Si entras en los dos últimos minutos de cualquier reunión de empresa, es probable que oigas a alguien ofrecerse -o que le ofrezcan- para enviar un correo electrónico de seguimiento en el que se resuman las decisiones, los próximos pasos y los elementos de acción resultantes de las actas anteriores.

Todos conocemos el formato: una parte de lista de tareas, una parte de acta de la reunión, todo ello envuelto en un correo electrónico de varias páginas que tarda tanto en escribirse como la propia reunión.

Y lo que es peor: cada año enviamos y recibimos más.

Como cada vez más expertos en eficiencia recomiendan este tipo de resúmenes formales como herramienta para mantener a los equipos en el buen camino -y como cada vez más equipos organizativos hacen el cambio a operaciones ágiles y orientadas a Scrum con reuniones de actualización diarias-, ¡una parte considerable de nuestro tiempo en las reuniones se dedica ahora sólo a leer y escribir resúmenes de reuniones!

¿Cuál es la mejor opción? Un resumen en vídeo.

 

Un vídeo de recapitulación es una forma sencilla de compartir los próximos pasos importantes después de una reunión en menos del tiempo que se tarda en redactar memos detallados. Así es como se hace:

1. Anime a su equipo a tomarse sólo 5 minutos con una cámara web de ordenador portátil o un teléfono inteligente para grabar un breve resumen de la discusión, las decisiones y los próximos pasos, así como cualquier detalle adicional (como las notas de la pizarra) que quieran capturar
2. Una vez que hayan terminado, pídeles que suban el vídeo a tu interno de YouTube
3. Comparte el enlace con tu equipo y deja que todos vuelvan al trabajo

Panopto plataforma de vídeo hace que compartir vídeos en toda la organización sea fácil. Todos los vídeos grabados con Panopto se cargan automáticamente en su biblioteca de vídeos segura y están listos para compartirse en cuestión de momentos.

Lo mejor de todo es que la tecnología Smart Search de Panopto permite a su equipo buscar dentro del contenido real de todos sus vídeos cualquier palabra hablada, cualquier palabra mostrada en la pantalla (incluso en las pantallas de los ordenadores o en las notas de la pizarra) y cualquier palabra incluida en los metadatos del vídeo, y avanzar instantáneamente hasta el momento relevante. Sólo tienes que buscar "próximos pasos" y Panopto no sólo encontrará tu vídeo, sino que te llevará directamente a ese momento para que puedas obtener la recapitulación por ti mismo.

Le sorprenderá el tiempo que le ahorrará un vídeo de 5 minutos en lugar de la redacción estándar de un correo electrónico.

¿Necesita más ideas para utilizar el vídeo para mejorar sus reuniones?

Consulte nuestra guía de buenas prácticas para hacer más -en menos tiempo- dando la vuelta a sus reuniones, Dé la vuelta a su reunión .

¡Descargue su copia gratuita hoy mismo!