Vous ressentez la pression de l'attrition du personnel et de la perte de connaissances institutionnelles ? Vous n'êtes pas seul.

Quelque 88 % des dirigeants reconnaissent que le taux de rotation du personnel est plus élevé que la normale, et tous les secteurs d'activité enregistrent des taux de démission record. De la technologie - où 38 % des salariés cherchent à changer de poste - à l'industrie manufacturière, qui devra faire face à 2,1 millions d'emplois non pourvus d'ici à 2030, la grande démission n'est pas près de s'arrêter.

Cette attrition généralisée accélère la perte de connaissances institutionnelles, laissant les entreprises vulnérables à des inefficacités coûteuses dans un climat commercial qui exige plus de résilience et d'innovation que jamais.

Face à cette perturbation, comment votre entreprise peut-elle préserver le savoir institutionnel et minimiser l'impact de l'attrition sur votre intelligence organisationnelle ?

Qu'est-ce que la connaissance institutionnelle ?

Le savoir institutionnel est la mémoire collective et l'apprentissage tribal d'une organisation. Il englobe à la fois les compétences matérielles, telles que les capacités techniques et les outils, et les compétences immatérielles, telles que les relations avec les clients et les collègues. Cette connaissance approfondie du secteur et de l'entreprise permet à votre organisation de tirer des enseignements du passé et de faire des paris novateurs sur l'avenir.

Les organisations qui n'accordent pas la priorité au transfert des connaissances risquent de perdre le contexte, la confiance et l'intuition nécessaires à l'élaboration d'une stratégie efficace, ainsi que les outils, les tactiques et les processus nécessaires pour la mettre en œuvre de manière compétitive. Sans une approche stratégique de la préservation des connaissances, vous devrez réinventer la roue lorsque les employés quitteront l'organisation.

Heureusement, il y a un meilleur moyen.

Le changement est un élément naturel de la croissance. Les entreprises qui abordent l'évolution de leurs activités de manière proactive et adaptable peuvent faire bénéficier les nouveaux talents prometteurs de l'expertise des employés chevronnés.

La conservation et le partage des connaissances institutionnelles permettent non seulement d'améliorer l'intégration, d'accroître la productivité et de réduire les risques, mais aussi de favoriser une plus grande transparence et une plus grande cohérence dans l'ensemble de l'organisation. Cela contribue à une expérience de travail plus équitable et à un état d'esprit plus propice à l'apprentissage, ce qui peut réduire le taux d'attrition.

Voyons comment.

Comment transférer et conserver les connaissances institutionnelles

L'approche proactive : favoriser une culture de partage des connaissances

Le partage des connaissances a une valeur bien plus grande que la seule atténuation des risques. Alors que de nombreux dirigeants n'abordent la question du transfert de connaissances que lorsqu'un employé essentiel annonce son départ, la mise en place d'une culture proactive de partage des connaissances favorise la confiance, la collaboration et l'innovation au sein de votre entreprise.

1. Audit de vos connaissances institutionnelles existantes

Faites l'inventaire des rôles les plus critiques dans chaque partie de votre organisation. Ces connaissances sont-elles cloisonnées ? Est-elle souvent partagée ? Qui bénéficierait de ces informations : un contributeur individuel, une équipe, une unité commerciale ou l'ensemble de l'organisation ?

Examinez tous les niveaux de votre entreprise, depuis les dirigeants stratégiques qui prennent peu de décisions de grande qualité fondées sur des années d'expérience jusqu'au personnel plus subalterne qui gère les outils et processus quotidiens essentiels. En identifiant la valeur et le volume des connaissances institutionnelles existantes, vous pouvez commencer à établir des priorités quant aux informations à saisir et à partager.

Réfléchissez également de manière créative aux nouvelles possibilités de partage des connaissances. Comment cross-skilling pourrait-il aider à renforcer la collaboration au sein de l'équipe ou à soutenir les remplacements à court terme en cas de vacances ou de congé parental ? La capture des lancements de projets et des vérifications des étapes clés pourrait-elle aider à préserver la résolution des problèmes sur le moment, qui est difficile à faire apparaître à la fin d'un projet ? Le partage des examens mensuels de l'activité, des réunions du conseil d'administration ou d'autres discussions stratégiques permettrait-il d'informer plus facilement les parties prenantes de l'organisation sur les nouvelles opportunités ?

2. Créez un processus simple pour la saisie des connaissances (indice : appuyez sur le bouton d'enregistrement !).

Maintenant que vous avez identifié les informations organisationnelles les plus précieuses, faites de la préservation des connaissances une pratique quotidienne.

Cela vous paraît-il compliqué ? Ce n'est pas une obligation.

L'essentiel est de réduire les frictions. Vos cadres et vos employés n'ont probablement pas la possibilité de créer une documentation détaillée sur leurs nombreuses responsabilités. Allégez le fardeau de la préservation des connaissances de vos employés en leur fournissant des outils pour enregistrer automatiquement les réunions importantes et les sauvegarder dans une bibliothèque d'apprentissage vidéo consultable et à la demande pour un accès ultérieur.

L'enregistrement des discussions sur les projets clés, des réunions stratégiques et des tutoriels sur les outils n'aide pas seulement les nouveaux employés, mais aussi le personnel en place à travailler de manière plus efficace et stratégique en lui donnant accès aux connaissances institutionnelles existantes à la vitesse où il en a besoin et en lui permettant de bénéficier de nouvelles idées et d'un soutien qui restent souvent derrière des portes closes.

