Alors que l'apprentissage virtuel, hybride et asynchrone continue de se développer, les universités et autres établissements d'enseignement supérieur créent et stockent plus de contenu vidéo que jamais. Les administrateurs créent des présentations pour les réunions, les professeurs enregistrent de nouvelles conférences et des supports de cours, et les étudiants téléchargent des vidéos pour les devoirs en classe et les activités extrascolaires. Ce volume de vidéos s'accumule rapidement, créant une vaste bibliothèque au sein de votre LMS ou système de gestion vidéo, remplie de contenu obsolète.

La conservation de vidéos non pertinentes ou obsolètes n'est pas seulement un défi logistique qui encombre votre écosystème d'apprentissage. Elle crée également des risques réels pour votre université tout en imposant des coûts de stockage supplémentaires qui grèvent inutilement votre budget. 

Pour garantir une expérience cohérente, pertinente et de haute qualité aux étudiants, les technologues et administrateurs pédagogiques doivent adopter une stratégie intelligente d'hygiène du contenu qui archive et supprime les vidéos non regardées ou non pertinentes.

Qu'est-ce que l'hygiène du contenu ?

En termes généraux, l'hygiène du contenu fait référence au processus d'évaluation du contenu d'un site Web ou d'une plateforme pour s'assurer qu'il est pertinent, actualisé et utile. L'idée est simple : Tout comme le désordre physique peut nuire au confort et à l'aspect pratique d'une maison ou d'un lieu de travail, le désordre numérique peut nuire à l'utilité d'un espace en ligne. 

Dans le contexte d'un établissement d'enseignement supérieur disposant d'une vaste vidéothèque , l'hygiène du contenu implique la mise en place d'une politique de conservation du contenu qui permet de masquer, d'archiver ou de supprimer les anciennes vidéos qui n'ont plus leur utilité initiale. La bibliothèque de votre université comprend probablement des milliers de vidéos qui n'ont pas été regardées depuis des années - des documents de cours qui ont été remplacés depuis, des présentations vidéo d'étudiants qui ont obtenu leur diplôme et des tutoriels sur des politiques qui n'existent plus. Vous créerez une vidéothèque plus fonctionnelle en vous débarrassant de ce poids mort numérique. 

3 raisons pour lesquelles les universités devraient mettre en place une politique de conservation du contenu vidéo

L'hygiène du contenu va au-delà du simple rangement. Il est vrai que le fait de purger votre bibliothèque des vidéos superflues rendra l'ensemble de l'espace numérique plus propre, mais cela présente également d'importants avantages éducatifs, juridiques et financiers. Pratiquer l'hygiène du contenu en mettant en œuvre et en maintenant une politique de conservation du contenu vidéo est une bonne pratique institutionnelle dans l'environnement d'apprentissage numérique actuel.

1. Appliquer les normes de qualité rigoureuses auxquelles s'attendent vos étudiants et votre corps enseignant.

De même que vous ne conserveriez pas un syllabus vieux de plusieurs années ou un manuel contenant des informations périmées, toutes les conférences vidéo et tous les cours enregistrés doivent répondre aux mêmes normes rigoureuses de précision, de pertinence et de qualité que votre institution. 

Contrairement au matériel didactique statique, l'un des principaux avantages des conférences vidéo et des cours enregistrés est la possibilité de modifier et de mettre à jour rapidement le matériel au fur et à mesure que les informations changent. Conserver des vidéos périmées va à l'encontre de la flexibilité du support et impose aux professeurs et aux administrateurs la charge de gérer ce contenu obsolète.

Une politique de conservation du contenu facilite la vie du corps enseignant et du personnel en réduisant le temps et les efforts consacrés à la navigation dans des fichiers périmés et en améliorant la qualité globale de la bibliothèque de cours d'une institution.

2. Réduire de manière responsable et transparente les risques posés par les matériaux périmés.

Les données obsolètes créent des risques tant pédagogiques que juridiques pour les institutions. Imaginez qu'un étudiant tombe sur un vieux cours ou une vidéo périmée expliquant une politique universitaire qui a changé depuis. Cet étudiant pourrait commettre des erreurs irréparables sur la base d'informations inexactes qui ont été laissées dans votre système LMS ou de gestion vidéo.

