Peu le savent, mais la plupart des gens interagissent chaque jour avec les technologies d'"interface humaine" de Synaptics. Les technologies tactiles et vocales de la société sont un élément clé des smartphones, tablettes, ordinateurs portables, automobiles, vêtements, maisons intelligentes et autres applications d'aujourd'hui. Synaptics aide les utilisateurs à tirer le meilleur parti de leurs appareils grâce à un vaste portefeuille de solutions d'interface humaine qui permettent des expériences utilisateur élégantes et intuitives.

Les marchés des PC, des smartphones, des tablettes et de l'électronique automobile sur lesquels Synaptics intervient sont tous en constante évolution et hautement concurrentiels. Des produits nouveaux ou améliorés sont lancés à un rythme incroyablement rapide, à la fois par un large éventail de concurrents et par Synaptics lui-même.

Pour soutenir et améliorer ses technologies leaders sur le marché, Synaptics compte sur ses employés pour comprendre parfaitement sa propre gamme de produits ainsi que ceux qu'elle concurrence. Cette expertise permet aux employés de Synaptics de penser au-delà des solutions évidentes, d'adapter et d'appliquer des réponses provenant d'autres fonctions ou processus, et d'itérer sur de nouvelles idées.

Et lorsque cette expertise peut être partagée, elle sert de base à la culture de l'innovation sur laquelle les produits de Synaptics sont construits.

Des idées manquées et des opportunités manquées : La croissance mondiale souligne la nécessité de centraliser les connaissances

Pour Synaptics, la sophistication technique avancée de ses offres constituait un défi de taille. Une documentation claire de la base de connaissances de pointe de l'entreprise était essentielle pour garantir que chaque employé puisse comprendre, soutenir et améliorer les produits de l'entreprise. Cependant, d'un point de vue pratique, cette documentation était difficile à tenir à jour. Les lignes de produits et les positions sur le marché évoluant rapidement, les détails les plus récents ou les éléments les plus critiques n'étaient souvent connus que des experts en la matière de l'entreprise.

Pour compliquer les choses, Synaptics en tant que société est organisée en trois unités commerciales distinctes, chacune ayant sa propre structure interne. Les membres d'une équipe n'interagissent pas souvent avec ceux d'une autre. Et comme si cela ne suffisait pas, dans chacune de ces équipes, plus de la moitié des 2 300 employés de Synaptics sont basés en Asie et parlent l'anglais comme deuxième langue.

En l'absence de moyens formels de partage des connaissances en interne, ces barrières structurelles, géographiques et linguistiques rendaient parfois difficile le partage efficace des connaissances d'un employé individuel avec tous les autres employés de l'entreprise.

Créant plus de problèmes qu'elle n'en résout : Synaptics fait ses premières expériences avec la vidéo pour l'apprentissage

Très tôt, Synaptics a commencé à expérimenter la vidéo comme moyen de partager son expertise.

"En tant que technologie, la vidéo est l'un des meilleurs moyens d'augmenter la vélocité et la précision du partage des connaissances", a déclaré Minette Chan, directrice des solutions d'apprentissage chez Synaptics. "Lors du partage d'informations complexes et techniques, il faut souvent moins de temps à un expert pour enregistrer une vidéo explicative rapide que pour documenter le même sujet par écrit."

Pourtant, si le choix du support était facile, la question de la mise en œuvre d'un programme de partage des connaissances par vidéo sur se posait.

Chez Synaptics, la vidéo était généralement informelle : les employés stockaient leurs enregistrements sur des réseaux locaux et les partageaient par courrier électronique. Les fichiers vidéo étaient donc utiles à leurs créateurs, qui pouvaient les partager à la demande, mais presque impossibles à trouver par eux-mêmes.

Les enregistrements plus formels, notamment les vidéos d'événements d'entreprise et de sommets de formation interne, étaient souvent produits par l'équipe Learning Solutions. Mais là, un nouveau défi est apparu : le temps. La vidéo d'un événement de formation d'une semaine pouvait prendre des semaines à finaliser en raison du temps nécessaire au montage manuel, au balisage et à la production. Le temps que le fichier soit disponible, de nombreux employés auraient trouvé les informations qui y sont présentées par d'autres moyens.

Et quelle que soit la source, il y avait un autre défi commun à toutes les vidéos : la facilité de recherche.

"Lorsque vous recherchez un détail précis sur un sujet complexe, il est presque impossible de savoir à l'avance si une vidéo sera toujours pertinente, ou si elle contiendra même les informations exactes dont vous avez besoin", a remarqué un employé de Synaptics. "J'ai besoin d'une information spécifique à un moment précis. Je n'ai pas le temps de regarder une vidéo d'une heure ou de fouiller dans de multiples documents pour obtenir ce dont j'ai besoin."

