Que vous soyez chef de projet à temps plein ou que vous assumiez le rôle de chef de projet pour une initiative unique, vous êtes responsable de la planification, de la navigation et de la documentation de chaque étape franchie par votre équipe - souvent décrite et suivie en détail lors des réunions de gestion de projet. Tous les regards sont braqués sur vous ; la perte d'un seul détail peut entraîner des mois de travail supplémentaire.

C 'est pourquoi, comme vous le dira tout gestionnaire de projet expérimenté, la communication est essentielle. Si les chefs de projet disposent d'un certain nombre d'options pour communiquer des détails tels que les progrès de l'équipe et les prochaines décisions à prendre, une stratégie est presque universelle : les réunions .

Les réunions de projet sont essentielles

Qu'on les aime ou qu'on les déteste, pour la plupart des organisations, les réunions sont un élément essentiel de la conduite des projets jusqu'à leur achèvement. Elles permettent aux chefs de projet d'identifier les détails clés, de faciliter la collaboration au sein de l'équipe, de résoudre les problèmes difficiles et de prendre des décisions plus éclairées. Qu'il s'agisse d'une réunion de lancement, d'une réunion hebdomadaire sur l'état d'avancement, d'une réunion avec les parties prenantes ou d'une réunion d'évaluation à la fin d'un projet, chaque réunion de projet est nécessaire pour s'assurer que les objectifs sont atteints, que les tâches sont accomplies dans les délais et que les bascules se produisent quand il le faut.

Bien entendu, les conseils pour rendre les réunions plus efficaces ne manquent pas. Depuis un an ou deux, cependant, une nouvelle idée a rapidement commencé à gagner en popularité parmi les gestionnaires de projets innovants, en grande partie parce qu'elle est simple à mettre en œuvre lors de chaque réunion et étonnamment efficace pour encourager des comportements plus productifs en réunion.

Quel est le secret ? Enregistrer chaque réunion du projet. 

Cette idée est-elleun son fou ? C'est le cas, mais uniquement parce qu'il est encore nouveau. Pour les organisations qui le font déjà, la valeur parle d'elle-même. En fait, voici cinq façons dont l'enregistrement de vos réunions de projet peut non seulement les rendre plus efficaces, mais aussi vous aider à devenir un chef de projet plus performant.

5 raisons pour lesquelles vous devriez enregistrer toutes vos réunions de gestion de projet

1. Aucun détail ne peut être perdu ou oublié 

Lorsque vous enregistrez vos réunions de projet, vous créez un enregistrement exact de tout ce qui a été présenté et discuté ; une ressource de secours parfaite pour quiconque s'est déjà demandé : "N'avons-nous pas abordé ce sujet lors de notre dernière réunion ?".

De plus, lorsque le moment sera venu de présenter des résumés importants en cours de route ou de revoir le projet à la fin, vous disposerez d'une documentation complète sur les décisions prises et la manière dont elles ont été prises tout au long du projet. Cela signifie que vous pouvez réfléchir à l'utilisation de ces informations pour déterminer les prochaines étapes ou améliorer votre gestion des projets futurs.

2. Ne plus jamais entendre les mots "problème d'emploi du temps"

Parfois, le simple fait de réunir les bonnes personnes au même moment peut constituer le principal obstacle à l'avancement de projets essentiels. Les outils de visioconférence tels que Zoom, Webex et GoToMeeting permettent de réduire la distance géographique, mais ils ne permettent toujours pas de participer à deux réunions différentes en même temps. À une époque où les emplois du temps de chacun sont déjà surchargés, les chefs de projet expérimentés savent que trouver une heure qui convienne à tout le monde peut rapidement vous mettre en porte-à-faux avec des échéances difficiles à respecter.

En enregistrant et en partageant vos réunions, vous donnez aux membres les plus occupés de votre équipe la possibilité de regarder et même de contribuer aux réunions après qu'elles ont eu lieu. Cette flexibilité accrue permet à votre équipe d'équilibrer votre projet avec tous les autres travaux en cours, sans que vous ayez à planifier des réunions des semaines, voire des mois, à l'avance. 

3. Améliorer la concentration et l'engagement lors de la réunion de gestion du projet

Demander aux membres de l'équipe de prendre des notes détaillées pendant les réunions de votre projet semble être une bonne chose, n'est-ce pas ? Mais documenter vos discussions au fur et à mesure, que ce soit en rédigeant un compte rendu formel ou en prenant des notes informelles, comporte un inconvénient : lorsque les membres de l'équipe s'arrêtent pour écrire quelque chose, par définition, ils ne participent plus activement à la réunion. Cela signifie que vous passerez probablement plus de temps à vous répéter et que vous retirerez moins de valeur de la conversation .

Merci à Cependant, grâce à l'enregistrement et la transcription automatique de réunion,aucun membre de l'équipe ne devra plus jamais être distrait par la nécessité de prendre des notes. Au contraire, vos participants pourront se concentrer et participer plus activement, ce qui rendra vos réunions de projet d'autant plus précieuses et efficaces. 

4. Permettre aux nouveaux contributeurs de se mettre rapidement au courant

Les équipes de projet s'agrandissent souvent et il incombe au chef de projet de faire en sorte que les nouveaux collaborateurs soient rapidement opérationnels. L'enregistrement de vos réunions de projet peut vous faire gagner du temps lorsqu'il s'agit d'informer les participants des objectifs du projet et de ce qui s'est passé jusqu'à présent. Cela vous permet de vous en tenir à la communication des informations de haut niveau dont ils ont besoin pour démarrer, tout en leur donnant accès à tous les détails dans une vidéo qu'ils peuvent regarder par eux-mêmes. 

