Vue d'ensemble

Ingersoll Rand est une entreprise industrielle diversifiée qui améliore la qualité de vie en créant des environnements confortables, durables et efficaces. Sa famille de marques, dont Club Car®, Ingersoll Rand®, Thermo King® et Trane®, améliore la qualité et le confort de l'air dans les maisons et les bâtiments, transporte et protège les aliments et les denrées périssables, et accroît la productivité et l'efficacité industrielles.

L'entreprise possède des centaines de sites dans le monde entier et sert des clients dans des secteurs et des catégories de produits et de services hautement concurrentiels. Par conséquent, l'entreprise recherche constamment de nouvelles solutions d'apprentissage à tous les niveaux de l'organisation. Aujourd'hui, Ingersoll Rand exploite un nouveau type de solution vidéo, qui permet à l'entreprise de développer les compétences et les capacités de ses employés.

Dans cette étude de cas

• Comment Ingersoll Rand a mis en œuvre un nouvel outil vidéo pour faciliter l'apprentissage et le développement
• Exemples de la simplicité, du suivi en temps réel et de l'analyse qu'offre l'outil vidéo
• Prochaines étapes alors que l'entreprise étend son utilisation de l'apprentissage vidéo à l'échelle mondiale pour soutenir l'apprentissage et le développement formels et informels.

 

Aperçu de l'entreprise

Parmi les offres industrielles de la société, on trouve les compresseurs d'air et les outils électriques Ingersoll Rand, les pompes à interface électronique ARO et les véhicules Club Car omniprésents sur les terrains de golf et dans les installations industrielles du monde entier. Les activités d'Ingersoll Rand dans le domaine du climat comprennent les systèmes et services de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC) commerciaux et résidentiels Trane, ainsi que les équipements de contrôle de la température dans les transports Thermo King, entre autres marques respectées.

Les plus de 46 000 employés de la société travaillent dans le monde entier dans des centaines d'installations, notamment des bureaux, des usines d'assemblage, des centres technologiques, des entrepôts et des centres de distribution et de réparation.

Figure 1 : Ingersoll Rand en un coup d'œil

 

Environnement et défis de l'entreprise

En tant qu'entreprise mondiale proposant des offres compétitives sur l'ensemble de sa gamme de produits, Ingersoll Rand est en concurrence non seulement avec des marques mondiales très réputées, mais aussi avec des fournisseurs régionaux et locaux bien établis. Une main-d'œuvre dispersée et multilingue, une multitude d'environnements de travail et la fabrication diversifiée de différentes lignes de produits offrent des possibilités de formation à l'entreprise.

Pour répondre aux besoins de ses employés, l'entreprise a mis en place une stratégie visant à "créer une culture gagnante", qui constitue un élément essentiel de la manière dont elle fournit des performances de premier ordre. Ingersoll Rand définit une culture gagnante comme une culture dans laquelle "les meilleures personnes aspirent à travailler, un lieu où les employés se sentent liés à la vision de l'entreprise et habilités à faire ce qu'il faut".

Pour développer une culture forte et gagnante, Ingersoll Rand utilise Panopto, une plateforme vidéo d'entreprise. Cette plateforme est un outil important utilisé dans le cadre de la formation et du développement pour partager rapidement les connaissances et les informations au sein de l'entreprise.

Environnement RH

L'équipe RH d'Ingersoll Rand est dirigée par un vice-président senior des ressources humaines, des communications et des affaires générales (CHRO), qui dépend directement du président-directeur général de l'entreprise. Le vice-président des talents et des capacités organisationnelles rend compte au CHRO de l'acquisition des talents, du développement du leadership, de la gestion des talents, de l'efficacité organisationnelle, du renforcement des capacités stratégiques, de la diversité et de l'inclusion, de l'apprentissage et de la gestion des carrières à tous les niveaux.

L'équipe chargée des talents et des capacités organisationnelles est responsable de l'université Ingersoll Rand. L'équipe fonctionne comme un centre d'excellence de facto pour une gamme de solutions d'apprentissage et la diffusion efficace, rapide et large des connaissances.

