Rien qu'aux États-Unis, entre 36 et 56 millions de réunions professionnelles ont lieu chaque jour et, en moyenne, les employés assistent à 62 réunions par mois. Malheureusement, une grande partie des informations précieuses échangées lors de ces réunions est perdue quelques instants plus tard. Quelle est donc la meilleure façon d'enregistrer une réunion ?

Une heure après la fin d'une réunion, les employés ne peuvent se souvenir que de 44 % du contenu discuté. Et six jours après une réunion, ce chiffre tombe à 25 %. 

Afin de vaincre la "courbe de l'oubli", nous avons tous conçu nos propres méthodes pour documenter les moments importants de nos réunions afin de pouvoir nous y référer ultérieurement. Pour la plupart des gens, cela implique prise de notes manuellesque ce soit de manière informelle pour nous-mêmes, ou de manière formelle sous la forme d'un compte rendu de réunion qui peut ensuite être partagé avec toutes les personnes présentes. 

Mais en tant que stratégie de documentation de réunion, la prise de notes manuelle est au mieux inefficace - et pire, cela vous garantit de ne saisir qu'une fraction de la discussion et aucune des aides visuelles souvent partagées comme les partages d'écran et les tableaux blancs.

La meilleure façon d'enregistrer une réunion

Bien entendu, la prise de notes n'est qu'un moyen parmi d'autres de documenter une réunion. 

Ceux qui cherchent à capturer un enregistrement plus complet de leurs réunions ont une autre option - une solution simple, facile à mettre en place et bien plus détaillée que ce qui était possible avec un ordinateur portable. Avec le smartphone qu'ils ont dans leur poche et l'une des nombreuses applications d'enregistrement vocal disponibles, un certain nombre de personnes ont commencé à enregistrer toutes les réunions et conférences téléphoniques auxquelles elles participent.

Pourtant, si l'enregistrement audio complet d'une réunion permet de saisir une plus grande partie de la discussion que ne le feraient des notes manuscrites, les applications d'enregistrement vocal ne permettent pas non plus de saisir l'intégralité de la réunion. Elles sont également imparfaites lorsqu'il s'agit de faciliter la réécoute des moments clés d'une réunion : si vous souhaitez réécouter une partie particulière de votre conversation, vous devez parcourir l'enregistrement pour trouver le segment pertinent, ou simplement réécouter la réunion dans son intégralité.

Alors quel est le meilleur moyen de capturer tous les détails d'une réunion ?

Enregistrez une vidéo de l'ensemble de la réunion. 

La plupart des solutions de visioconférence modernes, comme Zoom, GoToMeeting, Blue Jeans et Skype For Business (qui fait désormais partie de Microsoft Teams), offrent une prise en charge native de la capture audio, vidéo et du partage d'écran d'une réunion en appuyant simplement sur le bouton d'enregistrement. 

Et même si vous avez réussi à réunir tout le monde dans la même pièce (ce qui n'est pas une mince affaire dans le monde du travail actuel), vous pouvez toujours utiliser votre logiciel de vidéoconférence de concert avec les systèmes audiovisuels de la salle pour enregistrer une vidéo dans une réunion ou une salle de conférence.

Dans un cas comme dans l'autre, une fois que vous avez appuyé sur le bouton d'enregistrement, il ne vous reste plus qu'à vous réunir comme d'habitude, et la caméra se chargera de documenter votre réunion à votre place. 

Les avantages de l'enregistrement de chaque réunion

Les réunions sont le lieu où les détails sont discutés, où de nouvelles idées sont envisagées, où l'alignement est réalisé et où les décisions sont prises. Cependant, sans un enregistrement complet de la réunion auquel se référer en cas de besoin, vos équipes perdent un temps précieux à rechercher et à partager à nouveau des informations qui ont déjà été mises à disposition pendant la réunion, mais qui ont été perdues ou oubliées par la suite.

C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises permettent la capture de réunions à grande échelle, enregistrement chaque visioconférence qui a lieu au sein de l'organisation. Il s'agit d'une nouvelle stratégie de productivité et de collaboration qui gagne du terrain pour un certain nombre de raisons :

