Mise à l'échelle de l'enregistrement des conférences : une perspective de l'Université de Newcastle

Juste avant Noël, je me suis rendu à Louvain avec un de mes collègues pour prendre la parole lors d'un événement REC:all consacré à la capture de cours à grande échelle. Notre objectif était de donner un aperçu de la façon dont nous avons augmenté de façon spectaculaire l'utilisation des cours enregistrés dans notre université, pourquoi cela était important pour nous et certaines des leçons que nous avons apprises en cours de route. Nous voulions partager certaines de ces connaissances avec la communauté plus largement, dans l'espoir que notre histoire aidera d'autres institutions qui tentent d'étendre leur utilisation de la capture de cours.

En 2007, nous étions de plus en plus conscients des recherches menées en Australie et aux États-Unis, qui montraient l'adoption croissante de l'enregistrement des cours. Il était clair que même à ce stade, il existait une communauté d'utilisateurs naissante composée d'universités innovantes qui voulaient voir comment l'enregistrement des cours pouvait avoir un impact positif sur les étudiants et les universitaires.

Un projet pilote de capture de conférences a été conçu et mis en œuvre avec des objectifs clairs en tête. Outre les considérations techniques relatives à l'évolutivité, nous avons également pris une décision importante concernant la nature de nos enregistrements : capturer uniquement le son et le contenu PowerPoint/écran. Nous pensions qu'en n'insistant pas sur la vidéo, les universitaires seraient plus enclins à accepter le concept des conférences enregistrées. Nous pensions également que le contenu capturé serait très différent de l'expérience réelle d'un cours magistral et nous tenions à ce que les enregistrements ne soient pas considérés comme remplaçant les cours en direct.

Nous avons commencé notre projet pilote avec six installations et une équipe d'employés pionniers prêts à tenter l'expérience. À la base, nous avions un groupe de pilotage de l'éducation qui réunissait des informaticiens et des universitaires pour s'assurer que le projet répondait aux besoins de chacun. Ce groupe a joué un rôle crucial dans la réussite du projet, d'autant plus qu'il comprenait également des sceptiques.

Le projet pilote a été bien accueilli et est passé à 20 installations. Le système a été mis en place sur la base de l'opt-in et nous avons été l'une des premières universités à intégrer l'enregistrement des cours à notre système d'horaires. Il était essentiel de s'assurer que les universitaires disposent du système au moment où ils en ont besoin. Nous nous sommes attachés à faciliter l'enregistrement des cours dans les amphithéâtres de grande capacité et très fréquentés, principalement pour les cours de premier cycle. L'utilisation du système se répandant, nous avons également créé une équipe chargée de soutenir le système de capture des cours à plein temps.

En 2012, nous avons atteint un tournant dans notre utilisation de la capture de conférence. Avec l'entrée en vigueur de la hausse des frais d'inscription des étudiants, notre équipe de direction a voulu reconsidérer notre proposition aux étudiants potentiels. Nous posions essentiellement la question suivante : que pouvez-vous attendre en tant qu'étudiant si vous venez étudier à l'université de Newcastle ? Bien entendu, la réponse à cette question comportait de nombreux éléments, mais l'un d'entre eux était que nous voulions être en mesure d'offrir la possibilité d'enregistrer l'ensemble de l'enseignement de premier cycle. L'implication pour notre système de capture de cours était que pour permettre une adoption à l'échelle du campus, nous devions passer à une technologie sous-jacente plus évolutive. C'est à ce moment-là que nous avons choisi Panopto comme fournisseur de systèmes de capture de cours. Nous ne voulions pas perdre les fonctionnalités que nous avions appréciées avec notre système précédent, mais simplement améliorer ce que nous faisions et rendre possible une intégration encore plus poussée de la capture des cours à l'université. C'est exactement ce que Panopto nous a permis de faire. Dès le départ, nous avons pris la décision d'utiliser notre propre marque interne - ReCap - pour le système d'enregistrement des cours, afin d'avoir la possibilité de changer la technologie dorsale, ce qui signifie que le changement a été plus ou moins transparent pour nos utilisateurs finaux.

Nous enregistrons maintenant des conférences à grande échelle avec Panopto et il est étonnant de penser au chemin parcouru au cours des six dernières années. Une chose qui est devenue de plus en plus importante étant donné le nombre considérable d'heures d'enregistrement que nous générons est le contrôle de la qualité. Nous surveillons activement les enregistrements pour nous assurer que les aspects audio et visuels atteignent un niveau approprié et pour pouvoir identifier rapidement tout problème. Comme vous pouvez l'imaginer, ce n'est pas une mince affaire, mais nous avons commencé à impliquer les étudiants dans ces contrôles ponctuels - ce qui est tout à fait approprié puisque les enregistrements ont pour but ultime de donner aux étudiants l'accès au matériel pédagogique dont ils ont besoin pour réussir.