Ingersoll Rand exploite la puissance de la vidéo

Ingersoll Rand a choisi la vidéo comme outil d'apprentissage, de développement, de formation et d'engagement des employés dans une culture gagnante à travers le monde. Grâce à Panopto, Ingersoll Rand a pu proposer la création de vidéos internes autoproduites comme option pour compléter le travail vidéo effectué par des sociétés de production vidéo externes.

Pendant des décennies, l'entreprise a utilisé la vidéo pour enregistrer des événements d'entreprise et des activités de formation de haut niveau. Ces productions impliquaient souvent des équipements d'enregistrement coûteux, des producteurs, des monteurs et des fournisseurs externes. En raison des coûts élevés et de l'expertise spécialisée requise, il était difficile d'utiliser la vidéo à grande échelle dans une organisation aussi importante qu'Ingersoll Rand. Pour compliquer encore les choses, le budget et la qualité pouvaient allonger de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois, le temps de production des événements et des cours de formation enregistrés, faisant de la vidéo un outil de soutien moins qu'idéal pour une communication et un partage des connaissances rapides.

Cependant, comme toute personne ayant regardé des vidéos virales en ligne peut en témoigner, le pouvoir de la vidéo comme moyen de diffusion des idées est considérable. Les équipes de formation d'Ingersoll Rand souhaitaient trouver un meilleur moyen d'exploiter ce pouvoir en interne.

L'équipe de développement du leadership d'Ingersoll Rand recherchait une solution vidéo pouvant être utilisée par des professionnels comme par des non-spécialistes - une solution qui faciliterait la capture, l'édition et le partage des vidéos, simplifierait le processus de révision juridique des vidéos et accélérerait la capacité de l'entreprise à diffuser des messages clés dans toute l'organisation par le biais de formations en ligne. En ce qui concerne la production, l'entreprise doit être en mesure d'insérer des diapositives de présentation, des vidéos supplémentaires ou d'autres informations dans les enregistrements vidéo, ainsi que de supprimer les éléments superflus des événements enregistrés. Les membres de l'équipe doivent pouvoir enregistrer des vidéos sur n'importe quel appareil (des smartphones personnels aux caméras vidéo professionnelles), synchroniser automatiquement les flux vidéo avec les diapositives de présentation et les enregistrements d'écran en direct, et créer des transcriptions. La solution doit également permettre aux équipes d'apprentissage de télécharger les enregistrements existants afin de les utiliser dans le cadre d'assemblées générales régionales ou de formations dans le monde entier.

Ingersoll Rand souhaitait également améliorer l'expérience des spectateurs grâce à une navigation intelligente et efficace du contenu à l'intérieur de long vidéo. L'entreprise recherchait une solution qui inclurait à la fois des options de navigation dans la vidéo, telles qu'une table des matières et des vignettes de diapositives, ainsi qu'une recherche complète de contenu vidéo. Avec un support adéquat pour la recherche vidéo, les spectateurs pourraient localiser des mots-clés ou des phrases prononcées par les présentateurs ou montrées à l'écran, puis sauter instantanément à des moments spécifiques et pertinents de la vidéo, tout comme ils pourraient le faire dans un document textuel.

Après avoir étudié le marché de la vidéo d'entreprise, Ingersoll Rand a finalement décidé que la plateforme vidéo d'entreprise Panopto répondait le mieux à l'ensemble des besoins que l'entreprise avait identifiés. En 2015, Ingersoll Rand s'est engagé avec Panopto, choisissant de la déployer dans le cloud pour rationaliser la mise en œuvre et assurer une stabilité et une fiabilité maximales. L'entreprise a ensuite prévu d'utiliser la conférence annuelle interne des dirigeants de cette année-là comme test pilote pour Panopto.

Communiquer la stratégie et la culture de développement du leadership

Le test pilote s'est avéré être un succès. Lors de la conférence des dirigeants, l'entreprise a utilisé Panopto pour enregistrer l'événement. Trois jours plus tard, les dirigeants de l'entreprise ont pu utiliser la vidéo de l'événement pour continuer à diffuser ces messages dans toute l'organisation.

"Tant d'informations sont partagées lors de notre conférence annuelle sur le leadership. De nombreux employés prennent le temps de regarder la présentation de notre PDG, mais il y a tellement plus de choses entre les messages d'ouverture et de clôture que les gens manquent souvent, et nous devions leur donner un meilleur accès à ces informations."

