Dans l'espoir d'améliorer la communication interne et la formation, ce leader mondial de la technologie des marchés financiers a adopté Panopto en 2010. En peu de temps, Panopto est devenu la plateforme de référence pour la vidéo au sein de l'entreprise. Un petit groupe d'adeptes précoces est passé à 750 utilisateurs et se développe chaque jour, comptant même le PDG dans ses rangs.

Aujourd'hui, Panopto fait partie intégrante du fonctionnement de l'entreprise :

• Enregistre les démonstrations de produits pour les publics internes
• Développe la formation en ligne
• Embauche de nouveaux employés
• Enregistre les rapports mensuels et trimestriels des Chief Officers
• Enregistre les réunions WebEx
• Intégrer sa main-d'œuvre mondiale

 

Le problème : les chefs de projet sont submergés par les demandes de démonstrations.

Fin 2010, l'entreprise a été confrontée à un dilemme. Fournisseur de technologies commerciales de produits logiciels complexes pour le secteur des services financiers, ses produits s'avéraient trop difficiles à comprendre au niveau technique, tant pour les clients que pour les membres de l'équipe de vente interne. En conséquence, les experts en technologie de l'entreprise étaient submergés de demandes de démonstrations ponctuelles, tant de la part des clients que du personnel interne.

"Notre problème était que nous avions un nombre limité d'experts", a remarqué un vice-président. "Nous devions soit augmenter le nombre d'experts dont nous disposions, soit trouver un partenaire technologique qui pourrait tirer parti de son expertise pour nous."

La société avait expérimenté différents moyens d'enregistrer les démonstrations de produits, mais le processus était coûteux et inefficace.

"Nous avions du mal à joindre des documents à une vidéo. Nous perdions beaucoup de temps à essayer de combiner différents types de contenu. Ce n'était tout simplement pas efficace. Nous avions besoin d'une expérience plus intégrée."

En réponse, la direction de l'entreprise a chargé une équipe d'analystes commerciaux de trouver une meilleure option.

 

La solution : Les experts utilisent Panopto pour enregistrer les démonstrations multimédias et les visionner à la demande.

L'équipe a tout de suite commencé à expérimenter avec Panopto. Elle a rapidement commencé à travailler avec les chefs de produit de l'entreprise pour créer des enregistrements de présentation générale de chacun des plus de 30 produits logiciels différents de l'entreprise. Chaque vidéo devait durer moins de 30 minutes et donner un aperçu général du modèle économique du produit, y compris des cas d'utilisation, des profils d'utilisateurs, des concurrents et une brève démonstration. Certains responsables ont combiné vidéo, audio et capture d'écran pour leurs enregistrements, tandis que d'autres ont choisi d'utiliser des diapositives PowerPoint, une capture d'écran et une simple voix off pour narrer la session.

Quelles que soient les entrées, Panopto les a toutes intégrées automatiquement, sans qu'aucune post-production ne soit nécessaire. Les chefs de produit sont simplement entrés dans une pièce avec une caméra, ont présenté leur matériel comme d'habitude, puis sont sortis. Un enregistrement synchronisé et de haute qualité de toutes leurs contributions était disponible en ligne en quelques minutes.

"Les experts qui avaient été bombardés de demandes de démonstrations sont désormais aux anges avec la possibilité de l'enregistrer une seule fois", rapporte l'entreprise. "Panopto porte l'expérience d'apprentissage à un niveau plus intime, ce qui semble étrange puisque vous éliminez en fait une certaine interaction en direct, mais en échange vous permettez aux gens d'apprendre à leur propre rythme et de se concentrer uniquement sur le contenu qui les concerne."

L'utilisation de Panopto pour les présentations et les démonstrations de produits a eu un effet important, au-delà du simple gain de temps et d'argent. "Auparavant, il fallait parfois trois à quatre mois à quelqu'un pour s'imprégner réellement d'un produit. Notre processus est plus efficace maintenant, et c'est là que nous voyons le plus grand avantage. L'utilisation de Panopto nous rend plus efficaces en interne, ce qui, à son tour, nous permet de communiquer plus efficacement avec nos clients."