En outre, la conservation d'un contenu ancien accroît les risques et les complexités juridiques potentiels pour votre institution. Les demandes d'information, qu'il s'agisse d'un procès ou d'une requête en vertu de la loi sur la liberté d'information, obligent les universités à fouiller dans leurs archives numériques pour retrouver des données qu'elles ne savent peut-être même pas qu'elles possèdent. 

Une politique de conservation du contenu clairement définie permet de s'assurer que les institutions conservent les documents pertinents de manière responsable, avec des directives transparentes qui atténuent les risques juridiques.

3. Optimiser le budget face à l'augmentation des coûts de stockage dans le nuage.

Ce n'est un secret pour personne que le coût de la sécurisation et de la mise à l'échelle du stockage en nuage est en hausse. Dans un monde où chaque vidéo enregistrée a un prix, il est inutile de payer pour stocker un contenu obsolète. 

L'approche consistant à "tout conserver pour toujours" est insoutenable pour l'administrateur ou le technologue soucieux de son budget. Plutôt que de payer un loyer pour des milliers de vidéos non regardées, une politique décrivant les étapes de conservation du contenu et les meilleures pratiques vous aide à réduire les dépenses inutiles tout en garantissant que le contenu essentiel est toujours disponible. 

Réfrigérer ou congeler :
Utiliser le stockage d'archives pour une gestion optimale des vidéos

Maintenant que vous comprenez la valeur de l'hygiène du contenu, par où commencer ? 

Nettoyer votre bibliothèque de contenu et supprimer des milliers de vieilles vidéos peut sembler une entreprise intimidante, mais ce n'est pas nécessaire. Avec les bonnes politiques en place, vous pouvez créer des systèmes qui archivent ou suppriment automatiquement les vidéos non regardées tout en protégeant les documents auxquels le corps enseignant et les administrateurs tiennent. 

Les meilleures stratégies d'hygiène du contenu sont souples de par leur conception, donnant aux administrateurs et aux professeurs la possibilité de prendre leurs propres décisions concernant les vidéos dont ils ont la charge. De nombreuses institutions offrent cette souplesse essentielle en mettant en œuvre une politique de stockage des archives qui divise votre contenu en catégories "stockage" et "archives". 

• La catégorie "stockage" regroupe les vidéos pertinentes, mises à jour et fréquemment regardées, comme celles de votre LMS, CMS, blog ou wiki, pour un accès facile et instantané. Pensez-y comme à votre réfrigérateur contenant les produits essentiels de tous les jours, comme les œufs ou le pain. 
• La catégorie "archives" conserve les vidéos importantes dont vous n'avez peut-être pas besoin tous les jours ou même tous les semestres. Pensez-y comme à votre congélateur, où vous pouvez décongeler les restes de temps en temps. Les vidéos sont toujours disponibles, mais il faut parfois quelques minutes de plus pour les récupérer. L'archivage permet de libérer de l'espace dans votre réfrigérateur de contenu, ce qui garantit que le stockage primaire est toujours précis et frais.

Le stockage d'archives donne au corps enseignant et à l'administration un moyen de retirer les vidéos de la bibliothèque générale sans les supprimer complètement. Il fonctionne également bien avec les systèmes automatisés qui archivent et suppriment les données par eux-mêmes. Lorsque les vidéos non visionnées sont envoyées automatiquement dans le stockage d'archives, les gens ont la possibilité de remarquer leur absence de la bibliothèque de stockage primaire et de les récupérer avant qu'elles ne soient supprimées. Cette approche par étapes permet d'éviter les incidents et de renforcer le soutien à l'hygiène du contenu en tant que pratique au sein de l'université. 

Comment mettre en œuvre une stratégie efficace de rétention du contenu

L'hygiène du contenu ne se fait pas en vase clos. En tant que technologues et administrateurs, veillez à communiquer avec les principales parties prenantes afin de développer une méthodologie que tout le monde peut soutenir pour aider votre université à limiter les risques, à économiser de l'argent et à mieux servir le corps étudiant. En adoptant un ensemble de bonnes pratiques en matière de mise en œuvre, vous pouvez instaurer une culture de l'hygiène du contenu qui profitera à l'ensemble de votre établissement. 

Prêt à commencer ? Découvrez comment mettre en œuvre une stratégie efficace de rétention de contenu dans votre université