Directeur de la technologie de l'apprentissage, Ingersoll Rand

Un champ de recherche bien visible dans la vidéo permettait aux utilisateurs de localiser des termes contenus dans les transcriptions ou les notes des intervenants et fournissait des liens actifs vers le contenu (voir la figure 2).

Figure 2 : Champ de recherche de termes dans les vidéos

Les réactions de l'ensemble de l'entreprise à la vidéo de la conférence sur le leadership ont été excellentes, ce qui a encouragé l'équipe de technologie d'apprentissage d'Ingersoll Rand à déployer Panopto à plus grande échelle.

"Les présentations vidéo à la demande des dirigeants ont laissé une très forte impression positive auprès de nos chefs d'entreprise."

Directeur de la technologie de l'apprentissage, Ingersoll Rand

Peu après, l'équipe chargée des technologies d'apprentissage a commencé à expérimenter le reconditionnement d'autres enregistrements vidéo pour en faire des produits de communication plus originaux. Par exemple, Meeting in a Box fournit aux employés les principaux points à retenir d'une réunion, qu'ils peuvent ensuite utiliser pour orienter leur apprentissage.

"Meeting in a Box est une réunion dont on peut voir les moments forts. Si vous avez une équipe de 500 personnes mais que seulement 200 peuvent y assister en personne, c'est un excellent moyen de favoriser l'alignement avec le reste de l'organisation. Ils utilisent la réunion dans une boîte comme un point de départ pour en savoir plus."

Directeur de la technologie de l'apprentissage, Ingersoll Rand

Promouvoir l'excellence opérationnelle

Les partenaires commerciaux des RH ont commencé à se renseigner sur l'utilisation de la solution vidéo pour aider les directeurs d'usine à améliorer leur efficacité et à partager les meilleures pratiques. Chez Ingersoll Rand, les directeurs d'usine sont toujours à la recherche de nouvelles façons d'améliorer l'efficacité de la production allégée et les pratiques d'excellence opérationnelle dans l'usine. Chaque nouvelle efficacité entraîne des économies de coûts qui ont un impact direct sur les résultats de l'entreprise.

 

"L'identification nécessite l'observation - et cela demande du temps. Cela signifie que les gens doivent réellement voir un processus, qu'il s'agisse d'une tâche humaine ou d'un processus machine. Et ce n'est pas toujours facile, car cette observation a lieu dans une usine, avec des machines bruyantes et des chariots élévateurs qui circulent."

Responsable de l'apprentissage, Ingersoll Rand

Avant l'utilisation de Panopto, si un membre de l'équipe voulait documenter un processus ou une opportunité dans une vidéo, il devait faire venir du matériel et un vidéaste.

Aujourd'hui, atteindre l'excellence opérationnelle est facile. Les membres de l'équipe participant au programme Panopto peuvent simplement enregistrer le processus avec n'importe quel smartphone. Les responsables de l'apprentissage sur le terrain peuvent rapidement éditer la vidéo pour ajouter des informations supplémentaires, comme un enregistrement d'écran ou des diapositives de présentation, et partager la vidéo presque instantanément. Les responsables et les autres parties prenantes peuvent désormais regarder une vidéo depuis leur bureau, en voyage ou à la maison.

"Non seulement la plateforme vidéo nous aide à résoudre les problèmes, mais elle permet également de former les employés aux nouveaux processus qui en découlent. Maintenant, ils peuvent venir, regarder une vidéo et savoir exactement ce qu'il faut faire - c'est rapide."

Responsable principal de l'apprentissage, Ingersoll Rand

Figure 3 : Enregistrement et édition de contenu de haute qualité

Accélérer la diffusion de l'apprentissage

L'équipe chargée des talents et des capacités organisationnelles d'Ingersoll Rand utilise également la nouvelle plateforme vidéo pour améliorer la diffusion du contenu de l'apprentissage, y compris la manière dont l'équipe forme ses propres formateurs.

