Twitter se convirtió una vez en un tema involuntariamente popular en su propia plataforma. Los medios de comunicación se hicieron eco de la destitución del director general Dick Costolo, del traspaso provisional del liderazgo al cofundador y ex director general de la empresa Jack Dorsey, y de quién iba a ser elegido para tomar las riendas de la empresa a largo plazo (Snoop Dogg, ¿alguien quiere?).

La transición de liderazgo en Twitter se ha visto dificultada por una serie de factores. La empresa ya había experimentado transiciones difíciles a nivel de director ejecutivo. Y más de un año después de la salida a bolsa, Twitter volvía a sentir la tensión entre sus inversores, ya que los precios de las acciones de su competidor Facebook, , se disparaban mientras sus propias acciones se estancaban.

Pero, por supuesto, Twitter no es el único que se enfrenta al reto de incorporar nuevos altos ejecutivos.

Hoy en día es habitual que las empresas incorporen a sus altos cargos a personas ajenas a la compañía. Más de 1 de cada 5 puestos de director general se otorgan a candidatos externos y, en algunos sectores, hasta 60% de todos los puestos de director general se otorgan a personas de fuera. Aunque la mayoría de las transiciones de la alta dirección se realizan con más de dos semanas de antelación, rara vez se da a los nuevos ejecutivos el tiempo suficiente para aprender de verdad los entresijos de la empresa antes de entrar de lleno en el puesto.

Incluso los cambios planificados en la alta dirección son momentos significativos en las operaciones de una empresa, y es esencial acertar para garantizar la continuidad de las operaciones. Por eso, para prácticamente todas las empresas de hoy en día, facilitar un programa de incorporación de ejecutivos que funcione se ha convertido en una tarea fundamental para el equipo de aprendizaje y desarrollo.1

 

Lo que hace diferente a la incorporación de ejecutivos

La mayoría de las empresas ya han descubierto que los programas formales de incorporación de empleados son una buena inversión. Según un informe de Aberdeen Group, las empresas que ofrecen un programa de incorporación tienen una tasa media de retención de empleados 30 puntos mejor que las que no lo tienen. Las técnicas de incorporación bien ejecutadas producen resultados positivos, como una mayor satisfacción en el trabajo, un mejor rendimiento laboral y un mayor compromiso con la organización.

Sin embargo, no todas las necesidades de incorporación son iguales.

En la mayoría de las empresas, los puestos de primera línea y de gestión de equipos suelen contratarse por habilidades o capacidades específicas que pueden enseñarse. La incorporación a estos puestos suele ser una tarea relativamente rutinaria de formación para garantizar que las habilidades de cada nuevo empleado se ajustan a los procesos preferidos de la empresa.

Sin embargo, los líderes ejecutivos suelen ser contratados no por una sola habilidad profesional, sino por su capacidad de sintetizar información y utilizar ese conocimiento para informar la acción. Por tanto, la incorporación de estos líderes no consiste en enseñar a alguien cómo hacer algo, sino en enseñar a alguien lo que hay que saber.

Cuando surge una oportunidad o se avecina una crisis, las empresas esperan que sus ejecutivos comprendan el panorama y actúen. Necesitan saber cómo es más probable que fallen los sistemas de TI heredados y cuáles son los fallos. Deben entender la situación global de los retos legales y competitivos y reconocer qué impactos pueden tener en los planes de comunicación. Cuando la cadena de suministro amenaza con romperse, tienen que ser capaces de encontrar el Plan B adecuado.

Todo este conocimiento y más ya existe dentro de cada empresa, y es el trabajo de executive onboarding para hacerlo accesible a los nuevos líderes. Aunque es una información casi imposible de documentar, puede ser posible captarla.

