Si vous êtes à la recherche d'un système de gestion vidéo (VMS) pour l'enseignement supérieur, ce guide de l'acheteur VMS vous aidera à vous y retrouver parmi les différentes options disponibles sur le marché. De la capture de cours à la salle de classe HyFlex, la vidéo fait désormais partie intégrante de l'enseignement supérieur. Pourtant, lorsqu'il s'agit du VMS qui alimente ces modalités, il existe une grande variété d'options sur le marché, souvent à des prix radicalement différents.

Pourquoi est-ce le cas ? Qu'est-ce qui influe sur la tarification des VMS ? Quelle solution convient le mieux à ton organisation ?    

Explorons les nuances des structures tarifaires des VMS afin que vous puissiez prendre des décisions éclairées concernant vos investissements dans l'apprentissage vidéo. 

Quelles institutions ont besoin d'un VMS (et lesquelles n'en ont pas besoin) ?

Selon le 2023 Tendances vidéo dans l'enseignement supérieur rapport83,8 % des dirigeants d'université déclarent que les résultats d'apprentissage des étudiants ont été importants ou extrêmement importants dans l'adoption par leur établissement de la vidéo asynchrone . Cependant, avec des budgets plus serrés et des demandes croissantes, trouver des solutions rentables est devenu primordial. Comment y parvenir sans compromettre la qualité ? 

Tout d'abord, détermine si ton établissement a besoin d'un VMS. 

Pour les établissements qui cherchent à proposer des modalités innovantes de salle de classe qui soutiennent une pédagogie évolutive ou à élargir leur bassin d'inscription avec des possibilités d'apprentissage plus flexibles, un VMS est un atout inestimable qui justifie son prix. Si votre établissement accorde de l'importance à l'engagement et à l'accessibilité des apprenants, s'il vise à rester en tête dans le paysage éducatif en constante évolution et s'il est prêt à allouer un budget pour une croissance à long terme, alors un VMS est essentiel à votre réussite. 

Que vous soyez une école maternelle ou secondaire avant-gardiste, une université multicampus ou un établissement d'enseignement supérieur communautaire soucieux de répondre aux besoins variés des étudiants, la polyvalence d'un VMS permet de répondre à un large éventail de besoins éducatifs, ce qui en fait un investissement rentable pour ceux qui sont prêts à en exploiter le potentiel.

Inversement, si votre établissement d'enseignement est très petit, soucieux de son budget et très dépendant des méthodes traditionnelles d'enseignement en personne, un VMS n'est peut-être pas la solution la plus immédiatement nécessaire pour vous. Bien que la transition puisse nécessiter un investissement initial, les établissements qui résistent à l'évolution vers l'apprentissage plus flexible attendu par les étudiants risquent d'accuser un retard en termes d'inscriptions et de croissance. 

Cependant, pour ceux qui sont ouverts aux expériences d'apprentissage transformatrices et qui comprennent les avantages à long terme, un VMS permet aux instructeurs de fournir un contenu plus attrayant et permet aux apprenants d'accéder au matériel à leur propre rythme, ce qui peut conduire à l'amélioration des résultats d'apprentissage et de la rentabilité globale.

Résoudre les problèmes courants qui se posent lors de l'achat d'un VMS

Le prix d'un VMS pour les établissements d'enseignement peut être considérablement impacté par les défis courants qui surviennent au cours du processus d'achat. Il est essentiel que les décideurs soient conscients de ces défis pour garantir un investissement rentable :

1. Les coûts cachés : Les coûts cachés dans la tarification des VMS peuvent entraîner des surprises budgétaires pour les établissements d'enseignement. Lors de l'achat d'un VMS, il est essentiel d'examiner attentivement la structure des prix et les conditions contractuelles afin d'identifier les éventuels frais cachés, tels que les limites de stockage ou les services professionnels. Il peut s'agir d'ajouts inattendus mais nécessaires qui n'étaient pas inclus dans le prix proposé. En comprenant la ventilation complète des coûts, les institutions peuvent éviter les dépenses imprévues et prendre une décision plus éclairée sur le caractère abordable du VMS.

Solution : Renseigne-toi sur les limites de stockage, les frais de services professionnels et les frais supplémentaires pour débloquer des fonctions. Choisis un VMS dont les prix sont transparents et les conditions contractuelles clairement définies pour éviter les dépenses imprévues et prendre une décision éclairée quant à son caractère abordable.

