Vous vous demandez peut-être pourquoi les réunions ne sont pas productives. Ce raisonnement pourrait vous amener à penser qu'il est impossible que les gens détestent les réunions plus qu'ils ne le font déjà .

Mais vous auriez tort. 

Pour être juste, les gens ne détestent pas tous Réunions-Ils détestent les mauvaises réunions. Nous avons tous connu ce sentiment de frustration inévitable lorsqu'une réunion inefficace nous distrait... d'accomplir autre chose ou perturbe le déroulement de notre travail, rendant notre journée moins productive qu'elle n'aurait pu l'être. C'est encore pire lorsque cela se produit au cours de plusieurs réunions tout au long de la journée.

Bien sûr, demandez à n'importe quel employé et il vous dira qu'il voit une grande valeur dans la réunion pour collaborer, créer et communiquer des informations détaillées plus efficacement qu'il ne le ferait par le biais du courrier électronique ou des applications de messagerie. Si ce n'était pas le cas, nous aurions naturellement moins de réunions dans nos agendas. 

Pourtant, les réunions ont acquis la réputation d'être, au mieux, un mal nécessaire. Comment cela se fait-il ? Pourquoi les réunions ne sont-elles pas productives pour la plupart des équipes ?

Les réunions sont-elles vraiment une perte de temps ?

Si vous commencez à creuser le problème, une tendance se dessine. Le plus souvent, le problème réside dans la façon dont les réunions sont organisées : des objectifs peu clairs, des présentations sinueuses, des discussions hors sujet, des participants distraits et le fait que nous ayons tous d'autres tâches à accomplir qui nous font perdre du temps, tout cela conspire à nous frustrer tous à un moment ou à un autre. 

Est-ce que ça doit être comme ça ? En un mot, non. 

Mais la plupart des conseils concernant l'organisation de meilleures réunions permettent-ils réellement d'améliorer les réunions ? Par ailleurs, non. 

Plutôt que de laisser les mauvais comportements en réunion continuer à faire des ravages sur l'emploi du temps, la satisfaction au travail et les résultats de l'entreprise, les dirigeants de toutes les organisations adoptent de nouvellesrègles, souventdouteuses, pour organiser des réunions plus efficaces .

Qu'il s'agisse de limiter arbitrairement la durée des réunions ou le nombre de participants, d'obliger tout le monde à rester debout pendant toute la durée de la réunion ou même de désigner une personne qui assistera à la réunion uniquement pour prendre des notes, ces "meilleures pratiques" largement citées n'ont pas grand-chose à voir avec les mauvais comportements en réunion.

De plus, tous ces conseils douteux ne contribuent guère à améliorer les réunions et donnent à vos employés de nouvelles raisons de les détester.

10 conseils à éviter en matière d'hygiène et de productivité des réunions

Avant d'aborder les pires conseils, il serait dommage de ne pas souligner qu'il existe des astuces franchement utiles pour des réunions plus productives. L'établissement d'un ordre du jour clair, le fait de commencer et de terminer les réunions à l'heure, l'envoi de documents à l'avance et l'attribution de mesures à prendre à la fin sont autant d'éléments qui peuvent contribuer à rendre les réunions plus utiles et moins frustrantes. 

Au-delà de ces stratégies, il existe un certain nombre de stratégies plus discutables, voire carrément narcissiques, que les entreprises tentent régulièrement d'adopter dans l'espoir d'améliorer les réunions. 

Voici une liste des 10 pires idées qui sont communément présentées comme de bonnes solutions pour des réunions plus productives et que vous devriez probablement éviter : 

1. Programmer des réunions qui commencent à des heures impaires

(Une mauvaise idée recommandée par CBS News)

Les membres de l'équipe sont-ils peu enthousiastes à l'idée de participer à vos réunions ? Peut-être les aimeront-ils davantage à des heures indues ! Cette recommandation se décline en de nombreuses variantes, allant de la programmation de réunions très tôt ou très tard dans la journée à l'ouverture de réunions à une heure inattendue, par exemple 7 minutes après l'heure. 

Bien entendu, l'idée qu'une programmation irrégulière augmente la valeur d'une réunion aux yeux des employés défie toute logique. Les participants seront peut-être plus enclins à remarquer l'étrangeté de cette stratégie, mais ils seront surtout irrités par les perturbations supplémentaires qu'elle entraîne dans leur journée de travail. Personne ne veut arriver tôt ou rester tard au bureau pour assister à votre réunion, et le simple manque de cohérence oblige les gens à travailler encore plus dur pour gérer leur emploi du temps déjà chargé.