 

La política y los procedimientos corporativos son temas ideales para la formación en vídeo, especialmente para los ejecutivos ocupados que no siempre tienen tiempo para las sesiones presenciales

 

Qué debe incluir un programa integral de incorporación de ejecutivos

A medida que los equipos de aprendizaje y desarrollo buscan proporcionar materiales valiosos para la incorporación de nuevos ejecutivos, el primer objetivo debe ser siempre la captación de información. Cualquier cantidad de detalles puede resultar esencial a medida que los nuevos líderes trabajan durante sus primeros 90 días, por lo que los equipos de L&D querrán asegurarse de poner a disposición toda la información posible. La procedencia de esa información será diferente en cada empresa. Para la mayoría, los siguientes recursos ayudarán a construir una sólida base de conocimientos.

Entrevistas con ejecutivos salientes

El mejor recurso para la mayoría de los nuevos ejecutivos será su predecesor. Los nuevos líderes afortunados pueden darse el lujo de pasar varias semanas o meses trabajando codo a codo con la persona que ya está en el puesto mientras se realiza la transición. La mayoría, sin embargo, nunca conocen a la persona a la que han reemplazado y se ven obligados a aprender los puntos más finos del papel por sí mismos.

Los equipos de formación y desarrollo pueden suavizar las transiciones bruscas trabajando con los ejecutivos que se marchan para captar y preservar la mayor parte posible de sus conocimientos institucionales antes de que salgan por la puerta. Como señala el New York Times, las empresas han empezado a registrar cada vez más los conocimientos de sus expertos en la materia, asegurándose de que esos conocimientos puedan transmitirse a las sucesivas oleadas de empleados.

Cada vez que un alto dirigente deja la empresa, los equipos de L&D deben programar un tiempo con el ejecutivo que se va para registrar lo más posible lo siguiente:

• Los detalles de su trabajo diario, incluyendo cualquier información sobre el funcionamiento de los sistemas/programas y quiénes son los miembros clave del equipo y las partes interesadas
• La situación de los proyectos existentes y propuestos
• Obstáculos y retos comunes que cabe esperar

Los ejecutivos que se marchan suelen querer asegurarse de que dejan la organización en buenas manos y sin quemar ningún puente, por lo que suelen estar más que dispuestos a compartir sus ideas.

Opiniones de los futuros colegas

Mientras que un predecesor puede ayudar a un nuevo ejecutivo a entender mejor su papel, los otros ejecutivos de su organización ayudarán a dar forma a la forma en que su nuevo líder trabaja dentro de su empresa.

La mayoría de los nuevos líderes planean dedicar tiempo a reunirse con sus colegas como parte de sus primeros 90 días de trabajo. Sin embargo, la espera necesaria para que los calendarios de dos ejecutivos se alineen puede ser considerable. Este tiempo de espera sólo aumenta si los dos no trabajan en la misma oficina.

Además, esperar a la reunión cara a cara suele ser una pérdida de tiempo, independientemente del tiempo que se tarde en programar. Los ejecutivos veteranos suelen saber ya qué información quieren compartir con un nuevo colega. Captar esa información con antelación y compartirla de inmediato ayudará al nuevo líder a ponerse al día más rápidamente, y a tener una discusión más informada una vez que las agendas de todos estén abiertas.

Cada vez que se incorpore un nuevo líder, los equipos de L&D deben planificar una reunión con otros líderes senior y registrar lo siguiente:

• Los detalles de cómo trabajan los equipos de cada ejecutivo y en qué proyectos y programas participan
• Cómo interactúa generalmente el equipo de cada ejecutivo con el equipo del nuevo líder
• Información a nivel ejecutivo sobre las estrategias o iniciativas actuales de la empresa

A medida que las organizaciones se aplanan y las operaciones lean impulsan más dependencias entre equipos, los líderes senior de la mayoría de las organizaciones agradecerán la oportunidad de forjar relaciones bien informadas con nuevos colegas ejecutivos.

Informes de expertos en la materia

Mientras que los compañeros que se van y los que se quedan pueden ayudar a un nuevo contratado a ponerse al día en su función, otro elemento crítico de la incorporación de los ejecutivos es garantizar que los nuevos líderes comprendan los puntos fuertes y débiles de los procesos, programas, sistemas y servicios empresariales. La mayoría de los ejecutivos no tendrán que convertirse en expertos en el funcionamiento interno de estas operaciones, pero un resumen de los aspectos más importantes de la empresa puede señalar cualquier problema u oportunidad para un nuevo par de ojos.

