Les entreprises sont productives lorsque les employés sont capables de collaborer efficacement pour résoudre des problèmes complexes, prendre de nouvelles initiatives et partager leurs connaissances. De nombreuses équipes travaillent désormais ... De nombreuses équipes travaillent désormais à distance à plein temps. Il est donc plus important que jamais de veiller à ce que les équipes qui travaillent à domicile aient accès à des outils de collaboration vidéo qui permettent une collaboration efficace et efficiente.

Grâce à des outils de collaboration tels que Slack et Zoom, les employés à distance peuvent obtenir des réponses rapides de leurs collègues et tenir des conversations en temps réel, où qu'ils se trouvent. Mais lorsque la couverture des détails est essentielle et qu'une discussion en direct n'est pas nécessaire, la plupart d'entre nous passent encore des heures à taper de longs courriels, des diapositives et des documents - avec des explications, des captures d'écran, des instructions étape par étape, et plus encore - pour s'assurer que les autres comprennent.

Il est temps d'arrêter de pianoter sur son clavier et de commencer à enregistrer nos contenus.

Une collaboration vidéo vaut 1,8 million de mots

Vous connaissez l'expression "une image vaut mille mots". Selon Forrester Research, une vidéo d'une minute vaut 1,8 million de mots. Pensez à la quantité d'informations supplémentaires que vous pouvez partager dans une vidéo de 2 minutes plutôt que dans un courriel qui prend 2 minutes à lire. Pensez également au temps qu'il vous faut pour rédiger un courriel détaillé plutôt que de vous contenter de montrer et de raconter. La vidéo contient de nombreuses données dans chaque image, qui se combinent pour améliorer la capacité du spectateur à comprendre et à mémoriser les détails présentés.

La vidéo peut facilement apporter efficacité, clarté et cohérence à de nombreux aspects des opérations commerciales à distance, notamment  :

• Enregistrement et documentation des réunions
• Formation des employés à grande échelle
• Intégration des nouvelles recrues
• Susciter l'engagement avec la communication d'entreprise
• Promotion des équipes de vente
• Formation des clients

De plus, l'enregistrement vidéo est aujourd'hui plus facile que jamais et beaucoup plus rapide que l'écriture. La plupart des solutions de visioconférence permettent d'enregistrer des réunions, des sessions de formation, etc. en un seul clic. Les enregistreurs d'écran en ligne permettent de capturer rapidement une présentation, un exposé ou un message dans une vidéo partageable à la demande.

Pour améliorer la collaboration et le partage des connaissances au sein des équipes à distance, envisagez les tactiques suivantes qui tirent parti des solutions de communication vidéo facilement disponibles aujourd'hui.

Quatre conseils pour une collaboration vidéo efficace

Grâce à un ensemble complet d'outils de collaboration vidéo prenant en charge les communications vidéo en direct et à la demande, les équipes à distance peuvent non seulement mieux utiliser le temps passé en réunions virtuelles, mais aussi collaborer de manière asynchrone, ce qui réduit la fréquence des appels et des réunions en direct qui empêchent souvent les gens de travailler de manière plus approfondie et plus productive. Voici comment :

1. Tirez le meilleur parti de vos réunions en ligne en les enregistrant

Qu'on les aime ou qu'on les déteste, les réunions restent l'un des moyens les plus efficaces pour les employés de collaborer et d'échanger des idées. C'est pourquoi les entreprises continuent d'investir dans des outils permettant d'optimiser les réunions, qu'il s'agisse de matériel pour salles de conférence, de calendriers intelligents ou de toutes sortes de systèmes de communications unifiées. Nous avons supprimé de nombreux obstacles qui nous empêchaient autrefois de communiquer avec nos collègues en temps réel.

Mais que se passe-t-il une fois que la réunion a commencé ? Nous ne collaborons pas encore aussi efficacement que nous le pourrions. Au cours de la discussion, nous nous appuyons sur des notes manuelles et des procès-verbaux pour documenter les décisions. Ensuite, nous passons des heures à rédiger des résumés et à définir les prochaines étapes. Tous les détails oubliés, que ce soit pendant ou après la réunion, sont perdus.

Or, cela ne doit pas se passer ainsi. L'enregistrement de vos réunions peut contribuer à rendre les équipes à distance plus productives en leur permettant de revoir les moments clés de la réunion ou de visionner les conversations auxquelles elles n'ont pas pu participer en direct. Il peut également protéger votre entreprise en fournissant un enregistrement de ce qui s'est passé au cours de chaque interaction.

