Es-tu prêt à franchir le pas et à changer ton système de gestion vidéo (VMS) pour atteindre les objectifs d'apprentissage de ton établissement ? En tant que partie essentielle de ton écosystème EdTech, nous comprenons les défis qui accompagnent cette transition. Ton fournisseur actuel ne répond peut-être pas à tes besoins, et le choix du bon VMS peut être le facteur décisif pour atteindre tes objectifs. 

Qu'est-ce que cela signifie pour ton institution ? Dans notre webinaire sur Comment réussir le changement de ton VMSDans ce numéro, Matt Dennis, expert en apprentissage vidéo chez Panopto, partage les points douloureux communs des VMS, les critères de sélection et les questions fréquentes qui peuvent se poser lors de la recherche d'un nouveau VMS. Nous avons pris les points clés et les avons partagés ici pour te guider tout au long du processus, te donner les moyens de prendre une décision éclairée et de choisir la solution parfaite pour tes besoins.

1. Détermine les problèmes auxquels tu es confronté(e)

Selon le Rapport 2023 sur les tendances vidéo dans l'enseignement supérieur, seulement 30,2 % des établissements d'enseignement supérieur sont satisfaits de leur VMS actuel. Les solutions qui semblaient "suffisantes" pendant la pandémie sont maintenant passées au crible, car les institutions recherchent des plateformes fiables, conviviales et adaptables qui peuvent les soutenir à long terme. Malgré tout le temps, l'énergie et les ressources consacrés au choix d'un VMS, il arrive que le temps ne soit pas toujours à la hauteur des efforts déployés.

Un autre fait intéressant révélé dans le rapport est que la facilité d'utilisation, l'assistance à la clientèle et le coût sont les principaux facteurs contribuant à la satisfaction à l'égard du VMS. Alors, à quels problèmes es-tu confronté ? Commence par déterminer ce qui ne fonctionne pas pour toi et quels sont tes besoins.

2. Sache ce qu'il faut rechercher lorsque tu fais le changement

Une fois que tu as pris conscience des problèmes que tu rencontres avec ton VMS actuel, il est important de savoir quelles sont les caractéristiques que ton nouveau VMS devrait avoir. 

Un VMS avec des fonctions tout-en-un

Le VMS est-il une solution vidéo tout-en-un qui te permet d'enregistrer, de diffuser en direct, d'héberger, de partager et de rechercher des vidéos ? Voici quelques questions à se poser :

• Quels sont les types d'équipement dont tu as besoin pour faire fonctionner le VMS et quel est le matériel nécessaire pour diffuser, gérer et visionner les vidéos ? Devras-tu faire des investissements supplémentaires pour que le système soit pleinement fonctionnel et réponde à tes besoins ? Tu veux t'assurer que tu élimines les risques de coûts imprévus.  
• Combien d'entrées vidéo peuvent être capturées simultanément pour des événements, des présentations et des démonstrations ?  
• Le VMS fonctionne-t-il avec ton cas d'utilisation spécifiques à l'institution? Il est important de sonder les parties prenantes pour s'assurer que tu connais les cas d'utilisation exacts de ton institution. Tu es peut-être une école de médecine qui exige la possibilité d'accélérer les vidéos pour les étudiants qui traitent des masses d'informations, ou une école de droit qui a besoin d'un logiciel adapté aux mobiles pour filmer des procès fictifs.

De notre Rapport sur les tendances vidéo dans l'enseignement supérieur, Les deux principaux cas d'utilisation sont la capture de cours et l'apprentissage à distance, mais nous savons qu'il y en a beaucoup d'autres. L'objectif n'est pas seulement d'avoir une solution avec des fonctionnalités tout-en-un, mais les bonnes fonctionnalités qui permettent aux professeurs et aux étudiants d'innover et de créer une quantité infinie de cas d'utilisation. 

