La vidéo est une bête unique. Elle est plus attrayante qu'un manuel de formation et permet d'étendre la formation à de grandes organisations. Mais il est exceptionnellement difficile de gérer et de partager les ressources de formation par vidéo sans le bon ensemble d'outils. Et les systèmes sur lesquels les organisations s'appuient généralement pour soutenir l'apprentissage et le partage des connaissances au travail, tels que les systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS), les systèmes de gestion de contenu (CMS) et les systèmes de partage de fichiers d'entreprise, n'ont tout simplement pas été conçus pour prendre en charge l'apprentissage par vidéo.

Chez Panopto, nous avons eu l'occasion de travailler avec plus d'un millier d'organisations dans le cadre de leurs initiatives d'apprentissage par la vidéo, et bien que les objectifs et les stratégies de chaque entreprise soient uniques, presque toutes rencontrent le même ensemble de problèmes lorsqu'il s'agit d'inclure la vidéo dans la formation des employés.

Défi 1 : Stockage des fichiers vidéo

Vous avez terminé d'enregistrer une vidéo. Félicitations ! Maintenant, où la mettre ? C'est une question simple dont la réponse est compliquée, car les fichiers vidéo sont énormes.

À titre d'exemple, une vidéo d'une minute enregistrée avec un iPhoneX en résolution 1080p produit un fichier d'environ 175 Mo. Pour illustrer la taille de ce fichier, comparons-le à un document textuel volumineux. Guerre et Paix, de Léon Tolstoï, est un ouvrage volumineux de 1440 pages comprenant plus de 587 000 mots, mais il ne prend que 2 Mo sous forme de document Microsoft Word.

La taille comparative des fichiers vidéo devient un problème pratique si l'on considère l'endroit où la plupart des entreprises stockent leur matériel d'apprentissage : dans un LMS comme Saba ou Cornerstone, ou un CMS comme SharePoint.

Le problème est que la taille maximale par défaut des fichiers de ces systèmes est généralement fixée entre 50 et 100 Mo. À l'heure où nous écrivons ces lignes, la taille maximale par défaut des fichiers que vous pouvez télécharger vers SharePoint est de 50 Mo. Cornerstone a une taille de fichier maximale par défaut de 100 Mo. Et la plupart des autres LMS populaires ont des limitations similaires. Nous sommes donc confrontés à un défi évident : même une vidéo d'une minute dépasse nos limites de taille de fichier !

Bien sûr, la plupart des organisations peuvent et prennent des mesures pour augmenter la taille maximale des fichiers dans leurs systèmes LMS et CMS. Mais ces mesures ne peuvent pas aller plus loin. Aujourd'hui, la plupart des LMS et CMS fixent toujours un plafond de 2 Go maximum par fichier. À 175 Mo par minute, nous ne pourrons enregistrer qu'environ 11 minutes de vidéo avant que notre fichier ne dépasse lui aussi cette limite. Mais combien d'assemblées générales, de formations en classe et de discours de dirigeants durent moins de 11 minutes ?

Pour les enregistrements de longue durée, qui constituent généralement la majorité des enregistrements d'entreprises, une nouvelle série de problèmes se pose. Pour rendre ces vidéos disponibles, quelqu'un devra d'abord
passer un temps précieux à compresser et à convertir les fichiers vidéo au bon débit binaire, à la bonne fréquence d'images et à la bonne résolution pour permettre le téléchargement de la vidéo sur un site LMS. Il s'agit d'étapes de production techniques complexes qui nécessitent souvent des logiciels coûteux ou des spécialistes externes.

Compte tenu des nombreux défis liés à l'utilisation des systèmes LMS et CMS, certaines organisations lèvent les bras au ciel et se contentent de télécharger leurs vidéos sur les systèmes de partage de fichiers de leur entreprise (qu'il s'agisse de simples lecteurs de réseau local ou de solutions Web comme Google Drive ou Dropbox). Bien que ces systèmes n'aient généralement pas de limites de taille de fichier similaires, ils présentent d'autres défis liés aux formats de fichier, à la facilité de découverte et à l'analyse.

Défi 2 : Formats de fichiers vidéo

Un petit exercice de réflexion : essayez de penser à un format de vidéo numérique qui, vous en êtes sûr, pourra être lu sur tous les appareils de vos employés. Si vous avez besoin d'un indice, voici quelques possibilités : AVI, MP4, FLV, MPG, WMV, MOV, QT, ASF, 3GP, WMA et M4V.

Des suppositions ?

Il s'agit en fait d'une question piège. Nous n'avons aucun moyen de savoir si un fichier vidéo est compatible simplement en regardant son type de fichier. La raison en est que les fichiers vidéo sont plus complexes que les images fixes ou les documents texte. Plus précisément, les fichiers vidéo sont constitués de deux parties : les conteneurs et les codecs.