 

Développer de nouveaux cas d'utilisation pour Panopto

Les premières expériences de la société en matière d'enregistrement de présentations et de démonstrations de produits avec Panopto étaient prometteuses. Les experts et les dirigeants ont trouvé que Panopto était facile à mettre en œuvre et à adapter.

"Panopto a été incroyablement facile à mettre en place et à utiliser", se souvient un dirigeant. "Vous pouvez littéralement apprendre à quelqu'un à utiliser la technologie en quelques minutes. En une demi-heure, vous pouvez apprendre à réaliser une vidéo convaincante. C'est vraiment aussi simple que cela."

En tant que plateforme entièrement logicielle, Panopto peut être adapté à n'importe quelle taille d'organisation du jour au lendemain. Panopto fonctionne automatiquement avec pratiquement n'importe quelle configuration d'enregistrement, qu'il s'agisse d'une webcam intégrée à un ordinateur portable ou d'une caméra de smartphone, ou encore d'un équipement haut de gamme dans un studio d'enregistrement conçu par des professionnels. Les enregistrements Panopto sont automatiquement téléchargés vers une vidéothèque centrale sécurisée, et d'autres vidéos non capturées avec Panopto peuvent également être ajoutées par simple glisser-déposer. Les spectateurs autorisés accèdent au contenu par le biais de n'importe quel navigateur web, ou en déplacement via les applications mobiles de Panopto.

Cette facilité d'utilisation et cette évolutivité, ainsi que la croissance rapide de la popularité de Panopto, ont conduit l'entreprise à étendre la portée de sa mise en œuvre de Panopto à un certain nombre de nouveaux projets.

 

Formation professionnelle pour la sécurité des entreprises

Le test suivant de la flexibilité de Panopto en tant que solution est venu du département de la sécurité de l'entreprise, qui souhaitait utiliser Panopto pour enregistrer une série de vidéos de formation pour la formation continue de son personnel.

La possibilité d'offrir une formation à la demande était demandée depuis longtemps par les responsables du service de sécurité pour aider à résoudre un problème fondamental de leur programme de formation. Le service avait toujours éprouvé des difficultés à administrer largement la formation avec instructeur en raison des quarts de travail quotidiens nécessaires pour que le service fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an.

Le premier volet de la formation portait sur la préparation aux situations d'urgence. "L'équipe de sécurité n'était pas sûre qu'il serait facile de faire en sorte que tout le monde se connecte et participe", a admis l'entreprise. "Mais tout le monde l'a fait, et c'était facile. Le département a un réel besoin de formation continue, et Panopto a maintenant rendu cela incroyablement pratique pour eux."

Le département de la sécurité peut désormais administrer des formations actualisées à volonté, sans gaspiller de ressources dans des cours en direct répétitifs et des programmations compliquées. Il peut également suivre la progression de ses employés dans les cours grâce à Panopto Analytics.

 

Intégration des nouvelles recrues

L'intégration des employés nouvellement embauchés dans une entreprise de services techniques est une entreprise axée sur les connaissances. Les nouvelles recrues doivent assimiler les procédures de l'entreprise, la connaissance des produits de base et la stratégie commerciale aussi rapidement et efficacement que possible.

Mais comme l'a souligné un analyste d'entreprise, "il est souvent très difficile pour un nouvel employé de prévoir une heure avec le chef de produit pour avoir une vue d'ensemble de son produit. Il est beaucoup plus facile de se connecter à Panopto, de regarder une vidéo de 20 minutes, puis de formuler des questions éclairées pour une réunion de 10 à 15 minutes. Au final, cela fait gagner du temps à tout le monde et rend l'ensemble du processus plus productif."