2. Ne prévoir des réunions que le mercredi

(Une mauvaise idée recommandée par Forbes)

Imaginez que vous ne puissiez faire toutes vos courses qu'un seul jour par semaine. La banque, les courses, les nettoyeurs, les visites médicales et tout le reste - tout cela ne peut être fait que ce jour-là, sinon il faut attendre la semaine suivante. Pour être honnête, en tant que stratégie de gestion des réunions, cela semble génial au début - vous avez tout le reste de la semaine libre pour votre productivité personnelle ! 

Au bout de quelques semaines, vous vous rendrez compte que limiter votre équipe à une réunion par semaine ne fait qu'accroître l'inefficacité. En fait, vous le faites deux fois. Tout d'abord, vous créez un environnement dans lequel les discussions et les décisions formelles sont reportées au jour prévu, ce qui risque de laisser le travail en suspens pendant une semaine. Deuxièmement, étant donné que toutes les réunions devront avoir lieu au cours de la même période de huit heures, vous créez chaque semaine une journée cauchemardesque où les emplois du temps de chacun se retrouvent rapidement complets, ce qui oblige à programmer des réunions impromptues des semaines ou des mois à l'avance afin de contourner les conflits d'horaires. Si éviter les réunions au nom de la productivité peut être un argument convaincant si vous êtes le PDG, si tous vos employés suivent cet exemple, vous risquez d'étouffer l'innovation et de retarder l'avancement d'initiatives importantes.

3. N'invitez pas plus de 7 personnes

(A bad idea recommended by the Wall Street Journal)

Bien entendu, personne ne souhaite assister à une réunion qui ne le concerne pas. Objectivement, les petits groupes ont souvent plus de facilité à parvenir à un consensus. Mais en limitant la participation aux réunions à un nombre arbitraire de personnes, vous risquez de perdre des idées et des points de vue précieux de la part de ceux qui n'ont pas été retenus - ou pire, de devoir planifier d'autres réunions avec ceux qui n'ont pas été invités par la suite. Il convient d'examiner attentivement qui doit participer aux réunions et d'inviter les bonnes personnes sans essayer de travailler dans les limites d'une règle du siège dénuée de sens et souvent contre-productive.

4. Faites en sorte que tout le monde se lève

(Une mauvaise idée recommandée par Lifehack.com) 

Pour ceux qui ne connaissent pas le concept littéral de "réunion debout", l'idée est que les gens sont mal à l'aise lorsqu'ils sont debout, de sorte que les réunions se déroulent plus rapidement et se terminent donc plus vite. S'il est vrai que les sessions de collaboration rapide ont leur place (en particulier dans les environnements de développement "agiles" spécialement conçus pour collaborer de cette manière), rendre les employés mal à l'aise pour gagner du temps est, au mieux, une stratégie à courte vue. Si les réunions debout se déroulent plus rapidement, ce qui reste à débattre, c'est probablement parce que vous avez incité les employés à partager moins de détails et à poser moins de questions. 

De plus, les réunions debout peuvent s'avérer sexistes et sexistes lorsque l'on aborde la question de la dynamique physique de la réunion entre différents types de personnes, ce qui fait que certaines personnes se sentent anxieuses et se désengagent complètement de la réunion. La Harvard Business Review explique pourquoi les réunions debout ne sont pas la bonne solution pour toutes les réunions ici.

5. Ne prévoyez que des réunions de 15 minutes

(Une mauvaise idée recommandée par Société rapide)

Nous avons tous entendu parler de la loi de Parkinson, selon laquelle "le travail s'étend pour remplir le temps disponible pour sa réalisation". Par conséquent, cette recommandation affirme que vous ne devriez avoir aucun problème à faire tenir une réunion en 15 minutes ou moins - après tout, si vous utilisez plus de temps dans vos réunions, c'est uniquement parce que vous avez prévu plus de temps à utiliser, n'est-ce pas ? La recommandation de Fast Company cite des conférences TED pour expliquer la "science" qui sous-tend cette règle. Selon l'univers TED, vous devriez être capable de présenter n'importe quelle idée, aussi complexe soit-elle, en moins de 18 minutes. Si vous n'y parvenez pas, ils vous diront que vous ne connaissez pas suffisamment bien votre sujet pour le présenter de manière simple. 