Los equipos de L&D deben planificar el acceso a las PYMES cada vez que se incorpore un nuevo ejecutivo para garantizar que los nuevos líderes conozcan los entresijos de su negocio y sus ofertas. Asegúrese de incluir:

• Una descripción general de su producto, incluido el tiempo de desarrollo, el ciclo de ventas típico e información competitiva
• Una visión general de sus clientes, incluyendo los tipos de clientes objetivo y halo, los niveles de servicio y los problemas actuales, y los proyectos de experiencia de usuario planificados
• Una visión general de sus ecosistemas tecnológicos, incluidos los proyectos y problemas actuales de mayor prioridad para TI, ERP y SCM
• Una visión general de sus asuntos legales y contables, incluidos los requisitos reglamentarios en su estado y sector, así como evaluaciones y proyecciones de mercado para ojos internos

Para los nuevos ejecutivos, la oportunidad de escuchar a los expertos en la materia ayuda a identificar los recursos y a saber dónde pueden existir dependencias. Para los expertos en la materia, la oportunidad de proporcionar una visión general a un nuevo ejecutivo puede ser a menudo una oportunidad para demostrar el valor y ofrecer ideas sobre cómo se pueden mejorar los procesos o sistemas existentes.

Formación e información sólo para ejecutivos

En la mayoría de las organizaciones, la formación e información rutinaria que reciben los altos cargos es diferente de la que reciben la mayoría de los demás empleados. Los altos cargos pueden recibir una remuneración diferente o tener acceso a una lista más amplia de beneficios. Asimismo, los puestos ejecutivos conllevan una mayor lista de responsabilidades, tanto por política de la empresa como por exigencia legal.

Asegurarse de que se entienden todos esos detalles es una parte fundamental de la incorporación de los ejecutivos. Sin embargo, con demasiada frecuencia, la comunicación de estos aspectos esenciales se deja en manos de una reunión rápida y de un manual que se hojea rápidamente. Como resultado, las investigaciones sugieren que hasta el 90% de esta información puede olvidarse en seis meses.

En lugar de hacer que estos detalles esenciales sean objeto de una rápida reunión de cumplimiento, los equipos de L&D deben trabajar para capturar cada pieza de información y compartirla de manera que un nuevo ejecutivo pueda revisarla a la carta, asegurando que se preste la debida atención y se siga el procedimiento adecuado.

La lista completa de aspectos esenciales a cubrir variará según la empresa y el cargo del nuevo ejecutivo, pero como mínimo, los equipos de L&D deberían prepararse para incluir lo siguiente:

• Políticas de gestión y desarrollo del personal, incluidos los procedimientos de revisión anual
• Políticas de contratación, incluidas las normas de diversidad y los requisitos legales
• Políticas legales y reglamentarias, incluyendo, si procede, las políticas de conflicto de intereses, la información de la PAC de la empresa y los requisitos de la ley Sarbanes Oxley
• Información sobre la retribución, incluyendo cualquier detalle adicional específico de los ejecutivos en cuanto a nóminas, bonificaciones y opciones sobre acciones
• Información sobre los beneficios, incluyendo cualquier detalle sobre las ventajas para los ejecutivos o las opciones de características adicionales

Estos elementos son esenciales para que cualquier ejecutivo los conozca. Hacerlos accesibles en un momento dado ayudará a garantizar que los nuevos ejecutivos puedan entender y seguir más fácilmente la política cuando inevitablemente surjan preguntas.

Mejore la incorporación de los ejecutivos para todos 

Hoy en día, la mayoría de los programas de incorporación de ejecutivos son una combinación informal de reuniones, manuales y esperanza. Las empresas esperan que los altos cargos sean lo suficientemente inteligentes como para acceder a un nuevo puesto, convocar unas cuantas reuniones, leer unos cuantos resúmenes por correo electrónico, reunirse con RRHH y ponerse a trabajar.

