Cómo TAFE Queensland cambió de MediaSite a Panopto en solo dos semanas
Logros
256,000 vistas de video de 2018 a 2022
5,830 Videos Hechos con Panopto
Accesibilidad mejorada para 1.000 creadores y 7.000 usuarios
El desafío
TAFE Queensland es uno de los mayores proveedores de educación y formación profesional (VET) de Australia, con una historia que se remonta a más de 140 años. La universidad ofrece capacitación práctica y relevante para la industria en una variedad de industrias, desde certificados de nivel de entrada hasta licenciaturas, en más de 60 ubicaciones en Queensland.
Durante más de 10 años, TAFE Queensland ha utilizado una única plataforma de alojamiento de vídeo, MediaSite, para satisfacer sus necesidades de vídeo, principalmente la captura de grabaciones de vídeo. Pero a medida que pasaba el tiempo y la tecnología avanzaba, el video se convirtió en un componente cada vez más esencial de la enseñanza y el aprendizaje, especialmente en la entrega en línea. Independientemente de esto, un departamento universitario introdujo otra plataforma para un área específica de entrega que sentían que no estaba cubierta en la plataforma de alojamiento de video actual. Esta mayor necesidad de vídeo, y ahora la incorporación de nuevas plataformas de vídeo para resolver casos extremos, no era sostenible, y era hora de profundizar en lo que estaba disponible.
El equipo investigó sus requisitos comerciales y fue al mercado para ver qué más había disponible. Tenía sentido consolidar los dos sistemas en una sola plataforma y ver qué capacidades de integración estaban disponibles con el Sistema de gestión de aprendizaje, “Uno que pudiera usarse en toda la organización que también fuera interoperable con nuestro LMS Brightspace y, lo que es más importante, uno que fuera intuitivo para que los usen nuestros maestros”, dice Simon Lewington, Gerente de Tecnologías Educativas, TAFE Queensland.
¿El reto? No seguir con el statu quo e introducir un cambio real. TAFE Queensland emplea a más de 5,000 personas en 60 ubicaciones, por lo que era vital demostrar los beneficios de implementar una solución de video en todo el estado. "Mostramos cómo ayudaría a agilizar la grabación y el intercambio de conferencias y demostraciones prácticas, ahorraría tiempo a los profesores y proporcionaría a los estudiantes una mejor experiencia de aprendizaje", dice Lewington.
El equipo ejecutivo estableció criterios específicos, como la rentabilidad, la relación calidad-precio, la facilidad de uso, la escalabilidad y la seguridad. A continuación, llevaron a cabo una investigación externa para comprender mejor el uso del vídeo en la educación, que incluyó encuestar directamente a profesores, administradores y estudiantes. "A través de nuestra investigación y hablando con los maestros, quedó claro que el uso del video no solo estaba creciendo, sino que también los estudiantes esperaban esa opción", dice Lewington.
La solución
Después de considerar varias plataformas potenciales de primer nivel a nivel mundial, TAFE Queensland decidió cambiar de MediaSite a Panopto en 2022.
"La integración de LMS es la parte que realmente puede impactar la experiencia del usuario y su adopción, ya sea negativa o positivamente", dice Steve Ambrose, líder del equipo de experiencia de tecnología educativa de TAFE Queensland. "A menudo, es posible que solo tengas una oportunidad de ganarte a los usuarios".
El siguiente paso fue preparar a los usuarios para el próximo cambio. TAFE Queensland solo tuvo una ventana muy pequeña durante las vacaciones semestrales, dos semanas para ser exactos, desde el cambio de MediaSite a Panopto, y era fundamental que las ubicaciones de la universidad tuvieran una captura de conferencias ininterrumpida.
Para garantizar una transición sin problemas en un período de tiempo tan corto, la universidad preparó a la facultad proporcionando capacitación y recursos antes de la implementación. Al capacitar a los maestros que anteriormente usaban la plataforma anterior, TAFE Queensland implementó talleres y sesiones mensuales de capacitación de 30 minutos en la lonchera, cada una de las cuales destacó un aspecto diferente de Panopto.
"Organizamos talleres y proporcionamos tutoriales en línea para asegurarnos de que todos entendieran cómo usar la nueva plataforma", dice Ambrose. "También comunicamos los beneficios de Panopto a los maestros y a quienes los capacitarían, y les brindamos una forma de responder cualquier pregunta que tuvieran".
Los beneficios compartidos incluyeron cómo Panopto ahorraría tiempo a los maestros, brindaría a los estudiantes una mejor experiencia de aprendizaje y facilitaría el intercambio de videos. "También señalamos características específicas que facilitarían su vida laboral diaria, como la capacidad de buscar momentos específicos en un video y la facilidad de compartir videos con otros maestros", dice Ambrose.
