Une personne change aujourd'hui douze fois d'emploi au cours de sa carrière, passant en moyenne cinq ans dans chaque rôle.

Et même si cela peut sembler court, dans l'économie de la connaissance d'aujourd'hui, même après seulement quelques années dans une entreprise, l'employé moyen aura accumulé une foule de connaissances critiques fondées sur l'expérience qui, si elles sont perdues, peuvent avoir une incidence sur les performances de l'entreprise.

Le problème, c'est qu'avec des durées d'emploi de plus en plus courtes et des compétences professionnelles de plus en plus spécialisées, la plupart des entreprises ne sauront pas quelle expertise elles ont perdue jusqu'à ce qu'elles se rendent compte de la situation. après le départ d'un employé.

Selon le Harvard Business Review (HBR)Dans le domaine de la gestion des ressources humaines, il y a quatre domaines en particulier où les entreprises souffrent le plus des départs d'experts :

• Les relations - vos experts savent qui sont les autres experts, ainsi que le moment où il faut les utiliser.
• Réputation - Les clients peuvent douter des capacités de votre entreprise si leur expérience avec un nouvel employé n'est pas comparable à celle qu'ils ont eue avec votre ancien employé.
• Retravailler - le nouveau remplaçant doit passer du temps à apprendre des choses que l'employé sortant connaissait déjà (quelle que soit la quantité de nouvelles connaissances apportées par le nouvel employé).
• Régénération - L'innovation repose souvent sur des années d'expérience et d'expertise d'un produit ou d'un service particulier. La perte d'employés chevronnés peut donc avoir un impact sur le développement de nouvelles idées.

Après avoir interrogé des dizaines de directeurs de la technologie, de directeurs des systèmes d'information et de hauts responsables des ressources humaines, HBR a constaté que le coût associé à la perte d'experts en la matière pouvait être estimé jusqu'à 1,5 million d'euros. 20 fois plus élevé que les coûts habituels de recrutement et de formation.

Laisse couler une minute.

Près de deux tiers des entreprises n'ont que peu ou pas de processus formel d'intégration, ce qui signifie que les organisations qui prennent des mesures pour empêcher que leurs connaissances institutionnelles ne prennent la porte ont un avantage marqué sur la concurrence. Si l'acquisition des connaissances des employés lors de leur départ doit faire partie d'un processus de départ plus large et global, les entreprises performantes commencent souvent à s'attaquer au transfert des connaissances spécialisées avant même qu'un employé ne donne son préavis.

Nous vous donnons ci-dessous des conseils pour transférer des compétences importantes avant et après qu'un employé ait notifié son départ de votre entreprise.

 

4 conseils pour transférer les connaissances des employés qui partent

Avant l'externalisation

Encouragez le partage des raccourcis, solutions et autres astuces.

Ces informations peuvent être utilisées pour aider les autres à travailler plus efficacement, à prendre de meilleures décisions et à résoudre des problèmes similaires. Les petits détails étant souvent éclipsés par des problèmes plus importants, il est utile d'encourager ce type de partage entre tous les employés, tout le temps.

Simplifiez-vous la tâche avec la vidéo :

Nous avons tous vu des courriels comportant 17 points et une demi-douzaine de captures d'écran destinés à décrire une solution utile à un problème courant. Cependant, ce type de documentation est difficile à produire, mais... enregistrer une brève vidéo de présentation peut être beaucoup plus rapide (et a plus de chances d'être regardé). Un employé peut simplement enregistrer son écran et sa présentation du hack, ce qui permet aux autres d'absorber facilement les informations et les stratégies en une fraction du temps qu'il faudrait pour tout écrire et faire des captures d'écran.

Permettre le partage des connaissances partout

Souvent, dans les grandes entreprises (et de plus en plus dans les entreprises de taille moyenne), les compétences et les connaissances utilisées dans un poste donné peuvent se recouper avec celles d'autres postes situés à l'autre bout du pays ou du monde. Idéalement, vous ne voulez pas que les employés réinventent des solutions à des problèmes que vos collaborateurs d'autres bureaux ont déjà résolus. C'est pourquoi vous souhaitez adopter des systèmes de partage des connaissances qui favorisent l'apprentissage social et qui sont consultables et accessibles à partir de n'importe quel appareil, à tout moment et partout dans le monde.

