Une meilleure réunion commence avant la salle de conférence

Un trop grand nombre de nos réunions commencent par un ordre du jour rapide et un tas de vœux pieux.

Nous espérons que les bonnes personnes seront présentes, qu'elles connaîtront d'avance toutes les informations dont nous pourrions avoir besoin et que nous parviendrons à un consensus viable. Ce que nous obtenons souvent , ce sont des sessions partiellement suivies avec des participants partiellement informés, souvent capables d'accepter ou de rejeter les idées de l'organisateur de la réunion plutôt que de proposer des idées intelligentes en tant que groupe.

Il existe une meilleure solution : La réunion inversée.

Il s'agit d'un nouveau format que n'importe quelle organisation peut adopter du jour au lendemain. Tout repose sur un changement simple et fondamental de deux des attentes que nous avons à l'égard de nos réunions.

Une fois que vous avez réuni toutes les parties autour de la table, votre réunion flippée de base est facile. Il n'y a qu'un seul problème : une fois que vous êtes tous à la table, vous avez déjà raté l'occasion de faire un flip.

Pour faire basculer une réunion , l'organisateur de la réunion doit planifier - et communiquer - à l'avance. La réussite ou l'échec de votre prochaine réunion inversée dépend presque toujours du travail effectué avant même que quelqu'un n'ouvre la porte de la salle de conférence.

Les bases d'une réunion inversée : Un guide

Pour assurer le succès de votre réunion inversée, il y a trois éléments essentiels que vous devrez préparer et partager à l'avance :

• Votre (vos) objectif(s) pour la réunion. Vous ne pouvez pas animer une réunion si vous n'avez rien à réaliser pour le groupe réuni. Quel travail voulez-vous accomplir ? Quelles décisions voulez-vous prendre ? Soyez précis.
• Le(s) animateur(s) de la réunion. L'animateur de la réunion doit s'assurer que la réunion produit des résultats et agir en fonction de ces résultats. La plupart du temps, vous animerez la réunion, mais il se peut que vous deviez préparer votre supérieur (ou un autre membre de l'équipe) à diriger la réunion dans certains cas.
• Vos documents pour la réunion. L'objectif d'une réunion de groupe est de discuter, vous voudrez donc préparer un guide de discussion à l'avance. Donnez aux participants les informations dont ils ont besoin pour participer en toute connaissance de cause, et laissez-leur suffisamment de temps pour les examiner raisonnablement.

En termes de délai, 24 heures est la norme. Si vous testez le format de réunion inversée, commencez par observer la réaction des gens. Vous constaterez peut-être que votre équipe préfère disposer de 48 ou 72 heures, ou que quelques heures suffisent pour les réunions prévues dans le courant de la journée.

En ce qui concerne le partage des informations, il s'agit là aussi d'un point à tester et à optimiser avec votre équipe. Vous constaterez peut-être que votre présentation PowerPoint fonctionne parfaitement, ou qu'un bref résumé par e-mail suffit. Ou bien que l'adoption d'un nouveau modèle améliore les résultats de la réunion (Amazon est désormais célèbre pour organiser des réunions à partir de documents Word de 6 pages maximum).

Lire aussi : Amazon réitère son interdiction des présentations lors des réunions.

Quel que soit votre format, la partie cruciale du partage d'informations consiste à partager suffisamment d'informations pour que les participants puissent prendre des décisions en connaissance de cause. Au début, il peut être utile d'utiliser un cadre documenté pour s'assurer que les bonnes informations sont partagées pendant que vous déterminez ce qui convient à votre organisation.

Le cadre de partage de l'information en six parties

• Contexte ou question : En une ou deux phrases, quel est le problème qui doit être résolu ou l'action qui doit être entreprise ?
• Vision plus large : Quels sont les objectifs généraux qui décrivent à un haut niveau ce à quoi ressemble le succès ?
• Tenets : Quels sont les principes durables et directeurs de notre organisation que nous utiliserons pour évaluer cette décision ou ce travail ?
• Hypothèses : quelles hypothèses fondamentales sont retenues pour formuler les options ? Quels sont les principaux faits pertinents pour la décision ou le travail en cours ?
• Options : Quelles sont les principales options alternatives disponibles ? Quels sont les avantages et les inconvénients de chacune ?
• Recommandation : Quelle option recommandez-vous pour le public ? Pourquoi ? Quelles sont les prochaines étapes ?

Au début de la réunion

Si une réunion inversée demande un peu plus de travail en amont, vous en récolterez les fruits pendant la session. L'essentiel est que votre rôle ne consiste pas à faire la morale, mais à guider la discussion et le travail.

Quelques conseils pour que votre réunion inversée se déroule efficacement :

• • Commencez par consacrer un court laps de temps à l'examen indépendant des documents de la réunion - vous saurez ainsi que tout le monde les a lus. Essayez 5 minutes pour une réunion de 30 minutes, 10 minutes pour une heure.
  • Désignez une personne pour prendre des notes. Une transcription complète n'est pas nécessaire, mais un bon résumé de haut niveau des positions prises et des décisions prises sera utile.
  • Définissez l'objectif de la réunion que vous organisez et répétez le ou les objectifs. Faites-le dès le début pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
  • Ouvrez la discussion/le travail. C'est tout ! Commencez à travailler pour atteindre votre objectif.
  • Mettez fin à la discussion lorsqu'une décision est prise, que le travail est terminé ou qu'il est impossible de progresser davantage. Ne vous réunissez pas une seconde de plus que nécessaire.
  • Résumez les principaux résultats et décisions. Un bref résumé par courriel et un rappel des prochaines étapes vous aideront à faire avancer le travail. Essayez d'en préparer un pour le groupe avant la fin de la journée.

Comme pour tout nouveau processus, il se peut que votre organisation ait besoin de temps pour s'adapter à cette nouvelle façon de faire. Recherchez les possibilités d'optimiser la façon dont votre équipe organise ses réunions, afin de gagner encore plus de temps, d'accomplir encore plus de choses et d'obtenir encore plus de résultats.

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