Nous passons tous une grande partie de notre vie professionnelle en réunion. Rien qu'aux États-Unis, le Bureau of Labor Statistics estime que nous tenons collectivement entre 125 et 640 millions d'heures de réunions. tous les mois. 

Et il ne s'agit là que du temps passé dans la salle de conférence - une analyse complète des calendriers des employés clés d'une entreprise, réalisée par Bain & Company et publiée dans la Harvard Business Review, a révélé que la préparation, l'exécution et le suivi d'une seule réunion hebdomadaire de la direction prenaient un temps fou. 300 000 heures par an.

Du temps perdu ? Eh bien, une partie, presque certainement. 

Mais tout ça ? Pas du tout. 

Les réunions restent l'un des moyens les plus efficaces pour les employés de collaborer et de partager des idées. en détail et, en fin de compte, contribuer à obtenir les meilleurs résultats possibles pour l'entreprise.

 

Cela dit, les réunions ont plutôt bien gagné une réputation comme un tueur de productivité - obligeant les participants à arrêter complètement ce sur quoi ils travaillent, puis à quitter leur bureau pour se rendre au lieu de la réunion. Les sciences cognitives nous disent que cela peut prendre jusqu'à une demi-heure pour que les gens se recentrent et se remettent à travailler à plein régime après une interruption comme une réunion. Il n'est donc pas difficile de comprendre comment deux réunions par jour peuvent sérieusement compromettre l'avancement d'une tâche.

Mais parce qu'il y a toujours une valeur énorme à se réunir avec des collègues et des partenaires pour discuter des initiatives en détail, se synchroniser sur les progrès, résoudre les blocages, et plus encore, les réunions persistent. 

Ce n'est qu'aujourd'hui que les dirigeants de presque toutes les organisations ont commencé à chercher de nouvelles solutions aux anciens problèmes pour les aider à réorganiser la "culture de la réunion" de leur entreprise. 

Exiger de meilleures réunions dans le cadre de la culture organisationnelle

L'objectif de la plupart de ces initiatives est de réduire au minimum le temps que les gens passent en réunion et de faire en sorte que les réunions qui se déroulent dans le cadre d'une réunion d'affaires ne soient pas trop longues. sont tenues sont gérées efficacement. 

Amazon, par exemple, a mis en œuvre sa propre version de l'approche de la réunion inverséeIl exige que l'employé qui organise une réunion partage à l'avance un mémo de quatre à six pages contenant toutes les informations pertinentes dont les participants auront besoin. Ce faisant, on espère réduire le temps que les participants passent à regarder passivement l'organisateur de la réunion présenter ces détails en personne, ce qui, idéalement, permet à l'équipe de mener plus rapidement les discussions et de prendre les décisions qui s'imposent. 

Et si le format d'Amazon ne convient pas forcément à toutes les entreprises, certains thèmes se dégagent de l'expérience d'Amazon. La culture de réunion unique d'Amazon qui apparaissent couramment dans la nouvelle sagesse conventionnelle pour faciliter la collaboration et maximiser la productivité en perdant moins de temps en réunions.

Ça commence toujours avec les meilleures intentions, mais le site ne manque pas de mauvais conseils sur la manière d'organiser des réunions plus efficaces. 

 

Qu'il s'agisse de restrictions arbitraires sur la durée des réunions et le nombre de participants, d'obliger tout le monde à rester debout pendant toute la durée de la réunion ou même d'exiger que chacun prenne des notes, ces "meilleures pratiques" sont pour la plupart nées de frustrations liées à de mauvais comportements en réunion. 

Heureusement, il existe quelques idées qui peuvent réellement contribuer à une meilleure réunion - de meilleures façons d'impliquer les employés, de les garder concentrés et, en fin de compte, d'améliorer la collaboration pendant les réunions, sans perdre de temps supplémentaire. 

Et depuis un an ou deux, l'une de ces idées a commencé à gagner rapidement en popularité, en grande partie parce qu'il s'agit d'une tâche simple à ajouter à n'importe quelle réunion, tout en étant étonnamment efficace pour rendre les réunions plus interactives et plus faciles à suivre. 

Ce secret ? Enregistrer chaque réunion dans votre bureau.

 

Par l'enregistrement des réunions et les archiver dans un bibliothèque centrale et consultableVous créez ainsi un enregistrement parfait des conversations exactes qui ont eu lieu, auxquelles pourront se référer ultérieurement les personnes présentes, celles qui n'ont pas pu assister, et même d'autres personnes de votre organisation qui pourraient rechercher des informations discutées lors de réunions auxquelles elles ne participaient pas. 

Si vous enregistrez chaque réunion par défaut, vous donnez à vos collaborateurs plus de souplesse et de contrôle sur leur emploi du temps quotidien en veillant à ce que toutes les personnes concernées puissent contribuer à une réunion même si elles ne peuvent pas être présentes en personne. Vous permettez également aux participants de prendre une part active à la discussion puisque l'enregistrement vidéo leur évite d'avoir à prendre de nombreuses notes. 