Ingersoll Rand propose une formation à l'excellence des ventes sur le site . Cette formation est dirigée par des formateurs internes et dispensée sur des sites dans le monde entier. À l'origine, le modèle de formation des formateurs pour le programme consistait simplement à faire participer physiquement les nouveaux formateurs à une session à venir.

Aujourd'hui, ces sessions sont enregistrées avec Panopto, ce qui permet aux nouveaux formateurs de revenir en arrière à tout moment et de visionner autant de sessions précédentes qu'ils le souhaitent pour se sentir en confiance dans l'animation de la session. Ils peuvent même utiliser la fonction de recherche, qui leur permet de se déplacer rapidement dans les sessions de formation vidéo de vers les zones qui répondent à leurs questions spécifiques, tout en sautant les sections qu'ils connaissent déjà.

"Nous demandons toujours aux nouveaux formateurs de participer au programme pour apprendre le contenu, mais maintenant, ils peuvent même revenir en arrière et revoir les sessions de formation dès le lendemain. Et cela ne prend qu'environ une heure de préparation pour que tout le monde soit au courant de nos techniques d'enregistrement."

Responsable de l'apprentissage, Ingersoll Rand

Capturer les connaissances institutionnelles

Avec le départ à la retraite de la génération des baby-boomers, les premiers talents sont recrutés et le transfert de connaissances est essentiel.

"Nous devons documenter certains processus et meilleures pratiques pour assurer le transfert de l'apprentissage et éviter de retravailler et de réapprendre."

Responsable de l'apprentissage, Ingersoll Rand

Les partenaires commerciaux des RH ont commencé à enregistrer les points de vue des employés avant leur départ à la retraite. En préservant leur expertise institutionnelle dans une vidéothèque consultable, leurs années de savoir-faire peuvent continuer à profiter à l'ensemble de l'organisation, même après leur départ.

"Nous créons un dossier sur la façon dont les choses sont censées fonctionner qui, autrement, serait perdu."

Responsable de l'apprentissage, Ingersoll Rand

Analyse du succès

Un autre avantage que la plateforme vidéo a apporté à l'équipe de technologie d'apprentissage est la possibilité d'analyser les données d'utilisation afin d'affiner les futurs matériels d'apprentissage. Les fonctions de rapport de Panopto vont bien au-delà du catalogage des visiteurs uniques. Par exemple, la suite analytique identifie les parties spécifiques des vidéos qui sont le plus souvent visionnées et mises en signet. Grâce à ces informations, l'équipe chargée de la technologie d'apprentissage peut modifier et améliorer le contenu des formations existantes afin de mieux capter l'attention des spectateurs et d'adapter les futures formations aux domaines qu'elle juge particulièrement intéressants.

L'équipe chargée des technologies d'apprentissage utilise également les analyses de données intégrées à la plateforme pour mesurer la rapidité avec laquelle les nouveaux messages sont visionnés. La figure 4 montre un message vidéo qui a mis du temps à se construire, avec seulement une douzaine de vues au départ. En l'espace d'une semaine, ce nombre est passé à plus de 400 vues, avec plus de 12 000 minutes de vidéo diffusées.

Figure 4 : Vues par jour

Dans l'exemple illustré à la figure 5, l'équipe d'apprentissage a pu utiliser le site d'analyse vidéo pour identifier rapidement le moment où l'engagement des spectateurs commençait à décliner. L'équipe a ensuite utilisé ces connaissances pour améliorer le contenu existant et futur.

"Nous avons appris à nous attendre à une "courbe d'amortissement", ce qui entraîne la nécessité de communiquer et d'affiner continuellement notre contenu. Nous pouvons appliquer nos connaissances des données pour identifier les segments clés, puis utiliser l'éditeur vidéo intégré pour isoler et produire des messages plus concis."

Directeur de la technologie de l'apprentissage, Ingersoll Rand

Figure 5 : Engagement des téléspectateurs

Distribuer des outils vidéo à l'échelle mondiale

Ayant déployé Panopto dans le cloud, Ingersoll Rand a pu le déployer rapidement à l'échelle mondiale. La plateforme vidéo logicielle est flexible, permettant à plusieurs utilisateurs d'enregistrer et de télécharger du contenu simultanément, même pendant que d'autres utilisateurs enregistrent. Pour les producteurs de contenu vidéo d'Ingersoll Rand, le stockage des vidéos dans le cloud permet d'économiser les heures qu'ils passaient auparavant à transférer des fichiers vidéo volumineux depuis des cartes mémoire. De plus, tout le contenu vidéo est automatiquement indexé pour la recherche et horodaté par défaut, ce qui évite aux producteurs d'étiqueter manuellement les vidéos pour faciliter la recherche.

