Vous avez tout préparé. Vous avez confirmé la logistique. Vous avez fait vos recherches. Vos arguments sont convaincants. Vos diapositives sont nettes. Votre présentation se déroule logiquement avec le bon niveau de détail.

C'est la réunion parfaite. Le résumé parfait. L'affaire parfaite. Le discours parfait.

Du moins, c'était le cas jusqu'à ce que l'un de vos participants vous interrompe au milieu d'une phrase et fasse dérailler l'ensemble de la présentation. Soudain, vous avez sauté 7 diapositives, fait un tiers de votre présentation sans en partager la raison, et accepté deux nouvelles missions - et vous n'êtes toujours pas revenu à votre présentation initiale.

Les réunions ont une mauvaise réputation dans la plupart des organisations. Elles sont souvent improductives et, au pire, elles peuvent être une perte de temps.

Pour aider à remettre les choses en ordre, , une série d'experts en efficacité ont recommandé des stratégies de gestion des réunions pour les rendre plus utiles. Aujourd'hui, on nous dit de fixer un ordre du jour et de nous y tenir, de limiter le nombre de participants à 5 (ou 6, ou 7, ou 8, ou 9, selon l'expert auquel on se fie), de mettre fin à la réunion au bout de 30 minutes (selon certaines recommandations, ce délai devrait être de 10 minutes seulement !

Mais même si vous faites tout bien, tout peut basculer en un clin d'œil dès qu'une personne décide de vous interrompre.

De nombreuses équipes ont tenté de museler les personnes qui interrompent les autres au moyen de techniques strictes, en exigeant que personne, quel que soit son niveau hiérarchique ou sa connaissance du sujet traité, ne parle à tort et à travers. Dans la plupart des organisations, les gens n'interrompent pas pour être impolis ; lorsqu'ils interviennent, c'est parce qu'ils sont légitimement intéressés et qu'ils ont des idées, des commentaires et des questions pertinents qui n'ont pas encore été abordés dans votre présentation.

Alors comment faire pour dépasser la tendance humaine à parler quand on est engagé ?

La réponse est peut-être plus facile que vous ne le pensez. Changez simplement le format de votre réunion.

Faites votre présentation avant même de commencer la réunion - Flipped Meetings 101

Des entreprises innovantes comme Amazon et LinkedIn sont les pionnières d'une nouvelle voie. Leur nouveau style de réunion donne la priorité à l'action plutôt qu'à la présentation, à l'engagement plutôt qu'à la présence, et aux informations réelles plutôt qu'aux jolies diapositives PowerPoint .

Mieux encore, il s'agit d'un nouveau format que n'importe quelle organisation peut adopter du jour au lendemain - il suffit d'un changement simple et fondamental de deux des attentes que nous avons à l'égard de nos réunions.

First : ce nouveau style exige que le présentateur partage sa présentation avant le début de la réunion, et que l'auditoire l'examine également à l'avance.

Deuxièmement : ce nouveau style insiste sur le fait que plutôt que de créer des listes de choses à faire plus tard, toutes les personnes présentes à la réunion doivent utiliser ce temps pour exécuter l'objectif de la réunion.

Que l'objectif soit de prendre une décision, d'élaborer un plan, de réviser un flux de travail ou autre chose, l'équipe doit utiliser le temps de réunion prévu pour atteindre réellement ces objectifs - à ce moment précis.

Quelle est la valeur ? En un mot, l'action.

 

Un exemple de vidéo de présentation d'une réunion inversée qui peut être partagée avec un public avant que la réunion elle-même n'ait lieu.

 

En examinant le matériel de présentation à l'avance, on s'assure que les participants auront le temps de réfléchir sérieusement au sujet. Les hypothèses peuvent être vérifiées deux fois. Les experts en la matière peuvent être amenés à faire des commentaires. Des alternatives peuvent être imaginées. Un débat sain peut s'ensuivre. Et les membres du public ne peuvent pas interrompre le présentateur pendant qu'il expose ses arguments.

Voici comment fonctionne la réunion inversée :

1. Avant la réunion, enregistrez un résumé rapide des informations relatives à la réunion et des mesures à prendre.
2. Partagez cet enregistrement avec vos plateformes de réunion un jour ou deux avant la session prévue.
3. Lorsque les participants se réunissent pour la réunion, ne passez pas par la présentation et passez directement à la discussion : Questions et réponses, brainstorming, prise de décision - quelle que soit la méthode de collecte de données la plus adaptée à la situation.

 

Lecture connexe : Les attentes en matière de réunions d'affaires évoluent. Modifiez-vous vos réunions ?

 

Obtenez le guide pour transformer vos réunions

La façon dont nous organisons les réunions aujourd'hui ne fonctionne pas. Dans la plupart des organisations, les réunions sont des conférences animées par PowerPoint, structurées de manière à offrir peu d'occasions de faire du vrai travail et de prendre de vraies décisions.

Mais il existe une alternative. Notre manuel pratique sur les réunions inversées comprend un guide pour développer une culture de réunion inversée dans votre organisation, y compris :

• Les besoins en matière de communication et de partage d'informations en amont des réunions
• Meilleures pratiques de gestion des groupes en réunion
• Des idées pour utiliser la vidéo afin de rendre les réunions inversées encore plus efficaces.

Les réunions inversées peuvent vous aider à récupérer le temps perdu dans les réunions, à faire en sorte que chaque réunion à laquelle vous assistez soit productive, et à donner à vos équipes des outils collaboratifs leur permettant de prendre des décisions plus intelligentes, plus rapidement.

Prêt à tirer le meilleur parti de vos réunions ? Téléchargez notre guide gratuit, Turn Your Meeting On Its Head : A guide to flipped meetings aujourd'hui.