Repenser la gestion des connaissances : Faire du partage de l'expertise une partie intégrante de la création de l'expertise

Conscients de ces défis, Mme Chan et le département des solutions d'apprentissage de Synaptics se sont fixé un objectif audacieux.

Non seulement ils voulaient rendre le partage des connaissances formel et informel plus accessible de manière centralisée, mais ils voulaient aussi provoquer un changement dans la culture de Synaptics.

Au lieu de considérer le partage des connaissances institutionnelles comme une action ponctuelle, à agir uniquement si un autre membre de l'équipe le demande, Mme Chan et son équipe ont voulu que chaque employé de Synaptics considère la documentation vidéo de son expertise comme une étape courante et précieuse du processus de création de ces connaissances.

Pour atteindre cet objectif, Mme Chan et son équipe ont entrepris de concevoir et de lancer un programme qui permettrait à chaque membre de l'équipe de Synaptics de préserver, présenter et partager les connaissances institutionnelles formelles et informelles - d'une manière qui serait non seulement évolutive, mais aussi intuitive pour un ensemble diversifié d'utilisateurs professionnels.

Constatant que le statu quo ne permettait pas d'utiliser la vidéo assez facilement pour concrétiser la vision de l'équipe, Mme Chan s'est mise en quête d'un moyen plus efficace de soutenir la vidéo pour le partage des connaissances.

Lorsqu'elle a examiné la plateforme vidéo de Panopto, elle a vu un moyen de normaliser tous les aspects de l'utilisation de la vidéo par Synaptics pour le partage de l'information, de la création et de la conservation au stockage, à la recherche, au partage et au streaming.

Cliquez pour voir la vidéo de présentation de Synaptics sur SynaVision.

Présentation de "SynaVision" : Synaptics lance son propre YouTube d'entreprise

Avec Panopto, Synaptics a créé son propre portail vidéo interne . Baptisée "SynaVision", cette plateforme permet à l'équipe de Synaptics de visualiser, partager et contribuer à une bibliothèque sécurisée et centralisée.

Avec SynaVision, les employés peuvent utiliser Panopto pour enregistrer pratiquement toutes les activités de partage des connaissances - visites détaillées par des experts en la matière, réunions de lancement et de mise à jour de projets, aperçus de procédures, etc. - partout et à tout moment, en utilisant les webcams des ordinateurs portables et des appareils mobiles dont ils disposent déjà.

Les aspects techniques de la production et de la gestion vidéo ont été pris en charge instantanément, sans le temps et les coûts supplémentaires liés à la collaboration avec des spécialistes AV tiers. Grâce à Panopto, chaque fichier vidéo chargé sur SynaVision – qu'il soit nouveau ou ancien – est automatiquement converti pour une lecture  optimale sur n'importe quel appareil, indexé pour la recherche et rendu partageable afin que les autres employés puissent le regarder à la demande. Les équipes et participants n'ont qu'à cliquer sur « enregistrer », présenter les informations qu'ils souhaitent partager et laisser Panopto s'occuper du reste.

"SynaVision nous a aidé à rendre les informations disponibles plus rapidement en réduisant le temps de publication", a déclaré Mme Chan. "Ce qui prenait auparavant deux à quatre semaines prend maintenant moins d'un jour ouvrable. L'utilisation de Panopto a rendu le partage d'informations beaucoup plus efficace et rationalisé au sein de notre organisation."

Pour les spectateurs, en revanche, SynaVision pouvait offrir une expérience d'apprentissage active. La fonction de quiz en vidéo de Panopto ( ) permet aux créateurs de vidéos d'inclure des questions pour renforcer les points clés de leurs vidéos. Et la lecture à vitesse variable de Panopto permet aux spectateurs d'accélérer ou de ralentir la vidéo en cours de lecture - de la moitié de la vitesse à la double vitesse - une aide précieuse pour les locuteurs de langues étrangères.

Mieux encore, Panopto a également facilité la recherche de toutes les informations partagées dans ces vidéos en indexant automatiquement chaque mot prononcé ou affiché à l'écran dans chaque vidéo. Grâce à une recherche rapide par mot-clé sur SynaVision, les collaborateurs de Synaptics peuvent désormais avancer instantanément au moment exact de la vidéo où l'information spécifique dont ils ont besoin est partagée.

