À mesure que les universités développent leurs bibliothèques d'apprentissage vidéo, l'hygiène du contenu - masquer, archiver ou supprimer les conférences, réunions et autres contenus vidéo périmés - est devenue une bonne pratique pour les établissements d'enseignement supérieur. 

Vous êtes probablement familier avec pourquoi l'hygiène du contenu est essentielle à un écosystème d'apprentissage sain: Les vidéos superflues encombrent votre LMS et votre système de gestion vidéo de contenus obsolètes qui nuisent à l'expérience des étudiants, ouvrent votre institution à des risques juridiques et paralysent votre budget alors que le coût du stockage dans le cloud ne cesse d'augmenter. L'élaboration d'une politique raisonnable de conservation du contenu vidéo vous permet d'éliminer ce bagage superflu, de réduire les coûts et de favoriser une meilleure expérience d'apprentissage et de meilleurs résultats. 

Alors, comment commencer ?

Pour améliorer l'hygiène du contenu de votre institution, il n'est pas nécessaire d'archiver ou de supprimer manuellement des milliers de fichiers - il existe des programmes automatisés qui peuvent s'en charger pour vous. Ce qu'il faut, c'est la mise en œuvre stratégique d'une politique réfléchie. La suppression peut sembler effrayante, et les membres du corps enseignant habitués au statu quo peuvent hésiter à s'engager. Pourtant, en associant les parties prenantes à la conversation, en tenant compte de leurs considérations et en communiquant sur la valeur de l'hygiène du contenu dans l'ensemble de votre établissement, vous pouvez élaborer une politique solide qui sert efficacement l'ensemble de votre communauté éducative. 

1. Identifier, écouter et éduquer les parties prenantes clés

L'élaboration d'une politique efficace de conservation du contenu est un processus de collaboration. Pour une mise en œuvre réussie, les technologues et les administrateurs doivent obtenir l'adhésion des principales parties prenantes aux mérites du plan, surtout lorsqu'ils opèrent dans la bureaucratie complexe de nombreux établissements d'enseignement supérieur. Dire simplement : "Nous allons archiver ou supprimer les anciens contenus" provoquera panique et résistance. La communication est la clé pour gagner le soutien de la direction et du corps enseignant.

Tout d'abord, identifiez les parties prenantes qui ont un impact sur la conservation du contenu dans votre établissement. Il peut s'agir, entre autres, de l'équipe de direction, des services informatiques, de la sécurité et des politiques, du registraire et des groupes de gouvernance des universités et des facultés.

Ensuite, expliquez clairement les objectifs de votre initiative d'hygiène du contenu, les problèmes qu'elle permettra de résoudre et les avantages qu'elle apportera à l'université. Fournissez des données pour étayer vos idées. Par exemple, les membres du corps enseignant peuvent trouver un réconfort émotionnel dans le "filet de sécurité" que constitue l'accès à tous les contenus vidéo hérités. En partageant des données qui prouvent que les gens accèdent rarement à ce contenu et les coûts juridiques et financiers pour l'université, vous pouvez commencer à faire évoluer les mentalités. Présenter aux parties prenantes un récit facile à digérer dont elles peuvent discuter entre elles contribuera à rallier l'opinion publique à votre cause. 

Enfin, ouvrez la voie aux réactions et au dialogue. C'est l'occasion pour vous de comprendre les défis et les appréhensions de vos parties prenantes en matière de gestion de contenu et d'intégrer des moyens d'y répondre dans votre plan.

2. Développer une stratégie de rétention du contenu qui responsabilise toutes les parties prenantes

Une nouvelle politique de conservation du contenu ne doit pas faire de gagnants et de perdants : tous les membres de l'université doivent bénéficier de ce changement. Votre stratégie de conservation du contenu et votre plan de mise en œuvre doivent non seulement répondre aux besoins de toutes les parties prenantes, mais aussi leur donner le pouvoir de contrôler certains éléments de l'expérience de gestion du contenu.

