Les bases d'une réunion inversée sont simples - partager les informations à l'avance, se concentrer sur la prise de décisions en réunion, et faire un suivi avec un résumé pour que ton équipe soit au courant et aille de l'avant. Pour réussir, il suffit d'un peu de planification et d'un engagement à bien rédiger la documentation.

Vous voulez rendre vos réunions encore plus faciles à inverser ? L'outil est littéralement sous vos yeux :sous la forme de la webcam de votre ordinateur portable ou de votre smartphone.

La vidéo peut être utilisée pour soutenir et simplifier presque tous les aspects d'une réunion inversée. Deux astuces en particulier vous rendront la vie beaucoup plus facile.

Astuce n°1 : Vidéo de synthèse de la présentation avant la réunion

Partager les documents de votre réunion à l'avance pour que votre équipe puisse les examiner est essentiel pour réussir votre réunion. Mais la plupart d'entre nous veulent encore avoir l'occasion de présenter les points les plus essentiels.

C'est ici que nous pouvons aller plus loin avec une meilleure pratique issue des classes inversées. L'enregistrement d'un résumé vidéo rapide de vos supports de présentation - simplement une capture d'écran, ou avec Panopto pour capturer vos diapositives PowerPoint et enregistrer votre présentation- vous donne la possibilité de fournir un résumé rapide à associer à vos supports.

Votre vidéo de synthèse de pré-réunion doit être courte : 3 à 5 minutes pour une réunion de 30 minutes, et 5 à 7 minutes pour une réunion d'une heure ou plus. En règle générale, les spectateurs sont distraits ou cliquent après quelques minutes seulement. Vous devrez donc présenter les informations les plus importantes dès le début et faire passer votre message rapidement.

Pour votre public, une brève présentation vidéo peut aider à le familiariser avec votre sujet, à fournir un point de référence solide quant aux objectifs de la réunion et à vous établir en tant que conducteur pour que la réunion se déroule comme il se doit.

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Astuce n° 2 : résumé de la réunion et mesures à prendre après celle-ci.

L'identification des actions nouvelles ou restantes, des résultats attendus et des points de responsabilité est essentielle pour faire avancer le travail. Mais transposer tout cela de vos notes dans un e-mail prend du temps.

Une meilleure option ? Un récapitulatif vidéo ! Lorsque votre réunion se termine, prenez 5 minutes avec la webcam de votre ordinateur portable ou de votre smartphone et enregistrez-vous en train de résumer votre discussion et de détailler les décisions et les prochaines étapes. Et si vous avez utilisé un tableau blanc pour prendre des notes, vous pouvez même capturer les détails enregistrés là aussi.

Une fois que vous avez terminé, il vous suffit de télécharger la vidéo dans votre vidéothèque sécurisée , de partager le lien avec votre équipe et de vous remettre au travail. Vous serez surpris de voir combien de temps une vidéo de 5 minutes vous fera gagner par rapport à la rédaction d'un e-mail classique.

Faites tourner votre prochaine réunion à l'envers

La façon dont nous organisons les réunions aujourd'hui ne fonctionne pas. Dans la plupart des organisations, les réunions sont des conférences animées par PowerPoint, structurées de manière à offrir peu d'occasions de faire du vrai travail et de prendre de vraies décisions.

Mais il existe une alternative. Il s'agit de la réunion inversée - dont les pionniers sont des entreprises innovantes comme Amazon et LinkedIn, et qui s'appuie sur le modèle de la classe inversée qui a été déployé dans les universités du pays et du monde entier.

L'approche de la réunion inversée est révolutionnaire par sa simplicité :

• Partagez la présentation informative avant la réunion afin que les participants soient pleinement informés dès le début.
• Concentrez-vous sur la prise de décisions, l'ouverture de la discussion et la réalisation du travail pendant la réunion, et non après.

Ce guide regroupe tous les conseils pour développer une culture de réunion inversée dans votre organisation, notamment :

• Les besoins en matière de communication et de partage d'informations en amont des réunions
• Meilleures pratiques de gestion des groupes en réunion
• Des idées pour utiliser la vidéo afin de renforcer l'efficacité des réunions inversées

Les réunions inversées peuvent vous aider à récupérer le temps perdu dans les réunions, à faire en sorte que chaque réunion à laquelle vous assistez soit productive, et à donner à vos équipes des outils collaboratifs leur permettant de prendre des décisions plus intelligentes, plus rapidement.

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