L'identification, la collecte, la production et l'examen des informations et du contenu stockés électroniquement nécessaires aux audits et aux poursuites judiciaires - un processus connu sous le nom de découverte électronique ou eDiscovery - est devenu une procédure juridique fondamentale pour de nombreuses grandes organisations.

L'eDiscovery n'est pas un mince défi. Les entreprises doivent non seulement déterminer quelles informations existent, mais aussi où elles sont stockées, et comment elles peuvent être collectées, examinées et produites pour une consommation plus large - souvent dans des délais contraignants, avec des risques d'amendes et de pénalités.

Toute information stockée sous une forme électronique peut faire l'objet d'une production en vertu des règles communes d'eDiscovery - et si cette définition inclut certainement les documents de bureau et les courriels traditionnels, elle englobe de plus en plus la vidéo.

Vidéo : Le prochain grand défi de la découverte électronique

La vidéo est l'un des types de contenu qui se développe le plus rapidement dans le monde de l'entreprise aujourd'hui. Elle est utilisée pour tout, des conférences téléphoniques aux webinaires, en passant par la formation, le marketing, la communication avec les dirigeants et les investisseurs, la prospection commerciale, le service clientèle, etc.

Il suffit de regarder les données :

• Selon le rapport EMC Digital Universe, les informations non structurées comme la vidéo représentent déjà 90 % de toutes les informations numériques créées, et leur croissance est deux à trois fois plus rapide que celle des données structurées.
• Palo Alto Networks rapporte que la quantité de vidéos diffusées en continu sur les réseaux d'entreprise a plus que triplé au cours des six premiers mois de 2012.
• Selon Gartner Research, d'ici 2016, les grandes entreprises diffuseront plus de 16 heures de vidéo par employé et par mois. Cela représente 45 minutes de vidéo, chaque jour.

Trois ans seulement après avoir créé sa propre plateforme vidéo interne, Microsoft a constaté que ses employés enregistraient 9 000 nouvelles vidéos par an, soit près d'une vidéo pour dix employés, chaque année.

La vidéo crée 3 défis en matière d'eDiscovery

Avec la création d'un nombre croissant de vidéos, recherche dans les vidéos devient critique pour l'eDiscovery. Pourtant, la vidéo pose trois problèmes distincts aux professionnels de la découverte électronique.

Premièrement, la recherche du contenu réel d'une vidéo a toujours été très difficile.
Les systèmes vidéo traditionnels ne peuvent rechercher des vidéos qu'à partir de métadonnées ajoutées manuellement, telles que le titre, l'auteur et quelques balises thématiques. Lorsque les vidéos d'entreprise ont tendance à durer de 30 à 60 minutes ou plus, il est impossible pour cette quantité limitée de métadonnées de représenter avec précision le contenu complet du fichier.

Deuxièmement, le manque de cohérence dans le stockage des vidéos signifie que des fichiers importants peuvent être oubliés.
Les organisations qui ne disposent pas d'un système de gestion de contenu vidéo (souvent appelé vidéothèque ou "YouTube d'entreprise") ont généralement des fichiers vidéo dispersés sur les sites SharePoint de l'entreprise, les partages de fichiers, les disques durs des employés et même sur des sites publics comme DropBox et YouTube. Cela rend plus difficile la réalisation d'un audit complet de vos fichiers vidéo et augmente la probabilité que des documents confidentiels soient incorrectement stockés, partagés ou conservés en dehors des normes de l'entreprise.

Troisièmement : L'examen des fichiers vidéo prend beaucoup de temps - à un coût important
Sans un moyen de rechercher des vidéos pour un contenu pertinent, votre processus d'eDiscovery obligera inévitablement quelqu'un à chercher et à picorer dans une chronologie des vidéos pour examiner chaque vidéo, ou peut-être même à s'asseoir et à regarder chaque fichier du début à la fin. Comme les entreprises commencent à enregistrer de plus en plus de vidéos, les coûts juridiques de ce flux de travail peuvent rapidement devenir astronomiques.

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Une meilleure eDiscovery exige une meilleure plateforme vidéo : Panopto

En ce qui concerne la découverte électronique, la vidéo a dépassé le point de basculement - il y a tout simplement trop de vidéos créées chaque jour pour être gérées de manière responsable sans une recherche efficace.

C'est ce qui fait de Smart Search de Panopto un élément absolument essentiel de votre programme d'eDiscovery.

Smart Search est l'outil le plus complet du secteur pour rechercher le contenu réel de chaque vidéo de votre bibliothèque. Aucune autre plateforme vidéo d'entreprise ne peut vous aider à rechercher vos vidéos aussi bien que Panopto.

Smart Search de Panopto permet à quiconque de rechercher du contenu vidéo aussi facilement qu'il le ferait dans un document, un site web ou un e-mail.

Avec Smart Search, chaque enregistrement - nouveau ou ancien et qu'il ait été enregistré ou non avec Panopto - peut désormais être recherché :

• Mots prononcés par n'importe quel locuteur (avec reconnaissance automatique de la parole)
• Les mots qui apparaissent n'importe où dans une vidéo, y compris le texte affiché à l'écran pendant les screencasts (avec reconnaissance optique de caractères).
• Mots des présentations PowerPoint et Keynote, y compris les notes des orateurs
• Les mots qui font partie des notes ou commentaires publics d'une vidéo

Et Panopto met fin au processus de recherche et d'analyse - une fois qu'un mot-clé a été trouvé dans la vidéo, vous pouvez instantanément avancer rapidement au moment de la vidéo où le mot-clé apparaît.

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