Les technologies de communications unifiées d'aujourd'hui sont devenues essentielles pour permettre une collaboration et une communication productives en temps réel entre les collègues et les équipes, qui peuvent désormais se rencontrer virtuellement en face à face depuis pratiquement n'importe quel endroit pour faire avancer les choses. Les outils de visioconférence tels que Zoom, WebEx, Skype et GoToMeeting ont été adoptés en masse au cours des dernières années pour répondre à ce besoin, offrant également aux travailleurs un nouveau moyen d'obtenir encore plus de leurs réunions - en appuyant simplement sur le bouton d'enregistrement.

De plus en plus, les gens utilisent leurs outils de vidéoconférence pour enregistrer leurs conversations, leurs sessions de formation, leurs réunions de brainstorming, leurs réunions de projet, leurs communications exécutives, etc. C'est un moyen facile de capturer un enregistrement complet de la réunion pour s'y référer plus tard si nécessaire, que quelqu'un ait pu assister à la réunion ou non.

Mais qu'advient-il de tous ces enregistrements de vidéoconférence qui contiennent souvent des discussions et des informations internes sensibles ? Où sont-ils stockés ? Et comment sont-ils partagés ?

Les quatre problèmes liés au partage des enregistrements de réunions

La plupart des solutions de conférence ne sont pas conçues pour permettre le partage sécurisé des enregistrements de réunions avec des collègues. Elles ont été créées pour faciliter les activités, pas pour les documenter et les partager.

Cela signifie que la question de savoir comment et où partager les enregistrements vidéo est le plus souvent laissée à l'appréciation du responsable de la réunion lui-même - et les réponses qu'il apporte sont généralement loin d'être idéales.

Aujourd'hui, les enregistrements de réunions finissent généralement par être sauvegardés sur des ordinateurs portables individuels, rangés dans des dossiers sur le réseau de l'entreprise avec pour seul identifiant la date ou le sujet de la réunion, ou hébergés temporairement dans le nuage. Ou, pire encore, le propriétaire de la réunion télécharge la vidéo sur des sites de partage grand public tels que YouTube ou Dropbox, où des informations sensibles peuvent être accessibles à toute personne qui parvient à mettre la main sur un lien.

Cela vous paraît exagéré ? À l'heure où nous écrivons ces lignes, une recherche rapide sur YouTube permet de trouver plus de 800 000 vidéos pour "réunion interne", 240 000 pour "feuille de route des produits" et 170 000 pour "formation confidentielle".

Espérons qu'aucun d'entre eux n'est le vôtre.

Et la mise à disposition des fichiers vidéo n'est qu'une partie du problème. Lorsqu'ils partagent des enregistrements de réunions avec leurs collègues, vos employés se heurtent fréquemment aux difficultés suivantes, dont chacune peut faire perdre à votre entreprise la valeur que ces actifs ont à offrir.

Problème 1 : Vous ne pouvez pas simplement envoyer un fichier vidéo.

Même les fichiers vidéo courts sont souvent trop volumineux pour être envoyés en pièces jointes. Une seule minute de vidéo enregistrée sur un iPhone en 1080p crée un fichier de 175 Mo, soit un ordre de grandeur supérieur à la taille maximale de pièce jointe autorisée par la plupart des serveurs de messagerie d'entreprise, et ce pour une durée de 60 secondes seulement. Lorsque l'e-mail n'est pas une option, les gens se tournent vers le téléchargement de l'enregistrement sur des sites de partage de fichiers comme Google Drive ou Dropbox afin de partager le lien, mais ces sites ne sont pas non plus optimisés pour un partage facile des vidéos. Les spectateurs doivent généralement télécharger l'intégralité du fichier vidéo sur leur appareil avant de pouvoir le lire, et aucun des sites de partage de fichiers actuels ne permet de naviguer dans le contenu vidéo ou de faire des recherches dans les vidéos pour trouver des moments spécifiques et pertinents.

Problème 2 : les vidéos ne sont pas automatiquement lues correctement sur tous les appareils.

Les fichiers vidéo ne sont pas comme des documents texte. Il existe des dizaines de types de fichiers vidéo différents, et rares sont ceux qui peuvent être lus de manière fiable sur tous les PC, Mac et smartphones utilisés par tous les membres de votre organisation. Certains systèmes de vidéoconférence enregistrent même des vidéos dans des formats de fichiers propriétaires qui ne peuvent être lus sans télécharger et installer un logiciel spécial. C'est un problème facile à négliger jusqu'à ce que quelqu'un essaie de partager une vidéo et qu'un collègue ne reçoive qu'un message "Error : File Type Not Supported".