Considérons un fichier vidéo, MaFormation.mov. L'extension de fichier .mov est le conteneur. Il s'agit simplement d'une enveloppe pour le contenu du fichier. Le conteneur contient des codecs audio et vidéo, et ce sont ces codecs qui déterminent si le fichier sera lu sur les appareils de vos employés. Ainsi, en regardant simplement l'extension .mov, nous ne pouvons pas dire si le fichier est constitué d'une vidéo de webcam de faible qualité sans aucun son, ou d'une vidéo 4K avec cinq canaux audio de qualité cinéma. Et si l'appareil d'un employé ne prend pas en charge un seul des nombreux codecs potentiels contenus dans le fichier, vos spectateurs verront un message d'erreur lorsqu'ils cliqueront sur lecture.

Les codecs ont évolué au fil des ans, et différents outils d'enregistrement créent des vidéos avec des codecs différents. Ainsi, pour que vos vidéos puissent être lues sur les appareils de vos employés, il faut d'abord les convertir (ou "transcoder") dans des formats compatibles avec les navigateurs Web et les appareils actuellement disponibles sur le marché. Comme la compression pour la taille des fichiers, le transcodage des fichiers est une autre étape de production technique complexe qui peut nécessiter des logiciels ou des spécialistes coûteux.

Défi 3 : Fournir des vidéos

Vous avez résolu le double problème de la taille et du formatage qui rend le stockage des vidéos problématique ? Fantastique. Maintenant, vous devez répondre à une nouvelle question : qu'arrive-t-il à votre réseau lorsque les gens commencent à appuyer sur le bouton de lecture ?

Que vos collaborateurs regardent la vidéo à distance ou sur place, et qu'ils utilisent leur ordinateur de bureau, leur ordinateur portable ou leurs appareils mobiles, la diffusion de la vidéo peut représenter un sérieux défi pour les réseaux d'entreprise. Le plus souvent, le coupable n'est pas la vidéo elle-même, mais le système dans lequel vous avez choisi de stocker vos vidéos.

Qu'il s'agisse d'un LMS, d'un CMS ou d'une solution de partage de fichiers d'entreprise, la plupart des référentiels de contenu fournissent des fichiers vidéo de la même manière qu'ils fournissent des fichiers texte ou image. Lorsqu'un employé télécharge un manuel de formation depuis votre LMS, le fichier est téléchargé en entier.
un employé télécharge un manuel de formation depuis votre LMS, le fichier est téléchargé dans son intégralité. Une fois téléchargé, il peut être ouvert. Cette approche fonctionne assez bien lorsque vous travaillez avec des documents de 2 Mo. Il est cependant totalement insuffisant pour traiter des fichiers vidéo de plusieurs gigaoctets.

Si ce même employé clique sur la lecture d'une vidéo de formation hébergée dans votre LMS, ce dernier tentera de diffuser le fichier vidéo dans son intégralité, tout comme le manuel de formation. Pour une vidéo de 2 Go sur un réseau de 25 Mbps, il faudra plus de 10 minutes pour recevoir le fichier complet. Si votre employé dispose d'une connexion plus rapide de 100Mbps, cela prendra tout de même environ 3 minutes.

Lorsque la vidéo commence à être téléchargée, elle commence également à être lue. Malheureusement, les vidéos sont souvent lues plus vite qu'elles ne sont téléchargées, ce qui entraîne des retards redoutables dans la lecture, appelés mise en mémoire tampon. La mise en mémoire tampon oblige une vidéo à s'interrompre jusqu'à ce qu'une plus grande partie soit téléchargée.

Pourquoi la mise en mémoire tampon est-elle redoutée ? Parce que lorsque les vidéos se mettent en mémoire tampon, les spectateurs s'en vont. Les études du secteur montrent qu'une seule mise en mémoire tampon réduit de 39 % le nombre de vidéos regardées. En d'autres termes, si les spectateurs sont confrontés à une mise en mémoire tampon, ils sont beaucoup plus susceptibles d'abandonner votre vidéo et de chercher l'information ailleurs.

Outre la mise en mémoire tampon, le téléchargement des vidéos dans leur intégralité pose un autre problème. Sur de nombreux appareils mobiles, il n'y a pas assez d'espace pour stocker une vidéo de 2 Go. Résultat ? Échec de la lecture.

Gardez à l'esprit que les défis ci-dessus s'appliquent aux vidéos qui sont mises à disposition à la demande. Une série de défis supplémentaires se pose si vous souhaitez diffuser votre vidéo en direct. Par exemple, si vous utilisez un référentiel de contenu traditionnel comme SharePoint ou votre LMS, vous devrez connecter et configurer manuellement un serveur de diffusion en direct dédié afin de permettre la diffusion en direct sur.

