El vídeo es un poderoso medio para ampliar el alcance de sus mensajes corporativos y ofrecer comunicaciones más memorables y atractivas. Y, aunque algunas organizaciones llevan décadas produciendo vídeos de comunicación interna y externa, muchas otras acaban de descubrir la forma en que la transmisión en directo y la grabación de vídeos a la carta pueden apoyar sus objetivos empresariales.

Cada vez más, los líderes empresariales reconocen que es muy rentable conseguir el conjunto adecuado de herramientas para apoyar unas comunicaciones de vídeo flexibles y eficaces que puedan mejorar la participación y la memorización de sus mensajes a la vez que se amplía su alcance. No es difícil imaginar cuánto más se puede lograr cuando su equipo ya no tiene que dedicar tiempo a gestionar todo lo que conlleva la producción y distribución de las comunicaciones de vídeo.

Y, afortunadamente, las nuevas tecnologías de vídeo ofrecen a los equipos de comunicación más flexibilidad y mayor control sobre sus esfuerzos de comunicación por vídeo, sin que tengan que pluriemplearse como expertos en AV o TI.

 

"Utilizamos el vídeo para las comunicaciones desde los años 80. ¿Qué ha cambiado?"

 

No hace mucho tiempo, utilizar el vídeo de para las comunicaciones corporativas suponía una inversión importante. La creación de vídeos requería un costoso hardware de grabación y transmisión, así como equipos especializados que debían montarlo todo, manejar los complicados equipos, editar los vídeos finales y, a continuación, hacer que esos archivos masivos pudieran compartirse, ya fuera a través de medios físicos reales como un DVD o un VHS, o como parte de un servicio de intercambio de archivos que tenía sus propios costes y retos que afrontar.

Hoy en día, la producción de vídeos de aspecto profesional ya no requiere tanto esfuerzo. Y, como era de esperar, en lugar de producir sólo un puñado de vídeos al año debido a las limitaciones presupuestarias y de recursos, los equipos de comunicación se dan cuenta de que pueden producir muchos más.

Un nuevo tipo de software -la plataforma de vídeo empresarial - ofrece ahora a las organizaciones una solución integral y fácil de usar para crear, gestionar y compartir vídeos con audiencias específicas.

Una plataforma de vídeo moderna (a veces llamada sistema de gestión de contenidos de vídeo , o CMS de vídeo) puede ayudarle a sacar el máximo partido a sus inversiones actuales en vídeo y a reducir el coste total de la creación de vídeos, al tiempo que hace que todo, desde la distribución y gestión seguras hasta la reproducción interactiva y la búsqueda, sea mucho más eficiente. A continuación te explicamos cómo:

Menos equipos y una instalación más sencilla

Hoy en día, no hace falta gastarse un dineral en videocámaras y otros equipos de grabación: casi todo el mundo tiene potentes herramientas de grabación en alta definición integradas en los ordenadores portátiles y los teléfonos inteligentes que ya llevan encima. Prácticamente todos los equipos de grabación son ahora mucho más pequeños, asequibles y fáciles de usar.

Una plataforma de vídeo moderna te da la flexibilidad de elegir qué contenido quieres compartir y cómo se presentará ese contenido. Se pueden presentar vídeos de varias cámaras y pantallas para que los espectadores en línea se sientan como si estuvieran en la sala, viendo al orador, sus diapositivas e incluso los recorridos en pantalla uno al lado del otro.

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Tiempo y costes mínimos de postproducción

Editar, procesar y poner los vídeos a disposición de la gente para que los vean desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo puede requerir fácilmente cinco soluciones de vídeo diferentes y horas de trabajo laborioso de personas cuyo tiempo estaría mejor empleado en otra cosa.

Las plataformas de vídeo modernas suelen incluir un editor de vídeo que te permite realizar tareas de edición habituales, como recortar las secuencias innecesarias, cambiar entre las fuentes de vídeo en las grabaciones multicámara , e incluso empalmar secuencias de vídeo adicionales. Esto significa que para la mayoría de los eventos en directo y los mensajes grabados, la limpieza del vídeo final será fácil y rápida.  Sin embargo, si prefieres un editor de vídeo de terceros, te recomendamos Camtasia . Con Camtasia, puedes exportar vídeos directamente a tu biblioteca de Panopto con un solo clic.