Vos employés utilisent déjà la vidéo pour communiquer et collaborer en temps réel. Enregistrez et sauvegardez automatiquement les réunions importantes pour commencer à construire votre propre YouTube d'intelligence institutionnelle.

3. Encourager et modeler le partage continu des connaissances

Les connaissances institutionnelles ne peuvent avoir un impact que si vos employés les utilisent réellement. Communiquez et démontrez la valeur de votre bibliothèque d'apprentissage d'entreprise afin de commencer à construire une culture de partage continu des connaissances.

• Donnez l'exemple en partant du sommet. Demandez à votre équipe de direction et aux responsables des unités commerciales d'enregistrer les réunions publiques et les autres réunions stratégiques importantes de l'entreprise pour un accès à la demande.
• Réduisez les obstacles à la préservation des connaissances en la rendant facile et amusante. Encouragez le personnel à enregistrer des vidéos d'apprentissage social informelles et de petite taille, directement depuis leur smartphone ou leur tablette. Créez des concours pour que les employés soient plus à l'aise pour enregistrer des réunions ou des tutoriels.
• Envisagez d'ajouter des mesures de partage des connaissances aux évaluations des performances ou aux programmes d'incitation, ou de créer une initiative de mentorat qui associe des employés chevronnés à des employés moins expérimentés. Célébrez la valeur du personnel de longue date et reconnaissez les employés qui contribuent à construire votre base de connaissances institutionnelle.

La croissance et l'éducation sont des incitations puissantes pour retenir les employés. En faisant participer activement votre personnel à l'élaboration et à l'acquisition de vos connaissances institutionnelles, vous préserverez et développerez non seulement l'intelligence organisationnelle, mais vous lui donnerez également les moyens de se développer dans ce processus.

L'approche réactive : préserver les connaissances des employés sortants

Parfois, vous ne pouvez pas vous permettre d'être proactif. Nous n'avons pas toujours le luxe de disposer de temps lorsque nous devons faire face au préavis de deux semaines d'un employé essentiel.

Un employé sortant perdra rapidement sa motivation si on lui demande de créer une documentation détaillée sur ses dernières années de travail et d'expérience. De plus, ces informations tactiques ne sont souvent pas les connaissances les plus précieuses à retenir. Concentrez-vous sur la manière dont vos employés chevronnés pensent et non sur ce qu' ils pensent.

1. Préserver les connaissances implicites ainsi que les connaissances explicites .

Comment un représentant commercial de haut niveau a-t-il géré une négociation particulièrement difficile avec un client ? Quels sont les goulets d'étranglement internes qu'un chef de projet peut anticiper ou contourner ? Qu'est-ce qui a simplement fonctionné et n'a pas fonctionné pour votre entreprise dans le passé ? De l'expérience du secteur et de l'historique des comptes à l'intuition et même aux erreurs, l'intelligence implicite est l'une des connaissances les plus précieuses de votre organisation - et la plus difficile à transférer. Le meilleur moyen de préserver les connaissances implicites est de faire parler les employés. Demandez aux employés qui quittent l'entreprise de parler de leur approche des stratégies passées, des clients difficiles ou des ralentissements de l'activité. Le simple fait de saisir leur façon de penser peut contribuer à faire émerger des connaissances implicites puissantes pour la résolution de problèmes futurs.

2. Capturez plusieurs flux de travail à la fois grâce à la vidéo.

Les compétences et les stratégies ne sont pas efficaces si elles sont isolées. Nous utilisons de multiples outils, processus et approches en tandem pour résoudre les problèmes et mener à bien les projets. Pourtant, on demande souvent aux employés qui partent de documenter leurs compétences et processus individuels sans contexte. Une approche plus efficace consiste à demander aux employés qui partent d'enregistrer leurs écrans au fur et à mesure qu'ils terminent ou remettent des projets clés. Cela permet de préserver non seulement les aspects pratiques du travail, mais aussi les subtilités, les nuances et les "trucs du métier" qui font le succès des employés chevronnés et qui, autrement, ne seraient pas saisis.

3. Faites de l'embarquement un moment d'apprentissage social.

Les recherches montrent que 90% de l'apprentissage est social et expérientiel - en d'autres termes, l'apprentissage par la pratique. Tirez le meilleur parti des connaissances d'un employé qui part en impliquant les membres de l'équipe dans le processus d'intégration. Envisagez de demander à une nouvelle recrue de suivre ou d'aider un employé sortant pendant ses dernières semaines. Organisez un forum "Q&A" ou "Ask Me Anything" où les membres de l'équipe peuvent demander un retour d'information sur les défis qui leur tiennent à cœur. Faire de la préservation des connaissances un processus collaboratif crée plus d'opportunités d'apprentissage et engage à la fois l'employé qui quitte l'entreprise et les autres membres de l'équipe.

Tout comme la mémoire humaine, la mémoire organisationnelle peut se développer ou s'atrophier. L'élaboration d'une stratégie de préservation des connaissances institutionnelles contribue non seulement à la résilience à court terme de l'entreprise lorsque les employés quittent l'entreprise, mais aussi à un plus grand engagement et à une diminution du taux de rotation, ce qui favorise l'innovation et la croissance à long terme.