Simplifiez-vous la tâche avec la vidéo :

Vous réussirez mieux à faire en sorte que les employés consacrent quelques minutes à pour enregistrer et partager un tutoriel vidéo sur un nouveau processus ou système qu'à leur demander de tout documenter par écrit (surtout lorsque certains membres de l'équipe se sentent moins à l'aise dans une langue commune). Un plateforme vidéo d'entreprise comme Panopto permet à tout un chacun d'enregistrer facilement des bribes de connaissances à tout moment, mais aussi de les partager et de rendre ces connaissances consultables. Le site de Panopto Technologie de recherche intelligente permet de rechercher chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran dans une vidéo dès qu'elle est téléchargée sur votre ordinateur. (CMS vidéo) sécurisé.

 

Lecture connexe : Laissez vos experts prendre leur retraite, mais pas leur expertise.

 

Pendant l'intégration de l'employé

Demandez à votre expert de créer des parcours d'apprentissage pour saisir les processus importants.

Un parcours d'apprentissage est un type spécifique de microformation destiné à aider les nouveaux employés (ou une personne nouvellement affectée à un rôle particulier) à maîtriser des ensembles de compétences spécifiques en décomposant la formation en courts éléments d'information présentés dans une séquence ordonnée. Idéalement, la création d'un parcours d'apprentissage devrait être guidée par un processus organisationnel qui sera assez facile à suivre pour un employé sortant et qui produira un cours de formation efficace adapté à la personne suivante dans le rôle.

Simplifiez-vous la tâche avec la vidéo :

La vidéo permet de capturer rapidement les parcours d'apprentissage, que vous souhaitiez les diviser en vidéos plus courtes et les structurer dans une liste de lecture, ou simplement enregistrer une vidéo plus longue et y ajouter des chapitres. La plateforme vidéo de Panopto est conçue pour un apprentissage structuré, elle crée donc automatiquement une table des matières, ce qui permet aux employés d'enregistrer des modules de formation vidéo plus longs, pour des tâches de transfert d'informations rapides et fluides lors de leur offboarding. Et comme Panopto permet de rechercher chaque mot prononcé et montré dans chaque enregistrement, les nouveaux employés pourront instantanément trouver et avancer rapidement vers des détails spécifiques si nécessaire, même dans les vidéos les plus longues.

Regardez comment nous transférons les connaissances des employés qui quittent l'entreprise chez Panopto:

 

Demandez à votre expert de partager ses conseils avec la prochaine personne à sa place.

Il s'agit d'une étape rapide et facile qui permet de saisir les connaissances essentielles qui sont généralement oubliées lors du processus de documentation des processus et des compétences techniques requises pour un poste. Interrogez les employés qui partent sur les connaissances qu'ils partageraient avec les personnes qui les remplaceront. Posez des questions telles que les suivantes :

• Quelles sont les trois choses que vous avez apprises et que vous auriez aimé savoir lorsque vous avez commencé votre travail ?
• Quel est le plus grand défi que votre remplaçant devra relever ? Quel conseil lui donneriez-vous ?
• Quelles sont les deux initiatives dont vous êtes le plus fier ? Qu'est-ce qui les rend efficaces ?

Simplifiez-vous la tâche avec la vidéo :

Vous pouvez demander à votre employé sortant de remplir un questionnaire écrit. Ou vous pouvez simplement enregistrer une vidéo de tout ou partie de votre entretien d'intégration en face à face, et utiliser une partie de ce temps pour poser de courtes questions de suivi afin de creuser davantage et d'obtenir plus d'informations sur un point important. Vous obtiendrez des réponses plus honnêtes de la part de l'employé sur le champ et cela lui laissera plus de temps pour conclure d'autres projets importants.

Vous souhaitez soutenir les processus d'intégration des employés à l'aide de la vidéo ?

La plateforme vidéo d'entreprise de bout en bout de Panopto simplifie l'enregistrement, l'édition, le partage et la recherche de vidéos, ce qui signifie que la capture et le transfert de connaissances institutionnelles peuvent être plus faciles que jamais. Contactez notre équipe pour Demander un essai gratuit de Panopto et découvrez comment il peut aider votre organisation.