De nombreuses entreprises aux États-Unis et dans le monde entier embauchent toujours en dépit d'une économie tumultueuse et de chiffres de chômage stupéfiants. Les hôpitaux, les entreprises technologiques, les services de livraison, les épiceries, les fabricants de produits de santé et les entreprises de transport et de logistique sont tous désireux de pourvoir des postes dans le contexte de la pandémie de coronavirus.

À une époque où la distanciation sociale est obligatoire et où les déplacements sont limités, les entreprises qui recrutent sont confrontées à de nouveaux défis en matière d'intégration des employés qui rejoignent des équipes désormais totalement distantes depuis leur domicile, ainsi que de ceux qui travailleront en première ligne dans les secteurs de la santé, du commerce de détail, des entrepôts et des usines. Qu'il s'agisse d'intégrer les nouveaux employés dans une équipe à distance ou de veiller à ce que les travailleurs de première ligne reçoivent la formation la plus récente conforme aux réglementations locales, de nombreuses entreprises s'efforcent d'adapter leurs pratiques d'accueil à ce nouvel environnement de travail en constante évolution.

Lorsqu'il s'agit de bien accueillir les nouveaux employésles enjeux sont plus élevés que jamais. 

Le coût d'un mauvais accueil des nouveaux employés

En plus de permettre à l'entreprise d'éviter les faux pas qui pourraient mettre en danger la sécurité de ses employés, de ses clients et des communautés environnantes, l'intégration réussie des employés a un effet tangible sur la rentabilité.

Les employés sont les actifs les plus précieux des entreprises et ces actifs s'apprécient avec le temps. Par conséquent, lorsqu'un employé décide de partir pour un autre emploi ou que la rotation au sein de l'entreprise augmente, le résultat net de l'entreprise peut en prendre un coup.

Le site coût du remplacement d'un seul employé peut aller de 30 % de leur salaire annuel pour les employés de premier échelon à quatre fois leur salaire s'ils occupent un poste de niveau supérieur ou un rôle hautement spécialisé. Imaginez qu'un employé sorte de chez lui avec une pile d'argent valant quatre fois son salaire annuel. 

En plus du capital nécessaire pour embaucher et former un remplaçant, les coûts indirects représentent deux tiers de ce que les entreprises dépensent réellement pour la rotation du personnel. Ces "coûts accessoires", tels que la perte de connaissances, la réduction de la productivité, la baisse du moral, le temps nécessaire pour trouver un remplaçant et le temps dont les nouvelles recrues ont besoin pour devenir pleinement fonctionnelles, peuvent être plus difficiles à quantifier en termes de dollars ; néanmoins, l'impact sur une équipe et l'entreprise est difficile à négliger. On estime qu'un quart des organisations engage des dépenses liées à la rotation du personnel qui représentent jusqu'à 40 % de leurs revenus annuels.

Alors comment les entreprises peuvent-elles protéger leurs précieux investissements en personnel ?

Un rapport récent du Work Institute a révélé que 77 % des départs volontaires sont évitables. Avec pas moins d' un nouvel embauché sur trois qui part au cours de leur première année, la Harvard Business Review affirme qu' un processus d'accueil cohérent et structuré est essentiel pour retenir les talents. Et il y a beaucoup de recherches qui le confirment :

• Le site le Human Capital Institute a constaté qu'en investissant dans une meilleure expérience d'accueil pour les nouvelles recrues, on a plus de chances d'augmenter le niveau d'engagement des employés, de réduire le temps nécessaire à l'acquisition de compétences et de diminuer la rotation.
• Glassdoor research confirme que les organisations dotées d'un processus d'accueil solide peuvent améliorer la rétention des nouveaux employés de 82 % et augmenter la productivité de plus de 70 %.
• Près de 70 % des employés disent qu'ils sont plus susceptibles de rester dans une entreprise après une excellente expérience d'accueil. 

Le problème est que seuls 12 % des employés sont tout à fait d'accord pour dire que leur organisation fait un excellent travail d'intégration des nouveaux employés, ce qui laisse une belle marge de progression. 

Aujourd'hui, alors que la majorité de l'intégration se fait de manière virtuelle, les organisations sont confrontées à des défis encore plus importants pour l'intégration des employés.

