Dans toutes les entreprises, les réunions sont un moyen important pour les collègues d'échanger des idées, de faire du remue-méninges et de régler les détails du travail à accomplir. Malheureusement, bon nombre des idées partagées pendant les réunions sont souvent perdues dans des courriels de récapitulation de réunion qui non seulement prennent du temps à rédiger, mais qui sont aussi souvent oubliés dans les boîtes de réception des employés, qui ne cessent de croître.

Pourquoi la valeur d'une réunion devrait-elle se terminer en même temps que la discussion ?

Chez Panopto, nous constatons que de plus en plus de nos clients utilisent notre plateforme vidéo pour enregistrer leurs réunions à l'adresse, afin de s'assurer que les idées et les informations partagées sont capturées et mises à la disposition des employés de toute l'organisation.

Enregistrer des réunions ? Pourquoi quelqu'un ferait-il cela ?

Lors de nos discussions avec les clients, nous avons constaté qu'il y a trois motivations principales pour introduire la vidéo dans leurs salles de réunion :

1. Plus de réunions manquées : L'enregistrement des sessions de réunion signifie que personne ne doit manquer une discussion. La vidéo peut être partagée avec les employés qui n'ont pas pu assister à la réunion en raison de conflits d'horaires ou d'éloignement géographique, afin que chacun ait accès aux mêmes informations.
2. Conserver des traces du processus décisionnel : Trop souvent, les idées alternatives partagées lors des réunions sont perdues au moment de la prise de décision. Les vidéos des réunions peuvent servir à documenter les autres idées envisagées, ainsi qu'à comprendre comment les décisions ont finalement été prises. Si nécessaire, les équipes peuvent revenir à la discussion initiale pour trouver des idées qui n'étaient pas prêtes à être exécutées à l'époque et qui peuvent maintenant être évaluées pour aider les projets à se développer.
3. Réduire le besoin de prendre des notes : Les points importants soulevés pendant les réunions peuvent souvent être manqués simplement parce que les participants étaient concentrés sur l'écriture d'un point précédent. Avec la vidéo, les employés peuvent participer plus pleinement à une discussion, sachant qu'ils peuvent utiliser la recherche vidéo interne pour revenir sur les points qu'ils ont manqués. La vidéo peut également fournir un résumé de la réunion, ce qui réduit la nécessité de créer de longs courriels de suivi après la réunion.

Et chez Panopto, nous utilisons notre plateforme vidéo pour enregistrer tous les types de réunions, des petites discussions internes aux réunions de l'ensemble de l'entreprise, afin que chacun soit tenu au courant.

Comment enregistrer une réunion avec Panopto

Avec Panopto, l'enregistrement des réunions est facile - et vous pouvez commencer avec aussi peu que votre iPhone, iPad ou ordinateur portable et sa webcam embarquée.

Tout d'abord, si vous avez le temps avant la réunion, faites le tour de la salle avant l'arrivée des autres participants et préparez-vous à enregistrer. Ouvrez votre enregistreur Panopto (disponible pour Windows et Mac, ainsi que sur Panopto Mobile pour iOS), et assurez-vous que votre caméra est dirigée vers la zone que vous souhaitez capturer.

Si vous utilisez l'application d'enregistrement de bureau de Panopto, nous vous suggérons d'effectuer une vérification rapide du son en parlant dans les zones de la salle où les participants à la réunion seront assis et de confirmer que votre microphone capte correctement le son. La qualité du son peut faire la différence entre un enregistrement utile et un enregistrement qui ne l'est pas. Vous devez donc vous assurer que tout le monde peut être entendu. Pour obtenir de l'aide supplémentaire sur l'audio, consultez notre article de blog sur les conseils d'enregistrement audio des présentations .

Une fois que vous êtes à l'aise avec vos paramètres vidéo et audio, vous pouvez commencer à enregistrer. Il vous suffit d'appuyer sur le bouton Enregistrer et de commencer votre réunion. Une fois la réunion terminée, cliquez sur le bouton Arrêter l'enregistrement. La vidéo de votre réunion est téléchargée dans la vidéothèque Panopto de votre entreprise ( ) où elle est automatiquement encodée pour être diffusée sur n'importe quel appareil et mise à la disposition des membres de votre organisation.

De plus, avec Panopto, tout mot prononcé pendant votre réunion peut être indexé et faire l'objet d'une recherche, de sorte que toute personne ayant manqué un point spécifique ou une action peut rechercher un mot ou une phrase exacte, puis être ramenée à ce point précis de la réunion.

Prêt à enregistrer vos réunions ?

Panopto permet d'enregistrer et de partager facilement vos réunions - en utilisant l'ordinateur portable ou le smartphone que vous possédez déjà. Essayez Panopto gratuitement dès aujourd'hui et découvrez pourquoi de plus en plus d'organisations capturent leurs réunions en vidéo.