Comment TAFE Queensland est passé de MediaSite à Panopto en seulement deux semaines
Réalisations
256 000 vidéos vues de 2018 à 2022
5,830 vidéo Fabriqué à l'aide de Panopto
Amélioration de l'accessibilité pour 1 000 créateurs et 7 000 utilisateurs
Le défi
TAFE Queensland est l'un des plus grands prestataires d'enseignement et de formation professionnels (VET) d'Australie, avec une histoire qui remonte à plus de 140 ans. Le collège dispense des formations pratiques et pertinentes pour l'industrie dans toute une série de secteurs, depuis les certificats de niveau débutant jusqu'aux diplômes de licence, dans plus de 60 sites du Queensland.
Depuis plus de 10 ans, TAFE Queensland utilise une seule plateforme d'hébergement de vidéos, MediaSite, pour répondre à ses besoins en matière de vidéo, principalement l'enregistrement de vidéos. Mais au fil du temps et des progrès technologiques, la vidéo est devenue un élément de plus en plus essentiel de l'enseignement et de l'apprentissage, en particulier dans le cadre de l'enseignement en ligne. Indépendamment de cela, le département d'un collège a introduit une autre plateforme pour un domaine de prestation spécifique qui, selon lui, n'était pas couvert par la plateforme actuelle d'hébergement de vidéos. Ce besoin accru de vidéo, et maintenant l'ajout d'une nouvelle plateforme vidéo pour résoudre des cas particuliers, n'était pas durable, et il était temps d'examiner plus en profondeur ce qui était disponible.
L'équipe a fait des recherches sur les besoins de l'entreprise et s'est rendue sur le marché pour voir ce qu'il y avait d'autre sur le marché. Il était logique de consolider les deux systèmes en une seule plateforme et de voir quelles étaient les capacités d'intégration disponibles avec le système de gestion de l'apprentissage. "Un système qui pourrait être utilisé dans toute l'organisation et qui serait également interopérable avec notre LMS Brightspace et, surtout, qui serait intuitif pour nos enseignants", explique Simon Lewington, responsable des technologies éducatives, TAFE Queensland.
Le défi : Ne pas aller dans le sens du statu quo et introduire un véritable changement. TAFE Queensland emploie plus de 5 000 personnes sur 60 sites, il était donc essentiel de démontrer les avantages de la mise en œuvre d'une solution vidéo à l'échelle de l'État. "Nous avons montré comment il permettrait de rationaliser l'enregistrement et le partage des cours magistraux et des démonstrations pratiques, de faire gagner du temps aux enseignants et d'offrir aux élèves une meilleure expérience d'apprentissage", explique Lewington.
L'équipe de direction a défini des critères spécifiques, notamment la rentabilité, le rapport qualité-prix, la facilité d'utilisation, l'évolutivité et la sécurité. Ils ont ensuite mené des recherches externes pour mieux comprendre l'utilisation de la vidéo dans l'éducation, notamment en interrogeant directement les enseignants, les administrateurs et les élèves. "Grâce à nos recherches et à nos discussions avec les enseignants, il était clair que l'utilisation de la vidéo était non seulement en augmentation, mais aussi que les élèves attendaient cette option", explique Lewington.
La solution
Après avoir étudié plusieurs plateformes potentielles de premier plan à l'échelle mondiale, TAFE Queensland a décidé de passer de MediaSite à Panopto en 2022.
"L'intégration du LMS est la partie qui peut vraiment avoir un impact sur l'expérience des utilisateurs et leur adoption, que ce soit de manière négative ou positive", explique Steve Ambrose, chef d'équipe de l'expérience Edtech, TAFE Queensland. "Souvent, il se peut que tu n'aies qu'une seule chance de séduire les utilisateurs".
L'étape suivante consistait à préparer les utilisateurs au changement à venir. TAFE Queensland ne disposait que d'une très petite fenêtre pendant la pause semestrielle - deux semaines exactement - pour passer de MediaSite à Panopto, et il était essentiel que les sites de l'université bénéficient d'une capture ininterrompue des cours.
Pour assurer une transition en douceur dans un délai aussi court, le collège a préparé le corps enseignant en lui offrant une formation et des ressources avant la mise en œuvre. Lors de la formation des enseignants qui utilisaient auparavant l'ancienne plateforme, TAFE Queensland a mis en place des ateliers et des sessions de formation mensuelles de 30 minutes sur la boîte à lunch, chacune mettant en avant un aspect différent de Panopto.
"Nous avons organisé des ateliers et fourni des tutoriels en ligne pour nous assurer que tout le monde comprenait comment utiliser la nouvelle plateforme", explique Ambrose. "Nous avons également communiqué les avantages de Panopto aux enseignants et à ceux qui allaient les former, et nous avons prévu un moyen de répondre à leurs questions."
Les avantages partagés comprenaient la façon dont Panopto ferait gagner du temps aux enseignants, offrirait aux élèves une meilleure expérience d'apprentissage et faciliterait le partage des vidéos. "Nous avons également souligné des fonctionnalités spécifiques qui faciliteraient leur vie professionnelle quotidienne, comme la possibilité de rechercher des moments spécifiques dans une vidéo et la facilité de partager des vidéos avec d'autres enseignants", explique Ambrose.