Numériser l'expérience d'intégration

Dans le cadre de la modernisation de l’intégration des employés, les entreprises avaient déjà commencé à numériser leurs programmes d’intégration avant la pandémie. L’intégration numérique supprime le papier du processus et rationalise l’expérience grâce à des portails en ligne ou à d’autres technologies qui ajoutent généralement de la structure et fournissent des données utiles, tout en permettant aux nouveaux employés de se guider dans les tâches. De nombreuses organisations, cependant, n’ont pas poussé leur intégration numérique assez loin. 

L'intégration est bien plus que de la paperasse, une formation à la conformité et un récapitulatif des rôles et des responsabilités. Un programme efficace d'intégration des employés permet d'accomplir deux choses : 

• Acclimater le nouvel embauché à la culture de l'entreprise et lui permettre de commencer à nouer des relations, en l'aidant à créer un lien émotionnel et social avec l'entreprise qui le maintiendra engagé et productif
• Fournir la formation et l'encadrement dont ils ont besoin pour commencer à produire et à contribuer aux objectifs de l'entreprise

La numérisation de l'intégration peut améliorer l'efficacité, mais il est facile de perdre dans le processus les composantes humaines essentielles qui ont un impact sur la fidélisation. Les employés éloignés qui ne profitent pas des aspects culturels et sociaux de l'intégration sont plus susceptibles de se sentir désengagés et peuvent avoir du mal à développer des relations de travail positives. Et lorsque la formation en ligne est dispensée dans un format qui ne permet pas d'optimiser l'apprentissage et la mémorisation des connaissances, les nouvelles recrues peuvent mettre plus de temps à atteindre leur pleine productivité.

Heureusement, il existe une solution simple pour numériser et mettre à l'échelle de manière efficace l'aspect humain de l'accueil afin de mieux soutenir le succès de vos précieux investissements dans les talents : lavideo.

Pour créer une expérience d'accueil engageante, mémorable et cohérente qui acclimate et forme adéquatement les nouveaux employés ; sans sacrifier la productivité et sans laisser à vos nouveaux employés le sentiment d'être fatigués après avoir passé une semaine entière en appels vidéo en direct avec trop de nouveaux visages à retenir ; vous devez penser au-delà de la visioconférence.

Embarquement virtuel chez LinkedIn

LinkedIn a récemment mis à jour leur programme d'accueil lorsque l'entreprise est passée au travail à distance, étendant ainsi son programme d'intégration d'une journée à un programme virtuel d'une semaine. Au lieu de demander aux nouveaux employés de passer toute leur première journée en conférence téléphonique, les responsables de formation ont choisi de répartir les réunions en direct et les présentations virtuelles afin de donner plus de flexibilité aux nouveaux employés, de maintenir leur engagement et d'offrir également plus de flexibilité aux facilitateurs et aux participants à l'intégration. 

Le programme d'intégration virtuelle de LinkedIn, d'une durée de cinq jours, prévoit des contrôles réguliers et des points de contact pour s'assurer que les nouvelles recrues éloignées ne se sentent pas oubliées ou ignorées. La semaine commence par une session en direct d'une heure le premier jour, qui couvre la culture, les valeurs et les produits de l'entreprise et se termine le vendredi par un happy hour de l'équipe virtuelle. Les autres jours de la semaine, les nouveaux employés regardent un message d'accueil de la part du responsable de F & D (ci-dessous) et bénéficient d'une session en direct présentation vidéo avec un cadre de LinkedIn.

Si votre entreprise n'a pas numérisé son processus d'accueil des employés ou si vous constatez que les nouvelles recrues ne s'intègrent pas aussi bien qu'elles le pourraient dans votre organisation, c'est le moment idéal pour apporter des changements. Découvrez comment utiliser la vidéo en direct et à la demande pour concevoir un programme d'accueil virtuel efficace qui respecte les meilleures pratiques et vous aide à constituer une main-d'œuvre plus engagée et plus productive dès le premier jour.

6 meilleures pratiques pour l'intégration virtuelle

Qu'il s'agisse d'intégrer un nouvel ingénieur logiciel à votre équipe de produits ou d'accueillir les nouvelles recrues dans votre centre de traitement très fréquenté, la mise en place d'un programme d'accueil virtuel structuré, combinant des éléments vidéo en direct et à la demande délivreront des messages riches et cohérents dans un format conçu pour favoriser la compréhension et la conservation des nouvelles informations.