Des enregistrements de réunion plus intelligents en toute simplicité

Zoom, Cisco Webex Meetings, GoToMeeting, BlueJeans et d'autres solutions de visioconférence facilitent l'enregistrement d'une réunion. Et après ? L'intégration de Panopto à votre système de visioconférence vous permet non seulement d'automatiser les enregistrements de réunion dans l'ensemble de votre organisation, mais aussi de disposer des outils nécessaires pour simplifier le partage et la collaboration après la fin de la réunion :

• Stockage sécurisé et illimité sur le cloud à long terme
• Intégration SSO & gestion vidéo pour un partage facile
• Transcription automatique & sous-titrage
• Recherche de contenu dans les vidéos
• Discussions et prise de notes pendant la vidéo
• Outils d'édition vidéo simples
• Analyses et intelligence

Apprenez-en davantage sur l'automatisation et la simplification de l'enregistrement de réunions avec Panopto >

2. Minimisez la surcharge de collaboration grâce aux communications vidéo asynchrones

Slack a contribué à révolutionner la façon dont nous communiquons au travail, en permettant aux gens d'obtenir instantanément des informations rapides de la part de leurs coéquipiers par le biais d'un chat consultable. Mais les interruptions constantes rendent en fait les équipes à distance moins productives, les empêchant de se consacrer à un travail cognitif plus approfondi. Et il n'est pas possible de répondre à toutes les questions en quelques lignes de texte. Lorsque les détails sont essentiels, qu'il est plus facile de montrer que de dire, ou qu'il y a tout simplement trop de choses à taper, Slack et d'autres outils de collaboration comme Microsoft Teams ne sont tout simplement pas les canaux les plus efficaces.

Avec les outils de collaboration vidéo de Panopto, vous n'avez plus besoin d'attendre que tout le monde participe à une réunion ou de vous embrouiller dans une longue chaîne d'e-mails. Enregistrez simplement les informations que vous souhaitez partager, en fournissant une explication audio au fur et à mesure. Panopto permet de capturer facilement tous les détails dans une vidéo rapide avec des diapositives ou un enregistrement d'écran afin que les autres puissent suivre comme s'ils regardaient par-dessus votre épaule. Avec les messages et présentations vidéo à la demande, les collègues peuvent regarder dès qu'ils ont quelques minutes, accélérer ou ralentir la vitesse de lecture, effectuer des recherches dans le contenu de la vidéo et même laisser des commentaires et des questions horodatés dans la vidéo.

Ce qu'il y a de mieux ? Les vidéos Panopto ont une fonction de recherche et de partage directement dans Slack , de sorte que vous pouvez partager des informations complètes et détaillées avec vos coéquipiers, sans renoncer à votre outil de communication préféré.

3. Inversez vos réunions pour améliorer la collaboration

Dans la plupart des entreprises, un trop grand nombre de réunions sont animées par des présentations PowerPoint, offrant peu de possibilités de collaborer en temps réel, de faire avancer efficacement les projets et de prendre des décisions stratégiques.

Il existe une alternative : la réunion inversée. Expérimentée par des entreprises innovantes comme Amazon et LinkedIn, et basée sur le modèle de la salle de classe inversée , déployée dans les universités du monde entier, l'inversion de vos réunions peut vous aider à :

• Gagner le temps perdu en réunion
• Veiller à ce que chaque réunion à laquelle vous participez soit productive
• Donner à vos équipes les moyens de prendre, de concert, des décisions plus judicieuses et plus rapides

Dans une réunion inversée, l'organisateur de la réunion enregistre une présentation détaillant les informations dont les participants ont besoin pour contribuer pleinement, au partage avec les participants avant la réunion et préserver l'intégralité de la réunion prévue pour une collaboration en temps réel.

Pour en savoir plus, téléchargez le guide complet pour transformer vos réunions >

4. Adoptez la documentation vidéo pour un partage rapide des connaissances

Chaque employé est un expert en quelque chose. Rendre tout ce savoir-faire partageable - que ce soit pour former un nouveau collaborateur, collaborer à des projets d'équipe ou simplement créer de la documentation pour référence future - pourrait contribuer à rendre vos équipes beaucoup plus productives, si seulement c'était plus facile. Mais les documents textuels de partage des connaissances sont tout simplement trop longs à produire, et les réunions en personne ne sont tout simplement pas suffisantes (en particulier pour les informations qui doivent être partagées fréquemment).

La vidéo est différente. Grâce à une base de connaissances vidéo consultable à la demande, vous pouvez documenter et partager des informations détaillées en beaucoup moins de temps qu'il n'en faut pour créer un document texte. Panopto vous permet de capturer facilement les présentations multicaméras les plus complexes, les démonstrations, les explications, les procédures opérationnelles standard, les meilleures pratiques et bien plus encore, en utilisant les ordinateurs portables et les webcams dont ils disposent déjà.

Après l'enregistrement, Panopto télécharge automatiquement chaque vidéo dans votre propre vidéothèque centrale sécurisée, où elle est optimisée pour la lecture sur n'importe quel appareil et répertoriée pour la recherche. Ainsi, l'expertise de votre équipe est non seulement facile à documenter, mais elle est également facile à trouver et à apprendre à la demande pour les autres membres de votre organisation.

Amener la collaboration vidéo au-delà de la visioconférence

Optimisez la collaboration et la productivité grâce à un ensemble plus large d'outils de collaboration vidéo. Panopto propose des solutions gratuites et payantes qui prennent le relais de votre logiciel de visioconférence pour permettre aux équipes à distance de collaborer plus efficacement.

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