Problème 3 : Rechercher des moments précis dans les enregistrements de réunions est presque impossible.

La plupart des réunions sont prévues pour une durée de 30 ou 60 minutes. Mais lorsque les employés revoient l'enregistrement d'une réunion, ils ont rarement l'intention de la regarder en entier - ils veulent revoir ces deux minutes pertinentes où un détail important a été discuté. Dans un document, c'est facile - il suffit d'appuyer sur Ctrl+F, et une recherche par mot-clé vous aidera à passer en revue même les mémos les plus longs. La vidéo, en revanche, est traditionnellement une boîte noire, sans aucun moyen pour les spectateurs d'accéder rapidement aux moments clés. Au lieu de cela, ils doivent soit cliquer au hasard sur la ligne de temps de lecture, soit se résigner à regarder l'enregistrement entier. Dans les deux cas, l'efficacité que vous avez gagnée en enregistrant vos réunions est perdue car les informations contenues dans ces enregistrements ne sont pas facilement accessibles.

Problème 4 : Les enregistrements de vos réunions ne sont peut-être pas aussi sûrs qu'ils devraient l'être.

Que vous utilisiez le stockage en nuage de votre outil de vidéoconférence ou un système de partage de fichiers comme Google Drive ou Dropbox, lorsque "partager une vidéo" signifie "envoyer à quelqu'un un lien vers un fichier non répertorié", vous courez le risque que l'enregistrement d'une réunion interne sensible se retrouve entre de mauvaises mains. La plupart des systèmes de conférence n'offrent pas de contrôles fins pour sécuriser votre contenu vidéo au niveau administratif. Ainsi, si un employé choisit l'option "toute personne disposant de ce lien" peut visionner l'enregistrement, alors, en effet, toute personne disposant du lien pourra le visionner, qu'elle en ait eu l'intention ou non - et il se peut que vous ne sachiez jamais que l'enregistrement a été partagé avec la mauvaise personne jusqu'à ce qu'il soit beaucoup trop tard. Si les conséquences potentielles d'un tel partage non sécurisé sont évidentes lorsqu'il s'agit de rendre public un contenu sensible, les conséquences peuvent être tout aussi graves, voire pires, même si la vidéo n'est ouverte par inadvertance qu'au mauvais public interne. Il n'est pas difficile d'imaginer le retour de bâton qui pourrait se produire si les employés étaient en mesure de découvrir les réunions que vos dirigeants organisent pour discuter des changements de stratégies organisationnelles, de budgets et de personnel.

 

Alors que les gens ont les meilleures intentions d'améliorer leur productivité en enregistrant et en partageant leurs réunions, sans une autre solution pour les aider à le faire, ils créent souvent du travail supplémentaire, de nouvelles frustrations et des risques de sécurité potentiels.

La vidéoconférence et une plateforme vidéo : Mieux ensemble

Il est absolument nécessaire de gérer intelligemment les enregistrements de vos réunions, de veiller à ce qu'ils soient conservés en toute sécurité et partagés uniquement avec les publics visés, et de s'assurer que ces publics sont en mesure d'accéder systématiquement et de rechercher rapidement le contenu des vidéos qui leur sont partagées.

C'est pourquoi une solution complète de gestion des enregistrements de réunions internes fait bien plus que simplement enregistrer. Elle prend ces enregistrements et facilite la recherche, le partage et le visionnage ultérieur de ces vidéos, tout en assurant la sécurité.

Cette solution est une plateforme vidéo .

Lorsqu'elle est connectée à vos systèmes d'enregistrement de réunions en salle ou intégrée directement à votre solution de vidéoconférence, une plateforme vidéo permettra à votre organisation de capturer, gérer et partager en toute sécurité les enregistrements de réunions à grande échelle - vous aidant ainsi à débloquer une mine de connaissances institutionnelles consultables et d'informations qui n'auraient jamais été disponibles auparavant.

C'est comme avoir son propre YouTube privé et sécurisé, mais en mieux.