Des politiques de l'entreprise aux processus et procédures spécifiques à l'équipe, utilisez les meilleures pratiques d'intégration à distance suivantes pour élaborer une liste de contrôle d'intégration personnalisée avec des calendriers et des étapes qui donnent à vos nouvelles recrues tout ce dont elles ont besoin pour se mettre à niveau et réussir. 

1. Commencez l'intégration avant le premier jour (pré-intégration). 

L'intégration ne doit pas attendre le premier jour ; il existe des mesures que vous pouvez prendre immédiatement pour qu'un nouvel employé se sente le bienvenu dès qu'il a accepté l'offre. Non seulement vous faites savoir que vous êtes enthousiaste à l'idée de l'accueillir dans l'équipe, mais cela permet aussi d'éliminer certaines des tâches les plus banales de l'intégration afin de rendre son premier jour de travail mémorable. 

• Envoyez un kit de bienvenue. Envoyez à vos nouveaux employés un sac de bienvenue qui suscite la fierté, incluez des informations qui les mettront à l'aise pour leur premier jour et veillez à transmettre la culture de l'entreprise. Les articles de votre kit de bienvenue doivent être amusants, pratiques et informatifs. En plus des articles habituels (ou inhabituels), vous pouvez envoyer la feuille de route de votre entreprise pour l'intégration,un récapitulatif des appareils ou des technologies dont ils auront besoin, des fournitures de bureau à domicile, une carte de référence rapide pour accéder aux portails des employés, des détails sur le code vestimentaire et les heures de travail normales, un message vidéo du PDGet même une lettre manuscrite de leur nouveau responsable.
• Les formalités administratives avant l'intégration. Offrez-leur un premier jour dont ils se souviendront plutôt qu'une journée peu mémorable passée à remplir des formulaires. Vos nouveaux employés peuvent signer des documents et remplir d'autres formalités administratives en ligne grâce à des technologies de signature électronique comme DocuSign ou une autre solution prenant en charge l'intégration numérique. Et comme ce processus peut être nouveau pour certaines de vos recrues, vous pouvez également créer de courtes vidéos explicatives qui présentent des instructions étape par étape pour remplir les formulaires requis.

2. Construire des bases solides pour les relations de travail 

Les communications vidéo en direct permettent aux coéquipiers éloignés d'apprendre à se connaître et de développer une base de confiance, en particulier lorsqu'il n'est pas possible de se rencontrer en personne. La vidéo peut également vous aider à créer des communications puissantes qui humanisent l'entreprise ainsi que sa culture, ce qui favorise un lien plus profond entre les nouveaux employés et l'organisation. S'il est bon de fixer des objectifs pour les communications vidéo en direct et à la demande, les messages et conversations moins formels et non scriptés sont souvent plus authentiques, ce qui permet de renforcer les relations interpersonnelles. Voici quelques idées pour acclimater et socialiser les nouveaux employés qui travaillent à distance :

• Prévoyez un appel de bienvenue avec le responsable de l'employé, ce qui leur permettra de faire connaissance et d'approfondir la manière dont leur nouvelle équipe et leur nouveau rôle soutiennent l'organisation dans son ensemble.
• Encouragez les membres directs de l'équipe du nouvel employé à prendre contact personnellement avec lui et invitez-le à discuter virtuellement par vidéoconférence autour d'un café.
• Fournissez de courtes vidéos de présentation d'autres départements ou de chefs d'équipe de l'organisation qui permettent au nouvel employé de mieux comprendre comment les différents départements de l'entreprise travaillent ensemble.
• Si vous ne pouvez pas inviter votre nouvelle recrue à déjeuner au cours de sa première semaine, vous pouvez aussi organiser un concours de questions-réponses par chat vidéo. Les nouveaux employés et les employés actuels peuvent s'affronter pour répondre à des questions sur l'histoire de l'entreprise - plus c'est obscur, mieux c'est.

Permettre l'apprentissage collaboratif sur le lieu de travail à distance en construisant une base de connaissances vidéo consultable avec les contributions de vidéos générées par les employés qui offrent des explications, des meilleures pratiques, des tutoriels et plus encore. Tous vos employés ont ainsi l'occasion d'apprendre des collègues de l'organisation avec lesquels ils n'interagissent peut-être pas beaucoup, ce qui contribue à renforcer la culture d'unité au sein des équipes distantes. 