Que vous diffusiez de la vidéo en direct ou à la demande, vous avez besoin d'un système de diffusion de la vidéo qui minimise les frictions pour le spectateur et ne compromet pas le flux de données sur votre réseau.

Défi 4 : Trouver des informations dans les vidéos

Trouver des informations dans les vidéos, c'est comme faire des recherches dans une bibliothèque. Dans les deux cas, il s'agit d'un processus en deux étapes. À la bibliothèque, la première étape consiste à trouver le bon livre, et la seconde à trouver la bonne page du livre.

Mais imaginez une bibliothèque dans laquelle la disposition des livres sur les étagères n'est pas ordonnée et où le système décimal de Dewey ne permet pas de trouver le bon livre. Et imaginez que les livres eux-mêmes n'aient pas de table des matières, pas d'index et pas de marqueurs de chapitre.

Croyez-le ou non, c'est de la même manière que nous recherchons des informations stockées dans des vidéos. Avec la recherche de vidéos, la première étape consiste à trouver la bonne vidéo dans votre collection. La deuxième étape consiste à trouver le moment précis de la vidéo où le sujet pertinent est abordé. Les approches traditionnelles de la recherche vidéo échouent souvent à la première étape et n'abordent même pas la deuxième.

La raison en est que votre CMS, LMS, les systèmes de partage de fichiers, et même YouTube ne regardent pas le contenu réel des vidéos elles-mêmes - les mots prononcés par les présentateurs ou montrés à l'écran. Au lieu de cela, lorsque ces systèmes recherchent une vidéo, ils le font en utilisant des informations sur la vidéo, telles que le titre, la description et les balises. Cette approche est tout à fait insuffisante pour les vidéos de plus de 2 ou 3 minutes.

Prenons l'exemple d'une session de formation enregistrée dirigée par un instructeur, d'une durée de 45 minutes. En moyenne, le formateur prononce 125 mots par minute, ce qui signifie qu'au cours de la session, environ 5 625 mots seront prononcés. Même si 90 % de ces mots ont peu d'intérêt pour la recherche (par exemple, des conjonctions comme et, des pronoms comme elle, des prépositions comme après, des déterminants comme ceux), il reste 563 mots dans la vidéo qui seraient utiles pour la recherche. Tenter de marquer manuellement chacun de ces termes prendrait énormément de temps. En supposant que nous puissions ajouter une nouvelle balise toutes les cinq secondes, il faudrait environ 47 minutes pour inclure les 563 mots. C'est plus long que la vidéo elle-même.

Parce qu'un balisage efficace prend beaucoup de temps, la plupart des organisations ajoutent très peu de balises à chaque vidéo. Selon une étude de l'Université du Minnesota, les éditeurs de vidéos ajoutent en moyenne neuf balises à une vidéo donnée. Dans notre exemple ci-dessus, ces balises couvrent moins de deux pour cent du contenu de valeur. Les 98 % restants seront invisibles pour tout employé recherchant le contenu.

Mais ce n'est pas la fin du problème. Même si nous avions minutieusement ajouté les 563 balises à la vidéo, ces balises n'aideraient les employés qu'à trouver le point de départ de l'enregistrement. Dans la plupart des cas, vos employés ne veulent pas regarder les vidéos de formation dans leur intégralité. Ils recherchent plutôt des moments précis dans la vidéo qui contiennent des informations sur un sujet particulier. Avec la recherche vidéo traditionnelle sur , la seule solution est de cliquer au hasard dans la chronologie ou de prendre le temps de regarder l'enregistrement complet.

Bien sûr, une recherche est généralement effectuée en quelques secondes, et même les recherches inefficaces ne prennent pas plus de quelques minutes. Mais au cours d'une année, ces minutes s'additionnent. Selon McKinsey, le travailleur intellectuel moyen passe près de 20 % de son temps chaque semaine à chercher les informations dont il a besoin pour faire son travail efficacement, soit une journée entière par semaine.

La vidéo est traditionnellement le type de données le moins consultable dans l'entreprise, et l'inefficacité de la recherche d'informations spécifiques sur ce support non seulement fait perdre un temps disproportionné à votre personnel, mais aussi, pour de nombreuses organisations, dévalorise tout le format, car les employés apprennent qu'il vaut mieux chercher ailleurs pour des références rapides.

Défi 5 : Suivi de l'apprentissage par la vidéo

À l'école, les étudiants obtiennent un diplôme en suivant les cours, en progressant dans les filières d'enseignement et en démontrant leur maîtrise des concepts appris.

