, pueden hacer que un empleado se quede más atrás y se sienta aún más desconectado. También puede afectar a los compañeros de trabajo y de equipo que no sólo confían en la experiencia del individuo en el trabajo, sino que también pueden tener una estrecha relación personal con ellos. 

Ante estas difíciles circunstancias, los directivos de las empresas tienen una oportunidad única de innovar las formas de apoyar la comunicación y la colaboración para que la empresa siga avanzando.

La comunicación por vídeo es el alma del trabajo a distancia 

En una economía global con fuerzas de trabajo dispersas en diferentes lugares y zonas horarias, las videoconferencias ya han experimentado un aumento meteórico en su adopción. Gracias a herramientas de videoconferencia en tiempo real como Zoom, Skype, BlueJeans y GoToMeeting, los trabajadores remotos pueden reunirse cara a cara con sus colegas desde cualquier lugar para comunicarse y colaborar. 

La videoconferencia no es lo suficientemente flexible

Es un experimento de trabajo remoto a gran escala para la mayoría de las organizaciones. Y la mayoría confiará en sus herramientas de videoconferencia para ayudar a los empleados y a sus equipos a interactuar con la misma eficacia que si estuvieran sentados uno al lado del otro en la oficina. Para las conversaciones y reuniones virtuales que deben producirse en tiempo real, la videoconferencia es una gran solución.

Pero una plantilla totalmente remota requerirá más flexibilidad. Las videoconferencias no permiten a las personas compartir comunicaciones ricas en vídeo cuando los horarios no se ajustan a las reuniones en tiempo real. Facilitar la comunicación y la colaboración por vídeo sólo en tiempo real simplemente no es suficiente. 

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Lo que muchas organizaciones se darán cuenta cuando toda su plantilla se vuelva remota es que carecen de una solución para la colaboración por vídeo a la carta que pueda convertir el vídeo en una herramienta de productividad ultraflexible. Esa solución es una plataforma de vídeo.

¿Qué es una plataforma de vídeo?

A plataforma de vídeo es una sólida solución de gestión y transmisión de vídeo que complementa las soluciones de videoconferencia en tiempo real, ofreciendo a las organizaciones una mayor flexibilidad para comunicarse y colaborar a través del vídeo y apoyar mejor la productividad general de una plantilla totalmente remota. 

La plataforma de vídeo de Panopto se integra con las principales soluciones de videoconferencia, como Zoom, Skype para empresas, BlueJeansy GoToMeeting, dando a los equipos remotos un conjunto de herramientas ampliado para comunicarse, compartir conocimientos y formar a a través del vídeo, herramientas que pueden utilizar sin ninguna ayuda de TI. Esto incluye la capacidad de:

• Registrar automáticamente, cargar y compartir de forma segura videoconferencias con plataformas de reuniones
• Transmisión en directo, grabary editar videos multi-stream en dispositivos personales
• Ver vídeos en directo y a la carta de forma segura en un navegador web, sin necesidad de descargar ningún software o complemento especial
• Buscar dentro de los activos de conocimiento de vídeo y las grabaciones de reuniones para lo que se dijo o mostró en la pantalla 
• Ver análisis de la participación en el vídeo para vídeos individuales, usuarios individuales o una colección completa de grabaciones

Con estas nuevas capacidades de vídeo, los equipos remotos pueden mejorar su rendimiento y ser más productivos.  

5 formas críticas en que una plataforma de vídeo apoya el rendimiento de los equipos remotos

1. Nadie tiene que faltar a una reunión.

La grabación de las reuniones para su visualización posterior no sólo crea un registro exacto de la reunión que puede ser consultado más tarde por los asistentes a la misma, sino que también ayuda a los miembros del equipo que no pueden acudir a la convocatoria. Tanto si están enfermos, como si cuidan de algún familiar o tienen una reunión conflictiva, pueden ver la grabación cuando mejor les convenga sin preocuparse de perderse discusiones y decisiones importantes. Su plataforma de vídeo puede integrarse con su solución de videoconferencia para enviar automáticamente las grabaciones de las reuniones a un biblioteca de vídeo segura donde los invitados a la reunión pueden buscar y ver las grabaciones de forma segura en cualquier momento y en cualquier navegador.

2. Los empleados pueden compartir información y conocimientos valiosos de forma rápida y bajo demanda.

Cuando se trata de explicar cosas en detalle, formar a otros miembros del equipo o simplemente mostrar a un compañero de trabajo cómo hacer algo, los trabajadores remotos necesitan algo más que palabras para transmitir todos los detalles. El vídeo permite compartir información en una fracción del tiempo que llevaría poner texto y capturas de pantalla en un documento o correo electrónico. Compartir conocimientos a través del vídeo no debería requerir que las personas se pongan en una videoconferencia en directo: los trabajadores remotos pueden grabarse a sí mismos presentando junto a un vídeo de su pantalla y enviar un enlace a los miembros del equipo que pueden verlo en cualquier momento. La plataforma de vídeo de Panopto también permite a los empleados dejar comentarios y mantener discusiones dentro del vídeo, lo que la convierte en una solución ideal para una colaboración flexible y en cualquier momento.

