Non c'è dubbio: stiamo affrontando un'esplosione di dati. Un recente studio condotto da EMC e IDC ha rilevato che l'universo digitale raddoppia di dimensioni ogni due anni e si moltiplicherà di 10 volte tra il 2013 e il 2020, passando da 4,4 trilioni di gigabyte a 44 trilioni di gigabyte.

Per tenere il passo con quella montagna di dati sempre più crescenti e renderli più accessibili, le organizzazioni centralizzano sempre più i dati nei sistemi di gestione dei contenuti come SharePoint. E mentre praticamente ogni tipo di dati è rappresentato in questa massiccia espansione, una particolare area di crescita sta causando gravi mal di testa per i reparti IT: il video.

IDC ora stima che il 90% delle informazioni digitali create sia «non strutturato», ovvero file come video e altri supporti che non sono organizzati utilizzando modelli di dati predefiniti. Gartner ritiene che questi dati non strutturati crescano a una velocità di 5 volte quella dei dati strutturati.

Il video è sempre stato una sfida significativa per la gestione dei dati

Le limitazioni delle funzionalità di ricerca video possono rendere difficile la ricerca di contenuti all'interno delle registrazioni. Storicamente, ciò significa che se il video è stato salvato su un sito di SharePoint, ad esempio, spesso assume ancora la forma di dati «scuri» o non ricercabili.

Ma è davvero un problema business-critical? Per sempre più organizzazioni, la risposta è un clamoroso «sì». Prendi questi esempi: alcuni anni fa, Microsoft ha lanciato un «YouTube interno» che consente a qualsiasi dipendente di registrare le proprie idee e condividerle con i colleghi. Nel giro di tre anni, più di 10.000 video sono stati pubblicati sul portale. Nel frattempo, l'Università dell'Essex nel Regno Unito registra ora una sconcertante 80.000 ore di video all'anno: una pratica che gli studenti di oggi vedranno come la norma quando entrano nella forza lavoro. La tendenza generale non si limita nemmeno a una manciata di early adopter: entro il 2016, Gartner Research prevede che ogni dipendente di ogni grande organizzazione trascorrerà 45 minuti ogni giorno a guardare video aziendali.

Il problema si riduce al cuore stesso del valore che la gestione dei dati dovrebbe fornire: l'efficienza.

Oggi McKinsey stima che quasi il 20% del tempo dei lavoratori della conoscenza ogni settimana viene speso solo alla ricerca di informazioni per aiutarli a svolgere il loro lavoro in modo più efficace. Questo è un giorno pieno e improduttivo ogni settimana trascorso a cercare, non a lavorare. Man mano che i video diventano sempre più comuni nell'azienda, le organizzazioni IT devono trovare modi per gestire i contenuti video e renderli accessibili per garantire che le loro aziende ottengano il pieno valore delle informazioni che risiedono nei video.

Per illuminare i dati scuri bloccati nel video, i team IT dovrebbero sfruttare un nuovo strumento specializzato progettato per affrontare le sfide uniche del video: un sistema di gestione dei contenuti video (video CMS). Rese possibili solo nell'ultimo decennio grazie allo storage cloud scalabile e al continuo sviluppo e alla merce della tecnologia video, le attuali opzioni CMS video semplificano l'archiviazione, la ricerca e la condivisione di video.

Ecco le caratteristiche di un sistema di gestione dei contenuti video che i team IT dovrebbero cercare:

Video di indicizzazione: ricerca video che va oltre YouTube

Se un video è abbastanza prezioso da registrare, è probabile che venga trovato anche questo. Ma l'attuale «ricerca in stile YouTube», che cerca solo titoli, tag e commenti, non è sufficiente. In un mondo in cui i video aziendali durano 30-60 minuti o più, questi metadati inseriti manualmente non catturano quasi mai abbastanza informazioni indicizzabili per aiutare i dipendenti a trovare esattamente il momento in cui stavano cercando.