Del mismo modo, una plataforma de vídeo moderna realiza todo el trabajo de producción backend necesario para que los vídeos estén disponibles para su fácil compartición y reproducción a la carta. En cuanto termina la transmisión en directo o se termina de grabar el vídeo, la plataforma transcodifica automáticamente la grabación para que pueda ser reproducida en cualquier dispositivo, y la sube a su biblioteca de vídeo donde cualquier persona de su organización puede verla.

La nueva videoteca, segura y con capacidad de búsqueda

Si la información que presenta es lo suficientemente importante como para compartirla con su público hoy, es muy probable que también sea lo suficientemente importante como para que la gente pueda encontrarla mañana. Una plataforma de vídeo moderna puede hacer que la búsqueda de los contenidos de todos tus vídeos grabados sea sencilla al indexar automáticamente tus vídeos a medida que se cargan en tu biblioteca. Y lo que indexan va mucho más allá de los metadatos básicos que solían ser el límite de la búsqueda de vídeos.

El motor de búsqueda de vídeo de Panopto Smart Search , por ejemplo, utiliza el reconocimiento automático de voz (ASR) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y una serie de otras tecnologías de IA para reconocer e indexar cada palabra hablada y cada palabra mostrada en pantalla en cada vídeo que cargue en su videoteca. Además, Panopto puede integrar con CMS como SharePoint, sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) como Cornerstone, sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) como Salesforce y otros sistemas empresariales para que sus vídeos puedan buscarse desde los portales que los empleados ya utilizan. Y para las empresas internacionales, Smart Search es compatible con nueve idiomas diferentes: inglés, español, alemán, francés, japonés, coreano, portugués, holandés y polaco.

Su solución de videoconferencia facilita la comunicación . Una plataforma de vídeo hace que su sistema de videoconferencia sea completo.

 

Hoy en día, cuando la mayoría de los profesionales piensan en las tecnologías que necesitarán para respaldar sus estrategias de comunicación por vídeo, lo primero que se les ocurre es el software de videoconferencia .

Soluciones como Zoom, Skype for Business, GoToMeeting, y BlueJeans hacen posible la comunicación virtual en tiempo real y la colaboración entre personas que se encuentran en diferentes lugares. La mayoría de ellos incluso hacen que la grabación sea un juego de niños. Y, en general, estos sistemas son excelentes para lo que están diseñados, así que no hay razón para salir corriendo a buscar un sustituto.

Pero para soportar una amplia gama de casos de uso y maximizar el retorno de la inversión de sus estrategias de comunicación, su sistema de videoconferencia podría necesitar una ayuda.

Si ya está utilizando sus herramientas de videoconferencia para comunicarse, una plataforma de vídeo puede ser el complemento perfecto. Veamos diez cosas que hace una plataforma de vídeo que puede ampliar las capacidades de su sistema de videoconferencia, a la vez que le proporciona nuevas herramientas para llegar a más personas y hacerlas participar.

10 funciones de la plataforma de vídeo que mejoran las comunicaciones corporativas

1. Transmisión en directo multicámara segura a escala

Supongamos que quieres transmitir por tu próxima reunión de todos los empleados. Tendrás varios presentadores, un paquete de diapositivas para cada uno e incluso un vídeo que se reproducirá durante una de las presentaciones. Y, por supuesto, estás compartiendo información sensible, "sólo para ojos internos", que no puede caer en manos equivocadas.

Las herramientas de videoconferencia actuales se crearon principalmente para facilitar las conversaciones en directo, y la mayoría hacen concesiones técnicas en cuanto a la calidad del vídeo y la velocidad de los fotogramas (especialmente en el caso de las pantallas compartidas y las diapositivas) para poder seguir el ritmo de ese intercambio en tiempo real. Estas concesiones pueden dificultar que su equipo reproduzca realmente la experiencia completa en la sala para los espectadores en línea.

Las plataformas de vídeo modernas, en cambio, están diseñadas para transmitir de forma segura presentaciones multimedia de alta definición en 1080p a un máximo de 60 fotogramas por segundo (fps). Con una plataforma de vídeo sólo tienes que conectar todas las cámaras de vídeo a tu portátil, seleccionar los dispositivos de grabación, abrir las diapositivas de apoyo, seleccionar las pantallas que quieras compartir y estarás listo para transmitir a una audiencia online de cualquier tamaño.

Añadiendo unos segundos de retardo en la transmisión (similar al de la televisión en directo), las plataformas de vídeo pueden ofrecer HD "one-to-many" live streaming, directamente a través de Internet sin necesidad de que los espectadores se descarguen ninguna aplicación especializada. Esto significa que puedes compartir vídeo en directo de gran nitidez con decenas de miles de personas a la vez, en cualquier dispositivo y a través de cualquier conexión web. Además, sus espectadores tienen un control total sobre su experiencia de visualización, con la posibilidad de alternar entre las fuentes de vídeo para adaptarse a sus preferencias.

