Il modo in cui facciamo le riunioni oggi è rotto. Le riunioni nella maggior parte delle organizzazioni sono lezioni basate su Powerpoint, strutturate per offrire poche opportunità di svolgere un lavoro reale e prendere decisioni reali.

Ma c'è un'alternativa. L'incontro capovolto, aperto da aziende innovative come Amazon e LinkedIn, e basato sul modello dell'aula capovolta che è stata lanciata nelle università di tutto il paese e in tutto il mondo.

L'approccio al meeting capovolto è rivoluzionario nella sua semplicità:

• Condividi la presentazione informativa prima dell'incontro in modo che i partecipanti siano pienamente informati in anticipo
• Concentrate l'incontro sul prendere decisioni, aprire la discussione e portare a termine il lavoro durante la riunione, non in seguito.

Sembra facile? Lo è. Ed ecco come si fa.

Il segreto del successo è la preparazione. Per capovolgere il prossimo incontro, ci sono tre elementi essenziali che dovrai essere pronti a condividere in anticipo:

1. I tuoi obiettivi. Sii specifico: comunica al tuo gruppo quale lavoro vuoi fare e quali decisioni vuoi prendere al termine della riunione.
2. I tuoi materiali. Il punto di incontro in gruppo è quello di elaborare qualcosa, quindi vorrai preparare in anticipo una guida alla discussione. Fornisci alle persone le informazioni di cui hanno bisogno per partecipare in modo informato, con il tempo sufficiente per rivedere tutto ragionevolmente.

La parte più critica di ogni riunione capovolta

Anche se può sembrare ovvio, condividere in realtà abbastanza informazioni prima del tempo in modo che i partecipanti possano prendere decisioni informate è la parte più cruciale di qualsiasi riunione capovolta. Spesso le organizzazioni intere nel vecchio modello di informazioni dall'alto verso il basso non condividono abbastanza in anticipo e non sono in grado di trarre i vantaggi del capovolgimento.

Per assicurarti che il tuo team offra informazioni sufficienti, inizia a lavorare da questo framework di condivisione delle informazioni in sei parti:

• Contesto o domanda: in 1-2 frasi, qual è il problema che deve essere risolto o un'azione da intraprendere?
• Visione più ampia: Quali sono gli obiettivi generali che descrivono ad alto livello l'aspetto del successo?
• Principi: Quali sono i principi guida duraturi per la nostra organizzazione che useremo per valutare questa decisione o lavoro?
• Presupposti: Quali sono le ipotesi fondamentali formulate nella formulazione delle opzioni? Quali sono i fatti chiave rilevanti per la decisione o il lavoro in esame?
• Opzioni: Quali sono le principali opzioni alternative disponibili? Quali sono i pro e i contro di ciascuno?
• Raccomandazione: quale opzione consigliate al pubblico? Perché? Quali sono i prossimi passi?

Quando inizia l'incontro

Mentre una riunione capovolta richiede un po' più di lavoro in anticipo, raccoglierai i frutti durante la sessione. La chiave è che il tuo ruolo ora non è quello di tenere conferenze, ma di guidare la discussione e il lavoro.

Alcuni suggerimenti per mantenere la tua riunione capovolta in modo efficiente:

• Inizia con 5-7 minuti per la revisione indipendente dei materiali della riunione.
• Assegna a qualcuno di prendere appunti.
• Definisci l'obiettivo della riunione che stai tenendo e ripeti l'obiettivo.
• Apri la parola alla discussione e al lavoro.
• Una discussione ravvicinata quando viene presa una decisione, il lavoro completato o ulteriori progressi sono impossibili.
• Riassumi i risultati e le decisioni chiave in un messaggio di follow-up.

Rendi tutto più semplice con il video

Vuoi rendere ancora più semplice il capovolgimento delle riunioni? Lo strumento è spesso di fronte a te: nella videocamera del laptop o dello smartphone.

Il video può essere utilizzato per supportare e semplificare quasi tutti gli aspetti di una riunione capovolta. Ci sono tre compiti in particolare in cui il video ti renderà la vita molto più facile.

1. Invia i materiali pre-riunione tramite video. Registra una rapida presentazione video dei tuoi materiali, proprio come una cattura dello schermo del tuo mazzo, con un flusso webcam di te che condividi. Registra video online con una breve panoramica di 4-6 minuti per aiutare il tuo pubblico a familiarizzare con il tuo argomento e darti un mezzo per portare a casa i punti principali da considerare.
2. Elementi di riepilogo/azione post-riunione. Un messaggio di posta elettronica post-riunione che identifica le azioni, i risultati finali e i punti di responsabilità è essenziale per mantenere il lavoro in movimento. Ma ottenere tutto ciò dalle tue note in e-mail richiede tempo. Un'opzione migliore? Un riepilogo video! Quando la riunione si conclude, prenditi un momento con la webcam del laptop o dello smartphone e registra te stesso riassumendo la discussione e le decisioni dettagliate e i passaggi successivi. E se hai usato una lavagna per prendere appunti, puoi anche catturare i dettagli registrati lì.

Come con qualsiasi nuovo processo, cerca opportunità per ottimizzare il modo in cui il tuo team capovolge le sue riunioni, per risparmiare ancora più tempo, fare ancora di più e fare ancora di più.

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