Mais les réunions ne sont pas des présentationsCe sont des occasions pour les membres de l'équipe de collaborer et de résoudre des problèmes difficiles. Il est tout à fait légitime d'attendre des organisateurs de réunions qu'ils prévoient le minimum de temps nécessaire pour respecter l'ordre du jour d'une réunion. Mais si vous vous en tenez à une limite de temps arbitraire (et objectivement courte), vous risquez de multiplier les réunions, toutes nécessaires à l'accomplissement d'une tâche plus importante que vous auriez pu couvrir en une seule réunion plus longue. Et, tout aussi important, toutes ces réunions plus courtes signifient que les employés commencent et arrêtent constamment leur travail tout au long de la journée, et ces interruptions sont souvent bien plus désastreuses pour la productivité. 

Slack a établi ce tableau qui sert de guide beaucoup plus raisonnable pour la durée des réunions :

6. Organiser une réunion préalable à la réunion

Quand cela vaut-il la peine d'avoir une réunion à propos d'une réunion à venir ? Presque jamais. Il y a très peu de circonstances où une réunion de "planification" ou même plusieurs "pré-réunions" peuvent être bénéfiques, et celles-ci impliquent presque uniformément la préparation d'un type de réunion organisationnelle majeure au cours de laquelle des nouvelles importantes de l'entreprise sont communiquées. Notez que nous ne négligeons pas la valeur de la collaboration pour préparer une activité future, comme la planification du lancement d'une initiative de changement majeure, la préparation d'une démonstration de logiciel très visible ou l'organisation d'une visite guidée avant une prochaine réunion avec des partenaires commerciaux externes. Dans tous les cas, les dirigeants et les participants doivent rassembler des informations, tester et affiner les arguments, et préparer collectivement des objectifs et des actions pour une réunion ou un événement à venir.

Mais pour la plupart des réunions, et même pour quelques-uns des exemples d'exceptions cités ci-dessus, si votre équipe travaille déjà ensemble de manière efficace, il n'y a aucune raison d'organiser une pré-réunion. Il suffit de tenir la réunion ordinaire et de s'attendre à ce que chacun contribue volontiers en tant que professionnel, puis de se remettre au travail. 

7. Utilisez un jeton de parole désigné

Une balle de tennis, un stylo, un bloc-notes, une conque - de nombreuses organisations ont essayé de limiter les interruptions en réunion en désignant un objet comme "jeton de parole" et en interdisant à toute personne ne tenant pas cet objet de prendre la parole. 

Si la salle de conférence était plutôt un jardin d'enfants, cela pourrait être une façon judicieuse d'enseigner l'écoute respectueuse et le tour de rôle. Mais ne nous voilons pas la face : si vous avez besoin d'un stylo pour faire respecter les idées et les opinions de vos employés ou de vos coéquipiers dans une salle de réunion, c'est qu'il y a probablement des problèmes culturels plus importants au sein de votre organisation. De plus, ce rituel peut réellement ralentir les réunions et les rendre plus longues. Personne ne le souhaite.

8. Évitez PowerPoint

(Une autre mauvaise idée recommandée par Forbes) 

“Amazon interdit PowerPoint La sagesse populaire veut qu'il en soit de même pour vous". Après tout, personne n'a besoin de passer du temps dans une salle de conférence à écouter quelqu'un lire mot pour mot un jeu de diapositives complet. Mais bannir les diapositives et autres supports visuels, c'est aller un peu trop loin. Bien utilisés, ces éléments peuvent contribuer à maintenir une réunion sur la bonne voie, à fournir un contexte aux conversations et à offrir tous les détails nécessaires à la prise de décision. 

Vous voulez vraiment rendre vos réunions plus efficaces ? Vous devriez bannir le l'acte de présentation proprement dit pendant les réunions, et non les diapositives elles-mêmes. Nous avons tous souffert de réunions d'une heure où l'organisateur passait les 45 premières minutes à présenter des informations qui auraient pu être envoyées par courrier électronique à l'avance. Ce n'est pas la faute de PowerPoint. C'est la faute de l'organisateur. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles les réunions ne sont pas productives.

Voici donc un conseil utile : si vous disposez d'informations ou d'une présentation qui aideront les participants à préparer une réunion à venir, envoyez ces informations (que ce soit par courrier électronique, par mémo, ou par présentation vidéo) la veille ! Ainsi, chacun peut se mettre à niveau dès qu'il a un moment de libre, et vos réunions peuvent se terminer plus rapidement car elles peuvent se concentrer uniquement sur la discussion et les décisions à prendre.

9. Offrir des incitations à la participation

(Une mauvaise idée recommandée par Magazine CIO) 

Nourriture, cartes de débit prépayées, cartes cadeaux. Oui, beaucoup de vos employés n'ont rien contre cette stratégie particulière. Mais si vous devez soudoyer les gens pour qu'ils assistent à une réunion, devez-vous vraiment organiser cette réunion ? 