2. Problèmes de compatibilité : Les problèmes de compatibilité peuvent avoir un impact indirect sur la tarification, car la résolution de ces problèmes peut nécessiter des investissements supplémentaires dans le matériel, les logiciels ou les intégrations. Pour atténuer les coûts liés à la compatibilité, les établissements doivent évaluer minutieusement la compatibilité du VMS avec les systèmes existants et veiller à une intégration transparente avec d'autres outils. Le fait d'aborder les questions de compatibilité dès le départ peut permettre d'économiser sur les dépenses potentielles liées aux modifications ou aux remplacements du système.

Solution : Détermine si le VMS s'intègre à ta plateforme de vidéoconférence, au LMS, au SSO et aux API de tiers. Opte pour un VMS qui offre une compatibilité robuste avec tes systèmes actuels et cherche de l'aide auprès des fournisseurs qui offrent une intégration et une assistance transparentes.

3. Manque d'adoption par les utilisateurs : Si un VMS s'avère difficile à utiliser ou manque de fonctions conviviales, cela peut entraver les taux d'adoption par les utilisateurs, ce qui finit par affecter la valeur et le retour sur investissement. Lorsqu'ils étudient les prix des VMS, les décideurs devraient donner la priorité aux solutions qui offrent des interfaces intuitives et une formation complète afin d'augmenter l'adoption par les utilisateurs. Répondre aux besoins des apprenants et des étudiants modernes peut être compliqué et nécessite des efforts dédiés, alors choisis un VMS qui peut lire ton contenu sur n'importe quel appareil, à n'importe quel moment et dans n'importe quel endroit. En investissant dans un VMS qui est adopté à la fois par les éducateurs et les apprenants, les établissements peuvent optimiser leur investissement et obtenir des rendements plus élevés à long terme.

Solution : Identifie si ton fournisseur de VMS offre une assistance à l'embarquement pour les parties prenantes et les utilisateurs finaux. Donne la priorité à un VMS convivial et organise des séances de formation approfondies pour garantir une adoption généralisée et maximiser les avantages de ton investissement.

4. Évolutivité limitée : Un VMS peu évolutif peut s'avérer peu rentable au fil du temps, au fur et à mesure que les établissements d'enseignement étendent leurs activités. Investir dans un VMS évolutif dès le départ permet aux institutions de s'adapter à la croissance future sans encourir de dépenses supplémentaires pour le remplacement ou la mise à niveau du système. En prenant en compte l'évolutivité dans l'équation tarifaire, les décideurs peuvent faire un choix rentable qui s'aligne sur les objectifs à long terme de leur institution.

Solution : Demande à ton futur VMS comment il prend en charge le stockage, l'hygiène du contenu , et les autorisations des utilisateurs au fur et à mesure que l'utilisation augmente pour comprendre l'impact sur ton institution et éviter d'encourir des coûts inutiles sur les remplacements de système.

En suivant ce guide de l'acheteur VMS et en tenant compte de ces défis communs lors de l'évaluation des options VMS, les établissements d'enseignement prennent des décisions éclairées qui correspondent à leur budget et à leurs objectifs. En tenant compte de ces facteurs, les décideurs peuvent naviguer plus efficacement sur le marché des VMS et obtenir une solution qui non seulement répond à leurs exigences en matière de prix, mais qui offre également une valeur à long terme et des performances optimales.

Quels sont les coûts cachés potentiels que vous pouvez rencontrer lorsque vous comparez les plateformes VMS ?

Lors de l'achat d'un VMS, il est essentiel d'être conscient des coûts cachés potentiels qui pourraient avoir un impact sur votre budget. Ce guide de l'acheteur VMS met en lumière trois de ces coûts :

1. Frais de stockage des données : Certains fournisseurs de VMS peuvent facturer des frais supplémentaires en fonction de la quantité de données que tu stockes dans leur système, ce qui peut entraîner des dépenses inattendues.

2. Surcharges de bande passante : Une utilisation élevée de la vidéo peut entraîner une augmentation de la consommation de bande passante, ce qui engendre des coûts supplémentaires qui ne sont pas forcément évidents à l'œil nu.