L'enregistrement des réunions offre également à vos collaborateurs une source précieuse d'informations détaillées qu'ils peuvent consulter à la demande, et ce sans effort supplémentaire. Il vous suffit de cliquer sur "enregistrer" et de tenir la réunion comme vous l'avez toujours fait, mais il n'est plus nécessaire de rédiger de longs e-mails de synthèse ou des mémos sur les "prochaines étapes". 

Enregistrement et archivage des réunions est un moyen simple de permettre la collaboration, tant pendant la réunion qu'après la fin de celle-ci. Mais l'utilité d'une réunion enregistrée dépend de celle de la réunion elle-même. Comment une organisation peut-elle favoriser une culture qui encourage les réunions utiles et productives ? 

Regardez le webinaire >> Comment tirer le meilleur parti de vos réunions

 

7 principes pour créer une culture de réunion plus efficace

Il existe 7 principes de culture de réunion qui favorisent une communication plus efficace et une collaboration plus productive. Examinons chacun d'eux :

1. Planifiez la bonne quantité de temps

Pour limiter le temps que les gens passent en réunion, certaines organisations ont pris l'habitude de restreindre les réunions à une durée maximale déterminée. Mais cette tactique maladroite ne fait souvent qu'accroître la durée des réunions. moins efficace - lorsque 15 ou 30 minutes ne suffisent pas pour tout couvrir, les plates-formes de réunion n'ont plus qu'à programmer encore plus de réunions. 

Au lieu de cela, encouragez vos employés à réfléchir à ce qu'ils veulent... accomplir dans leurs réunions, et de prévoir une durée raisonnable pour la réunion en fonction de ces objectifs - qu'il s'agisse de 10 minutes ou de 2 heures. Tant que la réunion est vraiment utile, les gens préféreront de loin travailler sur l'ensemble de la discussion plutôt que de la répartir sur plusieurs sessions en raison d'une limite de temps arbitraire. Et quelle que soit la durée de la réunion, tant que vous enregistrez, si quelqu'un a un conflit qui l'oblige à arriver en retard ou à partir plus tôt, il peut toujours voir ce qu'il a manqué dans la vidéo et continuer à travailler avec le reste de l'équipe.

2. Invitez les bonnes personnes

Amazon a une "règle des deux pizzas" : en gros, selon eux, deux pizzas devraient suffire à nourrir toutes les personnes invitées à une réunion. Si votre liste de participants est trop importante pour être nourrie avec deux pizzas, cela signifie que vous avez invité trop de personnes et que vous devez réduire votre liste d'invités pour la prochaine fois. 

Bien sûr, personne ne veut assister à une réunion qui ne le concerne pas. Et objectivement, les petits groupes ont souvent plus de facilité à parvenir à un consensus. Mais si vos collaborateurs sont coincés à essayer de trouver qui n'a pas assez de valeur pour inviter juste pour respecter un plafond arbitraire de participants, votre organisation court le risque de passer à côté d'idées et de réflexions précieuses pendant les réunions. 

La mise en œuvre d'une politique "Inviter les bonnes personnes" oblige toujours vos employés à réfléchir soigneusement à qui doit assister à leurs réunions. Et lorsqu'il est garanti qu'il y aura un enregistrement de la réunion, toute personne qui aurait été invitée auparavant "juste pour info" peut plus facilement jongler avec des priorités concurrentes.

3. Établir l'ordre du jour de la réunion

Un bon ordre du jour doit faire plus qu'organiser les pensées de la personne qui a organisé la réunion. Il doit aider chaque participant à comprendre ce que la réunion va couvrir et, en fin de compte, il doit les aider à décider - avant même que la réunion ne commence - si la réunion vaut le temps qu'on y consacre. 

Dans les entreprises qui n'enregistrent pas leurs réunions, il est facile de négliger les ordres du jour. Après tout, dans une culture où les réunions ne se déroulent qu'en temps réel et où manquer une réunion signifie manquer tout ce qui y est présenté, il y a une forte incitation à assister à chaque réunion "juste au cas où". 

En enregistrant toutes vos réunions, vous donnez aux employés plus de flexibilité pour choisir les réunions auxquelles ils veulent assister et celles qu'ils peuvent regarder à la demande. Bien que la perspective de salles de conférence vides puisse effrayer certains organisateurs de réunions au début, si vous prévoyez qu'avant chaque réunion, les organisateurs doivent partager un ordre du jour qui comprend les objectifs, la structure et les points de discussion de base pour cette réunion, vous pouvez obtenir deux résultats utiles : 

1. Vous incitez les organisateurs de réunions à ne programmer que des réunions vraiment utiles, de peur que personne ne décide d'y assister, et
2. Vous permettez à tous les autres de voir où ils peuvent apporter le plus de valeur ajoutée. avant de s'engager dans le programme, ce qui les aide à maximiser leur propre productivité. 