5. Favoriser la collaboration en dehors de la salle de réunion

Souvent, le fait de révéler de nouvelles informations au cours d'une réunion peut, de manière contre-intuitive, entraîner une augmentation du travail. Lorsque les autres se rendent compte que quelqu'un possède des connaissances nouvelles et utiles, il ne faudra pas longtemps avant que cette personne ne soit distraite par des demandes de création de documentation écrite, de programmation de sessions de formation ou de réunions répétitives individuelles. 

L'enregistrement de la réunion initiale peut permettre de partager instantanément des connaissances avec d'autres personnes sans que l'expert en la matière n'ait à consacrer plus de temps à son travail. Si une formation plus approfondie est nécessaire, le fait de disposer d'outils permettant d'enregistrer rapidement une présentation et de partager la vidéo en interne rendra ces connaissances disponibles à la demande pour les autres membres de l'équipe à l'avenir.

L'enregistrement des réunions de projet offre à vos collaborateurs une ressource précieuse, remplie d'informations détaillées qu'ils peuvent consulter à la demande, et ce sans effort supplémentaire de votre part. 

Vous disposez déjà des outils de réunion

Qu'est-ce qui est mieux ? Vous disposez certainement déjà des outils nécessaires pour réaliser ces enregistrements. 

Utilisez-vous un système de visioconférence pour communiquer avec au moins un membre de l'équipe ? Des outils tels que WebEx, Zoom et Skype proposent déjà des options d'enregistrement. Par ailleurs, si vous pouvez réunir tout le monde dans la même pièce, de nombreuses salles de conférence sont désormais équipées de caméras pour faciliter la visioconférence. Et même si ce n'est pas le cas, il y a fort à parier que les ordinateurs portables et les smartphones que votre équipe emporte avec elle intègrent une webcam. 

Vous n'avez pas besoin de valeurs de production dignes d'Hollywood, vous voulez simplement capturer toutes les informations que vous partagez. Les options d'enregistrement existantes sont plus que suffisantes, de sorte qu'il vous suffit de cliquer sur "enregistrer" et d'organiser la réunion comme vous l'avez toujours fait.

C'est à la fois le moyen le plus simple et le plus intelligent d'impliquer votre équipe, de la maintenir concentrée et en fin de compte, d'améliorer la collaboration, tant pendant la réunion qu'après la fin de celle-ci.

Un outil vidéo essentiel pour les réunions de gestion de projet

L'enregistrement de vos réunions à l'aide de votre webcam d'intégration ou de votre logiciel de visioconférence est un moyen simple et rapide de créer des vidéos de réunion utiles. Pour certains projets et organisations, il suffit de disposer de ces fichiers. Souvent, cependant, une fois la réunion enregistrée, vous voudrez faire plus avec cette vidéo que ce que ces systèmes peuvent prendre en charge. 

Un plateforme vidéo comme Panopto est un complément parfait pour les solutions de visioconférence telles que Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting et BlueJeans. Panopto importe automatiquement chaque enregistrement de réunion vers un serveur central et sécurisé vidéothèquetranscode les vidéos pour qu'elles puissent être lues sur n'importe quel appareil, indexe chaque mot prononcé et affiché dans la vidéo à des fins de recherche et génère une transcription complète de la réunion.

Panopto comprend également enregistrement vidéo multi-caméra et Montage des outils flexibles que tout le monde peut utiliser ; il suffit d'appuyer sur "enregistrer". Pour les chefs de projet, la possibilité d'enregistrer rapidement des présentations vidéo HD détaillées peut offrir les avantages suivants en termes de productivité :

• Réduisez votre temps de rédaction de courriels détaillés sur les "prochaines étapes" après la fin de la réunion. Ne perdez plus de temps à peaufiner les comptes rendus de réunion ou à décoder des pages de notes. Il suffit de coller le lien vers l'enregistrement de la réunion dans votre courrier électronique et d'y inclure les mesures à prendre par l'équipe. 
• Une documentation plus facile grâce à la vidéo. Vous passez des heures à formater des documents et à coller des captures d'écran pour communiquer chaque détail. Pourquoi ne pas simplement enregistrer une vidéo avec des diapositives à l'appui et une présentation à l'écran ? Avec Panopto, vous pouvez capturer des présentations multi-caméras qui montrent chaque détail en beaucoup moins de temps qu'il n'en faut pour rédiger un document écrit formel avec les mêmes informations.
• Accordez plus de temps à la collaboration et à la prise de décision grâce aux réunions inversées. Les réunions sont l'occasion de faire avancer les choses, mais pas si les 20 premières minutes sont consacrées à la présentation d'informations que les participants auraient déjà pu regarder. Enregistrez et envoyez la présentation à l'avance afin que votre équipe dispose de toute la réunion pour collaborer et résoudre les problèmes.
• Fournissez des mises à jour de projet attrayantes à des parties prenantes très occupées. Lorsque vous n'avez pas besoin de rencontrer des parties prenantes influentes en face à face, vous pouvez les tenir au courant entre deux réunions grâce à des présentations vidéo HD professionnelles que vous enregistrez directement depuis votre ordinateur portable.

Lorsqu'ils sont combinés, votre système de visioconférence et une plateforme vidéo peuvent vous offrir une solution simple, mais puissante qui vous aidera à transformer les enregistrements de vos réunions en actifs stratégiquement utiles pour votre organisation.