Au cours des dernières décennies, les chefs d'entreprise ont adopté diverses mesures stratégiques pour améliorer la collaboration et le partage des connaissances entre leurs employés. Qu'il s'agisse de bureaux à aire ouverte, de déjeuners en commun, de systèmes de gestion de contenu ou de technologies de communication numérique, les structures de gestion des connaissances continuent d'évoluer dans le but de préserver les connaissances institutionnelles et d'aider les bonnes personnes à obtenir les bonnes informations au bon moment.

La récente évolution vers le travail à distance ( ), due à la pandémie, ajoute une nouvelle tournure à un problème familier : comment capturer et partager efficacement les connaissances afin que l'information puisse circuler de manière fluide au sein d'un personnel géographiquement dispersé.

Avec des équipes distribuées qui ne se voient plus que par le biais de vidéoconférences, les chefs d'entreprise s'inquiètent du fait que le travail à distance représente une menace importante pour le partage des connaissances au sein de leur organisation.

Pourquoi la gestion des connaissances est essentielle dans un environnement de travail à distance

La nature même du travail à distance ajoute une nouvelle complexité au flux de connaissances : les personnes, les informations et les ressources sont physiquement et numériquement dispersées, ce qui rend difficile pour les autres de localiser et d'acquérir facilement des informations. Les connaissances tacites, c'est-à-dire le précieux savoir-faire expérientiel et intuitif des employés, sont encore plus difficiles à saisir et à partager au sein d'équipes distribuées. Et lorsque des informations essentielles ne sont pas disponibles au moment où elles sont nécessaires, la productivité et la satisfaction des employés s'en ressentent.

Les équipes entièrement distantes manquent également les occasions de s'engager dans des échanges collaboratifs non planifiés qui se produisent de manière organique dans un bureau physique - il n'y a personne assis à proximité vers qui se tourner pour une discussion rapide ou un passage en revue, pas de conversations philosophiques pendant le déjeuner, et pas de rattrapage avec un collègue d'un autre département en attendant à son bureau qu'une salle de conférence se libère. 

Le flux de connaissances entre pairs, qui non seulement stimule la productivité mais favorise également l'apprentissage continu et l'adaptation rapide, s'évapore dans un environnement de travail distant. La perte de la collaboration occasionnelle, ainsi que l'augmentation du temps et des efforts nécessaires à la recherche d'informations, peuvent entraîner un désengagement des employés distants, qui se sentent de plus en plus isolés et frustrés.

Le coût d'un partage inefficace des connaissances

La valeur du partage des connaissances peut être difficile à mesurer et souvent négligée, mais grâce à une étude inédite sur le Connaissance du lieu de travail et productiviténous avons une meilleure compréhension de l'impact réel des pratiques de gestion des connaissances sur une entreprise. 

Récemment, Panopto et YouGov ont interrogé 1001 employés américains dans divers secteurs d'activité pour savoir comment l'accès au savoir institutionnel, ou son absence, affecte le travail quotidien. Les résultats ont été stupéfiants.

Les entreprises de toutes tailles gaspillent chaque année des millions de dollars en partageant les connaissances et les informations de manière inefficace. Dans une entreprise de 5 000 employés, on estime que 13,3 millions de dollars sont perdus chaque année à de mauvaises pratiques de partage des connaissances qui n'aident pas les employés à trouver rapidement des réponses lorsqu'ils en ont besoin. Dans une organisation de plus de 100 000 employés, ce chiffre passe à 265 millions de dollars par an.

Utilisez notre calculateur pour savoir combien votre entreprise perd chaque année. à des pratiques de partage des connaissances inefficaces >>

 

Le temps que les travailleurs passent en moyenne chaque semaine à attendre ou à chercher des informations, ainsi que le temps passé à dupliquer les efforts s'accumulent rapidement dans une organisation. De nombreuses personnes passent environ la moitié de leur semaine de travail à être beaucoup moins productives qu'elles ne pourraient l'être si leur organisation disposait de meilleures structures de gestion des connaissances :

• Les employés passent en moyenne 5 heures par semaine qui n'attendent que d'entrer en contact avec un collègue qui possède des connaissances uniques dont ils ont besoin.
• Les employés déclarent dépenser en moyenne plus de 8 heures par semaine - une journée entière de travail - à chercher et à acquérir des connaissances.
• Les employés ont déclaré avoir dépensé près de 6 heures par semaine "réinventer la roue" et dupliquer le travail d'autres personnes. Près d'une personne sur trois déclare consacrer plus de 6 heures par semaine à des tâches redondantes.