Vea a continuación un ejemplo de una empleada que comparte sus conocimientos con los nuevos miembros de su equipo:

3. Los líderes de la empresa pueden involucrar a los trabajadores remotos y hacer que se sientan conectados.

Las comunicaciones cara a cara de los ejecutivos son más efectivas y atractivas porque transmiten los mensajes más claros y también el tono y el contexto. Cuando la presentación en persona no es posible, la transmisión en directo es la siguiente mejor opción. Una plataforma de vídeo ofrece una alternativa a la entrega de mensajes en directo a través de una plataforma de videoconferencia y ofrece una experiencia de visualización más flexible para los empleados. Con una plataforma de vídeo, los ejecutivos pueden transmitir en directo y de forma segura un vídeo de varias fuentes a miles de empleados, sin el apoyo de un equipo audiovisual o de TI, directamente desde sus ordenadores portátiles. La plataforma de vídeo de Panopto graba automáticamente la transmisión en directo, por lo que los empleados pueden pausar y rebobinar durante la transmisión, e incluso pueden empezar desde el principio si se incorporan tarde. Si alguien se pierde la retransmisión por completo, puede ver la grabación a la carta. El vídeo en directo transmitido a través de Panopto también puede verse de forma segura en cualquier navegador, sin necesidad de instalar ningún plugin.

4. Los empleados pueden compartir y encontrar las respuestas que necesitan más rápidamente con la búsqueda por vídeo.

Nadie debería tener que dedicar 10 veces más tiempo a crear un documento de texto con capacidad de búsqueda que permita a los miembros del equipo obtener los conocimientos o la información que necesitan cuando los necesitan. Pero tradicionalmente, tratar de encontrar información dentro de una biblioteca de vídeos ha sido casi imposible sin horas de etiquetado manual, que aún no puede identificar cada pieza de información en el vídeo. La búsqueda de vídeos de Panopto, única y basada en la inteligencia artificial, permite a los empleados buscar dentro de cada vídeo y grabación de reunión que tengan permiso para ver en su videoteca corporativa. Esto significa que una simple búsqueda de palabras clave mostrará cualquier vídeo, así como los puntos exactos dentro del vídeo en los que ese término de búsqueda es mencionado por un orador o se muestra en la pantalla. Con Panopto, cada vídeo o grabación de reunión producida por los empleados de su organización se convierte en un activo de conocimiento en el que se pueden realizar búsquedas. Panopto's nueva integración de Slack también permite a los trabajadores buscar y compartir vídeos de su videoteca de forma segura sin tener que salir del entorno de Slack.

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5. Los gestores pueden obtener información sobre el funcionamiento de los equipos remotos.

Los equipos remotos tienen más éxito cuando los gestores disponen de datos que proporcionan información sobre cómo los equipos están trabajando juntos y dónde necesitan más apoyo. Una plataforma de vídeo puede ofrecer análisis que no están disponibles en las herramientas de videoconferencia. Los gestores pueden ver quién ha visto las comunicaciones a la carta y los vídeos de formación en su totalidad, buscar los vídeos más vistos para ver qué información es más valiosa para el equipo, e incluso encontrar las partes de las reuniones en las que los empleados están más o menos comprometidos para mejorar las reuniones en directo para los equipos remotos.

¿Cambiará COVID-19 de forma permanente la forma de trabajar?

Con este cambio sin precedentes hacia el trabajo a distancia, muchos líderes empresariales lo utilizarán como prueba de fuego para saber cómo trabajarán sus equipos en el futuro. Algunas empresas seguramente verán suficientes puntos brillantes como para decidir abandonar el espacio de oficina tradicional con sus costosos gastos generales y apostar por una plantilla totalmente remota. Lo más probable es que las organizaciones salgan de esta situación con al menos algunas innovaciones que transformen su forma de trabajar, permitiendo una mejor colaboración y aumentando la productividad en cualquier entorno de trabajo.

¿Se pregunta si está preparado para apoyar a un personal remoto productivo y comprometido?

Panopto plataforma de vídeo proporciona herramientas flexibles de trabajo a distancia y apoyo experto a más de 1.000 organizaciones de todo el mundo. Al haber colaborado con algunos de los clientes corporativos más exigentes del mundo, comprendemos la importancia de una plataforma de vídeo sólida y segura que simplemente funcione.

Para una demostración de cómo la plataforma de Panopto puede dar a su personal opciones más flexibles de comunicación por vídeo, por favor solicite una prueba gratuita aquí.