Les outils de conservation du contenu sont un moyen de donner aux parties prenantes un plus grand contrôle. Il est impossible de masquer, d'archiver ou de supprimer manuellement des fichiers individuels, ce qui signifie que vous devrez utiliser un outil de rétention pour gérer l'ensemble de votre contenu. Beaucoup de ces outils sont flexibles, ce qui vous permet de définir des politiques d'archivage et de suppression distinctes pour différents départements et de tenir compte de circonstances particulières. Si cette flexibilité est certainement une vertu, il ne faut pas que vos modèles soient trop complexes. L'objectif est de donner aux gens une marge de manœuvre sans les piéger dans un labyrinthe de politiques confuses. La bonne solution sera différente pour chaque institution. 

Il faut également que les administrateurs, les professeurs et les étudiants disposent d'un moyen facile de masquer ou d'archiver les documents qu'ils ne souhaitent pas voir supprimés. Personne n'aime avoir l'impression de perdre le contrôle de son travail. En créant des dossiers d'archives qui échappent à la politique de suppression, vous offrez à chacun un endroit sûr pour cacher le contenu qu'il est sûr de vouloir protéger. 

3. Préparer le corps enseignant, les administrateurs et les étudiants aux changements à venir.

Une fois que vous avez reçu l'autorisation de mettre en œuvre une nouvelle politique, assurez-vous que tout le monde dans votre université est prêt pour ce changement. Surprendre le corps professoral en supprimant de façon inattendue d'anciens documents pourrait provoquer de la confusion et du ressentiment. En abordant la question avec tact et clarté, vous pouvez préparer l'ensemble de l'organisation à une transition en douceur. 

Créez un plan de communication s'adressant à toutes les parties prenantes concernées par les changements à venir, ainsi qu'à votre corps étudiant. Ce plan peut inclure des bulletins d'information détaillés expliquant exactement ce qui sera archivé ou supprimé, l'ajout de la nouvelle politique aux supports de formation et la création de bannières sur votre LMS, votre système de gestion vidéo et d'autres outils de l'écosystème éducatif dans les semaines précédant le changement. Cette campagne complète permettra de s'assurer que tout le monde est bien préparé et peut modifier ses flux de travail si nécessaire. 

4. Mettre en œuvre les nouvelles politiques de manière stratégique et fournir un soutien continu

Les universités sont des institutions complexes, et vous devez lancer la nouvelle politique d'une manière qui minimise les problèmes pour toutes les personnes concernées. Il est nécessaire de prêter attention aux détails pour que votre nouvelle politique soit conforme aux autres règles et réglementations. Votre université dispose probablement de politiques internes concernant le stockage des données et la propriété intellectuelle, qui doivent toutes être examinées avant l'entrée en vigueur de tout changement. Le calendrier est un autre élément à prendre en compte : un lancement initial peut s'avérer moins perturbant s'il a lieu pendant les vacances ou entre deux semestres, par exemple. 

La communication ne s'arrête pas non plus après le lancement. Fournissez un soutien en cours de route, à mesure que les parties prenantes s'habituent à la nouvelle façon de gérer le contenu. Partagez des mises à jour à travers votre institution sur une base trimestrielle ou semestrielle afin de démontrer les progrès et la valeur de votre nouvelle politique et de résoudre les problèmes de ceux qui ne sont pas encore au point.

Hygiène du contenu : Favoriser de meilleures expériences d'enseignement et d'apprentissage 

Avec la bonne approche, une politique de conservation du contenu renforcera non seulement votre bibliothèque d'apprentissage vidéo, mais donnera aussi à vos professeurs et à vos étudiants les moyens d'agir, en créant une compréhension unifiée des meilleures pratiques en matière d'hygiène du contenu, ce qui contribuera à améliorer les expériences d'enseignement et d'apprentissage dans votre établissement. 

À lire aussi : 3 raisons pour lesquelles l'hygiène du contenu est essentielle à un écosystème d'apprentissage sain