 

4. Envoyez les documents à l'avance

Vous voulez savoir où l'on perd le plus de temps dans les réunions d'aujourd'hui ? Ce n'est pas à la fin - c'est là que les discussions ont lieu et que les décisions sont prises. La plupart du temps, le temps inefficace passé en réunion se situe au début, lorsque quelqu'un (généralement l'organisateur) consacre parfois jusqu'à 75 % du temps prévu pour la réunion à "mettre tout le monde au courant". 

S'il est évidemment important que tout le monde soit sur la même longueur d'onde avant de prendre des décisions, il n'y a aucune raison de passer les 45 premières minutes de chaque réunion d'une heure à regarder passivement quelqu'un se frayer un chemin dans un jeu de diapositives. En fait, l'une des meilleures façons de réduire le temps que vos collaborateurs passent en réunion est de retirer entièrement les présentations de la réunion - Ainsi, tout le temps peut être consacré à la collaboration active et à la résolution des problèmes. 

Encourager les employés à envoyer les documents pertinents en avant de la réunion, ou mieux encore, demandez-leur de partager une brève présentation vidéo de ce qu'ils auraient autrement passé à faire au début de la réunion. Ensuite, demandez aux participants d'examiner ces informations. avant la réunion commence. En partageant et en révisant la partie présentation de la réunion à l'avance, vous permettez aux participants d'examiner le contenu à leur propre rythme (ainsi, ceux qui connaissent bien le sujet peuvent le parcourir rapidement, tandis que les autres peuvent y passer plus de temps), et la durée de la réunion peut être réduite au temps nécessaire pour que tous prennent la décision finale. 

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5. Minimisez les distractions

Les réunions sont moins productives lorsque les personnes ne sont pas engagées. Cela signifie que les distractions telles que la consultation des e-mails, la prise de notes ou le multitâche, en général, peuvent rendre les réunions moins efficaces. Des études ont même montré qu'une seule personne distraite peut avoir un effet négatif sur la productivité. effet de chute d'eau sur les autres autour d'eux, usurpant l'attention des autres à proximité. 

Si l'interdiction des ordinateurs portables et autres appareils pendant les réunions peut sembler trop extrême pour votre organisation, le fait d'en minimiser le besoin peut contribuer à éliminer les distractions et à accroître la participation. C'est l'un des avantages de l'enregistrement des réunions : si personne n'a besoin de garder son ordinateur portable ouvert pour prendre des notes détaillées, personne n'a à lutter contre toutes les autres distractions que cet ordinateur pourrait contenir. Dans un monde où la durée d'attention se mesure en secondes, il s'agit d'un petit pas qui peut entraîner de grands changements. 

6. Assigner des actions

À la fin de la réunion, l'hôte de la réunion a pour habitude d'assigner des actions et des plans pour toutes les discussions hors sujet qui ont été reléguées au "parking". Mais saisir tout cela pour le partager avec l'équipe après chaque réunion peut rapidement devenir un travail en soi, qui prend des minutes, voire des heures, à l'organisateur après chaque réunion. 

Là encore, l'enregistrement des réunions peut vous aider à gagner du temps en éliminant le travail par cœur. Si vous enregistrez vos réunions, vous créez automatiquement une référence rapide qui inclut toutes les étapes suivantes sans que personne n'ait besoin de passer une minute à tout taper. 

7. Exploiter les enregistrements des réunions pour une collaboration future

Aujourd'hui, nous sommes habitués à poursuivre la collaboration en dehors de la salle de réunion (ou au-delà de la conférence téléphonique) par le biais de la messagerie électronique, des documents partagés et des centres de productivité comme Slack. Mais aucune de ces solutions de communication ne permet de revenir facilement sur des discussions spécifiques qui ont eu lieu pendant une réunion - ou pire, elles nécessitent la création d'un tout nouveau document ou fil de messagerie. 

Lorsque vous capturez des enregistrements de réunion avec un plateforme vidéo comme Panopto, cette vidéo peut devenir le point principal d'une collaboration future grâce à des discussions filées et horodatées qui se déroulent directement dans la vidéo. Et si quelqu'un se joint à un projet par la suite, il peut facilement se mettre à niveau en regardant la vidéo et en parcourant les conversations connexes.

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Panopto est une plateforme vidéo tout-en-un qui permet aux entreprises de capturer et d'archiver automatiquement toutes leurs réunions d'entreprise dans une vidéothèque interne sécurisée et consultable. Elle s'intègre même aux principaux systèmes de vidéoconférence actuels, ce qui permet de commencer à enregistrer facilement vos réunions, sans avoir à changer votre façon de vous réunir. 

Reconnu par Forester comme ayant le "meilleur support pour la recherche vidéo", Panopto vous permet de rechercher les mots prononcés et montrés dans chaque vidéo de votre bibliothèque, puis de sauter au moment exact où un sujet est abordé. Cela signifie que vos vidéos ne seront pas seulement un enregistrement utile, mais qu'elles peuvent même devenir une partie précieuse et consultable de la base de connaissances de votre entreprise. 

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