Il y a trop de présentations dans les réunions d'aujourd'hui.

Ce n'est pas dit à la légère : nous fabriquons des logiciels vidéo qui permettent d'enregistrer et de partager des présentations en ligne, après tout.

La Harvard Business Review a passé l'été à se pencher sur la question de savoir si les réunions doivent privilégier les présentations ou les conversations. L'équipe de la HBR n'appelle pas, à juste titre, à l'interdiction pure et simple de l'un ou l'autre style, mais note à plusieurs reprises que la plupart des organisations accordent trop d'importance aux présentations en tant que moteur de réunion et, de ce fait, passent souvent à côté de conversations plus productives.

Quels sont les problèmes précis que peuvent poser les réunions basées sur des présentations ? HBR en a trouvé plusieurs :

• Trop d'informations essentielles ne sont révélées qu'à la fin de la réunion, pour le "grand dévoilement".
• Des occasions manquées d'obtenir des commentaires sur ce qui a été essayé avant ou ailleurs avant la présentation d'une solution finale.
• Les présentations PowerPoint page par page ne suscitent pas l'intérêt du public.
• Il y a donc peu d'occasions de poser des questions, de proposer des réponses ou de développer plus en profondeur une idée.

Si le HBR a trouvé de nombreuses bonnes raisons pour que les membres de l'équipe fassent des présentations en réunion, dans l'ensemble, les auteurs recommandent d'examiner attentivement pour chaque réunion si la session ne serait pas mieux servie si elle était plutôt structurée comme une conversation.

Le vrai problème de la présentation pendant les réunions

Lorsqu'il s'agit de faire une présentation dans le cadre d'une réunion, le problème est rarement l'information spécifique à partager - après tout, une présentation personnelle est souvent beaucoup plus efficace pour communiquer une idée qu'un texte seul. Le problème le plus important est celui du temps.

Chaque réunion est une question pratique de logistique. Qui doit être présent ? Les horaires sont-ils compatibles ? Même si les horaires de travail s'allongent, la semaine de travail compte toujours un nombre limité d'heures. Fixer une réunion, c'est donc donner à une personne l'autorité sur la façon dont les autres vont passer une partie de ce temps limité.

Lorsqu'une réunion est productive, personne n'est gêné par ces demandes de temps.

Cependant, lorsqu'une réunion n'est pas productive, cette ressource rare est dépensée sans valeur.

Et comme l'a noté l'équipe du HBR, le problème d'une présentation en direct lors d'une réunion est que, bien trop souvent, dans le but de partager une idée toute faite, le présentateur néglige les idées des autres participants. Des suppositions sont faites sans le bon contexte. Des opportunités sont suggérées sans une compréhension de l'expérience passée. Des stratégies sont recommandées sans tenir compte de la feuille de route des autres.

On perd du temps à rendre une idée présentable, au lieu de travailler directement au développement de cette idée.

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Les réunions étaient destinées à la conversation

Bien sûr, comme l'a noté l'équipe du HBR, il existe de nombreuses raisons de structurer une réunion autour d'une présentation. Mais dans les organisations d'aujourd'hui, trop de gens ont fait du jeu de diapositives la règle plutôt que l'exception.

Il y a un meilleur moyen.

Le HBR conclut son examen estival de l'état des réunions par une recommandation simple pour améliorer pratiquement toutes les sessions :

"Envoyez les documents "définitifs" bien avant toute discussion de groupe et exigez une lecture préalable."

C'est une notion qui peut sembler radicale, mais qui est déjà en place dans des organisations comme LinkedIn et Amazon. S'inspirant d'une tendance en plein essor dans les cours universitaires et connue dans le monde des affaires sous le nom de "flipped meeting", il s'agit d'une nouvelle norme pour des réunions plus productives qui garantit que tout le monde part sur la même page et travaille vers le même objectif.

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Pour organiser une réunion, il suffit à l'organisateur de partager ses documents à l'avance et de concentrer le temps de la réunion sur le travail productif de prise de décision, de recherche de consensus et d'accomplissement des tâches pendant que les participants sont tous ensemble.

Pourtant, si le partage d'un jeu de cartes à l'avance est un bon point de départ pour une meilleure rencontre, de nombreux adeptes du format ont constaté que le matériel seul ne suffisait pas toujours.

Le temps d'une réunion n'est peut-être pas optimisé par une présentation, mais cela ne veut pas dire qu'une bonne présentation n'a pas de valeur. Elle est tout de même l'une des compétences les plus anciennes de l'humanité : notre cerveau est câblé à la fois pour communiquer et pour apprendre de cette manière.

La bonne nouvelle : vous pouvez avoir le beurre et l'argent du beurre.

Regardez un exemple de présentation d'une réunion inversée, enregistrée et partagée à l'avance :

 

 

Avant une réunion, une fois que les documents finaux sont prêts, les membres de l'équipe peuvent simplement utiliser Panopto Express, un enregistreur vidéo en lignegratuit, ainsi que la webcam intégrée de leur ordinateur portable pour enregistrer rapidement la présentation qu'ils auraient faite au cours de la réunion. De cette façon, les organisateurs de la réunion peuvent toujours parcourir la présentation comme ils l'avaient imaginée, en soulignant les notes importantes et en complétant les détails.

Les participants peuvent ensuite regarder la présentation vidéo en ligne à leur propre rythme, même revenir en arrière et répéter un passage si nécessaire, et ainsi se présenter à la réunion prévue, préparés et prêts à contribuer intelligemment à l'ordre du jour.

L'inversion des réunions peut vous aider à récupérer le temps perdu en réunion, à faire en sorte que chaque réunion à laquelle vous participez soit productive et à permettre à vos équipes de prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides en collaboration. Le meilleur de tout, c'est que le flipping est conçu pour être facile - faites ce que vous avez toujours fait, un jour ou deux plus tôt. Et quand vous êtes prêt, appuyez simplement sur "enregistrer".

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