3. Fonctionnalités supplémentaires : Certaines fonctionnalités avancées, telles que l'analyse vidéo ou le sous-titrage automatique, peuvent s'accompagner de coûts supplémentaires par rapport à l'offre de base du VMS.

En examinant attentivement la structure des prix et les conditions contractuelles, les établissements d'enseignement peuvent éviter les mauvaises surprises et prendre une décision éclairée lorsqu'ils investissent dans un VMS.

Quelles sont les priorités lors de l'achat grâce à ce guide de l'acheteur de VMS ?

Lorsqu'il s'agit de choisir le bon VMS pour votre établissement d'enseignement, le fait de donner la priorité aux facteurs clés suivants dans ce guide de l'acheteur VMS peut faire toute la différence dans vos initiatives en matière d'apprentissage et de développement :

1. Intégrations : Assure-toi que le VMS que tu choisis s'intègre parfaitement à tes technologies de communication actuelles, telles que les systèmes de vidéoconférence comme Zoom et les systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS). Cette intégration permet une circulation fluide du contenu, ce qui facilite le téléchargement et l'accès à toutes tes communications par le biais du système vidéo. Ce processus rationalisé améliore la collaboration et l'efficacité de tes programmes de formation.

Impact potentiel : Si les capacités d'intégration ne sont pas prioritaires lors de l'achat d'un VMS, les établissements d'enseignement risquent d'être confrontés à des canaux de communication décousus. La gestion du contenu devient difficile, ce qui entrave la collaboration et l'efficacité des programmes de formation. L'absence d'intégration transparente peut conduire à des processus manuels redondants, ce qui finit par faire perdre un temps précieux et entrave le plein potentiel de l'apprentissage par vidéo.

2. Fonctionnalités : Regarde au-delà des capacités de stockage vidéo de base ; recherche un VMS qui offre une gamme de fonctionnalités pour améliorer l'engagement et l'accessibilité de l'utilisateur. Ces fonctionnalités peuvent inclure des analyses vidéo, te permettant de recueillir des informations précieuses sur le comportement et les performances des spectateurs. En outre, les fonctions de recherche dans la vidéothèque et dans les vidéos individuelles permettent aux apprenants de trouver un contenu spécifique de manière efficace. Des fonctions telles que le streaming vidéo en direct, le quiz vidéo et les sous-titres automatiques enrichissent encore l'expérience d'apprentissage et s'adaptent aux divers besoins d'apprentissage.

Impact potentiel: Négliger de donner la priorité à des fonctionnalités robustes peut se traduire par une expérience d'apprentissage terne. Sans l'analyse vidéo et les capacités de recherche, les institutions passent à côté d'informations précieuses sur le comportement des apprenants et entravent la découverte efficace de contenus. L'absence de fonctions attrayantes telles que les quiz en vidéo et le sous-titrage automatique peut entraîner une réduction de l'engagement des apprenants et limiter l'inclusivité de l'environnement d'apprentissage.

3. Expérience utilisateur : Les créateurs de contenu et les employés doivent avoir une expérience intuitive et conviviale avec le VMS. Les créateurs de contenu doivent pouvoir visualiser, télécharger, capturer et gérer le contenu vidéo sans effort. D'autre part, les employés devraient bénéficier de fonctionnalités telles que les quiz vidéo, le contenu consultable et une large compatibilité avec les appareils et les formats de fichiers. Une expérience utilisateur positive renforce l'engagement et favorise une culture d'apprentissage continu.

Impact potentiel : Le fait de négliger l'expérience utilisateur peut provoquer des frustrations chez les professeurs et les étudiants. Les interfaces compliquées limitent la création et la gestion de contenu, ce qui conduit à des matériels d'apprentissage de qualité médiocre. Sans fonctionnalités conviviales telles que les quiz vidéo et une large compatibilité avec les appareils, la satisfaction et la motivation des apprenants risquent d'en pâtir, ce qui entrave l'ensemble du parcours d'apprentissage.

4. Évolutivité : Au fur et à mesure que ton institution grandit, tes besoins en matière de formation et de développement augmentent également. Choisis un VMS qui peut facilement s'adapter, ce qui te permet d'étendre tes programmes d'apprentissage facilement en fonction de la demande. Tirer parti de la diffusion asynchrone de vidéos peut être particulièrement efficace pour étendre tes initiatives, offrir aux employés une plus grande flexibilité dans leur parcours d'apprentissage et favoriser de meilleurs résultats d'apprentissage.

