Entrez dans les deux dernières minutes de n'importe quelle réunion d'entreprise et vous entendrez probablement quelqu'un se porter volontaire - ou être volontaire - pour envoyer un courriel de suivi résumant les décisions, les prochaines étapes et les mesures à prendre résultant des minutes précédentes.

Nous connaissons tous le format : une partie liste de tâches, une partie compte rendu de réunion, le tout enveloppé dans un courriel de plusieurs pages qui prend à peu près autant de temps à écrire que la réunion elle-même.

Et le pire, c'est que nous en envoyons et en recevons de plus en plus chaque année.

Comme de plus en plus d'experts en efficacité recommandent de tels résumés formels comme outil pour garder les équipes sur la bonne voie - et comme de plus en plus d'équipes organisationnelles passent à des opérations agiles et orientées Scrum avec des réunions de mise à jour quotidiennes - une partie considérable de notre temps passé en réunion est maintenant consacrée uniquement à la lecture et à la rédaction de résumés de réunion !

Quelle est la meilleure option ? Un récapitulatif vidéo.

 

Une récapitulation vidéo est un moyen simple de partager les prochaines étapes importantes après une réunion en moins de temps qu'il n'en faut pour rédiger des mémos détaillés. Voici comment procéder :

1. Encouragez votre équipe à prendre juste 5 minutes avec une webcam d'ordinateur portable ou un smartphone pour enregistrer un bref résumé de la discussion, des décisions et des prochaines étapes, ainsi que tous les détails supplémentaires (comme les notes sur le tableau blanc) qu'ils souhaitent capturer.
2. Une fois qu'ils ont terminé, demandez-leur de télécharger la vidéo sur votre YouTube interne .
3. Partagez le lien avec votre équipe et laissez tout le monde se remettre au travail.

Panopto plateforme vidéo facilite le partage des vidéos au sein de votre organisation. Chaque vidéo enregistrée avec Panopto est automatiquement téléchargée dans votre vidéothèque sécurisée et prête à être partagée en quelques instants.

Mieux encore, la technologie Smart Search de Panopto permet à votre équipe de rechercher dans le contenu même de toutes vos vidéos n'importe quel mot prononcé, n'importe quel mot affiché à l'écran (même sur les écrans d'ordinateur ou les notes sur le tableau blanc) et n'importe quel mot inclus dans les métadonnées de la vidéo, et de passer instantanément au moment pertinent. Il suffit de rechercher "prochaines étapes" et Panopto trouvera non seulement votre vidéo, mais vous amènera directement à ce moment pour que vous puissiez faire le récapitulatif par vous-même.

Vous serez surpris du temps qu'une vidéo de 5 minutes peut vous faire gagner par rapport à la rédaction d'un courriel classique.

Vous avez besoin d'autres idées pour utiliser la vidéo afin d'améliorer vos réunions ?

Consultez notre guide des meilleures pratiques pour faire plus en moins de temps en inversant vos réunions, Turn Your Meeting on Its Head .

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