For more than a decade, workers have ranked the ability to telecommute as one of the most important job perks. Research indicates that the number of people considering their home as their primary place of work has grown by 80% since 2005. And with 79% of US workers reporting that they would like to work from home at least part of the time, the telecommuting trend shows no sign of stopping.

En réponse à la croissance du travail à distance, la disponibilité d'outils facilitant la communication et la collaboration de groupe a également fortement augmenté ces dernières années. Des outils de messagerie tels que Lync et Slack, aux outils de gestion de projet comme Asana et Trello, en passant par les applications de collaboration comme Google Drive et Smartsheet, les télétravailleurs d'aujourd'hui ne manquent pas d'outils pour rester productifs et connectés aux autres équipes à distance.

L'auteur Alexandra Samuel, dans son excellent article pour Harvard Business Review intitulé "Collaborating Online is Sometimes Better than Face-to-Face", estime que la collaboration en ligne peut souvent être préférable à la collaboration en personne. Dans cet article, Mme Samuel affirme que la collaboration en ligne est bien adaptée pour résoudre trois types de problèmes spécifiques : les problèmes de temps, les problèmes de distance et les problèmes de communication.

Résoudre les problèmes de temps grâce à la collaboration en ligne

Pour les entreprises internationales dont les employés et les partenaires sont dispersés dans le monde entier, le décalage horaire peut souvent être un frein à la productivité s'il n'est pas géré efficacement. L'un des principaux avantages de la collaboration en ligne cités par Mme Samuel est le cycle de production 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, qui permet aux équipes virtuelles de remettre le travail à un collègue ou à une équipe dans un autre fuseau horaire et d'avoir la phase suivante du travail prête à être reprise au moment où le travail commence le jour suivant.

Cependant, pour que les cycles de production 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 soient efficaces, il est important que les employés documentent correctement le travail qu'ils ont effectué avant de le remettre en fin de journée à un membre de l'équipe à distance. Sans documentation, les membres de l'équipe distante peuvent avoir des questions ou se heurter à des obstacles qui peuvent retarder le cycle de production.

Bien que de nombreuses entreprises s'appuient sur une documentation textuelle, parcourir des paragraphes d'étapes peut être au mieux fastidieux, au pire ignoré ou négligé. Si la documentation ou la communication devient un goulot d'étranglement, la vidéo peut offrir une solution rapide et efficace. Même avec rien de plus qu'un enregistreur d'écran et une webcam ou une caméra de smartphone, les collègues peuvent facilement s'enregistrer en train de documenter tous les aspects de leur progression.

Regardez ci-dessous un exemple de vidéo de documentation créée avec Panopto :

 

Utiliser la distance à votre avantage

La collaboration en ligne permet à des équipes distantes au sein d'une même entreprise de travailler ensemble. Elle permet également aux entreprises d'employer des équipes et des ressources provenant d'autres organisations ou sites. Les sociétés de conseil ou de services externes en sont un exemple, tout comme les services de travail à la demande tels que oDesk et Fiverr, qui peuvent aider les entreprises à résoudre rapidement des problèmes nécessitant des compétences ou une expertise spécifiques actuellement indisponibles dans l'entreprise.

Assurez-vous que les ressources distantes que vous faites intervenir disposent de toutes les informations dont elles ont besoin pour mener à bien le projet. En donnant aux équipes virtuelles l'accès à la base de connaissances vidéo de votre entreprise ( ), , vous pouvez réduire la nécessité d'une formation et d'un accueil en personne qui prennent beaucoup de temps (et sont souvent coûteux).

Améliorer la communication au sein des équipes virtuelles

L'un des meilleurs conseils donnés par Mme Samuel dans son article est que la collaboration en ligne permet aux entreprises de s'adapter à un plus large éventail de styles de communication et de travail. Les groupes ne fonctionnent pas tous mieux assis autour d'une table à faire du brainstorming. Pour les problèmes compliqués ou définis de manière ambiguë, offrir un mélange d'outils qui soutiennent au mieux les différents modes de communication de vos travailleurs à distance peut contribuer à stimuler la créativité et la résolution de problèmes. Mme Samuel suggère que des outils de cartographie mentale virtuelle comme Lucidchart et Mindmeister peuvent aider les penseurs visuels à conceptualiser des solutions, tandis que les membres de l'équipe qui ont besoin de limites plus précises peuvent utiliser des outils de gestion de projet en ligne comme Basecamp pour fixer des objectifs et des délais spécifiques.

Outils vidéo pour la collaboration en équipe

De plus en plus, les entreprises se tournent vers la vidéo pour sa capacité à fournir des informations plus cohérentes à un plus grand nombre de personnes à moindre coût. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont la plateforme vidéo de Panopto peut aider à améliorer la collaboration et la communication dans toute votre entreprise, contactez dès aujourd'hui notre équipe pour une démonstration personnalisée .