"Nous avons constaté des heures, des jours et des semaines de gain de temps avec le cloud vidéo de Panopto par rapport à la manière dont nous prenions en charge la vidéo auparavant."

Directeur de la technologie de l'apprentissage, Ingersoll Rand

La vidéo est devenue une ressource à l'échelle de l'entreprise pour capturer les meilleures pratiques, partager le matériel d'apprentissage, former les formateurs, préserver les connaissances et améliorer rapidement les processus opérationnels. De nouvelles vidéos Panopto sont créées chaque jour dans le système de gestion de l'apprentissage d'Ingersoll Rand, dans les communications avec les employés et les courriels, et dans la distribution en classe.

"Nous avons ajouté 33 000 vues de vidéos l'année dernière. Les gens veulent pouvoir aller dans une vidéo et trouver exactement ce dont ils ont besoin pour résoudre leur problème, puis ils passent à autre chose. Notre plateforme vidéo a été impérative pour nous aider à développer une culture autour de apprentissage dans le flux du travail."

Directeur de la technologie de l'apprentissage, Ingersoll Rand

Au début, les membres de l'équipe des technologies d'apprentissage ont envisagé d'ouvrir la plateforme à tout employé intéressé. Cependant, afin de s'assurer que les employés aient une bonne expérience initiale, les participants intéressés par le programme Panopto ont été encouragés à identifier des cas d'utilisation convaincants pour la vidéo et à aligner l'utilisation de l'outil avec l'objectif, afin de créer des enregistrements vidéo, audio, de diapositives et d'écrans très efficaces. L'équipe chargée des technologies d'apprentissage a lancé des sessions de formation individuelles et en petits groupes à l'intention des responsables de l'apprentissage, des partenaires commerciaux en matière de communication, des experts en la matière, des agents de changement et de tout employé souhaitant renforcer ses compétences numériques et ses capacités en tant qu'éditeur vidéo simplifié afin de produire une solution de narration unique basée sur la vidéo. La formation comprend le partage des meilleures pratiques sur la façon d'améliorer la valeur de la production. La technologie d'apprentissage est disponible pour des questions et des réponses sur appel afin de s'assurer que le système fonctionne bien dans les projets de production du monde entier.

"Nous avons déployé Panopto en 2015, et aujourd'hui nous avons plus de 200 utilisateurs qualifiés. L'année prochaine [2019], nous prévoyons de diffuser l'outil encore plus largement dans l'entreprise."

Directeur de la technologie de l'apprentissage, Ingersoll Rand

Impact sur les entreprises

Lorsque Ingersoll Rand a piloté sa nouvelle plateforme vidéo, elle a cherché à trouver un complément aux vidéos produites par des professionnels pour un usage interne. Elle a réalisé qu'elle avait trouvé un outil flexible qui pouvait également aider l'entreprise à partager rapidement sa culture, sa stratégie et ses objectifs pour l'année à venir, au-delà de ce qu'un événement en direct pouvait atteindre. Les cadres ont estimé que l'impact du pilote vidéo était tangible, et l'équipe RH de l'entreprise a commencé à étendre l'utilisation de sa plate-forme vidéo.

Aujourd'hui, le nombre de spectateurs de vidéos augmente rapidement chez Ingersoll Rand, ce qui a entraîné plusieurs avantages, notamment :

• Amélioration des processus et procédures opérationnels
• Partage efficace et généralisé des connaissances
• Développement rapide et rentable des formateurs d'entreprise
• Promotion d'une culture commune

 

" Panopto a eu deux impacts positifs difficiles à quantifier mais néanmoins essentiels. Le premier est que nous accélérons la transformation numérique en cours chez Ingersoll Rand. À l'avenir, nos salles de classe d'entreprise et autres environnements d'apprentissage professionnel vont dépendre de la vidéo. Le deuxième grand impact est que nous avons énormément appris, et que nous sommes sur un très bon chemin."