3. Donnez vie à votre culture d'entreprise

L'un des plus grands défis de l'intégration à distance consiste à communiquer les croyances et les valeurs qui sous-tendent la façon dont les membres de votre organisation travaillent ensemble. Les mots ne suffisent pas à transmettre les nuances de la culture d'entreprise ; ce sont les actions et les interactions entre les employés qui définissent réellement une culture. Lorsqu'il s'agit de présenter aux nouveaux employés la culture de votre organisation, il est important de la montrer par le biais de la vidéo.

• Commencez par une visite virtuelle, mais au lieu d'une visite virtuelle des bureaux, il s'agit d'une visite de l'histoire de votre entreprise, racontée par les dirigeants de l'entreprise qui donnent un contexte aux origines de vos valeurs et de votre culture.
• Partagez les enregistrements des réunions générales les plus récentes de votre entreprise afin que les nouveaux employés puissent se faire une idée de la façon dont vous célébrez votre personnel et de ce que c'est que de communiquer avec les dirigeants au cours d'une foire aux questions.
• Une équipe a récemment atteint un objectif important ? Organisez un appel vidéo pour discuter de ce qui s'est bien passé et même des difficultés rencontrées. Veillez à enregistrer la réunion, puis à la monter pour mettre en évidence les points clés. Vous disposez maintenant d'un excellent moyen pour montrer aux nouvelles recrues comment le travail est effectué.
• Demandez à des employés ayant des types de postes différents dans votre organisation d'enregistrer une vidéo explicative d'une à deux minutes décrivant la culture de votre entreprise dans leurs propres mots.
• Si vous avez des groupes de ressources pour les employés, demandez à chaque groupe de créer une vidéo décrivant sa mission et sa vision. Les nouveaux employés peuvent ainsi se faire une idée plus précise des valeurs que les personnes de votre entreprise incarnent au quotidien et trouver des groupes avec lesquels ils aimeraient entrer en contact.

Stanley Young, de NYSE Technology, explique comment il a utilisé Panopto pour garder les employés de valeur et développer une culture unifiée dans son organisation mondiale : 

4. Montrer comment les choses fonctionnent

Les nouveaux employés arrivent généralement dans une fonction avec un certain niveau d'expérience ou d'expertise. L'objectif de l'intégration n'est pas de les former aux compétences qui leur font défaut, mais de s'assurer qu'ils savent comment utiliser les outils et les technologies dont ils auront besoin pour faire leur travail et comment trouver des informations lorsqu'ils en ont besoin. Grâce à la formation vidéo à la demande, vous pouvez fournir des ressources d'intégration autoguidées et attrayantes qui offrent une formation cohérente et précise, sans que les responsables et les autres employés aient à s'absenter de leur travail. Voici quelques exemples de vidéos "comment ça marche" pour l'intégration des employés :

• Créez une série de vidéos de micro-apprentissage à la demande qui montrent comment utiliser divers systèmes et technologies, en particulier ceux qui sont essentiels pour leur rôle.
• Demande de congés, aperçu du manuel de l'employé, meilleures pratiques en matière d'e-mail, formation à la sécurité et à la conformité ; enregistrez une présentation rapide qui couvre tout ce que vos nouveaux employés doivent savoir et incluez des liens ou une liste de lecture dans votre checklist d'intégration.
• Montrez aux nouvelles recrues comment trouver des informations lorsqu'elles en ont besoin. Vous pouvez aborder ici les meilleures pratiques de votre organisation en matière de canaux de communication internes, de planification des réunions et d'apprentissage entre pairs. Vous leur montrerez également où chercher des documents textuels, des vidéos et des informations sur l'entreprise. enregistrements de réunion et d'autres ressources d'apprentissage juste à temps qui peuvent offrir des réponses immédiates à leurs questions.
• Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, demandez-lui de passer sa dernière semaine à enregistrer toutes les informations qui, selon lui, seront utiles à la prochaine personne qui occupera son poste. Lorsqu'un nouvel employé prend ses fonctions (ou si quelqu'un est promu en interne), son prédécesseur l'attendra en face-à-face virtuel. 

Regardez une vidéo sur les avantages sociaux des employés : 

Panopto outils de communication et de formation vidéo permettent à toute personne de votre organisation de enregistrer l'apprentissage optimisé tutoriels vidéo qui peut être regardé de n'importe où, sur n'importe quel appareil. Enregistrez une vidéo facecam à côté d'un enregistrement d'écran et de diapositives de présentation (si vous en avez) pour capturer une présentation multi-caméras engageante dans le même temps qu'il faut pour montrer le processus ou le système. Pour le nouvel employé, c'est comme regarder par-dessus l'épaule de son collègue au bureau. 