Une plateforme vidéo moderne comme Panopto fonctionne de concert avec vos technologies de réunion existantes afin que vous puissiez facilement transformer vos enregistrements de réunion en actifs d'information réutilisables. Voici 9 façons dont une plateforme vidéo peut aider vos équipes à tirer le meilleur parti des réunions :

1. Un stockage à long terme sûr et flexible.

Avec une plateforme vidéo, vous pouvez centraliser et stocker tous les enregistrements de vos réunions dans une vidéothèque consultable à l'adresse . . Cette plateforme définit les enregistrements comme privés par défaut et conserve tous vos enregistrements jusqu'à ce que vous décidiez de ne plus en avoir besoin. Téléchargez chaque enregistrement de vidéoconférence ou de salle de conférence sur votre plateforme vidéo - et ajoutez même des enregistrements de réunion existants en masse - et votre plateforme vidéo transcrira automatiquement vos enregistrements, rendra tous les mots prononcés et affichés consultables et les optimisera pour une diffusion transparente en un clic sur n'importe quel appareil.

2. Outils de gouvernance pour la gestion des enregistrements de réunions à l'échelle.

Comment s'assurer que les bonnes personnes ont accès aux bons enregistrements de réunions ? Et comment garder les informations confidentielles secrètes jusqu'à ce qu'elles soient prêtes à être partagées plus largement ? Les plates-formes vidéo modernes intègrent généralement l'authentification unique (SSO) pour donner aux administrateurs un contrôle total sur les personnes avec lesquelles les enregistrements de réunions peuvent être partagés, que ce soit au niveau de l'entreprise, de l'équipe ou d'un enregistrement individuel. En règle générale, les administrateurs peuvent également gérer la rétention et la disponibilité du contenu de la vidéo , avec des options permettant de définir l'expiration des vidéos après un certain temps, ou d'exiger des approbations spécifiques avant que le nouveau contenu puisse être mis à disposition ou partagé.

3. Recherchez chaque détail dans les enregistrements de vos réunions.

La recherche d'informations stockées dans des vidéos était autrefois si inefficace et si difficile que peu de personnes ont envisagé de tirer parti des enregistrements de réunions en tant que ressources de connaissances. Après tout, la plupart des gens n'ont ni le temps ni l'envie de regarder un enregistrement de 30 minutes pour trouver les informations spécifiques dont ils ont besoin. Mais inside video search les capacités ont beaucoup progressé ces dernières années, et aujourd'hui, rechercher des détails capturés dans une vidéo n'est pas plus difficile que de rechercher des mots dans un document texte ou un e-mail. La plateforme vidéo de Panopto, par exemple, utilise des algorithmes d'IA pour identifier et indexer chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran dans un enregistrement, permettant à vos employés de trouver instantanément et d'avancer rapidement au moment exact où un sujet pertinent est abordé.

4. Transcription automatique et sous-titrage.

Une plate-forme vidéo moderne peut créer automatiquement une transcription textuelle de chaque réunion que vous enregistrez, qui peut être téléchargée, modifiée et partagée avec les collègues qui souhaitent simplement parcourir les conversations. Il s'agit d'un petit ajout qui peut faire une grande différence, permettant aux plateformes de réunion de participer plus activement à chaque réunion sans se soucier de prendre des minutes ou des notes. La plate-forme vidéo de Panopto crée également des sous-titres codés générés par une machine et horodatés pour chaque enregistrement, qui peuvent être activés ou désactivés par le spectateur. Ces sous-titres peuvent rendre les enregistrements de réunions encore plus précieux, non seulement en les rendant plus accessibles aux employés malentendants, mais aussi en les rendant plus flexibles en tant que ressources d'information - avec les sous-titres activés, vos employés peuvent toujours suivre un enregistrement même s'ils le regardent avec le son coupé.

5. Modifiez les enregistrements des réunions avant de les partager.

Au cours des 30 ou 60 minutes habituelles, la plupart des réunions ne sont pas entièrement consacrées aux affaires. Par conséquent, que vos réunions commencent par une petite réunion d'équipe autour des enfants, du sport, des week-ends et d'autres conversations informelles, ou qu'une discussion s'éloigne du sujet quelque part au milieu, vous devez être en mesure d'éliminer les moments qui n'ont pas besoin d'être documentés et stockés dans vos archives. C'est pourquoi les plateformes vidéo modernes incluent souvent des outils de montage vidéo simples conçus pour faciliter la suppression des conversations indésirables ou hors sujet de vos vidéos de réunion. Vous pouvez également utiliser ces outils pour regrouper plusieurs enregistrements de réunions, ce qui vous permet d'assembler de manière transparente des réunions qui ont fait une pause pour le déjeuner, ou de regrouper toutes les conversations sur une initiative dans un seul enregistrement.