También es importante aliviar las preocupaciones de los docentes sobre el cambio de una plataforma diferente. "Queríamos asegurarles que no perderían ninguna de las funciones en las que habían llegado a confiar y que íbamos a hacer que la transición fuera lo más fácil posible para ellos", dice Daniel Hausin, gerente de proyectos en AV Media and Systems, TAFE Queensland.
La universidad ya utilizaba muchos vídeos para el contenido de aprendizaje, por lo que necesitaba averiguar cómo apuntar los hipervínculos a un sistema diferente. Al final, se mantuvieron todos los enlaces existentes y se configuró un servidor de redireccionamiento para apuntar al contenido migrado en Panopto. "Esto significaba que podíamos decirles a los usuarios que podían haber estado preocupados por el cambio que no necesitaban hacer nada, y que sus videos seguirían funcionando", dice Ambrose.
"Desde la implementación de Panopto, hemos visto un aumento significativo en el uso del video por parte de los maestros. Hemos facilitado a los profesores la creación y el intercambio de vídeos, y los alumnos se están beneficiando de ello".
Simon Lewington, Gerente de Tecnologías Educativas, TAFE Queensland
El impacto
Con la ayuda de Panopto, TAFE Queensland pudo migrar todo su contenido de video de MediaSite para brindar una mejor experiencia de aprendizaje a maestros y estudiantes.
"Desde la implementación de Panopto, hemos visto un aumento significativo en el uso del video por parte de los maestros", dice Lewington. "Los profesores que antes no usaban el vídeo, pueden haber tenido el vídeo incrustado en su contenido, pero ahora lo están creando. Hemos facilitado a los profesores la creación y el intercambio del vídeo, y los alumnos se están beneficiando de ello".
La analítica ha cambiado las reglas del juego para la universidad, ya que ahora es posible monitorear la participación de los estudiantes cuando ven videos. "Ya sea que los estudiantes no estén viendo un video o lo abandonen porque en realidad no están prestando atención a estos videos", dice Ambrose, "poder tener los análisis y las estadísticas dentro del sistema Panopto ha sido fantástico".
Estas ideas han sido útiles para informar a la universidad sobre qué contenido específico está funcionando y cuál no. "Uno de los criterios clave [de análisis] es completar un video y ver dónde podría haber una necesidad de cambio en el contenido, para que podamos continuar haciendo mejoras en el contenido para mejorar la participación de nuestros estudiantes", dice Ambrose.
Las funciones interactivas de Panopto también han permitido a la escuela explorar el video más allá de simplemente cargar una conferencia estática. Desde cuestionarios hasta comentarios en video, el aprendizaje es mucho más atractivo y promueve la participación y colaboración activa de los estudiantes. "Contamos con una serie de formadores en toda la organización que han estado ayudando a los profesores a explorar nuevas formas de utilizar el vídeo en el aula y en línea, como los cuestionarios interactivos en vídeo y los modelos de aula invertida ", dice Ambrose.
¿Cuál ha sido el resultado más sorprendente desde su implementación? "Una cosa que fue un poco inesperada con esta implementación es la tasa de adopción por parte de los usuarios y la aceptación casi universal del cambio. Ha sido extraordinario", dice Lewington. Esto se debe en parte a la gestión del cambio y en parte a uno de los criterios de que salimos al mercado con un producto fácil e intuitivo de usar".
El futuro
Mirando hacia el futuro, TAFE Queensland ha desarrollado un grupo de trabajo de colaboración de video en todo el estado que se reúne mensualmente para discutir varias tecnologías de video, centrándose en las características de Panopto. "Usamos este foro para mejorar y ajustar Panopto y compartir aprendizajes valiosos", dice Hausin.
Actualmente en la fase de prueba, la universidad está trabajando para permitir que los estudiantes usen Panopto para enviar evaluaciones en video con el apoyo de la integración de D2L Brightspace. "Los resultados han sido realmente positivos, ya que esta integración ha eliminado una serie de barreras que impedían que los estudiantes pudieran subir, específicamente con archivos de mayor tamaño y videos más largos", dice Ambrose.
La estructura de carpetas de Panopto también será una parte clave de las evaluaciones futuras, ya que proporcionará a un instructor una ubicación para las entregas de los estudiantes. "Nos proporciona una ubicación única para todas las pruebas de evaluación en video", dice Ambrose.
El núcleo del crecimiento tecnológico en TAFE Queensland es seguir comprendiendo las necesidades de profesores y estudiantes. “También estamos interesados en conectarnos con otros clientes de Panopto a medida que crece la base de usuarios en Australia”, dice Lewington.
Con un fuerte compromiso con la región de Oceanía, Panopto se enorgullece de servir a un número creciente de estimados clientes en Australia y Nueva Zelanda, apoyando sus necesidades de aprendizaje por video y fomentando una comunidad vibrante de innovación en el aprendizaje.