Il était également important d'apaiser les inquiétudes des enseignants concernant le passage d'une plateforme à une autre. "Nous voulions les rassurer en leur disant qu'ils ne perdraient aucune des fonctionnalités sur lesquelles ils s'étaient appuyés et que nous allions rendre la transition aussi facile que possible pour eux", explique Daniel Hausin, chef de projet en médias et systèmes audiovisuels, TAFE Queensland.
Le collège utilisait déjà de nombreuses vidéos pour les contenus d'apprentissage, il fallait donc trouver comment faire pointer les hyperliens vers un autre système. Au final, tous les liens existants ont été conservés, et un serveur de redirection a été mis en place pour renvoyer vers le contenu migré dans Panopto. "Cela signifiait que nous pouvions dire aux utilisateurs qui auraient pu appréhender le changement qu'ils n'avaient pas besoin de faire quoi que ce soit, et que leur vidéo continuerait à fonctionner", explique Ambrose.
"Depuis que nous avons mis en place Panopto, nous avons constaté une augmentation significative de l'utilisation de la vidéo par les enseignants. Nous avons facilité la création et le partage des vidéos par les enseignants, et les élèves en profitent."
Simon Lewington, directeur des technologies éducatives, TAFE Queensland
L'impact
Avec l'aide de Panopto, TAFE Queensland a pu migrer tout son contenu vidéo depuis MediaSite afin d'offrir une meilleure expérience d'apprentissage aux enseignants et aux élèves.
"Depuis que nous avons mis en place Panopto, nous avons constaté une augmentation significative de l'utilisation de la vidéo par les enseignants", déclare Lewington. "Les enseignants qui n'utilisaient pas la vidéo auparavant - ils ont peut-être intégré la vidéo dans leur contenu, mais ils créent de la vidéo maintenant. Nous avons facilité la tâche des enseignants en leur permettant de créer et de partager la vidéo, et les élèves en bénéficient."
Les analyses ont changé la donne pour le collège, car il est maintenant possible de surveiller l'engagement des élèves lorsqu'ils regardent des vidéos. "Que les élèves ne regardent pas une vidéo ou qu'ils décrochent parce qu'ils ne sont pas vraiment attentifs à ces vidéos", dit Ambrose, "le fait de pouvoir disposer des analyses et des statistiques au sein du système Panopto a été fantastique."
Ces informations ont permis d'éclairer le collège sur les contenus spécifiques qui fonctionnent et ceux qui ne fonctionnent pas. "L'un des principaux [critères d'analyse] est de compléter une vidéo et de voir où il pourrait être nécessaire de modifier le contenu, afin que nous puissions continuer à apporter des améliorations au contenu pour améliorer la participation de nos élèves", explique Ambrose.
Les fonctions interactives de Panopto ont également permis à l'école d'explorer la vidéo au-delà du simple téléchargement d'un cours statique. Des quiz aux commentaires vidéo, l'apprentissage est beaucoup plus engageant, favorisant la participation active des élèves et la collaboration. "Nous avons toute une série de formateurs au sein de l'organisation qui ont aidé les enseignants à explorer de nouvelles façons d'utiliser la vidéo dans la salle de classe et en ligne, comme les quiz vidéo interactifs et les modèles de salle de classe inversée ", explique Ambrose.
Quel a été le résultat le plus surprenant depuis la mise en œuvre ? "Une chose qui était légèrement inattendue avec cette mise en œuvre est le taux d'adoption par les utilisateurs et l'acceptation quasi universelle du changement. Cela a été extraordinaire", déclare Lewington. Cela est dû en partie à la gestion du changement et en partie à l'un des critères selon lequel nous sommes allés sur le marché avec un produit facile et intuitif à utiliser."
L'avenir
Pour l'avenir, TAFE Queensland a mis en place un groupe de travail sur la collaboration vidéo à l'échelle de l'État qui se réunit tous les mois pour discuter des différentes technologies vidéo, en se concentrant sur les fonctionnalités de Panopto. "Nous utilisons ce forum pour améliorer et peaufiner Panopto et partager des apprentissages précieux", explique Hausin.
Actuellement en phase de test, le collège s'efforce de permettre aux élèves d'utiliser Panopto pour soumettre des évaluations vidéo avec le soutien de l'intégration D2L Brightspace. "Les résultats ont été vraiment positifs car cette intégration a permis d'éliminer toute une série d'obstacles qui empêchaient les élèves de pouvoir télécharger, en particulier avec des fichiers de plus grande taille et des vidéos plus longues", déclare Ambrose.
La structure des dossiers de Panopto sera également un élément clé des évaluations futures, en fournissant à l'instructeur un emplacement unique pour les soumissions des élèves. "Cela nous permet de disposer d'un emplacement unique pour toutes les preuves d'évaluation vidéo", explique Ambrose.
Au cœur de la croissance technologique de TAFE Queensland, il y a le fait de continuer à comprendre les besoins des enseignants et des étudiants. "Nous sommes également intéressés par la mise en relation avec d'autres clients de Panopto, car la base d'utilisateurs s'agrandit en Australie", déclare Lewington.
Fortement engagé dans la région de l'Océanie, Panopto est fier de servir un nombre croissant de clients estimés à travers l'Australie et la Nouvelle-Zélande, en répondant à leurs besoins en matière d'apprentissage vidéo et en favorisant une communauté dynamique d'innovation en matière d'apprentissage.