Una plataforma de vídeo también le ofrece un control detallado sobre la seguridad de sus transmisiones en directo. Con la plataforma de vídeo de Panopto, por ejemplo, tu transmisión en directo se configurará automáticamente como privada por defecto. Con unos pocos clics, puedes cambiar los permisos de compartición para que una transmisión esté disponible para ciertas personas de tu organización, para todos los miembros de tu organización o para el público en general.

2. Permitir a los espectadores pausar, rebobinar o reiniciar los vídeos en directo

"Sólo tenías que estar allí" es una política terrible para las comunicaciones corporativas. El hecho es que la gente está ocupada y sigue teniendo un trabajo que hacer. Aunque tengan otros compromisos o tengan que ocuparse de algo urgente durante tu transmisión en directo, quieren tener la oportunidad de ver lo que los líderes tienen que decir.

Ofrezca a su personal la flexibilidad necesaria para ver su transmisión y gestionar otras prioridades a medida que surjan. Dado que una plataforma de vídeo graba mientras se transmite, los espectadores pueden incorporarse tarde y comenzar la transmisión en directo desde el principio, pausar y reanudar la transmisión en directo si tienen que atender una llamada inesperada, o rebobinarla para captar algo que podrían haberse perdido. Los controles de DVR en directo de una plataforma de vídeo ofrecen a sus espectadores la posibilidad de maximizar la productividad sin dejar de participar en sus mensajes en su totalidad.

3. Control a prueba de tontos de la "interactividad accidental"

Usted quiere que los mensajes se reciban con claridad, y con un mínimo de interrupciones que puedan distraer a su audiencia de la conexión con la información importante. Los pitidos y los portazos cuando la gente entra y sale de una conferencia, la música de espera accidental que suena en la línea en medio de la intervención de un ejecutivo, o el ladrido de un perro de fondo porque alguien que trabaja desde su oficina en casa se olvidó de silenciar la línea, son cosas que pueden afectar negativamente a la experiencia durante una transmisión en directo utilizando una solución de videoconferencia. Aunque hay controles que ayudan a minimizar las distracciones no deseadas de los participantes en una línea de conferencia, las interrupciones accidentales aún pueden ocurrir.

Una plataforma de vídeo permite la interactividad al tiempo que elimina las cosas involuntarias que suelen interrumpir una transmisión en directo presentada a través de una videoconferencia. Al transmitir en una sola dirección -desde el orador hasta el público en general-, no hay forma de que los espectadores interrumpan la presentación de forma intencionada o no, como pueden hacerlo (y a menudo lo hacen) cuando se utilizan tecnologías de conferencia.

Pero eso no quiere decir que los espectadores no puedan interactuar: con una plataforma de vídeo, los espectadores pueden seguir haciendo preguntas a través de un panel de debate dentro del reproductor de vídeo, enviando preguntas en el reproductor, que un moderador puede presentar al presentador para que responda en directo. Es una forma inteligente de equilibrar la participación de los espectadores con los valores de producción profesionales.

4. Hacer que las grabaciones estén disponibles para su visualización a la carta inmediatamente después de un evento en vivo

La grabación se ha convertido en una característica bastante estándar de la mayoría de las soluciones de videoconferencia. Sin embargo, lo que aún no se ha estandarizado es la forma de gestionar ese vídeo una vez que la grabación ha finalizado. Algunas soluciones de videoconferencia ofrecen almacenamiento a corto plazo, otras pueden exportar a servicios de consumo como DropBox o YouTube, y otras simplemente descargan un MP4 en su ordenador portátil. En el momento de escribir este artículo, ninguna incluye un repositorio seguro y con capacidad de búsqueda para tus vídeos que permita compartirlos y descubrirlos fácilmente.

Con una plataforma de vídeo, una vez que se pulsa "stop" y se pone fin a la transmisión en directo o a la grabación, la plataforma cargará, prácticamente al instante, el vídeo en una biblioteca segura, lo convertirá y optimizará para su reproducción en cualquier dispositivo, e indexará la grabación para su búsqueda, de modo que pueda encontrarse y compartirse fácilmente de acuerdo con su configuración de privacidad. Esto significa que tu gente podrá encontrar y transmitir tus vídeos de comunicaciones casi inmediatamente después de que hayas terminado de grabarlos, sin necesidad de esperar a que alguien procese, transcodifique, comprima, etiquete y suba los archivos manualmente.