Un VMS facile à utiliser

Le VMS est-il facile à utiliser ? Voici quelques questions à se poser :

• As-tu la capacité de personnalise l'aspect et la convivialité de ton portail vidéo?
• As-tu accès à un processus étape par étape pour enregistrer et partager une vidéo ou diffuser en direct une présentation vidéo? 
• Combien de clics faut-il pour enregistrer une vidéo ? 
• Sont tous les mots parlés et écrits automatiquement indexé pour la recherche? 
• Comment adapté aux mobiles est le VMS, et fournit-il Application mobile La prise en charge de la recherche, de la visualisation et de la gestion des vidéos ?

Un VMS avec des prix transparents et inclusifs

Le VMS propose-t-il une tarification transparente et inclusive ? Quels sont les éléments inclus dans le prix de la licence de base et quelles sont les fonctionnalités qui doivent être achetées en tant que modules complémentaires ? Certains VMS peuvent proposer une tarification complète, tandis que d'autres ont des structures tarifaires à la carte qui ne sont pas toujours transparentes - il est important de choisir ce qui te convient le mieux.

Un VMS avec un support client de premier ordre

Le VMS a-t-il un support client de premier ordre? Tu ne sais jamais quand tu auras besoin d'aide - c'est pourquoi il est vital d'avoir un VMS avec un support client exceptionnel. Tu peux te demander si l'assistance clientèle est disponible pour répondre aux problèmes - prendront-ils 10 minutes ou trois heures pour répondre à un problème ? Ont-ils un service d'assistance téléphonique ou par ticket ? As-tu accès à des vidéos explicatives ou à des articles clairement documentés qui peuvent t'aider à résoudre un problème avant que tu ne fasses appel au centre d'aide ? Et comment la plateforme vidéo se protège-t-elle contre les pannes et les défaillances du système pendant un événement enregistré ou en direct ?

Un VMS avec des partenariats solides

Enfin, des partenariats solides : dans quelle mesure le Intégration du VMS avec ton installation actuelle de technologie de l'éducation ? Tu veux trouver un VMS qui s'associe à la technologie que tu utilises déjà pour te faciliter la vie. Quelles sont les applications mobiles qui offrent une prise en charge de la recherche, de la visualisation et de la gestion des vidéos ? Dans quelle mesure le spécialiste du produit VMS peut-il gérer avec succès le changement du côté de la solution - te guidera-t-il à travers les étapes ?

3. Comprendre ce qu'implique le processus de changement de fournisseur.

Maintenant que nous avons compris ce qu'il faut rechercher lorsque tu changes de VMS, voyons ce qu'implique le processus de changement lui-même.

• Sortir des contrats existants. As-tu un contrat pluriannuel avec un VMS ? Tu peux prendre en considération un VMS qui offre des incitations tarifaires spéciales pour rendre le changement abordable avant la fin de ton contrat actuel.
• Déplace ton contenu. Ton nouveau VMS doit proposer des services de migration vidéo pour transférer tes fichiers multimédias et métadonnées existants dans une nouvelle vidéothèque. 
• Transfère ton utilisateur actuel, tes permissions et la structure de tes dossiers vers ton nouveau VMS. Les permissions des utilisateurs et les structures de dossiers peuvent être compliquées, il est donc important de s'assurer qu'elles peuvent être transférées de façon transparente dans ton nouveau VMS.
• Gérer le calendrier et les attentes en matière de migration. Communique d'emblée tes attentes et tes besoins à ton nouveau VMS - souhaites-tu migrer dans les six semaines ou dans les six mois ? Que tu aies un besoin urgent de migrer ou que tu cherches à le faire au fil du temps, il est préférable de gérer ces attentes à l'avance. 

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Passer à un nouveau VMS peut sembler une tâche intimidante, mais en adoptant la bonne approche, tu peux assurer une transition en douceur et trouver le meilleur VMS pour répondre à tes objectifs d'apprentissage. 

Chez Panopto, nous comprenons les défis qui accompagnent le changement de plateforme VMS, et nous sommes là pour te soutenir à chaque étape. Laisse-nous t'aider à prendre une décision éclairée, à choisir la bonne solution pour tes besoins, et à débloquer le potentiel d'un nouveau VMS qui élèvera les expériences éducatives de ton établissement. Ensemble, nous pouvons naviguer dans cette transition et mettre ton institution sur la voie du succès.

 

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