Panopto Express, notre enregistreur vidéo et d'écran gratuitest le moyen le plus simple de capturer et de partager des connaissances au travail. Enregistrez et partagez des vidéos multi-flux depuis votre navigateur. Essayez-le ! 

Panopto télécharge automatiquement les enregistrements sur votre ordinateur. vidéothèque d'entreprise sécurisée où les informations peuvent être trouvées par une simple recherche par mot-clé. Chaque mot prononcé et montré dans une vidéo dans Panopto peut faire l'objet d'une recherche, tout comme vos messages électroniques. Ainsi, même si un détail est oublié lors de l'accueil, il peut être facilement retrouvé et visionné à nouveau plus tard.

5. Définissez le succès et la façon dont vous le mesurez

Les programmes d'intégration efficaces définissent des attentes claires pour les nouvelles recrues, tant en ce qui concerne leur rôle initial dans l'entreprise que leurs possibilités de croissance et d'avancement. En plus de jeter les bases d'une carrière à long terme dans votre entreprise, la communication d'objectifs et de mesures de réussite clairs renforce le type de travail que votre entreprise valorise. Pour les équipes à distance qui bénéficient d'une grande autonomie et d'une grande flexibilité, il ne pourrait être plus impératif de s'assurer que les nouvelles recrues sont alignées sur les priorités de l'équipe et de l'entreprise afin qu'elles puissent travailler de manière indépendante pour contribuer et innover au mieux de leurs capacités.

• Si votre organisation a établi un ensemble de principes de leadership ou de valeurs fondamentales, vous pouvez leur donner vie dans une vidéo qui non seulement explique chacun de ces principes mais fournit également des exemples spécifiques, mettant en avant des employés qui ont démontré ces principes récemment.
• Les responsables doivent prévoir des vidéoconférences hebdomadaires en tête-à-tête avec leurs nouveaux employés afin de définir les objectifs et les attentes, et de vérifier les progrès de l'intégration, en fournissant et en écoutant les commentaires au fur et à mesure. Avec un employé distant, il est bon de prévoir des réunions de contrôle quotidiennes pendant la première semaine.
• Communiquez le processus d'examen de votre organisation et des informations sur la rémunération supplémentaire, le cas échéant. Ces informations peuvent être présentées en direct ou à la demande - dans tous les cas, vous devez vous assurer que votre nouvel employé a la possibilité de poser des questions.
• Mettez les nouveaux employés en contact avec un mentor qui a développé sa carrière au sein de l'entreprise et qui s'engage à se réunir par chat vidéo au moins une fois par mois pour fournir un soutien et un retour d'information sur le développement de carrière.

6. Créer un répertoire vidéo virtuel consultable des employés.

Avec des équipes dispersées dans différentes parties du monde et de nombreux employés travaillant à distance depuis leur domicile, vos nouvelles recrues n'auront peut-être jamais l'occasion de rencontrer les personnes extraordinaires qui travaillent dur pour votre organisation et vice versa.

Chez Panopto, les nouveaux employés enregistrent leur propre vidéo de présentation à la fin de leur première semaine, qui est ensuite partagée avec tous les employés de l'entreprise. C'est quelque chose que nous faisons depuis que notre petite startup a commencé à se développer, il y a plus de 13 ans. Aujourd'hui, avec des équipes à Seattle, Pittsburgh, Londres, Hong Kong et Sydney, tous les membres de l'entreprise en apprennent un peu plus sur le nouvel employé, qui peut raconter son histoire avec ses propres mots.

Le résultat de la capture de plus d'une décennie de vidéos de présentation des employés est un répertoire vidéo de tous les employés de l'entreprise. Les vidéos de présentation des employés sont toutes téléchargées dans la vidéothèque d'entreprise de Panopto, où il suffit d'une recherche rapide pour connaître un nouveau visage et savoir un peu qui il est. Au fil des ans, nos vidéos de présentation des employés sont devenues des vidéos de 2 à 3 minutes dans lesquelles les personnes partagent des détails sur leurs expériences professionnelles précédentes, leurs loisirs, leurs animaux de compagnie, leurs familles, leurs équipes sportives préférées, leurs intérêts musicaux, etc. Certaines vidéos sont même une véritable machine à remonter le temps pour nos employés les plus anciens !

Regardez une vidéo de présentation d'un employé à partir de notre propre bibliothèque :

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