 

 

Télécharger le rapport sur la connaissance et la productivité du lieu de travail >>

 

Repenser la gestion des connaissances pour une main-d'œuvre à distance

La connaissance a été et restera un facteur clé de différenciation concurrentielle en ce qui concerne la performance organisationnelle. Et les nouvelles méthodes de travail obligent les entreprises à repenser leur approche de l'apprentissage et de la gestion des connaissances. 

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises ont déjà mis en place des systèmes pour façonner les interactions entre les personnes et la technologie de manière à améliorer le flux d'informations et à accroître les connaissances au sein de l'organisation. Les plateformes de collaboration, les applications de messagerie, les systèmes de gestion de contenu, les systèmes de gestion des connaissances spécialement conçus et les programmes d'incitation des employés sont souvent des éléments importants des structures de partage des connaissances organisationnelles qui permettent aux entreprises d'atteindre les objectifs suivants :

• Saisir les connaissances 
• Accroître l'accès à la connaissance 
• Promouvoir une culture de partage des connaissances
• Gérer les connaissances comme un atout

Fondamentalement, les objectifs de la gestion des connaissances sont les mêmes quel que soit l'environnement de travail. Il convient donc d'examiner pourquoi tant d'organisations qui ont adopté le travail à distance voient le flux de connaissances souffrir dans ce nouveau contexte.

4 raisons pour lesquelles le partage des connaissances échoue dans les équipes à distance

Les faiblesses des systèmes de connaissances peuvent être moins visibles dans un environnement de bureau où les interactions sociales en personne comblent naturellement les lacunes, mais dans un environnement distant physiquement déconnecté, ces faiblesses et inefficacités deviennent plus problématiques. Voici pourquoi :

1. Friction sociale

Les travailleurs socialement éloignés s'engagent naturellement dans moins d'activités qui favorisent la diffusion des connaissances. La perte d'interactions régulières en personne crée friction sociale qui peuvent faire hésiter les employés à partager leurs connaissances personnelles ou à demander de l'aide à leurs pairs - que ce soit par manque de confiance, par intimidation, par crainte de faire preuve de faiblesse ou par la rationalisation qu'un problème particulier ne vaut pas le temps précieux de quelqu'un d'autre. 

2. L'effet de silo

Un passage à grande échelle au travail à distance réduit les réseaux organisationnels car les employés communiquent en priorité avec leurs coéquipiers immédiats et s'engagent moins avec les collègues avec lesquels ils ne travaillent pas régulièrement. En outre, lorsque les données et la documentation ne sont pas centralisées numériquement dans l'ensemble de l'organisation, les équipes extérieures peuvent ne pas être en mesure d'accéder facilement aux connaissances existantes - si tant est qu'elles sachent qu'elles existent. En fin de compte, le manque de communication et de partage d'informations entre les départements et les équipes crée un effet de silo nuisible qui diminue la productivité et étouffe l'innovation.

3. Les connaissances saisies sont incomplètes ou ne sont pas saisies du tout.

Les connaissances sont souvent partagées dans le cadre de réunions et de présentations comprenant des diapositives, des feuilles de calcul et d'autres documents écrits, qui peuvent être stockés numériquement et partagés pour être facilement consultés ultérieurement si quelqu'un a besoin de se rafraîchir la mémoire. Mais ces fichiers de support sont incomplets sans la présentation qui les accompagne et de nombreux employés passeront du temps supplémentaire à essayer de retrouver des informations auprès de collègues distants pour remplir les blancs lorsqu'ils auront besoin de réponses.

L'isolement et l'interaction sporadique avec les coéquipiers qui sont courants dans un environnement de travail à distance peuvent également diminuer la conscience que les travailleurs peuvent avoir de la valeur de leur propre expertise ou de leurs connaissances. À moins qu'on ne lui demande spécifiquement de l'aide ou qu'on ne l'invite à partager, il peut ne jamais lui venir à l'esprit que prendre le temps de saisir et de communiquer ce qu'il sait pourrait aider d'autres personnes au sein de l'organisation.