Il y a des avantages évidents à avoir accès à une bibliothèque d'enregistrements de produits à la demande, consultables et bien préparés. Ces vidéos font plus que distiller des informations sur les produits pour un nouvel employé. Elles sont également très révélatrices de la culture de l'entreprise et des personnes qui la dirigent. Les nouvelles recrues voient les visages et entendent les voix des employés clés. Ils découvrent leur style et leur personnalité.

En combinant vidéo, audio, PowerPoint, capture d'écran et autres, Panopto contribue à faire du processus d'accueil une expérience plus immersive.

 

Rapports de la C-Suite

Le PDG de l'entreprise utilise également Panopto à titre personnel.

Soucieux d'assurer la transparence de l'organisation, le PDG communiquait auparavant avec les employés en utilisant les méthodes traditionnelles de communication avec les cadres, notamment les réunions publiques et les bulletins d'information par courriel.

Cependant, ces mesures ont souvent laissé à désirer. Les réunions publiques se sont avérées peu pratiques, obligeant les employés de différents pays à se connecter à des heures indues de la nuit et du matin. Quant aux bulletins d'information textuels, ils ne permettaient pas de déterminer l'engagement des employés à l'égard du contenu et ne permettaient pas à M. Young de communiquer sa personnalité et la culture d'entreprise qu'il souhaitait transmettre.

Panopto était la solution de communication moderne parfaite pour les cadres. Tout d'abord, elle offrait au PDG un moyen attrayant d'améliorer la transparence de l'entreprise et de communiquer avec les employés du monde entier. Toutes les semaines ou toutes les deux semaines, il enregistrait une brève mise à jour exécutive - partageant des informations sur l'entreprise et fournissant des informations sur les nouvelles initiatives que les employés pouvaient regarder partout à la demande.

Deuxièmement, Panopto n'a pas eu besoin d'un studio d'enregistrement d'entreprise ou de faire appel à une équipe audiovisuelle coûteuse. Au lieu de cela, le PDG a simplement enregistré des vidéos dans son bureau à l'aide de la webcam de son ordinateur portable.

Troisièmement, les vidéos pouvaient être mises instantanément à la disposition de ses employés. Avec Panopto, chaque enregistrement était automatiquement téléchargé vers la vidéothèque centrale et traité de manière à ce que les employés puissent visionner la vidéo sur n'importe quel appareil. En quelques minutes, le PDG pouvait capturer et partager des messages importants et de nouvelles idées avec toute son organisation.

Enfin, Panopto a fourni des outils intégrés pour mesurer l'engagement des employés et obtenir un retour d'information. Pour toute vidéo, les analyses de Panopto ont permis à l'entreprise de savoir combien d'employés ont visionné la vidéo et quelle partie de la vidéo ils ont regardée.

Le PDG s'appuie également sur Panopto pour produire du contenu plus formel, en diffusant sur le Web un rapport trimestriel officiel avec le directeur financier de l'entreprise. Cette présentation dure généralement une heure, et l'entreprise a constaté qu'en enregistrant le webcast avec Panopto, ses collaborateurs peuvent regarder le programme à tout moment, en fonction de leur emploi du temps.

"Pour les employés d'Asie-Pacifique, l'utilisation de Panopto pour enregistrer le rapport trimestriel a été énorme", explique l'entreprise. "La sécurité de l'information est rigoureuse ici. Avant que nous adoptions Panopto, la distribution d'un fichier vidéo d'une heure était incroyablement difficile. Nous devions télécharger les fichiers sur un client FTP, puis coordonner un accès sécurisé sur plusieurs intranets, ce qui posait presque toujours de nombreux problèmes. C'était un véritable frein à la collaboration."

Avec Panopto, les employés de n'importe quel bureau dans le monde peuvent se connecter depuis leur ordinateur portable ou leur téléphone mobile et regarder les enregistrements instantanément, dès qu'ils sont téléchargés. Et la technologie de streaming adaptatif de Panopto garantit une expérience de lecture fluide, quelles que soient les conditions de réseau du téléspectateur. "C'est instantané. C'est prêt pour le Web. C'est tout simplement parfait pour nos homologues du monde entier."