Invece, i dipendenti devono essere in grado di cercare il contenuto effettivo all'interno dei video. La luce su quei dati scuri richiede una serie più completa di funzionalità di ricerca video, che indicizzano per intero ogni video per ogni parola pronunciata e ogni parola mostrata sullo schermo, garantendo quindi l'efficienza dei dipendenti consentendo allo spettatore di avanzare automaticamente fino al momento rilevante del video. Panopto sta già risolvendo questa sfida direttamente, fornendo tecnologie di ricerca video che superano persino quelle di Google.

Formattazione video: rendi accessibili i video su qualsiasi dispositivo

Man mano che un numero maggiore di organizzazioni adottano un approccio BYOD alle implementazioni di smartphone, tablet e persino laptop, sempre più dipendenti si aspettano di accedere a importanti informazioni aziendali da una vasta gamma di dispositivi personali. Anche in questo caso, tuttavia, il video ha presentato un paio di sfide che storicamente hanno reso difficile la vita alle organizzazioni che speravano di offrire ai dipendenti un facile accesso ai video interni.

La prima sfida è semplicemente che, in media, i file video sono enormi. Anche un video di 30 minuti, non raro per presentazioni aziendali, corsi di formazione, eventi, ecc., può avere dimensioni di diversi gigabyte. Ciò rende difficile il download su telefoni e tablet, in particolare se accedono ai dati tramite una connessione 4G. Una seconda sfida, che diventa più complicata con ogni nuovo dispositivo di registrazione e visualizzazione sul mercato, è che non tutti i file video non sono compatibili con tutti i dispositivi mobili. I dispositivi iOS, ad esempio, non possono visualizzare video flash.

Un CMS video risolve entrambi questi problemi, offrendo una soluzione a diversi formati di file che possono aiutare le organizzazioni a gestire meglio i dati video. Panopto è in grado di creare versioni ottimizzate di video per dispositivi mobili, offrendo file video di dimensioni ridotte, risoluzione e bitrate, ottimizzati per telefoni e tablet per ridurre il carico di larghezza di banda sulle reti aziendali e migliorare l'esperienza di riproduzione sui dispositivi mobili.

Analisi video: i dati di utilizzo portano a video migliori

Poiché le aziende cercano di gestire meglio i video come parte della propria infrastruttura dati, una parte fondamentale per garantire un uso efficace è semplicemente ottenere le informazioni giuste su come vengono visualizzate le registrazioni. Qui, il set specializzato di reporting e analisi video fornito da un CMS video può essere molto utile.

Le organizzazioni hanno spesso bisogno di approfondimenti video più approfonditi rispetto ad altri tipi di dati. Vogliono sapere quante volte è stato visualizzato un video e devono sapere chi ha guardato specificamente il video. Devono inoltre confermare che le persone hanno guardato il video fino al completamento, specialmente per i video relativi alla conformità. Panopto è spesso in grado di fornire report così dettagliati, aiutando le organizzazioni a ottenere più valore dalle loro librerie video.

Integrazione di video: connessione con sistemi esistenti

Anche se il video ha requisiti specifici, alcune organizzazioni IT potrebbero non voler creare un altro silo specifico per tutti i loro contenuti video. È quindi importante che un CMS video integri il video con i sistemi di gestione dei contenuti aziendali esistenti. Nello specifico, le organizzazioni IT dovrebbero cercare CMS video che consentano:

• Single sign-on: i dipendenti dovrebbero essere in grado di utilizzare il login e la password aziendali esistenti per accedere ai video archiviati in un CMS video
• Riproduzione video integrata: i video archiviati in un CMS video devono essere incorporati per la riproduzione dal sito di gestione dei contenuti esistente di un'organizzazione.
• Ricerca integrata: attraverso l'uso di API per sviluppatori, le organizzazioni dovrebbero essere in grado di integrare i risultati di ricerca CMS video con i risultati di ricerca del sistema di gestione dei contenuti esistente

Il video è uno dei tipi di informazioni in più rapida crescita dell'azienda. Tuttavia, per tutti i file video archiviati e condivisi tra le reti aziendali, gran parte di queste preziose informazioni rimane bloccata sotto forma di dati oscuri. Implementando un CMS video con ricerca completa, analisi, accesso mobile e integrazione nei sistemi di gestione dei contenuti esistenti, l'IT può rendere il video facile da usare come l'e-mail.

Questo articolo di Panopto è apparso originariamente in Data Center Post.