Même si des incitations sont proposées, la plupart des gens ne participeront pas à une réunion qu'ils considèrent comme une perte de temps - et s'ils s'y rendent, ne vous attendez pas à ce qu'ils s'y investissent. La plupart du temps, le coût financier ne vaut pas la présence de la poignée d'employés dont la seule motivation est la nourriture ou l'argent. En fin de compte, établir un ordre du jour et inciter les gens à être présents est la meilleure stratégie pour que les gens assistent aux réunions avec quelque chose à y apporter .

10. Désignez un preneur de notes attitré

(Une mauvaise idée recommandée par Asana) 

En confiant à quelqu'un le soin de prendre des notes ou de rédiger le procès-verbal de la réunion, vous obtenez un compte rendu écrit des discussions, des décisions et des prochaines étapes, que les participants pourront consulter après la réunion. C'est une excellente idée. 

Mais pourquoi demander à l'un de vos employés - une personne pour laquelle vous payez de l'argent et qui a sans doute mieux à faire que de travailler sur sa sténographie - d'assister à une réunion simplement pour prendre des notes, alors que vous pourriez tout enregistrer en cliquant sur un bouton ? Personne ne veut jamais être le preneur de notes de la réunion, et pire encore, se voir confier cette responsabilité signifie presque toujours que la personne est trop occupée pour participer activement à la discussion.

Pourquoi les réunions ne sont-elles pas productives ? Comment rendre vos réunions plus efficaces

. Depuis un an ou deux, cependant, une nouvelle idée a rapidement commencé à gagner en popularité parmi les chefs de projet à l'esprit novateur, en grande partie parce qu'elle est à la fois simple à réaliser lors de chaque réunion et étonnamment efficace pour encourager des comportements de réunion plus productifs.

Enregistrez chaque réunion

Par l'enregistrement des réunions et les archiver dans une base de données centrale et consultable. vidéothèqueVous créez ainsi un enregistrement parfait des conversations qui ont eu lieu, auquel peuvent se référer ultérieurement les personnes présentes, celles qui n'ont pas pu participer, ainsi que d'autres membres de votre organisation qui pourraient rechercher des informations qui ont été discutées lors de réunions auxquelles ils n'ont pas pris part. 

L'enregistrement par défaut de chaque réunion vous permet de donner à vos collaborateurs plus de flexibilité et de contrôle sur leur emploi du temps quotidien, en veillant à ce que toutes les personnes concernées puissent contribuer à une réunion même si elles ne peuvent pas y assister en personne. Vous permettez également à tous les participants de prendre part activement à la discussion, puisque l'enregistrement vidéo élimine la nécessité d'une prise de notes détaillée.  PanoptoEn particulier, la plateforme vidéo d'EMCS transcrit automatiquement chaque vidéo pour vous, de sorte que personne n'a à le faire à la main, et toutes les conversations contenues dans vos enregistrements de réunion peuvent être facilement recherchées.

L'enregistrement des réunions de projet offre à vos collaborateurs une ressource précieuse, remplie d'informations détaillées qu'ils peuvent consulter à la demande, et ce sans effort supplémentaire de votre part. Il vous suffit de cliquer sur "enregistrer" et d'organiser la réunion comme vous l'avez toujours fait, sans avoir à rédiger de longs courriels récapitulatifs ou des mémos sur les "prochaines étapes". 

C'est à la fois le moyen le plus simple et le plus intelligent d'impliquer votre équipe, de la maintenir concentrée et en fin de compte, d'améliorer la collaboration, tant pendant la réunion qu'après la fin de celle-ci. Après avoir visionné la vidéo, vous pourrez peut-être déterminer pourquoi les réunions ne sont pas productives.

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Panopto est une plateforme vidéo tout-en-un qui permet aux entreprises de capturer, transcrire et archiver automatiquement toutes leurs réunions d'entreprise dans une vidéothèque interne sécurisée et consultable. Elle s'intègre même aux principaux systèmes de vidéoconférence actuels, ce qui permet de commencer à enregistrer facilement vos réunions, sans avoir à changer votre façon de vous réunir. 

Reconnu par Forester comme ayant le "meilleur support pour la recherche vidéo", Panopto vous permet de rechercher les mots prononcés et montrés dans chaque vidéo de votre bibliothèque, puis de sauter au moment exact où un sujet est abordé. Cela signifie que vos vidéos ne seront pas seulement un enregistrement utile, mais qu'elles peuvent même devenir une partie précieuse et consultable de la base de connaissances de votre entreprise. 

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