 

Enregistrement des réunions WebEx

Une analyste commerciale a récemment réalisé son premier enregistrement Panopto d'une réunion WebEx.

Il s'agissait d'une démonstration du fournisseur pour un groupe de collaborateurs internes, mais quelques personnes clés n'ont pas pu y assister et ont spécifiquement demandé un enregistrement Panopto. "J'ai été très satisfait de la facilité avec laquelle il était possible d'enregistrer une diffusion WebEx, et j'ai été impressionné par la qualité de l'enregistrement", a déclaré l'analyste. "Les collègues qui ont fait la demande l'ont été aussi".

En enregistrant les conférences WebEx et GoToMeeting avec Panopto, les employés de l'entreprise disposent d'un enregistrement consultable des débats, capturé en haute définition, disponible en un clic de souris pour une visualisation à la demande.

 

Intégrer une main-d'œuvre mondiale

L'entreprise possède des bureaux aux États-Unis et dans l'Union européenne, et elle est en train d'établir rapidement une forte présence en Asie. Mais comme toutes les grandes entreprises mondiales, la collaboration au-delà des frontières, des cultures et des fuseaux horaires internationaux est un défi constant.

"Il peut être assez difficile de mettre en contact un chef de produit à New York avec, par exemple, un employé du service d'assistance dans notre bureau en Asie", souligne un responsable. "Mais avec Panopto, ils peuvent créer ou regarder des enregistrements pendant leurs propres heures de travail, éliminant ainsi efficacement les décalages horaires et géographiques."

Un test parfait de cette capacité a été réalisé lors d'une récente acquisition d'entreprise. Avec plusieurs bureaux en Chine, au Japon et en Australie, l'entreprise acquise se trouvait littéralement à l'autre bout du monde - et comme toute entreprise qui est intégrée dans une organisation plus grande et plus complexe, ses employés avaient beaucoup de terrain à couvrir.

Une fois l'acquisition réalisée, les employés ont dû suivre un cours accéléré sur les gammes de produits et la stratégie commerciale de l'entreprise afin de pouvoir proposer efficacement une gamme élargie de produits et de services.

Les chefs de produit de l'entreprise disposaient de la ressource parfaite dans la bibliothèque de présentations et de démonstrations de produits enregistrés qu'ils venaient de créer. Ces vidéos sont devenues un outil d'apprentissage indispensable pour les nouveaux employés.

"L'intégration peut être difficile", a noté un responsable. "Il y a beaucoup de choses à absorber et à apprendre après une acquisition, et dans ce cas, nous ne travaillons pas vraiment aux mêmes heures. Il n'y a pas de chevauchement. Panopto a été un outil essentiel dans le processus d'intégration."

 

L'avenir : Développer l'utilisation dans toute l'entreprise

La société utilise désormais Panopto pour capturer des webcasts, dispenser des formations en ligne, créer des démonstrations de produits et assurer la communication d'entreprise. . Et avec des centaines d'heures de contenu consultable nouvellement enregistré, elle est en passe de créer une puissante vidéothèque d'entreprise.

"Au départ, il s'agissait d'un effort relativement modeste, mais il a pris un essor considérable", explique un analyste commercial. "Je reçois littéralement tous les jours des courriels de personnes dont je ne reconnais pas le nom, provenant d'autres secteurs de l'entreprise, qui demandent à utiliser Panopto dans leur travail quotidien. En fin de compte, personne n'a envie de lire de longs courriels ou une politique dense. Ils préfèrent qu'on leur dise ce qu'ils ont à dire, dans la mesure du possible. Et comme nos enregistrements sont tous interrogeables, nous leur donnons exactement les informations dont ils ont besoin. Cela s'avère incroyablement efficace".