1. Aucun détail n'est perdu ou oublié. Chaque discussion, chaque décision, chaque partage d'écran de vos réunions sont capturés afin que vous sachiez qui a dit quoi et que vous puissiez voir les supports visuels auxquels les participants se réfèrent tout au long de la réunion. 
2. Améliorer la concentration et l'engagement pendant la réunion. Garantir qu'un enregistrement de la réunion sera disponible signifie que les participants peuvent accorder toute leur attention sans avoir à prendre de notes, et que les responsables de la réunion peuvent minimiser les distractions provenant des écrans d'ordinateur.
3. Minimisez l'impact des conflits d'horaires. Réunir toutes les bonnes personnes à une réunion peut être un obstacle à l'avancement des projets. Grâce à un enregistrement détaillé de la réunion, les personnes dont l'emploi du temps est chargé peuvent suivre la réunion et y contribuer après coup, et le travail peut progresser plus rapidement.
4. Faites en sorte que les nouveaux contributeurs soient rapidement opérationnels. Lorsque des personnes sont impliquées dans des projets ou des initiatives en cours, elles peuvent regarder et rechercher des enregistrements de réunions antérieures afin d'obtenir tous les détails dont elles ont besoin pour commencer à contribuer à un projet. C'est beaucoup plus efficace que de programmer des réunions de téléchargement et d'attendre des informations de la part des personnes qui ont participé aux réunions avant l'arrivée d'une nouvelle personne sur le projet.
5. Favorisez la collaboration en dehors de la salle de conférence. Partagez instantanément les connaissances et les informations acquises lors des réunions sans que vos experts aient à passer du temps supplémentaire à produire des documents explicatifs en plus de ce qu'ils ont déjà présenté.
6. Améliorez les résultats des projets en examinant les archives des réunions. Comprendre comment et pourquoi les décisions passées ont été prises, identifier les moments propices à l'apprentissage et glaner des idées pour les prochaines étapes potentielles.

Mais n'oubliez pas que l'enregistrement n'est que la première étape

Bien sûr, le simple fait de disposer d'enregistrements vidéo de vos réunions ne permet pas d'en tirer tous les avantages. Vos équipes doivent également être en mesure de trouver, de regarder et de partager facilement les informations stockées dans ces vidéos.

les systèmes de visioconférence n'incluent pas de solutions pour la création et la gestion d'une bibliothèque sans cesse croissante d'enregistrements de réunion et d'autres ressources d'information basées sur la vidéo, telles que vidéos de formation des employés et vidéos de communication d'entreprise.

Heureusement, une solution simple à ce problème consiste à associer votre outil de visioconférence à un système de gestion de contenu vidéo (ou CMS vidéo). 

En utilisant un CMS vidéo comme Panopto en complément de votre solution de visioconférence, vous pouvez créer un portail vidéo interne sécurisé et consultable (comme un site Web de l privé YouTube pour votre entreprise) qui permet à vos collaborateurs de collaborer plus facilement et de travailler de manière plus productive. Et cela signifie que vous pouvez faire beaucoup plus avec les enregistrements de vos réunions : 

• Stockez en toute sécurité & Partagez des vidéos : Chargez automatiquement les enregistrements des réunions dans une vidéothèque sécurisée, adaptée aux téléphones portables, avec un stockage à long terme illimité.
• Gérer les autorisations de visualisation & Accès : Permettez aux administrateurs de gérer les restrictions de partage, les politiques de conservation du contenu et la disponibilité à l'échelle.
• Transcription & Recherche : Transcrivez automatiquement chaque enregistrement et rendez les mots prononcés et montrés pendant les réunions consultables.
• Modifier les enregistrements : Supprimez les discussions hors sujet, ajoutez du nouveau contenu, des quiz et bien d'autres choses encore pour transformer rapidement l'enregistrement de votre réunion en une source d'information plus formelle.
• Comprendre l'engagement des téléspectateurs : Auditer les visionnages de vidéos, savoir ce que les gens regardent le plus et exporter les données d'engagement des visionnages vers d'autres systèmes.

Quelles sont donc les meilleures applications pour enregistrer des réunions ?

Utilisez les outils dont vous disposez déjà et assurez-vous qu'ils sont intégrés à un CMS vidéo comme Panopto. Vous voulez en savoir plus ? Cliquez sur l'un des liens ci-dessous pour en savoir plus sur les intégrations de vidéoconférence intégrées de Panopto qui vous offrent une solution complète basée sur le cloud pour automatiser la capture des réunions à grande échelle :

• Zoom + Panopto
• Webex Meetings + Panopto
• GoToMeeting + Panopto
• BlueJeans + Panopto
• Skype pour les entreprises + Panopto

Permettez à votre organisation de capturer des réunions avec Panopto

Panopto plateforme vidéo d'entreprise vous aidera à enregistrer des réunions, des formations et des présentations, puis à archiver le contenu vidéo à la demande afin qu'il puisse être recherché, découvert et réutilisé ultérieurement. Vous voulez voir Panopto en action ? Essayez-le gratuitement.