El hecho es que, con demasiada frecuencia, dejar que el nuevo líder gestione su propia transición lo está preparando para el fracaso. Según Harvard Business Review, hasta el 40% de los nuevos líderes contratados desde el exterior fracasan en un plazo de 18 meses, a menudo simplemente debido a una entrada difícil. Los equipos de aprendizaje y desarrollo corporativos tienen el poder de cambiar eso, aplicando los mismos conceptos y herramientas en los que ya confían para la incorporación tradicional de empleados.

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El vídeo, que ya es un elemento básico para la formación de nuevos empleados en empresas de todo el mundo, puede ser un activo especialmente valioso cuando se trata de incorporar nuevos ejecutivos.

El vídeo capta más detalles con mayor eficacia

Las transcripciones de los textos de las entrevistas con los ejecutivos que se marchan y los que pronto serán sus colegas suelen ser imposiblemente largas. Una simple conversación de 30 minutos puede dar lugar a 20 páginas o más de texto. Sin embargo, si se recortan esos documentos, existe la posibilidad de que se pierda algún detalle importante, lo que hace que todo el ejercicio sea inútil.

Sin embargo, el vídeo hace que la grabación de todos esos detalles sea sencilla: el entrevistado puede simplemente encender una cámara web o la cámara de un smartphone y pulsar "grabar". Las plataformas de vídeo para empresas (a veces denominadas CMS de vídeo o "YouTube corporativo") como Panopto pueden incluso permitir a los entrevistados compartir la información en diapositivas, en la pantalla de su ordenador o en flujos de vídeo adicionales procedentes de otras cámaras.

Una videoteca es un recurso seguro y a la carta

En lugar de trabajar para encajar las reuniones presenciales en agendas ya repletas, o de obligar a los nuevos ejecutivos a encontrar tiempo para ponerse al día en los aspectos básicos, compartir la información en forma de vídeo grabado permite a su nuevo empleado aprender siempre que tenga un momento libre. Como resultado, pueden revisar sus materiales de incorporación mucho más rápidamente de lo que habrían podido hacerlo en reuniones formales.

Un CMS de vídeo empresarial puede ampliar aún más la disponibilidad de su vídeo, garantizando que se pueda reproducir fácilmente, en cualquier momento y en cualquier lugar. Con Panopto, todos los vídeos subidos a la videoteca segura se transcodifican automáticamente para una reproducción óptima en cualquier dispositivo, lo que significa que su nuevo líder puede revisar sus materiales de incorporación en la oficina en su ordenador portátil, durante su viaje al trabajo en un smartphone o mientras viaja utilizando una tableta.

Lo mejor de todo, para los clientes de Panopto, es que cada palabra hablada o mostrada en pantalla en cada vídeo grabado está indexada para su búsqueda, lo que significa que los nuevos ejecutivos pueden encontrar y avanzar instantáneamente hasta la información relevante que puedan necesitar.

Mejore su programa de incorporación de directivos con vídeo

Los equipos de formación y comunicación de los empleados han convertido el vídeo en una parte fundamental de la incorporación de los nuevos empleados. El vídeo es versátil y flexible, y está listo para enseñar nuevas habilidades y compartir información en cualquier lugar.

El valor que aporta el vídeo como herramienta de formación no se detiene cuando el ascensor llega al último piso. Este enfoque tecnológico y más flexible de la formación se está convirtiendo rápidamente en la norma, incluso con los ejecutivos más veteranos, y es un ajuste inteligente para el enfoque ágil del aprendizaje que muchos líderes prefieren.

¿Está listo para ver cómo su organización puede ayudar a asegurar que cada nuevo empleado -desde la primera línea hasta la oficina de la esquina- tenga un gran primer día? Vea lo que la plataforma de vídeo de Panopto para compartir conocimientos puede hacer por su organización. Póngase en contacto con un miembro de nuestro equipo hoy mismo para solicitar una prueba gratuita.