6. Améliorer l'expérience de lecture vidéo.

Les réunions sont des événements dynamiques et collaboratifs qui incluent souvent plusieurs personnes conversant tout en partageant des écrans, des diapositives et des documents, et même en écrivant sur des tableaux blancs - souvent depuis différents endroits. Une plateforme vidéo peut permettre au spectateur de tout voir côte à côte, ce qui lui donne le contrôle de son expérience visuelle et étend la collaboration au-delà de la réunion en temps réel. La plateforme vidéo de Panopto, par exemple, est dotée d'un lecteur vidéo interactif unique qui non seulement montre aux spectateurs plusieurs flux vidéo, mais leur permet également de passer d'un flux à l'autre et même de modifier la vitesse de lecture de la vidéo. Les spectateurs peuvent également naviguer rapidement dans le contenu de l'enregistrement d'une réunion grâce à des vignettes vidéo qui présentent un aperçu cliquable de ce qui va suivre, ainsi qu'une transcription de l'enregistrement que vous pouvez faire défiler et sur laquelle vous pouvez cliquer pour avancer.

7. Continuez à collaborer dans vos vidéos.

Lorsque vous commencez à enregistrer toutes vos réunions, vous pouvez supprimer une grande partie de la redondance des efforts de collaboration des personnes. Partagez instantanément les connaissances et les informations qui ont fait surface au cours d'une réunion sans que vos experts aient à passer du temps supplémentaire à produire des documents explicatifs en plus de ce qu'ils ont déjà présenté. Et si quelqu'un a besoin de fournir plus d'informations, il peut rapidement créer et partager une présentation vidéo en une fraction du temps qu'il faut pour rédiger un document formel. De nombreux lecteurs vidéo modernes prennent également en charge la collaboration en vidéo, en récupérant les chats en direct de vos réunions et en permettant aux spectateurs d'ajouter des commentaires ou de discuter dans la vidéo après la fin de la réunion.

8. Obtenez des informations plus approfondies grâce à l'analyse vidéo.

Avec une plateforme vidéo, vous pouvez enfin obtenir des réponses aux questions que vous vous posez sur ce qui se passe dans les réunions de votre organisation. Une plateforme vidéo moderne comprend généralement une suite complète d'analyse vidéo qui, une fois que vous commencez à capturer toutes vos réunions, peut vous aider à mettre en lumière de nouvelles informations telles que le temps passé en réunion, la quantité de contenu utilisé après la réunion et les sujets les plus recherchés et les plus consultés. Vous pouvez même trouver des enregistrements spécifiques aux téléspectateurs, pour savoir quelles personnes regardent quoi, et si une personne a regardé ou non un enregistrement donné dans son intégralité.

9. Intégrez votre vidéothèque à d'autres systèmes.

Une plateforme vidéo peut s'intégrer à d'autres solutions que celles de la vidéoconférence et de l'audiovisuel en salle. De plus en plus, elle peut vous permettre d'ajouter et de partager des enregistrements de réunions dans vos autres portails professionnels. Les plateformes vidéo modernes intègrent généralement des systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) tels que Cornerstone, des systèmes de gestion de la relation client (CRM) tels que Salesforce, etc. De nombreuses plates-formes vidéo comprennent également des API pour développeurs, de sorte que vous pouvez personnaliser la façon dont vous gérez les enregistrements et intégrez la vidéo dans votre écosystème technologique selon vos spécifications.

Si votre réunion vaut la peine d'être tenue, elle vaut la peine d'être tenue.

 

Il est plus facile que jamais d'enregistrer des réunions. Mais ces enregistrements ne servent à rien s'ils sont sauvegardés sur l'ordinateur d'un collègue au hasard, s'ils sont enfouis dans un dossier réseau impossible à consulter ou si, en raison d'un formatage inadéquat ou d'une bande passante insuffisante, ils ne peuvent pas être lus sur certains appareils.

En définitive, une plate-forme vidéo vous fournit les outils dont vous avez besoin pour gérer des archives d'enregistrements de réunions de plus en plus volumineuses et pour faciliter la recherche à la demande des informations capturées dans ces vidéos. Les plates-formes vidéo peuvent également inclure des fonctionnalités clés qui renforcent la collaboration et la productivité de telles que des outils d'enregistrement multi-caméras, des lecteurs interactifs, des analyses de visualisation et des intégrations pour vous aider à intégrer les connaissances et le contenu vidéo dans vos autres systèmes d'entreprise.