4. Les ressources en connaissances sont dispersées et non organisées

La conservation et la codification des ressources de connaissances commencent toujours avec les meilleures intentions, mais les organisations se retrouvent souvent avec de multiples référentiels de connaissances qui sont utilisés de manière variable par différentes équipes et différents services. Bien qu'il puisse y avoir une abondance de ressources de connaissances qui pourraient aider les travailleurs, elles peuvent être difficiles à trouver, difficiles d'accès et même obsolètes. Le passage au travail à distance avec des référentiels de connaissances désorganisés et déconnectés nuit non seulement à la circulation des connaissances dans l'ensemble de l'entreprise, mais contribue également à ce que les employés distants se sentent frustrés, improductifs et désengagés.

Le secret pour maintenir le flux de connaissances au sein d'une main-d'œuvre distribuée

La gestion des connaissances consiste à connecter les travailleurs à des ressources de connaissances consultables et à connecter les personnes pour qu'elles échangent des connaissances. Lorsque vous avez besoin de mettre les personnes et leurs connaissances à la portée de votre personnel réparti, indépendamment de leur fuseau horaire ou de leur emplacement, il n'y a pas de meilleure solution qu'un système d'information en ligne. base de connaissances vidéo consultable.

Vous connaissez le dicton "Une image vaut mille mots". Eh bien, selon Forrester Researchune vidéo d'une minute vaut 1,8 million de mots. 

L'enregistrement d'une vidéo permet aux employés de votre organisation de montrer ce qu'ils savent en beaucoup moins de temps qu'il n'en faut pour créer un document complet contenant la même quantité d'informations. Le simple fait d'appuyer sur "enregistrer" lors d'une vidéoconférence peut également permettre aux équipes de capturer et d'archiver des connaissances en un instant. Et grâce à des outils innovants de recherche et de découverte de vidéos, il est aussi facile pour les travailleurs distants de trouver des réponses au cœur d'une vidéo que de découvrir de nouvelles idées et informations dans le cadre de leur travail quotidien.

Un plateforme vidéo comme Panopto s'intègre facilement dans les outils de gestion de contenu et de collaboration afin que vous puissiez créer un écosystème de partage des connaissances enrichi par la vidéo qui vous aide à surmonter les défis uniques du partage des connaissances dans un environnement de travail à distance. Les ressources de connaissances basées sur la vidéo mettent vos employés et leur expertise en avant et au centre, ce qui permet de favoriser les liens sociaux entre des équipes physiquement éloignées, d'améliorer le moral et la productivité tout en rendant les connaissances et les informations faciles à trouver à tout moment.

Découvrez comment vous pouvez utiliser la plateforme vidéo sécurisée de Panopto pour permettre un partage efficace et efficient des connaissances au sein d'équipes distantes. 

Comment utiliser la vidéo à la demande pour améliorer les pratiques de partage des connaissances à distance

Permettez à chacun de partager ses connaissances en appuyant simplement sur "enregistrer".

Du PDG au stagiaire d'été, l'application facile à utiliser de Panopto enregistreur vidéo et d'écran permet aux employés d'enregistrer rapidement des présentations vidéo multi-caméras, tutoriels vidéocomment faire, réunions en ligneLes employés peuvent créer des documents vidéo, des démonstrations, des explications, des sessions de formation et bien d'autres choses encore à l'aide de leur ordinateur portable ou de leur smartphone, mettant ainsi leur expertise personnelle à la disposition de toute l'entreprise.

 

Visitez Panopto Express et voyez comme il est facile d'enregistrer ce que vous savez. Lorsque vous avez terminé l'enregistrement, cliquez sur "Envoyer à Panopto" puis invitez vos collègues par e-mail à le visionner.

Démarrer un enregistrement >>

 

Réduire le temps et les efforts nécessaires pour acquérir des connaissances et trouver des réponses. 

Vos collaborateurs veulent pouvoir accéder rapidement aux réponses dont ils ont besoin pour rester productifs et donner le meilleur d'eux-mêmes. Panopto aide votre entreprise à centraliser et à rechercher des ressources de connaissances vidéo robustes afin que l'information puisse être trouvée instantanément. Chaque réunion ou vidéo que vos employés enregistrent avec Panopto est automatiquement téléchargée et transcrite pour la recherche, ce qui permet de rechercher tout ce qui est dit ou montré à l'écran. Panopto prend également en charge recherche vidéo en quinze langues. Et lorsque vous intégrez Panopto à d'autres systèmes d'entreprise tels que Slack, Salesforce, votre système de gestion de contenu (CMS) ou votre système de gestion de l'apprentissage (LMS), les employés peuvent rechercher, regarder et partager des vidéos où qu'ils travaillent.