5. Edita tu vídeo antes de publicar una grabación

Algunos mensajes pueden beneficiarse de la autenticidad de aparecer "de improviso", pero para la mayoría de los eventos y anuncios, querrá poder pulir o añadir algo a su grabación antes de hacer la versión final disponible para ver.

La mayoría de las soluciones de videoconferencia no incluyen herramientas de edición que permitan recortar el tiempo de inactividad antes de que comience la conferencia, eliminar una discusión fuera de tema, empalmar otros medios de apoyo o alternar entre varias fuentes de vídeo del evento. En consecuencia, las empresas suelen tener que adquirir costosas herramientas de edición de vídeo que requieren la ayuda de especialistas audiovisuales con experiencia, lo que retrasa aún más la publicación de las grabaciones a la carta de las comunicaciones importantes y disminuye el rendimiento de la inversión.

Una plataforma de video moderna generalmente incluye herramientas de edición de video simples para cortar, empalmar y cambiar entre alimentaciones de video, por lo que no necesita software adicional o un experto en AV para pulir un video.

Una plataforma de video puede incluso salvarlo de usted mismo: la edición de video, por ejemplo, generalmente es "no destructiva", por lo que incluso cuando corte un segmento de su video de la reproducción, siempre tendrá el archivo original que puede revertir. a, por si acaso.

6. Almacena todos tus vídeos de forma segura durante todo el tiempo que quieras

Imagine, por un momento, que ha realizado un pequeño milagro: logró crear y compartir un mensaje que todos los miembros de su organización consumieron. Incluso ese tipo de éxito rotundo, sin embargo, tiene un límite de tiempo. La organización promedio genera entre el 10 y el 20 por ciento de su fuerza laboral anualmente, por lo que incluso si lograra hacer llegar una pieza de información a literalmente a todos hoy, mañana y todos los días en el futuro traerá nuevas caras frescas que posiblemente no podría tener. alcanzado.

Lo ideal es grabar los mensajes para que puedan seguir siendo consultados en el futuro (tanto por los nuevos empleados como por los miembros del equipo que quieran volver a ver la información). Pero la mayoría de los sistemas de videoconferencia sólo ofrecen un soporte limitado para alojar sus grabaciones para su visualización a la carta más tarde, y es común que se purguen las grabaciones después de un corto período de tiempo (por lo general 30-60 días, dependiendo de su plan), o requieren que usted compre más almacenamiento al llegar a sus límites o eliminar manualmente los vídeos de su biblioteca de grabaciones.

A video platform gives you a secure, centralized place in which you can store and stream an unlimited number of videos, putting you in complete control of your sensitive video content while making it easy to manage and share videos both inside and outside of your company. It’s an alternative to YouTube that keeps private videos private and gives you controls for managing access to videos throughout your organization at scale with integrations for single sign-on (SSO) ID management solutions. You can set permissions for your entire library, specific folders, and even individual live or ondemand videos with only a few clicks.

7. Gestionar contenidos de vídeo antiguos y nuevos

Piense en el tiempo que dedica a gestionar la información disponible de sus comunicaciones: asegurarse de que lo que está disponible está actualizado, eliminar lo que contiene información antigua e irrelevante que podría resultar confusa y gestionar las aprobaciones para las próximas comunicaciones. Ahora imagine que tiene que hacer todo eso también para sus comunicaciones por vídeo. Sin un sistema diseñado para la gestión de contenidos de vídeo, ninguno de esos pasos puede automatizarse para ahorrar tiempo a su equipo.

Sin embargo, con una plataforma de vídeo, la gestión de sus comunicaciones en vídeo se vuelve aún más eficiente gracias a las herramientas que puede utilizar para notificar a las partes interesadas la aprobación de nuevos vídeos. Puedes designar carpetas para notificar automáticamente a los gestores cuando haya nuevos contenidos de vídeo listos para su aprobación, lo que agiliza el flujo de trabajo necesario para publicar los nuevos vídeos de comunicación a tiempo.

Asimismo, con la capacidad de establecer ventanas de disponibilidad para los vídeos publicados, también puede programar cuándo estarán disponibles sus mensajes y cuándo desaparecerán. Configure su vídeo de comunicación anual de beneficios para que caduque antes del período de inscripción abierta del año siguiente, o incluso grabe previamente las próximas comunicaciones sobre un cambio de política y programe que se publique para los empleados u otras audiencias en un momento específico más adelante. Se trata de una pequeña función que simplificará enormemente los tiempos y los flujos de trabajo para muchos equipos de comunicación.