Enregistrement automatique des réunions à grande échelle

Lorsque votre entreprise rend automatique la capture des réunions, vos employés peuvent compter sur un enregistrement consultable de la réunion auquel ils peuvent se référer au besoin chaque fois qu'ils prennent un appel ou s'assoient dans une salle de conférence. Cela signifie que chacun pourra participer plus activement à ses réunions, en sachant qu'il pourra revoir la discussion à la demande chaque fois que le besoin s'en fera sentir.

Et la bonne nouvelle ? Il est en fait plus facile d'enregistrer chaque réunion automatiquement que de se souvenir d'enregistrer chaque réunion ad hoc.

La plateforme vidéo de Panopto, leader sur le marché, vous offre deux options pour automatiser l'enregistrement des réunions dans votre entreprise.

Tout d'abord, pour toutes les réunions en personne qui se déroulent dans vos salles de conférence, la fonction unique de Panopto Remote Recorder vous permet de programmer l'enregistrement à l'avance, aussi bien pour les réunions récurrentes que pour les réunions ponctuelles. Une fois que l'enregistrement d'une réunion a été programmé, toutes les caméras et tous les microphones commencent à enregistrer à l'heure prévue, ce qui permet aux participants d'entrer et de se réunir sans avoir à appuyer sur le bouton d'enregistrement.

Ensuite, pour toutes les réunions tenues en ligne par vidéoconférence, Panopto est livré avec des intégrations prêtes à l'emploi pour les systèmes de vidéoconférence tels que Zoom, Skype for Business, Bluejeans et GoToMeeting. Lorsque vous intégrez Panopto à votre logiciel de vidéoconférence, tous les enregistrements de vos réunions seront téléchargés dans une vidéothèque sécurisée, transcodés pour une lecture optimisée, indexés pour la recherche et partagés en toute sécurité selon vos autorisations, le tout automatiquement.

En savoir plus sur les intégrations de Panopto >>

L'enregistrement automatique de vos réunions est un moyen intelligent et évolutif de préserver les informations et les idées échangées par vos collaborateurs. Et l'utilisation d'une plateforme vidéo pour gérer et partager les enregistrements de vos réunions en interne est encore plus intelligente.

Transformer les réunions en actifs informationnels

Presque toutes les entreprises cherchent aujourd'hui des moyens d'améliorer la productivité des réunions et d'accroître la valeur qu'elles tirent de tout le temps que leurs employés passent en réunion. De plus en plus, les entreprises réalisent qu'une grande partie de la valeur dérivée des réunions est constituée par les informations partagées lors de ces réunions. Par conséquent, un nombre croissant d'entreprises cherchent maintenant des moyens de capturer ces moments importants de réunion et de les conserver comme des ressources à la demande d'expertise et d'informations institutionnelles.

Bien plus complète que les notes manuscrites, et bien plus efficace que de demander aux responsables des réunions de rédiger des résumés après la réunion, la capture vidéo des réunions sur s'est rapidement avérée être un moyen idéal pour documenter tous les détails des discussions d'équipe.

Et avec le bon ensemble d'outils de gestion vidéo complémentaires, toute organisation peut convertir ces réunions en actifs d'information consultables, ce qui permet non seulement d'améliorer la concentration et l'engagement pendant une réunion, mais aussi de s'assurer que les connaissances utiles ne disparaissent pas après la fin de la réunion.

Une plate-forme vidéo permet à votre organisation de gérer et de sécuriser une bibliothèque de vidéos de réunion en constante augmentation. Et quels que soient les investissements actuels de votre organisation dans des solutions de réunion, une plate-forme vidéo fonctionnera avec vos systèmes existants afin que vos employés bénéficient de tous les avantages de la capture de réunion sans avoir à apprendre une nouvelle technologie.

Vos collaborateurs tiennent déjà des réunions - 62 par personne chaque mois, en fait, en moyenne. Et le plus souvent, ils tiennent déjà ces discussions dans un lieu ou sur un appareil déjà configuré pour la vidéo.

Imaginez tout ce que vos équipes pourraient accomplir si quelqu'un appuyait simplement sur "enregistrer" et que toutes les informations et l'expertise échangées au cours de ces sessions étaient automatiquement préservées et partagées pour le bénéfice de tous les autres membres de l'équipe.

 

Vous êtes prêt pour une solution de gestion vidéo qui peut aider à soutenir la productivité et la collaboration à tous les niveaux de votre organisation ? Contactez l'équipe Panopto dès aujourd'hui pour mettre en place un essai gratuit .