Panopto améliore le contenu vidéo d'autres manières afin de faciliter l'extraction rapide des détails :

• Créez automatiquement un résumé cliquable pour que les spectateurs puissent parcourir et sauter une réunion ou une vidéo plus longue. 
• Ajoute des vignettes visuelles de la vidéo qui permettent également aux spectateurs d'extraire rapidement des informations des diapositives ou d'autres éléments visuels. 
• Sous-titrage automatique des vidéos pour faciliter la compréhension, en particulier pour les spectateurs qui regardent des contenus qui ne sont pas présentés dans leur langue maternelle.
• Les créateurs de contenu peuvent intégrer des liens, des documents, des diapositives de présentation et d'autres éléments que les spectateurs peuvent consulter ou télécharger directement à partir de la vidéo.
• Les commentaires et discussions horodatés au sein d'une vidéo peuvent fournir aux spectateurs des informations mises à jour et des informations supplémentaires - les spectateurs peuvent même laisser des commentaires eux-mêmes.
• Les balises vidéo offrent aux spectateurs un lien cliquable vers un contenu connexe qui peut révéler des informations supplémentaires.

 

 

Rendez le partage virtuel des connaissances social grâce à un portail vidéo de type YouTube. 

En plus d'apprendre de leurs collègues qu'ils peuvent voir et entendre dans des vidéos à la demande, Panopto offre aux travailleurs à distance de nouvelles possibilités d'étendre leurs réseaux sociaux et d'entrer en contact avec des experts de toute l'entreprise, comme ils le font sur YouTube. Grâce au portail vidéo et au lecteur vidéo interactif de Panopto, les employés peuvent commenter et discuter à l'intérieur des vidéos, s'abonner à des collègues et à des experts en la matière, s'abonner à des tags, et même évaluer les vidéos qu'ils regardent. 

De plus, les personnes qui partagent des connaissances et des informations peuvent étiqueter leurs vidéos pour les rendre plus visibles au sein de l'organisation et elles peuvent consulter des analyses détaillées de leur contenu, ce qui rend la valeur de leurs connaissances et de leurs idées plus tangible. En définitive, la plateforme vidéo de Panopto est conçue pour engager votre personnel dans un cycle continu de partage des connaissances.

 ? ???  Découvrez comment Ingersoll Rand utilise Panopto pour partager rapidement des connaissances et des informations.

Voir l'étude de cas >>

 

Réduisez le cloisonnement des informations et optimisez la découverte de perspectives interservices. 

Vous ne savez pas ce que vous ne savez pas. Panopto aide votre organisation à éliminer les silos d'information afin que les employés distants puissent plus facilement apprendre ce qui se passe dans les autres départements et équipes. Les administrateurs peuvent sélectionner du contenu pour mettre en évidence les ressources de connaissances et les communications informatives de l'ensemble de l'entreprise qui apparaissent directement sur la page d'accueil du portail vidéo de l'employé. Les dirigeants peuvent également tirer parti des abonnements et des balises pour créer des flux de contenu vidéo provenant de leurs services, afin de tenir les autres informés des initiatives, des innovations, des produits livrables, des progrès accomplis dans la réalisation des objectifs, etc.

Les connaissances et informations confidentielles basées sur la vidéo peuvent être capturées et partagées tout aussi facilement, sans avoir à se soucier de qui pourrait les voir. Grâce à des contrôles fins de l'autorisation qui peuvent être définis pour des vidéos individuelles, des dossiers et l'ensemble de votre bibliothèque de connaissances, Panopto ne révélera le contenu des vidéos par le biais de la recherche et de la découverte qu'aux utilisateurs qui ont l'autorisation de les visualiser.

Analyser les comportements de partage des connaissances et en tirer des enseignements. 

La suite complète de Panopto analyses vidéo fournit aux gestionnaires des connaissances et aux autres chefs d'entreprise des informations précieuses qui révèlent les comportements de partage des connaissances aux niveaux organisationnel, départemental et individuel. Les données d'analyse vidéo peuvent également être utilisées pour récompenser et renforcer les comportements de partage des connaissances qui rendront votre entreprise agile et prospère. Vous pouvez même envoyer les données de visualisation des vidéos à votre LMS.

Avec Panopto, vous obtiendrez des informations nouvelles et exploitables sur la manière dont les connaissances sont utilisées et sur leur impact sur votre entreprise.

 

 

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