Impact potentiel: Un VMS qui manque d'évolutivité peut étouffer la croissance des institutions. Au fur et à mesure que les besoins en formation et en développement augmentent, les institutions peuvent être confrontées à des limites pour accueillir des bases d'utilisateurs plus importantes et augmenter les bibliothèques de contenu. Sans un VMS évolutif, la croissance future est entravée, ce qui peut nécessiter des changements de système coûteux et perturbateurs.

5. Réputation de l'entreprise : La confiance est essentielle lors de la sélection d'un fournisseur de VMS.  Consultez G2, Gartner et Aragon pour obtenir des avis d'entreprises fiables qui vous aideront à découvrir une entreprise jouissant d'une solide réputation, étayée par les avis positifs de ses clients et par ses antécédents en matière de fiabilité et d'innovation. Optez pour une marque de confiance qui est déjà utilisée par des entreprises de premier plan dans le monde entier, ce qui vous garantit un partenariat avec un fournisseur de VMS réputé et bien établi.

Impact potentiel : Choisir un fournisseur de VMS sans tenir compte de sa réputation peut conduire à un service et à une assistance de qualité médiocre. Un mauvais service à la clientèle et un manque de fiabilité peuvent être source de frustration et entraver la capacité de l'institution à utiliser efficacement le VMS. S'aligner sur un fournisseur réputé et établi garantit un partenariat plus harmonieux et plus fiable, inspirant confiance dans l'investissement dans le VMS.

"Chaque fois que nous contactons le service d'assistance de Panopto, c'est facile, c'est rapide. Nous obtenons nos réponses immédiatement".

Lea-Ann Turner, directrice, Academic & Professional Excellence, Mid-State Technical College

N'oublie pas que le fait d'investir du temps dans l'évaluation et la hiérarchisation de ces facteurs lors de la sélection d'un VMS sera payant à long terme. En choisissant un système qui s'intègre parfaitement, offre des fonctions avancées, donne la priorité à l'expérience utilisateur, permet l'évolutivité et jouit d'une solide réputation, ton établissement d'enseignement peut adopter en toute confiance l'apprentissage et le développement basés sur la vidéo tout en obtenant des résultats exceptionnels.

La liste de contrôle en 7 étapes du guide de l'acheteur de VMS dont vous avez besoin

Navigue dans le monde des prix des VMS comme un pro et découvre la solution parfaite adaptée aux besoins de ton institution. Maximise ton investissement et offre des expériences éducatives captivantes en toute simplicité.

1. Transparence des prix : Cherche des fournisseurs de VMS avec des structures de prix transparentes et des ventilations complètes pour éviter les coûts cachés et les surprises budgétaires.

2. Vérification de la compatibilité : Évaluez la compatibilité avec les systèmes et outils existants afin de garantir une intégration transparente sans modifications coûteuses et sans verrouillage coûteux des fournisseurs.

3. Interface conviviale : Privilégiez un VMS doté d'interfaces intuitives et offrant une formation complète afin d'obtenir un taux d'adoption élevé de la part des utilisateurs.

4. L'évolutivité est importante : Investissez dans un VMS évolutif qui s'adapte aux besoins de votre établissement tout en essayant d'atteindre une nouvelle cohorte d'étudiants, à la fois sur le campus et en dehors, éliminant ainsi la nécessité de remplacer le système à grands frais.

5. Exploration des fonctionnalités: Approfondis les fonctionnalités disponibles, telles que l'analyse vidéo, les quiz vidéo, la recherche dans la vidéo et le sous-titrage automatique, pour élever l'expérience d'apprentissage.

6. Soutien et assistance : Recherchez des fournisseurs de VMS qui proposent un service clientèle et une assistance technique fiables afin de garantir une mise en œuvre sans heurts.

7. Liberté d'intégration : Choisis un VMS qui s'intègre de façon transparente à des outils essentiels tels que les plateformes LMS et de vidéoconférence pour rationaliser les flux de travail.

En suivant la liste de contrôle du guide de l'acheteur de VMS, vous vous lancerez dans la recherche du VMS idéal qui répondra aux besoins de votre établissement, optimisera l'apprentissage vidéo et offrira à tous des expériences éducatives exceptionnelles.