8. Permitir que la gente busque cualquier palabra hablada o mostrada en un vídeo

Posiblemente, la razón más importante por la que la gente sigue prefiriendo el texto para comunicarse es que, a pesar de todos sus defectos, se puede buscar en él. Basta con pulsar ctrl+f, y se puede encontrar al instante un detalle relevante enterrado en un documento de 400 páginas.

En el pasado, hacer que los vídeos fueran buscables requería horas y horas de etiquetar manualmente los temas e ideas importantes. Esto no sólo consumía mucho tiempo, sino que dependía de la persona que etiquetara el vídeo para determinar qué partes del mismo eran importantes. Y como ya hemos aprendido, si tus vídeos no tienen capacidad de búsqueda, tu gente buscará en otra parte información que pueda encontrar más fácilmente.

Hoy en día es posible que tus grabaciones de vídeo sean tan fáciles de buscar como el texto, si tienes las herramientas adecuadas. Una plataforma de vídeo moderna puede indexar gran parte del contenido real de tus grabaciones -las palabras reales pronunciadas y mostradas en pantalla-, lo que permite a tu audiencia encontrar al instante y avanzar rápidamente hacia la información relevante que necesitan, sin importar la longitud del vídeo.

9. Subtítulos automáticos de vídeo y funciones de accesibilidad

El subtitulado de sus comunicaciones de vídeo no es importante sólo para la accesibilidad de (aunque si su organización trabaja en el sector público, eso puede ser motivo suficiente). El hecho es que el subtitulado es útil para todos de vez en cuando.

Los datos del sector sugieren que el 99% de las personas han activado los subtítulos por una u otra razón al menos una vez, y cuando lo han hecho, sus razones suelen ser o bien facilitar la comprensión de la información compartida en esa grabación, o bien permitir ver un vídeo aunque no sea posible reproducir el audio. Si alguna vez has activado los subtítulos para seguir mejor a un orador con un fuerte acento, o porque hay algo que necesitas ver ahora pero te has dejado los auriculares en casa, sabes que tener subtítulos disponibles puede ser un salvavidas.

Con una plataforma de vídeo, puedes obtener automáticamente subtítulos generados por la máquina para cada vídeo que subas. Muchas plataformas de vídeo también incluyen opciones para solicitar subtítulos generados por humanos que cumplan los requisitos federales de accesibilidad, junto con otras funciones de accesibilidad como la reproducción a velocidad variable, la compatibilidad con lectores de pantalla y la navegación con teclado.

10. Ayudarle a medir el éxito de sus comunicaciones por vídeo

¿Cómo se cuantifican los resultados de los esfuerzos de comunicación? ¿De qué datos dispone para informar y mejorar los mensajes futuros? Si utiliza principalmente su sistema de videoconferencia u otros portales de la empresa para distribuir las comunicaciones corporativas, es muy probable que no esté obteniendo todo lo que podría.

Una mejor analítica de vídeo podría ayudarle a entender cómo se relaciona con audiencias internas específicas, ver qué mensajes están funcionando, cuáles podrían estar fallando, y ofrecerle ideas para mejorar las comunicaciones futuras.

Con una plataforma de vídeo, obtendrá datos completos sobre la participación de los espectadores en toda su videoteca, hasta llegar a las estadísticas de los espectadores a nivel de usuario. Esto significa que tendrá una mejor información sobre la frecuencia y el momento en que se ven sus vídeos de comunicación corporativa, qué vídeos se ven más, en qué lugares la gente participa más y cuándo deja de verlos, y qué tipos de comunicaciones son más eficaces.

Cómo la plataforma de video de Panopto simplifica las comunicaciones corporativas

Panopto permite a las organizaciones transmitir en directo, grabar, editar, compartir y buscar vídeos de forma segura en una única plataforma. Tanto si transmite para uno como para un millón de espectadores, Panopto ofrece vídeo de alta definición en directo y a la carta con un buffering mínimo a cualquier dispositivo en un reproductor de vídeo HTML5 que admite debates interactivos, Q&A en directo y controles de estilo DVR.

Con Panopto, cualquier persona de su empresa puede grabar y compartir comunicaciones ejecutivas, anuncios de relaciones públicas y eventos de alto nivel con audiencias tanto dentro como fuera de su organización. Sólo tienes que seleccionar tus dispositivos de grabación, pulsar grabar y Panopto se encarga del resto.

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