Avec SynaVision, Synaptics a mis en place une solution complète de partage d'expertise par vidéo - une solution qui transcende les structures d'équipe, les barrières linguistiques et les défis géographiques, et qui donne à l'entreprise un accès sans précédent à ses connaissances institutionnelles.

Un partenariat pour le succès : Synaptics et Panopto Support font équipe pour assurer un lancement réussi

Avant l'introduction de SynaVision, Synaptics et Panopto ont travaillé ensemble pour développer un plan de déploiement détaillé, comprenant plus de 40 éléments pour assurer un lancement réussi. Bien que l'adoption par les employés soit le but ultime, la sensibilisation de base était le premier objectif.

Plusieurs mois avant sa présentation officielle, Synaptics et Panopto se sont rencontrés pour discuter des moyens de garantir le succès de SynaVision. Pendant plusieurs semaines, l'équipe combinée :

Pendant plusieurs mois, l'équipe combinée :

• Organiser des réunions avec les principales parties prenantes afin de susciter l'enthousiasme et de consolider les approbations.
• Création de démonstrations simples de l'utilisation de Panopto et mise en place d'essais pratiques pour le personnel clé.
• Identification d'ambassadeurs internes qui seront les champions de la plateforme pendant le déploiement et formation de chaque ambassadeur aux tâches de base telles que la création de dossiers, la gestion des paramètres d'autorisation et le téléchargement de fichiers vidéo.
• Rencontre avec les spécialistes en informatique de l'entreprise afin d'aborder de manière proactive tout problème potentiel de réseau et de sécurité qui aurait pu survenir lors du lancement mondial d'une nouvelle plateforme vidéo.
• Rencontre avec les membres clés de l'équipe juridique afin de définir des politiques et des réponses proactives pour garantir que seuls les documents appropriés soient partagés.

Mme Chan et son équipe ont également compilé et téléchargé une quantité importante de contenu vidéo existant dans la nouvelle bibliothèque, afin que les visiteurs disposent d'une multitude d'options à regarder et à apprendre dès le premier jour. L'équipe a également enregistré un nouveau contenu, destiné à éduquer et à enthousiasmer les employés de Synaptics, et à les encourager à utiliser la plateforme.

Chaque initiative de partage des connaissances a son propre problème de "poule et d'œuf", a déclaré Mme Chan. "Lorsqu'il s'agit d'une nouvelle initiative, vous voulez que les employés soient enthousiastes, qu'ils visitent le portail et qu'ils en voient la valeur. Mais s'il n'y a pas grand-chose la première fois qu'ils le visitent, ils ne reviendront pas et ne contribueront pas."

Enfin, le 1er mars, date officielle du lancement du portail SynaVision, l'équipe a organisé une fête pour sensibiliser tout le personnel, avec gâteau et concours amusants qui ont incité les employés à essayer le nouveau site.

La vidéo balaie Synaptics : Les employés adoptent SynaVision pour partager leur expertise

Avec SynaVision, Synaptics a amplifié le partage des connaissances entre les employés à l'échelle mondiale, apportant ainsi une solution précieuse au défi de l'entreprise qui consiste à rendre l'expertise accessible.

Peu après le lancement de la plateforme, plus de 40 % des employés de l'entreprise avaient visité SynaVision, visionnant des milliers d'heures de matériel.

En quelques mois seulement, plus de 1 000 vidéos ont été trouvées sur SynaVision, et les employés de Synaptics du monde entier viennent quotidiennement sur le site pour chercher et consommer des informations essentielles à leur travail.

Aujourd'hui, le département des solutions d'apprentissage estime qu'au cours d'une semaine donnée, SynaVision fera gagner à environ un quart des collaborateurs de Synaptics environ 15 minutes qu'ils auraient autrement passées à chercher des informations. Ce modeste gain individuel se traduit par près de 7 000 heures productives économisées par l'entreprise chaque année, sans parler de l'augmentation du partage d'informations facilitée par SynaVision.

En peu de temps, SynaVision a été largement plébiscité. Dès sa première année, la plate-forme a été reconnue comme l'une des meilleures avancées de l'année en matière de mise en œuvre des technologies d'apprentissage dans le cadre des prix annuels Brandon Hall Group Excellence in Learning, et a reçu le prix de l'innovation dans le cadre des prix annuels Learning in Practice du magazine Chief Learning Officer. Dans le mois qui a suivi le déploiement, Synaptics a reconnu l'équipe de Learning Solutions pour sa solution vidéo innovante et intelligente aux défis complexes et mondiaux du partage des connaissances, qui a eu un impact direct sur les résultats de Synaptics.

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