Responsable de l'apprentissage, Ingersoll Rand

Leçon apprise

• Recherchez les occasions d'innover avec la technologie. Alors que Panopto a été déployé à l'origine pour améliorer l'expérience vidéo des événements d'entreprise, les responsables de la formation ont rapidement vu d'autres possibilités et ont été encouragés à les étudier.
• Préserver et partager le savoir institutionnel. Alors que les baby-boomers partent à la retraite et que les entreprises cherchent à pourvoir les postes avec des candidats plus jeunes, la vidéo est un excellent moyen de créer rapidement un enregistrement du savoir institutionnel. Ingersoll Rand commence à enregistrer les employés qui partagent leurs compétences et leurs connaissances avant leur départ.
• Exploitez la puissance de la recherche de contenu vidéo. Alors que les entreprises utilisent la vidéo à des fins de formation depuis des années, les employés ne pouvaient auparavant pas rechercher des enregistrements pour trouver du contenu pertinent. En permettant aux gens de rechercher des phrases spécifiques, Panopto a permis aux employés de trouver rapidement les informations qu'ils recherchent et de retourner à leur tâche.
• Embarquer les nouveaux utilisateurs pour augmenter leurs chances de réussite. Montrer à chaque "producteur" comment tirer parti de l'outil lors d'une séance de coaching individuelle a permis d'augmenter la confiance et la satisfaction à l'égard de l'utilisation de la solution - et de créer des défenseurs internes qui peuvent désormais recommander l'outil à d'autres personnes.

 

Les prochaines étapes

Alors que le nombre d'utilisateurs de la plateforme vidéo d'Ingersoll Rand est passé de quelques-uns en 2015 à plus de 200 en 2018, l'entreprise prévoit d'accroître sa base d'utilisateurs de manière exponentielle en 2019. Au moment de la mise sous presse, la plupart des utilisateurs font partie de l'organisation RH au sens large, notamment les communications d'entreprise, l'apprentissage et le développement, et les partenaires commerciaux RH. Toutefois, à mesure que l'outil est utilisé de manière plus intensive dans l'ensemble des unités commerciales, la demande ne cesse d'augmenter.

À l'avenir, l'un des défis de l'équipe chargée des technologies d'apprentissage sera de soutenir une base d'utilisateurs plus large. Jusqu'à présent, la clé du succès de l'équipe a été d'offrir une assistance et une formation pratiques. Le déploiement de la plate-forme vidéo à plus grande échelle signifie que l'équipe devra développer sa propre formation par le biais d'une méthodologie éprouvée de formation des formateurs et de matériel de formation vidéo à la demande consultable.

"Si la narration vidéo ou le transfert de connaissances est une compétence et une capacité, alors nous allons devoir rendre la formation amusante et facile d'accès."

Directeur de la technologie de l'apprentissage, Ingersoll Rand

Conclusion

Les organisations mondiales comme Ingersoll Rand doivent pouvoir diffuser l'information aussi rapidement que possible. Et avec des opérations qui s'étendent sur plusieurs fuseaux horaires, continents, unités commerciales et identités régionales, elles sont confrontées à des défis encore plus difficiles lorsqu'il s'agit de diffuser la culture et les connaissances.

La vidéo est une solution évidente, mais toutes les vidéos ne nécessitent pas d'être produites par des équipes d'experts spécialisés. Tirer parti d'une technologie qui simplifie la création, la production et la distribution de contenu vidéo peut être un moyen rentable et rapide de partager des informations dans une organisation distribuée.

Pour véritablement exploiter le pouvoir de la vidéo et sa capacité à diffuser des connaissances, les entreprises doivent rendre le contenu vidéo accessible aux membres de leur équipe sur n'importe quel appareil, à n'importe quel endroit et à n'importe quel moment de la journée. Les entreprises peuvent atteindre une efficacité maximale en créant des vidéos qui peuvent être recherchées et liées à d'autres informations clés, notamment les diapositives de présentation. La mise en œuvre de ces fonctionnalités peut aider les organisations à utiliser efficacement la vidéo comme une véritable ressource d'apprentissage.

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