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Vous détestez les réunions ? Il faut les arranger. Voici comment.
La façon dont nous organisons les réunions aujourd'hui ne fonctionne pas. Dans la plupart des organisations, les réunions sont des conférences animées par PowerPoint, structurées de manière à offrir peu d'occasions de faire du vrai travail et de prendre de vraies décisions.
Mais il existe une alternative. Il s'agit de la réunion inversée - dont les pionniers sont des entreprises innovantes comme Amazon et LinkedIn, et qui s'appuie sur le modèle de la classe inversée qui a été déployé dans les universités du pays et du monde entier.
L'approche de la réunion inversée est révolutionnaire par sa simplicité :
- Partagez la présentation informative avant la réunion afin que les participants soient pleinement informés dès le début.
- Concentrez-vous sur la prise de décisions, l'ouverture de la discussion et la réalisation du travail pendant la réunion, et non après.
Cela vous semble facile ? Oui, ça l'est. Et voici comment faire.
Le secret de la réussite est la préparation. Pour réussir votre prochaine réunion, il y a trois éléments essentiels que vous devrez avoir prêts à l'avance :
- Votre (vos) objectif(s). Soyez précis - dites à votre groupe quel travail vous voulez accomplir et quelles décisions vous voulez prendre avant la fin de la réunion.
- Vos documents. L'objectif d'une réunion de groupe est de travailler sur quelque chose, vous voudrez donc préparer un guide de discussion à l'avance. Donnez aux participants les informations dont ils ont besoin pour participer en toute connaissance de cause, et laissez-leur suffisamment de temps pour les examiner raisonnablement.
La partie la plus importante de toute réunion inversée.
Bien que cela puisse sembler évident, le fait de partager suffisamment d'informations à l'avance pour que les participants puissent prendre des décisions en connaissance de cause est la partie la plus cruciale de toute réunion flippée. Souvent, les organisations ancrées dans l'ancien modèle d'information descendante ne partagent pas assez d'informations en amont et ne sont pas en mesure de tirer parti des avantages de la méthode flippée.
Pour vous assurer que votre équipe offre suffisamment d'informations, commencez par travailler à partir de ce cadre de partage de l'information en six parties :
- Contexte ou question : En une ou deux phrases, quel est le problème qui doit être résolu ou l'action qui doit être entreprise ?
- Vision plus large : Quels sont les objectifs généraux qui décrivent à un haut niveau ce à quoi ressemble le succès ?
- Tenets : Quels sont les principes durables et directeurs de notre organisation que nous utiliserons pour évaluer cette décision ou ce travail ?
- Hypothèses : Quelles sont les hypothèses fondamentales retenues pour formuler les options ? Quels sont les principaux faits pertinents pour la décision ou le travail en cours ?
- Options : Quelles sont les principales options alternatives disponibles ? Quels sont les avantages et les inconvénients de chacune ?
- Recommandation : Quelle option recommandez-vous pour le public ? Pourquoi ? Quelles sont les prochaines étapes ?
Quand la réunion commence
Si une réunion inversée demande un peu plus de travail en amont, vous en récolterez les fruits pendant la session. L'essentiel est que votre rôle ne consiste pas à faire la morale, mais à guider la discussion et le travail.
Quelques conseils pour que votre réunion inversée se déroule efficacement :
- Commencez par consacrer 5 à 7 minutes à l'examen indépendant des documents de la réunion.
- Désignez une personne chargée de prendre des notes.
- Définissez l'objectif de la réunion que vous organisez, et répétez l'objectif.
- Ouvrez la voie à la discussion et au travail.
- Mettez fin à la discussion lorsque la décision est prise, que le travail est terminé ou qu'il est impossible de progresser davantage.
- Résumez les principaux résultats et décisions dans un message de suivi.
Simplifiez-vous la vie - avec la vidéo
Vous voulez rendre vos réunions encore plus faciles à inverser ? L'outil est souvent juste devant vous - dans la caméra vidéo de votre ordinateur portable ou de votre smartphone.
La vidéo peut être utilisée pour soutenir et simplifier presque tous les aspects d'une réunion inversée. Il existe trois tâches en particulier pour lesquelles la vidéo vous facilitera grandement la vie.
- Envoyez les documents de préparation à la réunion par vidéo. Enregistrez une présentation vidéo rapide de vos documents - sous la forme d'une capture d'écran de votre présentation, avec un flux webcam de vous en train de partager. Enregistrez une vidéo en ligne avec une brève présentation de 4 à 6 minutes pour aider votre public à se familiariser avec votre sujet et vous donner les moyens d'insister sur les principaux points à prendre en compte.
- Résumé de l'après-réunion/des actions à entreprendre. Un résumé par e-mail de l'après-réunion identifiant les actions à entreprendre, les résultats attendus et les points de responsabilité est essentiel pour faire avancer le travail. Mais transposer tout cela de vos notes dans un e-mail prend du temps. Une meilleure option ? Un récapitulatif vidéo ! Lorsque votre réunion se termine, prenez un moment avec la webcam de votre ordinateur portable ou de votre smartphone et enregistrez-vous en train de résumer votre discussion et de détailler les décisions et les prochaines étapes. Et si vous avez utilisé un tableau blanc pour prendre des notes, vous pouvez même capturer les détails enregistrés là aussi.
Comme pour tout nouveau processus, recherchez les possibilités d'optimiser la façon dont votre équipe organise ses réunions afin de gagner encore plus de temps, d'accomplir encore plus de choses et d'obtenir encore plus de résultats.
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