Maintenant, imaginez une école où les instructeurs ne font pas acte de présence, où les étudiants ne peuvent pas interagir avec l'instructeur ou poser des questions, et où les étudiants ne passent pas de tests ou ne reçoivent pas de notes qui démontrent ce qu'ils ont appris. C'est ce qui se passe lorsque les entreprises intègrent la vidéo dans leurs initiatives d'apprentissage et de développement sans aucun moyen de recueillir des données sur l'engagement du public, le comportement de visionnage ou la compréhension de l'apprenant pour ces vidéos.

Les systèmes LMS, CMS et de stockage de fichiers d'entreprise standard fournissent généralement très peu de données sur la manière dont les employés utilisent le contenu de formation vidéo. La plupart des systèmes de stockage de fichiers et des CMS d'entreprise, par exemple, ne fournissent aucune donnée sur les personnes qui ont accédé à un élément de contenu. Il n'y a tout simplement aucun moyen de savoir quels employés ont regardé quelles vidéos de hébergées sur .

Les systèmes de gestion de l'apprentissage offrent généralement plus, mais ne fournissent toujours pas le niveau de granularité nécessaire pour comprendre les tendances de visionnement et l'engagement. Par exemple, certains LMS peuvent indiquer le nombre de fois qu'une vidéo a été lue et si elle a été regardée jusqu'au bout. Cependant, la plupart d'entre eux ne peuvent pas indiquer combien de fois des segments de la vidéo ont été visionnés et re-visionnés. Il peut s'agir d'un oubli critique lorsqu'il s'agit d'évaluer le contenu qui pose problème aux apprenants. Les formateurs ont besoin de données qui montrent ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas, afin de pouvoir apporter des modifications itératives aux stratégies de formation et aux programmes.

En classe, les questions des étudiants et les conversations individuelles avec l'instructeur peuvent aider à informer le formateur des points à améliorer dans le programme. Les questionnaires aident également les formateurs à comprendre où les apprenants ont des difficultés. Si tout le monde répond de manière incorrecte à la même question, c'est une bonne indication que la formation pourrait être améliorée.

Cependant, avec les LMS et CMS traditionnels, il est beaucoup plus difficile de relier les points pour comprendre si une vidéo de formation a été efficace pour aider un employé à devenir compétent dans une nouvelle compétence ou si une partie spécifique de la vidéo a manqué la cible. Il n'existe aucune option de retour d'information pour les vidéos qui remplacent les interactions interpersonnelles avec les étudiants. Et la plupart des formateurs n'ont pas accès aux outils qui leur permettent d'ajouter des questionnaires à leur contenu de formation vidéo - ou, au mieux, les questionnaires sont déconnectés de la vidéo de formation proprement dite et complétés séparément.

En tant qu'éducateurs, les formateurs en entreprise savent que les données peuvent jouer un rôle important dans le développement et l'affinement des activités et du matériel d'apprentissage. Et pour les responsables de l'apprentissage et du développement, les données sont un élément essentiel pour prouver la valeur des efforts de leur équipe (ainsi que pour justifier les investissements futurs dans les nouveaux membres de l'équipe et les nouvelles technologies). Pourtant, ces données n'existent souvent tout simplement pas dans les systèmes traditionnels utilisés par les entreprises pour gérer leurs vidéos.

Quelle est donc la solution à tous ces défis ?

Logiciel de formation vidéo tout-en-un

Pour la plupart des entreprises, la création et la gestion des vidéos de formation nécessitent une carte complexe de systèmes et de logiciels déconnectés. Aujourd'hui, une entreprise peut facilement utiliser huit solutions vidéo différentes pour :

1. Enregistrement de vidéos à la demande
2. Enregistrement du contenu de l'écran
3. Événements en direct
4. Montage de vidéos
5. Compression et transcodage de vidéos
6. L'indexation du contenu vidéo pour la recherche
7. Le stockage et la lecture des vidéos
8. Optimisation de la diffusion vidéo sur le réseau d'entreprise

Il est coûteux et inefficace de gérer la vidéo de cette manière. De plus, cela reviendrait à trimballer un ordinateur portable, un hotspot WiFi, un lecteur mp3, un appareil photo numérique, un caméscope GoPro, un traceur GPS et un téléphone. Cela n'a plus de sens de transporter tous ces équipements séparément lorsque vous pouvez obtenir tous ces outils et plus encore dans un seul smartphone.

Pour la vidéo, il existe désormais une technologie unique qui résout les plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'il s'agit d'utiliser la vidéo pour améliorer la formation des employés : un système de gestion de contenu vidéo, ou CMS vidéo. Découvrez comment un CMS vidéo résout les 5 principaux défis de la formation par la vidéo dans notre dernier livre blanc.